Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

Составлять штатное расписание необходимо по форме Т-3. Это унифицированная форма, рекомендованная постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Грамотно и правильно оформить штатное расписание помогут Указания по заполнению формы Т-3 (см. приложение 4 (#local_4) к данной главе).

Утверждают штатное расписание изданием приказа, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

После утверждения штатного расписания в соответствующем приказе составляют должностные инструкции (см. главу 4 «Должностная инструкция» (#local_5)) к каждой должности и начинают принимать работников.

Приложение 4

Приложение 5

Указания по заполнению формы Т-3

Выдержки из постановления Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочее в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и прочее), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и прочее) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Глава 4. Должностная инструкция

4.1. Должностная инструкция – документ, разрешенный к применению

После того как составлено и утверждено приказом работодателя штатное расписание, можно приступить к разработке должностной инструкции по каждой штатной должности. Назначение должностной инструкции – закрепление перечня обязанностей и прав работника. Однако вы можете изучить весь ТК РФ – основной закон, регулирующий трудовые отношения, но не найдете там такого понятия, как должностная инструкция. ТК РФ не предусматривает обязательность составления должностной инструкции. Тогда откуда всем гражданам так близко знакомо понятие должностной инструкции? Всеобщее знание о данном документе пришло к нам из прежнего трудового законодательства и из практики деятельности государственных учреждений и организаций. Государственные учреждения до сей поры выполняют требования вышестоящих организаций (министерств и ведомств), следуя их положениям о должностных инструкциях. Примером может служить приказ МНС России от 20 ноября 2003 г. № БГ-3-25/640@ «Об утверждении типовых положений отделов и типовых должностных инструкций на руководящий состав и начальников отделов межрегиональной инспекции МНС России по федеральному округу». Если, заглянуть в другие помимо ТК РФ нормативные правовые акты, то оказывается, что должностная инструкция является документом, разрешенным законодательством к применению. Сведения об этом содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Кроме того, срок хранения должностной инструкции (75 лет) отражен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

У читателя может возникнуть вопрос: если нет необходимости, согласно ТК РФ, в составлении должностной инструкции, зачем автор предлагает работодателям приступить к ее разработке? Дело в том, что в трудовом договоре предписывается (ст. 57 ТК РФ) излагать трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работнику работы, который означает выполнение определенных обязанностей работником. Однако, кроме обязанностей, существуют и права. В трудовой договор по соглашению сторон, как установлено в ст. 57 ТК РФ, могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Сразу можно подумать, что права и обязанности могут включаться, а могут и не включаться в трудовой договор. Однако в ст. 57 ТК РФ также предусмотрено, что невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей. Поэтому, чтобы изначально было все четко и ясно, в трудовом договоре надо прописать права и обязанности работника. На практике же бывает так, что в трудовом договоре необходимо изложить довольно широкий перечень прав и обязанностей работника, который занимает очень много места в тексте трудового договора. При этом текст трудового договора становится громоздким и неудобным при изложении других необходимых условий договора. Не каждый человек имеет способность запомнить и усвоить большое количество информации, изложенной в одном документе, что в последующем приводит к непониманию между работником и работодателем. Эту проблему решить несложно. К трудовому договору можно правомерно оформить приложение, называемое должностной инструкций, на которую делают ссылку в трудовом договоре. В должностной инструкции можно очень подробно изложить перечень должностных обязанностей. А прочтение и восприятие содержания трудового договора становятся более удобными, понятными, запоминаемыми.

4.2. Должностная инструкция – локальный нормативный акт

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт работодателя (ст. 8 ТК РФ). Кадровику необходимо знать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, например, для Иванова А.С., а для конкретной должности, например, для должности бухгалтера, на которую может быть принят Иванов или Петров, или еще кто-то. Применение должностной инструкции, являющейся составной частью трудового договора и в то же время отдельным юридическим документом, имеет много достоинств. В должностной инструкции можно не только четко зафиксировать обязанности, но и отразить права и профессиональную ответственность работника, особенности организации производства, труда и управления. Работник, подписывая не один трудовой договор, а два документа (трудовой договор и должностную инструкцию), серьезнее понимает свою ответственность перед работодателем. С другой стороны, если работодатель заставляет работника заниматься не теми обязанностями, которые подробно отражены в должностной инструкции, работнику легче отстоять свои права. Работодатель, имея в делопроизводстве должностные инструкции, также использует их в разрешении трудовых конфликтов с работниками. На основании должностной инструкции он может наложить дисциплинарное взыскание, уволить работника в период испытательного срока. Используют должностную инструкцию и при проведении сокращения численности или штата сотрудников, и при перемещении работника на другую должность, и при временном исполнении обязанностей по должности, а также при проведении аттестации, в судебных разбирательствах.

4.3. Положение о должностной инструкции

Для того чтобы должностная инструкция стала обязательным документом, применяемым в деятельности конкретного работодателя, ему нужно разработать локальный трудовой акт, который называется Положением о должностных инструкциях. Положение должно содержать инструкцию о порядке и правилах составления должностной инструкции. В Положении необходимо обозначить должностное лицо, которое обязано заниматься разработкой должностных инструкций к штатным должностям. Таким лицом может быть кадровый работник или руководители функционирующих структурных подразделений, в структуру которых предполагается вводить новые должности, поскольку они лучше всего знают специфику своей сферы деятельности. Данную обязанность, кстати, следует также отразить и в самой должностной инструкции к должности кадрового работника или иного лица, которому предназначено заниматься разработкой должностных инструкций. Надо сказать, что не каждый специалист своего дела является специалистом по составлению должностной инструкции.

Положение о должностной инструкции должно служить для них руководством по разработке должностной инструкции. Положение должно быть составлено так, чтобы разработчику инструкции было достаточно знаний для того, чтобы грамотно составить должностную инструкцию. В Положении должно быть подробно изложено, какие действия будет осуществлять разработчик должностной инструкции при составлении должностных обязанностей работника. Например, как он будет использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Наемные работники приходят и уходят, а единые правила, закрепленные в данном Положении, остаются в деятельности работодателя надолго. Если работодатель, например, индивидуальный предприниматель, самостоятельно занимается приемом на работу, то самому работодателю и придется разрабатывать указанный документ. Такому предпринимателю не надо пренебрегать и отказываться от разработки Положения о должностной инструкции и от составления должностных инструкций к должностям. Что с того, что в штате работодателя один-два сотрудника, они же наемные и могут увольняться. На вакантное место будут приходить новые сотрудники, а Положение о должностных инструкциях и должностные инструкции к должностям будут действовать постоянно, независимо от того, кто будет занимать штатную единицу: Иванов или Петров, или Сидоров и т. д. Требования, изложенные в локальных трудовых актах, над которыми однажды потрудился работодатель, будут применяться к каждому новому работнику и принесут предпринимателю только пользу и удобство в работе.

Используя в своей деятельности Положение о должностных инструкциях и разрабатываемые на его основе должностные инструкции, работодатель закладывает успешную систему и методы руководства и управления персоналом, определяет меры определенного поведения работника в соответствии с законодательством Российской Федерации, обосновывает рациональное разделение и организацию профессионального труда.

4.4. Разрабатываем на практике должностную инструкцию

«Каждой штатной должности – должностная инструкция» – вот девиз для разработчика должностной инструкции. При разработке должностной инструкции кадровик должен руководствоваться локальным трудовым актом работодателя – соответствующим Положением о должностных инструкциях, в котором содержатся рекомендации по разработке должностной инструкции. Разработчик должен понимать задачи конкретной должности, которая введена штатным расписанием, для которой он обязан разработать должностную инструкцию.

Задачами должностной инструкции являются:

1) правильный подбор, расстановка и использование кадров;

2) определение содержания выполняемых трудовых функций работников;

3) определение мер требовательности работодателя к дисциплине работника, а также к его должностной компетентности и должностной ответственности;

4) обеспечение единства при определении должностных обязанностей для группы должностей;

5) разграничение функций, полномочий и ответственности между работниками. Должностная инструкция имеет единую структуру построения, которую разработчик может взять за основу.

Подробная структура должностной инструкции.

В верхней части инструкции указывают полное наименование организации (предприятия), его организационно-правовую форму. Здесь также располагают сведения, когда и кем (руководителем или иным должностным лицом, уполномоченным утверждать должностные инструкции) утверждена инструкция, подпись (и ее расшифровку) лица, утвердившего документ.

Далее пишут текст о том, в соответствии с какой нормативно-правовой основой разработана и утверждена данная конкретная должностная инструкция. Это делают в короткой преамбуле перед разделом 1 инструкции.

После преамбулы располагают следующие пять разделов, которые являются текстом должностной инструкции:

раздел I. «Общие положения»;

раздел II. «Функции работника»;

раздел III. «Должностные обязанности работника»;

раздел IV. «Права работника»;

раздел V. «Ответственность работника».

Рассмотрим подробнее содержание всех разделов должностной инструкции. Раздел I должностной инструкции «Общие положения» содержит следующие сведения: квалификационные требования; профессиональные знания; схема взаимодействия с другими работниками, подразделениями и организациями; непосредственная подчиненность работника, наличие и состав подчиненных, порядок замещения, возможность совмещения должностей и функций; порядок назначения и освобождения от должности; нормативные документы, регулирующие деятельность работника. Работодатель имеет право делать исключения для лиц, не имеющих специальной подготовки или стажа работы, но имеющих достаточный практический опыт и стремление выполнять качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, установленные требованиями к квалификации. Он может назначать таких лиц на соответствующие должности так же, как и лиц, которые имеют специальную подготовку и стаж работы.

Раздел II «Функции работника» должен содержать перечень основных функций должностного лица.

Раздел III «Должностные обязанности работника» располагает данными о конкретных видах работ, выполняемых работником. Здесь также указывают обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению его руководителя.

В разделе IV «Права работника» целесообразно закрепить и конкретизировать права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей, которыми оно распоряжается в пределах своей компетенции при исполнении должностных обязанностей. В этом разделе также отражают взаимоотношения должностного лица с другими должностными лицами в рамках деятельности работодателя.