Проектная кухня: только проверенные рецепты

Обязательно любая грантовая заявка включает разделы «описание проблемы», «описание проекта», оргплан, планируемые результаты, характеристика проектной команды.

Продолжим?

Оргплан или календарный план позволяет распланировать деятельность по проекту, определить ключевые даты, места проведения мероприятий и закрепить ответственных и обозначить планируемые результаты Хорошо прописанный план – ваш надежный помощник.

Мероприятия в календарном плане формулируются от задач. Например, задача сформулирована следующим образом: «Организовать процесс изучения разговорного русского языка, правописания и культуры речи». Перечень мероприятий для решения этой задачи может быть любой. Главное, чтобы был достигнут результат, решение. На данную задачу одним из мероприятий является «Курс русского языка для мигрантов (детей и родителей)». Удобнее всего работать в таблице.

Задача: Организовать процесс изучения разговорного русского языка, правописания и культуры речи

Мероприятие: Курс русского языка для мигрантов (детей и родителей)

Срок проведения: 20.09.17-30.04.18

Ответственный: Иванова М.И.

Ожидаемый результат: Будет заключен договор с образовательной организацией. Проведено 100 часов занятий. Курсы пройдут 50 мигрантов

Еще проще: задай себе вопрос: «Что сделать, чтобы решить задачу?» Придумай массу интересных форм, фантазируй и опирайся на чужой опыт. Следующим вопросом будет “когда можно это сделать?». Так «рождается» дата или срок. «Кто это сделает? Кому я могу это доверить?» » И ты поймешь, своими силами создается мероприятие или нужны помощники.

Обязательно продумывай, какие результаты вы с командой хотите получить. Количественно (и это самое простое): сколько информационных поводов создать, сколько человек привлечь. Качественно: какие изменения произойдут с людьми, обществом, организацией. Например: будет получен опыт оказания новых услуг, определены потенциальные потребители этих услуг.

На каждое мероприятие необходимо составить максимально полный перечень необходимых ресурсов. В этот список входит оборудование, без которого мероприятие осуществить невозможно (мебель, техническое оборудование, расходные материалы (бумага, краски, карандаши, др), человеческие ресурсы (специалисты, волонтеры), площадка (офис, зрительный зал, городская открытая площадка).

Смета – расчёт (план) предстоящих расходов на осуществление какой-либо деятельности.  Смета затрат рассчитывается путём прямого суммирования отдельных экономических элементов и смет комплексных расходов или смет отдельных подразделений предприятий.

Когда составлен полный список его необходимо рассортировать на две «кучки»: ресурсы имеющиеся и те, которые нужно приобрести на средства гранта. Из второго списка формируется бюджет. Оценивать суммы расхода по каждому виду ресурсов нужно реалистично, опираясь на стоимость предметов и услуг в предоставляющих организаций. Я часто беру цены интернет-магазинов. Однако, следует учитывать уровень инфляции. Ваш проект будет реализован через некоторое время, например, полгода. А цены имеют склонность расти. Итак, смета нового проекта готова.

Я буквально «проживаю» каждый проект на этапе описания. В моем воображении протекает ряд событий с лицами и эмоциями. Я все могу «посчитать»: и людей, и оборудование. Иногда мне кажется, что некоторые проекты не получают поддержки потом что они уже случились в том момент, когда я их придумывала. Так что отсутствие гранта не становиться проблемой, а является стартом нового проекта.

Управление проектами

Каждый проект имеет свой жизненный цикл – срок существования. Этот цикл можно разделить на фазы, которые отличаются содержанием, продолжительностью и действиями:

Фаза инициализации. На данной фазе происходит рождение проектной идеи, ее концептуализация.

Фаза разработки включает конкретные действия, направленные на уточнение и разработку всей проектной деятельности, включает формирование проектной заявки.

Фаза осуществления (реализации). Деятельность по реализации проектных мероприятий, изменению среды, взаимодействие с партнерами и благополучателями проекта. Коррекция возникающих проблем. Преодоление рисков. Достижение результатов.

Фаза завершения. Подведение итогов, формирование отчетных материалов.

Успешность проекта в большой степени зависит от наличия и активности проектной команды. Наличие команды – от лидера и доверия в отношениях между участниками процесса.       Несколько прекрасных специалистов – не команда. Только объединение на общую цель делает людей командой. Отсюда вытекает главное условие: в команду привлекаются те, кому интересна проблема, кто готов вкладывать свою энергию и эмоции в достижение цели. Поэтому, проектная команда – это команда энтузиастов.

Команда – совокупность участников проекта, осуществляющих не только управленческую, но и исполнительную, предметную деятельность по проекту, т.е. команда, объединяет как управленцев, так и исполнителей, осуществляющих проект [1, С 57]

По численности в команде может быть 5 +– 2 человека. Это не требует доказательств. Особенности психики человека таковы, что он способен выстраивать групповые отношения именно с таким количеством лиц, удерживать в памяти их имена, особенности, работу и т.д. Большее количество участников становится трудно управляемым и требует специальной управленческой структуры. В рамках  проектной деятельности этот подход будет неэффективным.

Кто же входит в проектную группу?

Назову основные групповые роли.

Автор идеи, проекта – главное действующее лицо. Тот, кто увидел проблему и смог предложить уникальный способ ее решения. Лидер, инициатор, генератор идей. Конечно, может быть ситуация, когда идея проекта исходит от одного человека, а автором проекта становится другой.

Сразу оговорюсь: ценность имеют только те идеи, которые претворяются в жизнь. Поэтому за авторство идей бороться не стоит. Есть люди, которые полны мыслей, фантазий, креативных находок и… все. На этом их роль и заканчивается. Мне больше по душе деятели, которые держат глаза и уши открытыми, улавливают актуальность тех или других идей и смело берутся за их претворение в жизнь. Или попросту садятся за стол и пишут. Проекты, конечно!