Управление проектами

Предынвестиционный анализ проекта. Устав проекта

Предынвестиционный анализ (или инициация) проекта – это фаза предварительного сбора и анализа информации о содержании и основных условиях реализации проекта.

Инициация проекта начинается с выявления его источника – проблемы или потребности в повседневной или профессиональной жизни людей. Примером проблемы может служить неудовлетворенность пользователей первоначальным дизайном приборной панели автомобиля из-за несоответствия эргономическим требованиям (к примеру, руль загораживает спидометр). Примером потребности является желание водителя иметь в автомобиле систему навигации.

В организации выявление проблем может осуществляться на уровне высшего руководства (при формировании стратегии фирмы или в ходе работы профессиональных консультантов, приглашенных руководством) или на уровне рядовых исполнителей и линейных менеджеров, если в организации создана система сбора информации о назревающих проблемах/потребностях, которая мотивирует сотрудников на постоянное улучшение работы компании. Существует несколько способов выявления проблем или потребностей, все они изучаются в рамках смежных управленческих дисциплин – общего менеджмента, маркетинга, социологии, теории статистики, финансового менеджмента и др.

Приведем несколько примеров таких методов:

Метод пяти почему. Этот метод похож на метод «дерева проблем», однако более прост в применении. Его автором считают Сакеши Тойода, основателя компании «Toyota motors». Суть метода состоит в том, чтобы, задав пять почему, сформулировать корневую проблему, а не бороться с ее последствиями.

Маркетинговые исследования проводятся для определения будущего спроса на новый продукт или создаваемый бизнес.

Бенчмаркинг помогает распознать проблему через сравнение показателей организации с данными организации-лидера или средними показателями в отрасли.

Методы опросных листов и интервью позволяют выявить источник проекта в общении с потребителями, работниками и другими целевыми группами.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности компании позволяет выявить слабые звенья в организации.

Крайне важно доказать актуальность проекта с помощью одного или нескольких методов выявления проблем/потребностей, поскольку ресурсы организации ограничены и на них претендуют другие проекты. Упрощенно актуальность проекта отвечает на вопрос, зачем нужно реализовать проект. По итогам анализа проблемы/потребности уточняется содержание проекта – его предметная область. Предметной областью (содержанием) проекта является основной результат его реализации – новый мост, продукт, услуга, организационное изменение и др. Для уточнения содержания осуществляется сбор требований заинтересованных сторон проекта и создание на его основе описания содержания в виде технического задания, проектной документации строительного объекта, договора или соглашения и др.

Главный результат проекта формулируется в виде целей, удовлетворяющих критериям SMART:

? конкретная (specific) – дает четкое представление о том, чего стремится достичь проект;

? измеримая (measurable) – имеются измеримые критерии достижения целей;

? достижимая (achievable) – должна присутствовать уверенность в достижении поставленных целей в существующем окружении и при имеющихся ресурсах;

? актуальная (relevant) – обеспечено понимание, действительно ли требуется достижение данной цели;

? ограниченная во времени (timebound) – сроки достижения поставленных целей должны диктоваться реальными потребностями.

Цель проекта отвечает на вопрос, что будет сделано по итогам реализации проекта. Как правило, цель проекта имеет три характеристики – сроки, бюджет и качество. Эти три измерения взаимосвязаны между собой и формируют так называемый треугольник проекта – направления, по которым менеджер проекта обязан поддерживать баланс: слишком большое внимание к качеству проекта ведет к увеличению затрат времени и денег на проект; тогда как чрезмерная спешка или экономия способны негативно повлиять на качество продукта проекта (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Треугольник проекта

Следующим этапом предынвестиционного анализа является разработка концепции проекта – вариантов достижения поставленной цели. Концепция дает ответ на вопрос, как будет реализован проект. Концепция всегда подразумевает множественность путей реализации проекта: выбор технологии, ресурсов, времени реализации проекта. Все решения в области концепции должны быть обоснованы. К примеру, выбор места для размещения нового бизнеса подразумевает обоснование расположения, площади помещения, способ передачи помещения в проект (аренда или покупка) и др.

Концепция проекта, как правило, освещает следующие аспекты реализации проекта:

? используемая технология;

? типы ресурсов и источники их получения;

? источники и способы финансирования;

? юридические вопросы;

? место реализации;

? сроки реализации;

? бюджет проекта и др.

Концепция проекта проходит проверку на осуществимость через фильтры финансового, экономического, маркетингового, экологического и другого анализа.

Результаты предынвестиционного анализа обобщаются в итоговый документ, который может носить название «Мандат», «Паспорт», «Резюме» или «Устав» проекта. Структура и содержание данного документа зависят от специфики организации, в рамках которой реализуется проект, вида проекта, требований заказчика и др. Примерное содержание Устава проекта может быть следующим: назначение или обоснование проекта; измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха; требования высокого уровня (укрупненные категории ресурсов); описание проекта высокого уровня (основные характеристики содержания проекта); риски высокого уровня; сводное расписание контрольных событий; сводный бюджет; требования к одобрению проекта (кто решает, является ли проект успешным); ФИО назначенного менеджера проекта; ФИО и полномочия спонсора или другого лица, утверждающего Устав проекта.

Главной согласующей подписью на Уставе проекта является подпись спонсора (инвестора). Подписывая Устав проекта, инвестор предоставляет необходимое для проекта финансирование (или, по крайней мере, для его первой фазы). В небольших проектах составление Устава проекта часто пропускается: планирование проекта начинается непосредственно после завершения фазы предварительного планирования.

Планирование предметной области проекта. Декомпозиция

Основой дальнейшей разработки проекта является декомпозиция предметной области проекта – разделение результатов проекта на более мелкие и легкоуправляемые элементы. Предметная область (или содержание проекта) представляет собой главный результат реализации проекта. В ходе определения составных частей этого результата создается иерархическая структура работ (ИСР) – структурное представление результатов проекта и работ по проекту.

Качество полученной иерархической структуры работ зависит от соблюдения следующих принципов:

? верхний уровень ИСР должны составлять наиболее важные результаты поставки проекта: декомпозиция начинается с разделения содержания проекта на основные составляющие части;

? полученная в результате декомпозиции ИСР должна помогать осуществлять дальнейшее планирование и управление проектом, создавать прозрачную и целостную картину результатов и работ проекта;

? все необходимые работы должны быть включены в ИСР (принцип полноты);

? сумма элементов нижнего уровня декомпозиции должна составлять в результате соответствующий элемент верхнего уровня (принцип суперпозиции).

Для наглядности и простоты автоматизации использования ИСР каждому элементу декомпозиции присваивается уникальный идентификатор, соответствующий уровню и, например, порядковому номеру на уровне с использованием разделителей типа табуляции, знаков препинания и т. д. Пример декомпозиции проекта приведен на рис. 1.6.

Декомпозиция предметной области проекта может быть осуществлена несколькими способами [2]:

? сверху вниз (дедуктивный метод top-downapproach) – определяются общие задачи, на основе которых далее осуществляется детализация уровней проекта;

? снизу вверх (индуктивный метод bottom-upapproach) – определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение;

? обратная схема – сначала устанавливается дата завершения проекта, а затем в обратном порядке определяются промежуточные этапы, которые должны быть пройдены для завершения проекта к намеченной дате.

Декомпозиция предметной области проекта осуществляется до тех пор, пока не будут получены конкретные операции (задачи, работы), выполнение которых должно привести к достижению цели проекта.

Сетевое планирование

Полученные в результате декомпозиции работы проекта выстраиваются в логическую последовательность, которая обусловлена выбранной технологией реализации проекта, наличием ресурсов и другими условиями (природными, сезонными, экономическими, политическими, организационными и т. д. факторами). Этот процесс называется сетевым планированием – полученная последовательность операций (сеть) формирует логику реализации проекта.

Рис. 1.6. Пример иерархической структуры работ проекта «Ремонт административного здания»

Существуют графические и табличные методы сетевого планирования. Основными графическими методами сетевого планирования являются метод диаграмм предшествования и метод критического пути.

Метод диаграмм предшествования (Metra-Potenzial-Methode, MPM) применяется для построения сетевой диаграммы проекта, в которой операции изображаются в виде квадратов или прямоугольников (называемых «узлами»), а логические взаимосвязи, существующие между ними, – стрелками. Данный метод также называется «операциями в узлах»; он используется в большинстве программных продуктов, созданных для управления проектами. Метод диаграмм предшествования включает четыре типа зависимостей, или логических взаимосвязей (рис. 1.7):

? финиш-старт; последующая операция не может начаться ранее завершения предшествующей;