Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Иногда возникает такая ситуация: в трудовой книжке допущена грамматическая ошибка в названии организации, где работает сотрудник. Как правильно исправить ошибку, ведь запись о наименовании организации не нумеруется?

К сожалению, вопрос о том, как это исправить, четко не урегулирован – в законе сказано лишь, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Однако у кадровиков сложилась следующая практика решения этой проблемы. Скажем, вам нужно исправить запись «Закрытое акционерное общество «Риэлтор»» (ЗАО «Риэлтор») на «Закрытое акционерное общество «Риелтор»» (ЗАО «Риелтор»). После последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи вносим отметку: «В наименовании организации допущена ошибка. Закрытое акционерное общество «Риелтор» (ЗАО «Риелтор»)».

Бывает, что в трудовой книжке одного из сотрудников кадровый работник обнаружила ошибку, которую допустил предыдущий работодатель. Может ли она ее исправить?

Может, но действовать надо по порядку.

Ошибку можно исправить двумя способами. Первый – работник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке. Второй способ – фирма, где человек трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления.

Иногда кадровые работники задаются вопросом: в каких случаях нужно, чтобы сотрудник расписался в трудовой книжке?

Во-первых, работник ставит свою подпись, когда ему заводят трудовую книжку впервые. Свою подпись он должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы внесет сведения о работнике (фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные и т. д.).

Во-вторых, работник должен расписаться в трудовой при увольнении. Причем поставить подпись он должен напротив каждой записи, которую внес кадровик. Предположим, Иван Петров был принят на работу менеджером, затем его повысили в должности до старшего менеджера, а потом он уволился. В этом случае Петров должен расписаться под тремя записями в трудовой книжке. Если в трудовую книжку вносились исправительные записи, то при увольнении сотрудник должен расписаться и под ними.

Впрочем, если сотрудник не распишется, то организацию за это не накажут. Это технически не осуществимо в связи с уходом работника и отсутствием его книжки во время проверки работодателя.

Учтите, что за неверно оформленную трудовую книжку штрафуют. Наказание по этой статье грозит директору фирмы. Размер штрафа зависит от допущенной ошибки и может составить от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ от 30.12.01 г. № 195-ФЗ предусматривает наказание для виновных в нарушении законодательства о труде и охране труда должностных лиц).

Если фирма откажет работнику внести правку в трудовую книжку, то этот работник может обязать вас это сделать через суд. При этом судьи могут принять решение о выплате этому сотруднику компенсации (в размере среднего заработка за все время вынужденного прогула) (ч. 6,7 ст. 394 ТК РФ). Такое может произойти, когда из-за неверной записи в трудовую книжку сотрудник не смог устроиться на новую работу.

В последнее время участились ошибки, связанные с неправильной трактовкой нового закона.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. и доп. от 6 февраля 2004 г.) (далее постановление Правительства «О трудовых книжках») утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Этим же постановлением (п.2), с 1 января 2004 г. вводятся в действие бланк новой трудовой книжки, а также вкладыш в неё. Вот и считают некоторые кадровые специалисты, что само постановление вступает в силу тоже с 1 января 2004 г. Но это далеко не так. Постановление Правительства «О трудовых книжках» действует уже с апреля 2003 г. (акты Президента и Правительства вступают в юридическую силу через 7 дней после их официального опубликования, если самими актами не предусмотрен иной порядок. В этом постановлении он не предусмотрен.). Именно с этого момента при увольнении работника по собственному желанию кадровик обязан ссылаться не на ст. 80 (которая определяет общий порядок расторжения трудового договора по инициативе работника), а на ст. 77 (общие основания расторжения трудового договора) п. 3 (расторжение по инициативе работника) Трудового кодекса РФ (п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках»). Именно с этого периода работник при увольнении ниже подписи кадрового специалиста и печати организации ставит и свою подпись.

К сожалению, некоторые работники кадровых служб слишком поздно обнаружили, что волей-неволей нарушили закон. И здесь возникает проблема – как исправить ошибочную запись, если работник уже уволен? Хорошо, если у вас сохранились дружественные контакты с бывшим сослуживцем – в этом случае вы сможете позвонить ему и попросить приехать и принести трудовую для внесения изменений. А вот если он переехал или при увольнении имел место конфликт, то у вас могут возникнуть серьезные проблемы. Ведь, хотя причина сформулирована правильно – «собственное желание», но при этом статья закона применена некорректно. Поэтому нельзя исключить случай, что работник обратится в Государственную инспекцию труда или в суд с требованием изменить в записи в трудовой книжке не только статью, но и дату увольнения, а также возместить ему неполученный заработок. Ведь неправильная формулировка увольнения может создать трудности при последующем трудоустройстве работника, что ведет к определенным финансовым издержкам с его стороны. И если у бывшего коллеги вздорный характер или он ушел со скандалом, то это прекрасная ситуация для сведения счетов. Порекомендовать какого-либо однозначного выхода из этой ситуации мы не можем. Конечно, вы виноваты, и если ошибка всплывет, возможно, вам придется объясняться с представителями проверяющих инстанций. Если же работник согласен на мирное решение проблемы, выдайте ему справку с пояснением того, что ст. 80 указана ошибочно, а увольнение по собственному желанию соответствует п. 3 ст. 77 и ст. 62 ТК РФ.

Поэтому примите наш совет: изучайте новые нормативные акты, делайте это постоянно и при возникновении сомнений обращайтесь за консультацией к юристам!

Следующая группа ошибок – использование бланков ненадлежащего образца. Хочется обратить ваше внимание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Их изготовление возложено на Объединение «Госзнак» Министерства финансов РФ. Причем бланками трудовых книжек и вкладышей в них обеспечиваются именно работодатели.

Это значит, что кадровым специалистам пора взять на заметку: нельзя отправлять работника, принимаемого на работу впервые, на поиски бланка трудовой книжки. В результате в газетном киоске, переходе или на лотке работник покупает такой бланк, особо не задумываясь при этом о возможных последствиях. Кадровый специалист, тоже особо не задумываясь, вносит в трудовую книжку соответствующие записи. А при уходе на пенсию выясняется, что бланк книжки недействителен (иногда даже не имеет водяных знаков), и работник вынужден подтверждать свой трудовой стаж, собирая бесчисленные справки.

Пример

При приеме на работу работнику завели трудовую книжку. Он проработал несколько лет, а при увольнении в соответствии с законом получил трудовую книжку на руки. А затем спустя какое-то время потерял ее. После этого (опять же на вполне законных основаниях) он обратился с просьбой о ее восстановлении по последнему (в нашем примере – единственному) месту работы. Причем ему удалось убедить кадровика выдать не дубликат утерянной трудовой книжки, а заполнить заново чистый бланк.

В результате на титульном листе трудовой книжки в разделе «Дата заполнения» была поставлена не дата выдачи дубликата, а дата первичного приема на работу.

При оформлении загранпаспорта у владельца этой трудовой книжки возникли серьезные проблемы. Работники ОВИРа поставили под сомнение ее подлинность на основании того, что серия и номер документа имеют более позднюю дату выпуска.

Список ошибок, которые зачастую возникают при ведении трудовой книжки, можно продолжить и далее.

Оговорим такую довольно распространенную ситуацию. Фирма оформила приказ о приеме человека на работу. Потом он принес трудовую книжку. В этот момент выяснилось, что сначала данная организация приняла человека, а только потом он уволился с предыдущего места работы. Как следует поступить в этом случае? Мы советуем приказом оформить сотрудника на несколько дней по совместительству. Затем издать приказ об увольнении работника. И сразу же выписать третий приказ – о приеме его на основную работу. На основании данного документа внести запись в трудовую книжку.

Очень часто кадровые работники становятся жертвой собственной «мягкотелости», безотказности и стремления помочь ближнему. Мы говорим о тех случаях, когда работник просит вас пойти навстречу и выполнить в его интересах то или иное сомнительное действие. Тем самым он практически подталкивает вас к нарушению действующего законодательства. Рассмотрим примеры.

Пример первый.

Работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе. Чаще всего кадровики идут навстречу пожеланиям работников, предоставляя им право самостоятельно разбираться со своими трудовыми книжками и трудовым стажем при уходе на пенсию. Кадровики не проявляют излишней настойчивости из-за боязни возникновения конфликта с работником уже на стадии приема на работу, тем более что такое поведение в случае, например, с работниками зрелого возраста имеет вполне реальное жизненное объяснение. В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.

С точки зрения закона вы должны действовать так: вы должны взять для заполнения одну из имеющихся у вашего сотрудника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой «Z». Внизу страницы ставятся должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации.

Далее вам следует объяснить работнику, что гашение трудовой книжки ни в коем случае не приводит к прерыванию стажа. Ведь если начисления в Пенсионный фонд производились со всех мест работы, но при этом в одной трудовой книжке работника есть разрывы в стаже, перекрываемые записями в другой книжке, практика показывает – при уходе на пенсию Пенсионный фонд учитывает все периоды при условии их правильного оформления.

Идем дальше.

Как уже говорилось ранее, работа по договору гражданско-правового характера не подчиняется трудовому законодательству, не включается в стаж и не влияет на размер будущей пенсии. Поэтому вас могут попросить внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда).

Такая просьба совершенно незаконна. Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника. Ведь с соответствующей записью в трудовой книжке работник может пожаловаться в трудовую инспекцию на то, что ему не платили отпускные, не оплачивали больничные листы и т. п. Судебное разбирательство неминуемо в любом случае. Даже если работник не докажет свою правоту, вам придется выплачивать штраф за ненадлежащее ведение документации.

Вариант третий. Новый сотрудник при приеме на работу в организацию по основному месту работы утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново.

Здесь вас может поджидать такая опасность: некоторые работники, которых уволили «по статье», чтобы не портить впечатление на новом месте и скрыть истинные причины увольнения, просто «теряют» свою книжку. Так же могут поступить и инвалиды с нерабочей группой. Кроме того, заведение новой книжки в рассмотренной ситуации является прямым нарушением закона.

Мы можем посоветовать вам следующее: проинформируйте работника, что в соответствии с Правилами «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель и выдает работнику дубликат не позднее 15 дней (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках») со дня подачи работником заявления.

Если же вы, наоборот, являетесь представителем той организации, которая была последним местом работы, то ни в коем случае не ограничивайте сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Некоторые предприятия, например, заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения. Это, безусловно, незаконно. В Правилах не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, так же как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения.

Следует обратить внимание, что рассмотренные ситуации не имеют никакого отношения к кадровым военным, уволенным в запас. Им трудовые книжки заполняются при приеме на работу как принятым на работу впервые. Но при этом в разделе «Сведения о работе» на основании военного билета или соответствующей справки отмечается период службы в вооруженных силах (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках»).

В последнее время стала широко распространенной такая ситуация: человек находит себе новое место работы, но боится, что не выдержит испытательный срок, или не уверен, что ему подойдут условия работы. В таком случае он берет больничный и выходит на новое место, рассуждая таким образом: если на новом не получится, то смогу вернуться на старое. При этом получается ситуация, когда на новой работе его оформляют в соответствии с законом, а со старого еще не уволили.

Рассмотрим пример.

На собеседовании с работодателем работник предъявил копию трудовой книжки и сообщил, что в настоящее время увольняется с прежней работы. Ему был назначен день выхода на новое место работы, допустим, 2 декабря 2003 г. В этот день работник пришел, заявив о том, что уволился со старого места по всем правилам закона. С ним заключили трудовой договор. Кадровый специалист оформил приказ о приеме, личную карточку работника, но нужна еще и трудовая книжка… Кадровик просит принести ее для заполнения, но у работника неожиданно возникает просьба «немного подождать» – ремонт, переезд – нет возможности зайти на прежнюю работу. А когда, наконец, он является с трудовой книжкой, там стоит дата увольнения – 27 февраля 2004 г. Кадровик организации, проявивший лояльность к работнику и таким образом нарушивший закон, встает перед неразрешимой проблемой: какую дату приема на работу указывать в данном случае?

Вы можете спросить: «А зачем принимать работника без трудовой книжки?» Так-то это так. А если он – очень ценный специалист с высокой квалификацией, да и руководитель настаивает, куда тут денешься?

Можно, конечно, поставить дату приема 1 марта 2004 г. Вы и работника обрадуете, и с руководством объясняться не будете. Но любая комиссия, решившая провести сквозную проверку документов, обнаружит несоответствие в датах приема в трудовой книжке и в приказе, в трудовом договоре и в лицевом счете, в табеле учета рабочего времени и в расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и т. д. Не стоит забывать, что со 2 декабря 2003 г. по 27 февраля 2004 г. в организации на этого работника производились отчисления и подавались отчеты как на постоянно работающего. Так что замечание получите не только вы, но и ваш главный бухгалтер.

А указав в трудовой книжке дату приема в соответствии с трудовым договором и приказом, что, собственно, и требует от вас закон, вы получите «наложение» стажа. Некоторые отделения Пенсионного фонда закрывают на это глаза, но на практике известны и случаи нареканий в адрес кадровиков предприятий.

Каков же выход? Конечно, можно потребовать от работника объяснительную записку и уволить его за «представление работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора». Но это процедура довольно хлопотная и вряд ли она доставит вам много радости. Кроме того, человек действительно может оказаться высококвалифицированным специалистом, и его потеря совсем невыгодна фирме.

Если работник, принятый по основному месту работы, не принес трудовую книжку для внесения записи о приеме и на шестой день работы, рекомендуем для начала потребовать от него объяснительную записку. При вторичном напоминании подается еще одна объяснительная, затем докладная на имя директора с просьбой принять меры. Обычно на практике до издания приказа о применении взыскания дело не доходит – работник прилагает все усилия, чтобы его трудовая книжка вовремя и с соответствующей датой увольнения оказалась на новом месте работы. И если все-таки возникает наложение стажа, у вас на руках есть документы, при любой проверке доказывающие, что закон нарушен по вине работника, а вы-то как раз прилагали все усилия, чтобы избежать этого нарушения.

Таким образом, можем посоветовать вам только одно – тактично, но решительно отклоняйте все просьбы работников, противоречащие закону, потому что платить в конечном итоге придется именно вам.

Надо сказать, что проблемы с трудовой книжкой возникают не только в процессе ее оформления, но также и в процессе хранения и даже выдачи при увольнении.

За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Кадровик может лишь выдать по письменному заявлению работника копию трудовой книжки для предъявления в различные организации. Тем не менее некоторые органы требуют именно подлинник документа. К их числу относится Пенсионный фонд РФ. Трудовую книжку требуют его сотрудники как основной документ, подтверждающий стаж работника для назначения ему пенсии.

При выдаче (вопреки рекомендации закона) трудовой книжки кадровый специалист предприятия требует от работника расписку. Срок возврата документа в ней указывается чисто номинально, например «три дня», а в реальности работник возвращает трудовую книжку только когда получит ее из Пенсионного фонда.

Главные бухгалтеры, юристы и руководители предприятий иногда просят выдать им подлинник трудовой книжки для снятия нотариально заверенной копии. Такая копия необходима при сдаче документов для получения сертификата «Профессиональный бухгалтер», «Профессиональный аудитор». Приходится выдавать желаемый документ и в этом случае. Но кадровики «старой школы» поступают иначе. Они добровольно высиживают огромные очереди в нотариальной конторе, чтобы заверить копии трудовых книжек своих сотрудников самостоятельно. Когда речь идет о трудовых книжках, эти люди доверяют только себе. И это, конечно, не может не вызывать уважения.

Если человек уволился в результате конфликта или если ему необходимо уехать, то он иногда просит переслать его трудовую книжку с курьером или же передать близким, друзьям, которые заедут за документом. Помните, что отдать кому-либо трудовую книжку вашего бывшего работника можно только при предъявлении выданной от его имени и нотариально заверенной доверенности. В конце концов, ведь работник может направить вам письмо (но не по факсу!) с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте.