Практическое руководство для юрисконсульта

В третьих – редактирование формулировок в целях точного и правильного понимания сути документа.

В отдельных случаях может быть выявлена необходимость разработки или переработки локальных нормативных документов, конкретизирующих и развивающих положения документов СМК.

В любом случае в поле зрения юриста должны оставаться основные требования и принципы локального нормотворчества, такие как:

легитимность – внутренние документы хозяйствующего субъекта должны соответствовать законодательству Российской Федерации;

функциональность – при управлении качеством документ призван обеспечить правовое регулирование управленческой, коммерческой, производственной, кадровой и иной деятельности общества;

согласованность с другими организационно-распорядительными и корпоративными документами организации;

четкость формулировок, обеспечивающая правильное понимание политики хозяйствующего субъекта в области качества, области применения и сферы действия документа, исключающая двусмысленность терминов;

отражение задач, функций, ответственности, прав и обязанностей руководителей и специалистов в документации СМК в соответствии с условиями трудовых договоров и (или) должностных инструкций.

Кроме того, следует учитывать критерии к качеству текста документа, который должен быть ясным, информационно емким, убедительным и представлять собой сплошной, четко структурированный текст. (См.: Методические рекомендаций Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела «Унификация текстов управленческих документов».)

Практика показывает, что СМК работает эффективно там, где все сотрудники – от руководителя до вахтера – понимают суть целей СМК, заинтересованы в повышении культуры производства товаров и оказания услуг.

Необходимым условием результативной работы руководителей и специалистов фирмы является четкое распределение функций и обязанностей, прав и ответственности. Стратегические цели и задачи компании должны быть спроецированы на все уровни управления и найти выражение в соответствующих документах.

Особое внимание следует уделить Положениям о структурных подразделениях и (или) должностным инструкциям сотрудников, поскольку данные внутренние документы определяют задачи, функции, круг должностных обязанностей, права, ответственность служб и работников и систему их взаимодействия.

Кроме того, в должностных инструкциях содержатся квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников необходимо разработать заново или пересмотреть их на предмет актуальности функций и соотносимости их с целями и задачами СМК.

Нормативно установленных требований к положениям о подразделениях, должностным инструкциям и порядку их составления не существует. Организация самостоятельно определяет структуру, содержание данных локальных нормативных актов, вопросы, которые будут ими урегулированы.

В то же время основой для разработки должностных инструкций должны служить квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. постановлений Минтруда России от 21 января 2000 г. № 7, от 4 августа 2000 г. № 57, от 20 апреля 2001 г. № 35, от 31 мая 2002 г. № 38, от 20 июня 2002 г. № 44, от 28 июля 2003 г. № 59, от 12 ноября 2003 г. № 75, приказов Минздравсоцразвития России от 25 июля 2005 г. № 461, от 7 ноября 2006 г. № 749, от 17 сентября 2007 г. № 605, от 29 апреля 2008 г. № 200).

При подготовке документов СМК и внесении в них изменений следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Как показывает практика, мероприятия по дальнейшей реализации СМК также требуют надлежащего юридического сопровождения.

Одна из составляющих СМК – это постоянное улучшение качества. Поэтому все мероприятия, проводимые в организации, должны преследовать одну цель – повышение эффективности и результативности деятельности и процессов для получения выгоды как для организации, так и для ее контрагентов и других заинтересованных сторон.

Действия по улучшению качества включают в том числе и правильную организацию договорной работы.

Обычно юристы разрабатывают локальный нормативный акт, регулирующий порядок заключения, исполнения и контроля за исполнением договоров, типовые формы наиболее распространенных в компании видов договоров, визируют или подготавливают проекты договоров, участвуют в согласовании разногласий, возникающих в ходе установления договорных отношений.

Применительно к СМК при формировании договорных условий особое внимание необходимо уделять разделам качества товаров, работ, услуг.

Стороны договора могут согласовать качество поставляемого товара путем ссылок на документацию изготовителя (стандарт предприятия, технические условия и т. п.), образец товара, государственные, межгосударственные стандарты.

Заметим, что в соответствии с вступлением в силу Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» система установления обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг претерпевает существенное реформирование.

Данное обстоятельство должно учитываться при согласовании условий договора, касающихся качества товара.

Например, в договоре поставки (купли-продажи) нелишним будет согласовать сроки и порядок представления поставщиком документов, удостоверяющих качество и комплектность товара, а также эксплуатационной документации.

Включение в договор условий о порядке замены недоброкачественной или некомплектной продукции, об ответственности за поставку брака, за нарушение сроков его замены избавит в дальнейшем организацию-покупателя от многих проблем.

В договорах поставки, подряда целесообразно отразить также гарантийные обязательства поставщика или подрядчика.

Нередко поставка товара ненадлежащего качества сопровождается убытками. Они возникают в связи с заменой, возвратом продукции несоответствующего качества, устранением недостатков собственными силами, уплатой санкций своему контрагенту.

Для более полной компенсации потерь от поставки некачественной продукции при исчислении размера убытков можно воспользоваться Временной методикой определения размера ущерба (приложение к Письму Госарбитража СССР от 28 декабря 1990 г. № С-12/ НА-225).

В настоящее время это единственный нормативный документ, внятно регламентирующий данный вопрос.

Оптимальным вариантом при взыскании убытков считается тот, когда методика их исчисления согласована покупателем и поставщиком в специальном разделе договора или в приложении к нему.

В целях стимулирования поставщиков к повышению качества поставляемой продукции в условия договоров необходимо вводить санкции в форме штрафа за факт поставки некачественной продукции, а также за несвоевременную замену брака.

В процессе исполнения договора поставки важно правильно организовать приемку товара по качеству, поскольку в соответствии со ст. 513 ГК РФ покупатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие поставленных товаров.

Проверка качества товара осуществляется в порядке, установленном ГОСТами, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота.

Зачастую «по традиции» партнеры указывают в договоре, что при приемке покупателем товара по качеству применяется порядок, установленный Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утв. постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7 (в ред. от 14 ноября 1974 г., с изм. от 22 октября 1997 г.).

Между тем этот нормативный документ не является обязательным к применению и может использоваться покупателем (получателем) только в случаях, если это предусмотрено договором поставки. (см.: пункт 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки»).

Как показывает практика, желательно, чтобы в момент заключения договора стороны согласовывали правила приемки товара исходя из базиса поставки, ассортимента поставляемой продукции, технической оснащенности службы входного контроля получателя и квалификации ее работников.

Не последнюю роль при выборе формы приемки товара по качеству играют юридический консультант, поскольку он опирается на собственный опыт по данному вопросу, а также материалы судебной практики.

При приемке товара необходимо выполнить требование ст. 483 ГК РФ – известить продавца о нарушении условий договора по качеству (комплектности) товара.

Сделать это надо в срок, предусмотренный правовыми нормами или договором, а также надлежаще заактировать фактическое состояние поступившей продукции. Зачастую в компании-покупателе забывают о данной обязанности или не считают нужным делать это.

В связи с этим возникают неблагоприятные для покупателя последствия: продавец отказывается от удовлетворения требований покупателя об устранении недостатков товара, о доукомплектовании или замене некомплектного товара.

Поэтому необходимо, чтобы юридическая служба на стадии входного контроля проявила должное внимание к организации приемки в соответствии с договорными условиями, к правильности оформления всех документов.

Наиболее важным из документов, фиксирующих некачественную (некомплектную) поставку, был и остается акт, который может оформляться по форме № ТОРГ-2, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», либо форме, согласованной сторонами или принятой у покупателя.

Как показывает арбитражная практика, именно ненадлежащее актирование забракованной продукции являлось причиной отказа в удовлетворении исковых требований покупателя, по сути справедливых. Поэтому привлечение юристов к анализу формы и содержания актов приемки продукции, поступившей от поставщиков, с нарушением требований к качеству, жизненно необходимо так же, как и к процедуре замена брака, прочим мероприятиям, сопутствующим некачественной поставке.

В целях эффективного взаимодействия различных служб организации, участвующих в работе с браком поставщиков, может быть разработан локальный нормативный акт.

Столь же важно правильно принять и оформить результат подрядных работ. Поэтому для минимизиции рисков юрист вправе и обязан подсказать, как правильно в договоре зафиксировать требования к качеству работ и установить порядок их сдачи-приемки.

В ходе поддержания и развития СМК юристам совместно с другими специалистами предстоит проанализировать опыт работы по рассмотрению и удовлетворению рекламаций потребителей и заказчиков к качеству выпускаемой предприятием продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Возможно, что для исправления существующего положения и определения приоритетных направлений, потребуется разработка соответствующих правовых актов.

В соответствии со ст. 475 ГК РФ организация-покупатель, которой передан товар ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать от продавца:

соразмерного уменьшения покупной цены;