Управление проектами

1. Охарактеризуйте области знаний управления проектами, объясните их предназначение.

2. Назовите принципы построения матрицы ответственности.

3. Укажите, что содержит план закупок проекта.

4. Назовите цель управления коммуникациями и какие аспекты управления ими должны быть заранее запланированы.

5. Назовите цель анализа интересов и влияния участников проекта и приведите его основные методы.

1.4. Реализация и завершение проекта

Система контроллинга

В ходе реализации проекта управленческая деятельность осуществляется по двум основным направлениям: управление непосредственным исполнением проекта (группа процессов исполнения), т. е. созданием продукта проекта, и контроль за исполнением (группа процессов мониторинга или контроллинга проекта).

Основная задача контроллинга – отслеживать исполнение целей проекта по срокам, бюджету и качеству. Для этого разрабатываются показатели, отражающие использование ресурсов в проекте, расходование средств, выполнение сроков, нормативов по качеству и др. Эти показатели отслеживаются на протяжении всего проекта и являются основой для принятия управленческих решений, корректировки планов, подготовки информации. Контроллинг не является системой контроля за руководством, а служит вспомогательным инструментом для менеджера проекта при его осуществлении.

Для осуществления контроллинга проекта необходим план реализации проекта, с показателями которого будут сравниваться фактические показатели прогресса проекта.

Контроллинг является важной частью управления проектом и включает в себя:

? предоставление отчетов о прогрессе в реализации проекта в сравнении с планом;

? анализ причин обнаруженных отклонений от плана;

? прогноз дальнейшего хода реализации проекта;

? принятие мер для устранения отклонений.

Система контроллинга проекта представлена схематически на рис. 1.16.

Рис. 1.16. Схема контроллинга проекта

Преимущество контроллинга заключается в том, что отклонения по важным параметрам проекта фиксируются до его завершения и существует возможность исправления ситуации за время, оставшееся до окончания проекта. Для этого в план проекта могут вноситься изменения, позволяющие обеспечить выполнение параметров проекта.

Процесс внесения изменения в первоначальные планы по проекту должен быть упорядочен. Неконтролируемые изменения рискуют привести к разбалансированию всей системы управления проектами, к незапланированным затратам и отклонениям от расписания. Алгоритм организации работы с изменениями следующий:

? разработать стандартную форму заявки на изменения – документ, содержащий необходимую информацию о предлагаемых изменениях;

? разработать процедуру принятия изменений в проекте: определить процесс принятия решений с назначением ответственных;

? изучить изменение на предмет его влияния на другие части проекта;

? принять, отклонить или отложить внесение изменений с соответствующими корректировками в документы проекта;

? если клиент не является членом компании, направить ему заявку на изменение для рассмотрения и одобрения.

Заявка на изменение может содержать: дату; описание необходимого изменения; полезность этого изменения; причины, вызвавшие изменение; ФИО человека, предлагающего изменение; визу менеджера проекта (согласен/не согласен); описание влияния на другие части проекта; риски, связанные с этим изменением; указание на заявку заказчику в связи с изменением; оценку затрат и объема работ; возможное влияние на расписание проекта; указание на финансирование реализации изменения.

Методы осуществления контроллинга. Освоенный объем и контрольные точки

Контроль отклонения сроков и стоимости реализации проекта может осуществляться с помощью метода освоенного объема. При условии детального сетевого планирования и высокого уровня бухгалтерского и управленческого учета метод освоенного объема позволяет в динамике проанализировать отклонения хода работ по издержкам и срокам в ежедневном формате.

Под освоенным объемом понимаются плановые затраты фактически выполненных к текущему моменту работ (табл. 1.7).

Приведенный пример расчета показателей освоенного объема позволяет определить текущее состояние дел в проекте:

? отрицательное значение отклонения по стоимости (ОСТ) демонстрирует перерасход средств на данную работу, положительное – экономию;

? отрицательное значение отклонения по срокам (ОСР) показывает отставание работ от запланированных сроков, положительное – опережение сроков.

Кроме того, с помощью прогноза полных издержек на работу можно определить итоговый перерасход/экономию по всему проекту.

Таблица 1.7

Пример расчета освоенного объема

Другим способом контроллинга выполнения целей проекта является работа с вехами или контрольными точками – важными событиями в графике реализации проекта. Вехи – это точки оценки состояния проекта, которые используются для ревизии прогресса проекта. Вехи могут устанавливаться различными способами:

? по календарному принципу – когда на этапе планирования проекта принимается решение о том, как часто будет проводиться ревизия проекта (ежемесячно, ежеквартально), и в соответствии с планом проекта определяется, что должно быть готово к выбранным срокам;

? по ключевым этапам проекта – так, чтобы в ходе каждой ревизии можно было принять решение о продолжении или закрытии проекта. Ревизия такого рода называется «досмотром у шлагбаума» («tolgate review») или «гейтовой моделью».

Вехи, или контрольные события, являются частью расписания проекта и встраиваются в сетевую диаграмму, при этом они имеют нулевую длительность или длительность, равную одному дню. Каждая веха должна иметь описание основных результатов проекта, которые должны быть достигнуты к данному моменту. Это позволит определить прогресс хода реализации проекта при сравнении с фактическими данными.

Завершение и оценка проекта

По окончании реализации проекта осуществляются формальные процедуры по завершению проекта. Также должны быть установлены процедуры по документированию предпринятых действий, если проект прекращен до завершения. При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены и проект достиг своих целей. Критически важно осуществлять промежуточную и окончательную приемку результатов проекта для фиксации окончания фазы и проекта в целом. Так называемые дрейфующие проекты, которые приостанавливаются в силу внешних обстоятельств или перетекают в другие проекты без видимой границы, несут опасность неконтролируемых расходов и перебои в обеспечении необходимыми ресурсами. В случае если очевидно, что проект невозможно завершить полностью, целесообразно рассмотреть закрытие тех этапов, которые уже завершены, с помощью проведения ревизии проекта и предпринять действия по приемке и сохранению промежуточных результатов (например, приостановка или консервация строительства).

Итоги реализации проекта отражаются в отдельном документе, который называется заключительным отчетом. Он может быть составлен только после окончательной приемки продукта проекта заказчиком. Цель создания заключительного отчета двояка: во-первых, он информирует спонсора о выполнении изначальных ограничений по спецификациям, срокам и использованному бюджету; во-вторых, в сжатом виде представляет опыт реализации проекта для использования в последующих подобных проектах. Заключительный отчет может включать: перечисление первоначальных целей проекта; общую оценку результатов проекта; протокол приемки проекта клиентом; оценку рентабельности проекта; выполнение расписания, возникшие проблемы; итоговую стоимость проекта, причины отклонений; задачи, которые еще нужно решить (отсроченные платежи, гарантийное обслуживание и т. д.).

Выполнение любого проекта дает хороший (а иногда и плохой) опыт. Важно собрать, систематизировать и распространить эти знания в компании, чтобы наладить процесс обучения. Особенно крупные компании, разделенные территориально, должны создавать у себя систему накопления и распределения полезного опыта, доступ к которой должны иметь все сотрудники компаний. В некоторых компаниях разработаны базы «управления знаниями», предоставляющие возможность централизованного хранения всех документов, полученных в ходе проекта (заключительные отчеты, накопленные знания и т. д.). Передача и анализ накопленных знаний по завершенным проектам существенно повышают вероятность успешной реализации будущих проектов.

Вопросы и задания

1. Опишите систему контроллинга проекта и его назначение.

2. Опишите управление изменениями в проекте.

3. Раскройте сущность метода освоенного объема. Приведите пример расчета отклонений по срокам и бюджету с помощью метода освоенного объема.