Составление строительных смет на компьютере

? Расходы – данная команда предназначена для вывода на печать дополнительных расходов по смете, информация о которых хранится на вкладке Расходы (см. рис. 1.30). Для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш Ctrl+3.

? Оплата – с помощью данной команды на печать выводится список оплат по данной смете, информация о которых хранится на вкладке Оплата (см. рис. 1.32). Эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+4.

Пример печатной формы сметы, которая была сформирована с помощью команды Смета, представлен на рис. 1.34.

Рис. 1.34. Фрагмент печатной формы сметы

Как видно на рисунке, материалы и работы в смете группируются по разделам, и выводится промежуточный итог по каждому разделу. В конце сметы выводится итоговая сумма по смете.

Формирование отчетности по сметам

В программе реализована возможность построения отчетов не только в отдельности по каждой смете (с такими отчетами мы познакомились в предыдущем разделе – они вызываются с помощью соответствующих команд меню, открываемого нажатием кнопки Печать в окне ввода и редактирования сметы), но и сводных отчетов по всем (или предварительно отобранным) сметам. К таким отчетам относятся: Журнал смет, Реестр по бригадам, Реестр по заказчикам и Оплата и расходы.

ВНИМАНИЕ

Следует учитывать, что все сводные отчеты формируются только по тем сметам, которые отображаются в списке смет (см. рис. 1.19). Поэтому перед формированием отчетов следует посмотреть, не установлен ли какой-либо фильтр на отображаемые в списке данные, и если установлен не тот фильтр, который нужен – либо отключить его, либо изменить в соответствии с текущими потребностями.

Далее мы познакомимся подробнее с каждым из перечисленных отчетов.

Журнал смет

Журнал смет – это отчет, который представляет полную информацию о сметах, отображающихся в списке смет. Для формирования этого отчета следует выполнить команду главного меню программы Отчеты?Журнал смет либо нажать комбинацию клавиш Shift+1 (при этом клавишу 1 нужно нажимать не в «серых» клавишах, а в цифровом ряду клавиатуры). Пример сформированного отчета показан на рис. 1.35.

Рис. 1.35. Журнал смет

В журнале смет для каждой сметы показывается следующая информация: дата составления (утверждения) сметы, вид выполняемых работ, краткая характеристика объекта, на котором выполняются работы, итоговая сумма по смете и сумма стоимости работ по смете. Внизу в строке Итого показывается общая сумма по всем сметам и сумма стоимость работ по всем сметам.

Для вывода журнала смет на печать следует воспользоваться кнопкой Печать, которая находится в инструментальной панели. Напомним, что в незарегистрированной версии программы вывод документов на печать невозможен (см. рис. 1.35 – кнопка Печать недоступна); это относится ко всем отчетам программы.

Реестр по бригадам

Реестр по бригадам – это отчет, который дает наглядное представление о том, каким образом бригады задействованы в сметах. Для формирования этого отчета следует выполнить команду главного меню программы Отчеты?Реестр по бригадам либо нажать комбинацию клавиш Shift+2 (при этом клавишу 2 нужно нажимать не в «серых» клавишах, а в цифровом ряду клавиатуры). Пример сформированного отчета показан на рис. 1.36.

Рис. 1.36. Реестр по бригадам

На рисунке видно, что в отчете содержится перечень бригад с указанием смет, в которых была задействована каждая бригада. Для каждой сметы указывается ее дата, вид работ, информация об объекте, на котором выполнялись работы, сумма по смете и стоимость выполненных работ.

Вывод сформированного отчета на печать осуществляется нажатием кнопки Печать, расположенной в инструментальной панели.

Реестр по заказчикам

В реестре по заказчикам представлена информация по всем сметам в разрезе заказчиков. Чтобы сформировать этот отчет, нужно воспользоваться командой главного меню Отчеты?Реестр по заказчикам либо нажать комбинацию клавиш Shift+3. Пример сформированного отчета представлен на рис. 1.37.

Рис. 1.37. Реестр по заказчикам

Как видно на рисунке, данный отчет во многом аналогичен рассмотренному в предыдущем разделе отчету по бригадам. Разница заключается лишь в том, что список смет показан в разрезе заказчиков.

Как и другие отчеты, реестр по заказчикам выводится на печать с помощью кнопки Печать.

Оплата и расходы

В данном разделе мы рассмотрим достаточно интересный и полезный отчет – отчет по оплатам и расходам. Смысл его заключается в том, что в одном документе представлена сводная информация обо всех поступивших оплатах по всем сметам, и обо всех дополнительных расходах по всем сметам. Иначе говоря, в данном отчете аккумулируется сводная информация по всем сметам, которая хранится в окнах ввода и редактирования смет на вкладках Расходы и Оплата (см. рис. 1.30 и 1.32).

Чтобы сформировать отчет по оплатам и расходам, нужно выполнить команду главного меню Отчеты?Оплата и расходы, которая активизируется также нажатием комбинации клавиш Shift+4. Пример сформированного отчета показан на рис. 1.38.

Рис. 1.38. Отчет по оплатам и расходам

В колонке Смета данного отчета представлен перечень смет, причем для каждой сметы отображается дата ее составления (утверждения), порядковый номер, информация об объекте, на котором выполнялись либо выполняются работы, и информация об организации-заказчике.

В колонках, которые объединены под названием Оплата, указывается общая сумма сметы, фактически поступившая сумма оплаты по смете и неоплаченный остаток по смете. В колонках, которые объединены под общим названием Расходы, указывается общая запланированная сумма дополнительных расходов по смете (эта сумма указана в окне ввода и редактирования сметы на вкладке Расходы в поле Расходы на смету, см. рис. 1.30), сумма фактически понесенных дополнительных расходов и разница между суммой запланированных и суммой фактически понесенных расходов.

В нижней части отчета в строке Итого показывается итоговая сумма по всем колонкам таблицы.

Для вывода сформированного отчета на печать предназначена кнопка Печать, которая расположена в инструментальной панели.

Сохранение и восстановление базы данных

С целью защиты данных от возможных потерь, которые могут возникнуть вследствие аппаратных или программных сбоев, в программе реализована возможность резервного копирования базы данных и последующего восстановления данных из резервной копии.

Чтобы создать резервную копию базы данных, нужно выполнить команду главного меню Сервис?Работа с базой данных?Резервная копия (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+S). При активизации данной команды на экране открывается окно Сохранение данных, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения и имя файла базы данных. отметим, что файл резервной копии базы данных программы «Моя смета» имеет расширение *.rdb).

ПРИМЕЧАНИЕ

При работе с большими объемами информации процесс создания резервной копии базы данных может занять определенное время, особенно при работе на маломощном компьютере.

Чтобы впоследствии восстановить данные из сохраненной ранее резервной копии базы данных, нужно выполнить команду главного меню Сервис?Работа с базой данных?Восстановить из резервной копии. При активизации данной команды откроется окно, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу резервной копии базы данных. После нажатия в данном окне кнопки Открыть программа выдаст предупреждение о том, что текущие данные будут заменены данными из файла резервной копии, и попросит подтвердить выполнение данной операции. По окончании процесса восстановления программа выдаст соответствующее информационное сообщение.

Пример составления сметы в программе «Моя смета»

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим порядок составления строительной сметы в программе «Моя смета». Каждый этап составления сметы будет проиллюстрирован и прокомментирован. При этом подразумевается, что все справочники и каталоги программы уже заполнены (порядок заполнения справочников и каталогов рассматривается выше, в соответствующих разделах). В смету будет включено только два материала, две работы и один коэффициент, поскольку для демонстрации примера этого вполне достаточно.

Итак, вначале нам нужно войти в режим работы со сметами. Для этого в левой части интерфейса программы (см. рис. 1.1) нужно выбрать раздел задач Сметы. В результате на экране откроется список смет (см. рис. 1.19). Для создания новой сметы нажмем кнопку Создать, которая находится над этим списком, и в открывшемся окне на вкладке Описание заполним поля так, как показано на рис. 1.39.

Рис. 1.39. Заполнение вкладки Описание

Теперь переходим на вкладку Материалы, чтобы составить список включаемых в смету материалов (на данный момент список будет пустым). На данной вкладке нажимаем кнопку Добавить – в результате откроется каталог материалов (см. рис. 1.4). В каталоге материалов выберем две позиции: Эмаль белая в количестве 10 банок и Доска 50 в количестве 5 куб.м. Для выбора нужно установить курсор на соответствующую позицию и нажать кнопку Выбрать, после чего в открывшемся окне ввести количество материала и нажать кнопку Добавить. На рис. 1.40 показано окно добавления материала Эмаль белая.

Рис. 1.40. Добавление материала в смету

Материал Доска 50 добавляется аналогичным образом. После добавления материалов в смету список материалов примет вид, как показано на рис. 1.41.

Рис. 1.41. Выбранные материалы

На рисунке видно, что выбранные материалы в списке подсвечены другим цветом, и для каждого из них указано количество. Обратите внимание, что в правом нижнем углу окна отображается автоматически рассчитанная сумма по смете на данный момент (в нашем примере это сумма включенных в смету материалов).

Теперь нам надо создать перечень включаемых в смету работ. Для возврата в режим ввода сметы следует нажать клавишу F4, после чего перейти на вкладку Работы. В настоящий момент список работ будет пустым.

На данной вкладке нажимаем кнопку Добавить – в результате откроется каталог работ (см. рис. 1.8). В каталоге работ выберем две позиции: Покраска стен в количестве 50 кв. м и Настил досок для пола в количестве 30 кв. м. Для выбора нужно установить курсор на соответствующую позицию и нажать кнопку Выбрать, после чего в открывшемся окне ввести количество работы и нажать кнопку Добавить. На рис. 1.42 показано окно добавления работы Покраска стен.