Оценить:
 Рейтинг: 3.6

Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

Год написания книги
2019
<< 1 ... 4 5 6 7 8
На страницу:
8 из 8
Настройки чтения
Размер шрифта
Высота строк
Поля

В.П. Козлов выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов. Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» [156, с. 3].

Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:

1) движение документа (возможно как в запрограммированном, так и в незапрограммированном направлении), в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;

2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».

Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в незапрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов относится обеспечение их «неприкосновенности», для чего должны использоваться соответствующие средства аутентификации и контроля целостности, криптографические и другие средства защиты информации. Поэтому, чтобы не нарушить целостность электронного документа, приобретаемая им дополнительная информация не вносится непосредственно в сам документ (иногда используют понятие «тело» документа, от английского «body»), а дополняются связанные с ним метаданные.

Архивная фаза оперативного бытования, как отмечает В.П. Козлов, характеризуется большей, в сравнении с доархивной, степенью упорядоченности документов, так как в этой фазе «документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами» и получает «свойство эффективного адресного поиска» [156, с. 3].

Принимая во внимание свойства электронных документов и среды их бытования, подчеркнем, что требуемая степень упорядоченности массивов электронных документов, их физических (место на том или ином носителе записи) и логических (гиперссылки, рубрикация и т. п.) связей с другими документами, а также возможность многоаспектного поиска становятся достижимыми уже на более ранних фазах их жизненного цикла.

Фаза покоя определяется как «невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался» [156, с. 4]. Осуществляемый в ходе экспертизы ценности отбор документов, подлежащих постоянному хранению, значительно сужает круг документов, которым предстоит судьба исторического источника. Эти документы будут находиться в состоянии покоя уже в этом качестве (с сохранением возможности обращения к этим документам либо их копиям).

Деление документов на «активные», «полуактивные» и «неактивные» было положено в основу модели жизненного цикла документов, предложенной американскими специалистами в области документации примерно в 1960-е годы. Эта модель включает стадию создания документа, затем стадию его активного использования (с хранением в текущих делах). После экспертизы ценности документ либо уничтожается, либо переходит на третью стадию «полуактивного» состояния (с хранением в архиве организации). Затем вновь проводится экспертиза ценности и определяется, будет ли документ уничтожен или перейдет на четвертую стадию – станет неактивным документом с долгосрочной архивной ценностью.

Как отмечают М.В. Ларин и О.И. Рысков, данная модель способствовала, особенно в Северной Америке, разграничению сфер деятельности управляющих документацией и архивистов, которые стали уделять внимание только документам, находящимся в неактивной стадии. В противовес этим взглядам австралийскими архивистами в середине 1990-х гг. была предложена модель «континуума документов» [180, с. 71–73; 254; 255]. Согласно этой концепции работа с документацией в организациях и обществе может быть представлена как не имеющий границ во времени и пространстве континуум документов, отвечающий управленческим, нормативным, социальным и культурным потребностям. В этом континууме и должно строиться взаимодействие сотрудников документационной службы, архива организации и государственных архивов. При этом архивисты должны участвовать в процессе управления документацией как можно раньше, а не в конце жизненного цикла документов, что представляется особенно важным при организации работы с электронными документами для исключения риска их преждевременной утраты.

Полагаем, что идея о необходимости взаимодействия управляющих документацией и архивистов при организации работы с документами, в том числе электронными, заслуживает всяческой поддержки и реализации на практике. Созвучна она также требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [73], предусматривающим распределение ответственности и полномочий по работе с документами между всеми сотрудниками организации, включая не только управляющих документацией, но и представителей смежных информационных профессий, а также руководителей всех уровней.

Вместе с тем, на наш взгляд, перевод проблематики жизненного цикла документов исключительно в сферу полномочий и ответственности архивистов и других специалистов оставляет без внимания ряд важных характеристик собственно документов, которые важно учитывать в условиях применения новых информационных технологий.

Применительно к концепции континуума документов важно подчеркнуть, что, действительно, процесс документообразования носит постоянный характер и так же, как и функции управления в широком понимании (включая и управление документацией как специфическую функцию), должен осуществляться непрерывно. Но любой документ имеет свой жизненный цикл (как и комплексы документов), с учетом закономерностей которого и должен быть выстроен «континуум» управленческой, нормативно-правовой и практической деятельности с создаваемыми документами [119, с. 35]. Более того, эти концепции взаимодополняют друг друга. Поэтому концепция жизненного цикла документа сохраняет свою актуальность и методологический потенциал в условиях расширения применения электронных документов. Сочетание концепций жизненного цикла и континуума особенно важно для осуществления долговременного хранения электронных документов с учетом особенностей поддержания их аутентичности (подробнее об этом в разделе 2.3).

Со своей стороны отметим, что под жизненным циклом документа (ЖЦД), как и других объектов, к которым применимо понятие жизненного цикла, следует понимать предсказуемые изменения состояния, закономерности существования этого объекта (стадии жизненного цикла), а также период, в течение которого документ проходит стадии своего существования [119, с. 35]. В рамках каждой стадии ЖЦД можно выделить определенные этапы (фазы) ЖЦД и последовательность событий.

На наш взгляд, существуют четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 4.

Рис. 4. Жизненный цикл документа: основные стадии

Американский специалист по управлению документацией Гордон Е. Дж. Хоук в качестве одной из стадий ЖЦД выделяет классификацию документов, условно обозначая стадии ЖЦД словами «создавать – классифицировать – использовать – хранить – уничтожать» [250]. Действительно, если рассматривать ЖЦД в рамках одной информационной системы, обеспечивающей хранение ЭД, то документ при включении в данную систему должен быть, в соответствии с принятой системой классификации, определенным образом систематизирован, т. е. необходимо определить его логическое место среди других документов, уже включенных в систему. Для управленческого документооборота задачи классификации не являются отдельной стадией, а присутствуют на разных стадиях ЖЦД.

Так, на стадии создания документа задача классификации возникает при определении вида документа и его связей с другими документами, с учетом (или во исполнение) которых он создается, определении необходимого состава виз и уровня подписания (утверждения).

При придании документу официального статуса классификация требуется для присвоения документу регистрационного номера (в соответствии с принятой в организации системой номерообразования), дополнения атрибутов документа индексами в информационной системе (в соответствии с тематическим или иными рубрикаторами).

На стадии обращения путем систематизации и классификации определяется возможность использовать типовые процедуры и процессы работы, типовые резолюции и т. п. (т. е. выполняется классификация по документопотокам).

На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Соответственно, современные системы электронного документооборота, обеспечивающие различные процессы работы с документами (подробнее об этом в следующем разделе настоящей главы и в главе 4), должны отражать большее разнообразие состояний ЖЦД, чем системы, главной целью которых является только хранение документов.

Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом ЖЦД – момент придания документу официального статуса или же учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать начало работы над проектом документа, когда его версия материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов, предшествующих официальному подписанию документа. Более того, в процессе управления эта стадия работы с документом (как и стадия обращения) неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эту стадию за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно. Кроме того, можно заметить, что существующие в настоящее время модели жизненных циклов других объектов, учитываемых в процессе управления (например, жизненный цикл организации, жизненный цикл товара, жизненный цикл информационной системы), включают в себя стадии, связанные с зарождением концепции этих объектов (см., например, [82; 138, с. 49–53; 167, с. 421–425; 204, с. 85–88]). Цикл подготовки, принятия и реализации управленческих решений (рис. 2) и соответствующие каждому этапу информационные потребности также могут рассматриваться как ориентиры при анализе жизненного цикла управленческих документов.

Необходимость учитывать этапы создания электронного документа как часть его жизненного цикла отмечается и в некоторых публикациях зарубежных специалистов. Так, высказываются предложения о целесообразности выделять в качестве самостоятельной «пренатальную» (то есть предшествующую рождению – по аналогии с биологическими объектами) стадию жизненного цикла документа [106, 248].

Таким образом, началом ЖЦД в организации будет являться начало работы над проектом документа либо получение уже существующего документа, созданного за пределами организации, а концом ЖЦД – уничтожение документа или передача его на постоянное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения «постоянно». Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик) [119, с. 36]. На рис. 4 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.

Указанные стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации. В рамках каждой стадии ЖЦД состояния документа могут меняться, что отражается в метаданных документа. Рассмотренные стадии ЖЦД для документов на бумажном носителе характеризуют существование подлинного документа. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы).

Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии [73]. Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документами в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным [119, с. 39].

Добавим к приведенной выше схеме еще один контур: публичное обращение, связанное с опубликованием документа за пределами информационной системы, в рамках которой он был создан. Процессы обращения копий опубликованного документа протекают уже за пределами основного ЖЦД (рис. 5). Публикация документа рождает новый контур ЖЦД либо на стадии обращения (например, тиражирование его бумажных экземпляров или опубликование документа на официальном сайте государственного органа), либо на стадии хранения (например, введение в научный оборот и публикация документа, находящегося на хранении в государственном архиве). Строго говоря, может быть опубликован и проект документа (к примеру, нормативного акта), т. е. на стадии создания документа, но этот проект также должен сохраняться в установленном порядке.

К контуру публичного обращения примыкает обращение документа в целях надзора и контроля за деятельностью организации, а также в целях правоохранительной деятельности и судопроизводства. Этот контур обращения документа (на рис. 5 он отдельно не выделен, чтобы не перегружать схему) может быть отнесен к упомянутому выше «движению документа в незапрограммированном направлении». Здесь проявляется функция документа как свидетельства и доказательства. По требованию правоохранительных и судебных органов могут предоставляться не только копии (заверенные копии), но и подлинники бумажных документов с изъятием их из дел. Соответствующий практический опыт в настоящее время накапливается и в отношении электронных документов.

Рис. 5. Жизненный цикл документа с учетом его публичного обращения

Стадия хранения документа включает три фазы: оперативное хранение, хранение в архиве организации, а для документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, – хранение в государственном или муниципальном архивах. Первые две фазы этой стадии реализуются в информационной системе (системах) организации. Третья фаза связана с перемещением документа в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Концепция ЖЦД позволяет более объемно и комплексно оценить функции документа: нет смысла противопоставлять одну функцию другой, поскольку функции документа связаны со стадиями его жизненного цикла (реализуются до стадии уничтожения). Так, функция документа как средства фиксации информации (фактов, событий) реализуется на стадии создания документа и обеспечивает возможность реализации остальных функций, которые от нее являются производными. Функция документа как доказательства связана со стадиями хранения и обращения. Функция документа как средства коммуникации в первую очередь связана со стадией обращения, а также с остальными стадиями ЖЦД.

Функция документа как исторического источника реализуется на стадиях его архивного хранения и публичного обращения (введение документа в научный оборот). Заметим, что даже на стадии создания проекта документа в процессе его согласования и визирования присутствует коммуникационный аспект.

С позиций ЖЦД появляется возможность внести дополнительную ясность в понятие «электронный документ». По мнению М.В. Ларина, это понятие следует относить к «документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение – в электронном виде» [185, с. 54].

Применительно к бумажным документам (и другим аналоговым, вещественным документам) можно говорить, что осуществляется их непосредственная, физическая передача на хранение в государственные архивы (как материальных носителей информации). Для передачи на хранение электронных документов и включения их в информационную систему (ИС) архива требуется использование технологий миграции, конверсии и др.

Указанное обстоятельство побуждает задуматься о том, что в силу неотделимости информации от ее носителя для бумажных и иных вещественных документов их жизненный цикл может рассматриваться как единый независимо от перемещений документа в пространстве и во времени, включая завершающие стадии хранения или уничтожения. Для электронных документов, существующих не в аналоговой, а в электронной среде, важно рассматривать их жизненный цикл в рамках конкретной информационной системы.

Сходную точку зрения высказали А. Афанасьев и К. Синюшин в предисловии к российскому изданию книги американского специалиста по информационному менеджменту Дж. Д. Саттона: «Под жизненным циклом документа в электронной форме понимается все время жизни документа под управлением системы от момента создания или импорта документа до момента экспорта или уничтожения документа» [208, с. XV]. Сам же Саттон, рассматривая ЖЦД, выделял этапы создания или составления документа, размещения его в структуре системы, сохранения, поиска, распространения и вывода из обращения» [208, с. 399].

После миграции электронного документа из одной системы в другую (на рис. 6 в качестве примера приведены ИС 1, ИС 2 и ИС 3) в новой системе совершаются все отмеченные нами четыре стадии ЖЦД, начиная с включения документа в ИС. Процессы электронного документооборота, при которых используется взаимодействие информационных систем с приемом-передачей документов и их метаданных (например, межведомственный документооборот), могут рассматриваться как включающие несколько жизненных циклов документа в разных информационных системах. Состояния экземпляров электронного документа в рамках названных четырех стадий и продолжительность их жизненного цикла в разных информационных системах будут различаться. Кроме того, могут различаться подходы к классификации документов в разных информационных системах (важность этого уже отмечена выше), что может отражаться в составе применяемых справочников (классификаторов). С другой стороны, при соблюдении требований аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования, а также наличия общей цели, связанной с управлением документами, у взаимодействующих информационных систем (определенной степени их интеграции, обмена метаданными), а также в случае портации ИС на новое ПО, на наш взгляд, можно говорить о сложном ЖЦД, включающем несколько вложенных ЖЦД, соответствующих указанным информационным системам.


<< 1 ... 4 5 6 7 8
На страницу:
8 из 8