Как управлять своим временем

35. У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными

36. Я люблю работать допоздна

37. Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца

38. При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться

39. У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных

40. Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы

41. После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого

42. Я часто не обращаю внимания на очень важные детали

43. На выходные я беру работу домой

44. Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно

45. Я часто не использую отпуск до конца

46. Мне нравится менять привычки и приобретать новые

47. Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы

48. Моя система работы с документами может быть улучшена

49. Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя

50. Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.

Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.

«Пожиратели» времени – это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.

Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.

Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы.

Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться…».

Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48.

В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.

Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.

Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.

Часть 2. Память, внимание и концентрация как факторы управления временем

Социологический опрос по исследованию памяти показал, что опрошенные забывали сделать что-либо намеченное на будущее, например:

• Пропускали оговоренные заранее общественные мероприятия и назначенные встречи.

• Забывали о днях рождениях и специальных случаях.

• Забывали отправить сообщение или послать письмо.

Все это случаи, когда люди забывают сделать что-то, что собирались (такая память называется перспективной). Особенная сложность заключается в том, что хотя воспоминание и хорошо закодировано, подсказка для извлечения из памяти должна всплыть в сознании в строго определенное время, чтобы подготовить нас к соответствующему действию.

Обратите внимание на следующие приемы, помогающие улучшить память о планах на будущее.

1. Освободите память от как можно большего количества информации, используя списки и дневники.

2. Используйте то, что может служить напоминанием, например, будильник, или повесьте записку на входную дверь.

Записи в помощь

Записать что-нибудь – значит выиграть половину битвы, особенно это касается запоминания на будущее. Вторая половина заключается в своевременном прочтении записанного. Где вы находились, когда фиксировали информацию, как вы ее храните, играет важную роль для хорошей организации перспективной памяти. Выбор того, как вы запишите информацию, зависит от того, как долго вы собираетесь ее хранить – временно, долго, постоянно.

Записи в помощь на время: составление списков

Составление списков – полезное дело. В противовес мнению, что составление списков сделает память ленивой, это помогает сконцентрировать внимание на перечне и лучше его закодировать. Результатом физического действия является не только сам исписанный листок бумаги, но и сильные ассоциации.

Большинство наименований из перечня покупатель будет помнить, не заглядывая в список, если только он сам его записывал. Список еще и снимает бремя с памяти, если в нужный момент мы к нему обратимся.

Еще один способ – записки, которые можно повесить на видном месте, блокнот и карандаш возле телефона, чтобы сразу же записать необходимую информацию, белую доску срочных, важных дел и блокноты с отрывными листами для не очень важных дел.

Для разгрузки памяти важно уничтожать записи, когда работа завершена и переносить информацию, которую нужно использовать дольше, такую как телефонные номера, туда, где они будут храниться постоянно.

Продолжительное хранение: ежедневники и записные книжки