Словарь терминов гостиничной индустрии

TSA (Technical Services Agreement) – это договор технического сопровождения. Заключается между собственником гостиницы и управляющей компанией. В рамках договора управляющая компания осуществляет сопровождение гостиничного проекта на этапах проектирования, строительства, оснащения, комплектации и подготовки к открытию.

VIP (Very Important Person) – это человек, которому предназначен особый сервис, важная персона.

Внутренние документы гостиницы

Бланки строгой отчетности

Автостоянка (форма 12-Г) – это документ, который составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй выдается на руки плательщику.

Акт о порче имущества (форма 10-Г) – это документ, на основании которого производится решение о последующем действии в учете: имущество или оборудование ремонтируется или списывается с баланса гостиницы.

Анкета (форма 1-Г) – это анкета лица, прибывшего в гостиницу. Заполнение данной анкеты свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей.

Журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г) – это документ, позволяющий контролировать сроки пребывания иностранных граждан, даты окончания действия разрешительных документов и виз.

Заявка на бронирование мест (форма 11-Г) – это документ о заблаговременном уведомлении, информирующее администратора гостиницы о намерении гостя приобрести номер в данной гостинице. ©

Карта гостя (форма 5-Г) – это документ, который дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание на предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице.

Кассовый отчет (форма 7-Г) – это отчет, передаваемый кассиром предприятия в бухгалтерию. Он представляет собой отрывной лист кассовой книги с приложением приходных и расходных кассовых документов. Кассир передает отчет в бухгалтерию ежедневно или в установленные сроки.

Квитанция на возврат денег (форма 9-Г) – это документ, который заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из комнаты.

Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг (форма 13-Г) – это документ, который выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего).

Квитанция на прием вещей в камеру хранения – это документ, подтверждающий факт приема вещей от гостя в камеру хранения.

Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма 8-Г) – это документ, который сводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

Счет (форма 3-Г, 3-Гм) – это счет, который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также дополнительные услуги, при отсутствии специальных талонов.

Счет (форма 4-Г) – это счет, который применяется при оформлении расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице, используются при любой форме обработки документа и при любом виде расчета.

Внутренние документы гостиницы

Внутренние правила гостиницы – это правила, которые устанавливают для постояльцев гостиницы внутренний распорядок проживания в гостинице, правила пользования имуществом гостиницы, объем предоставляемых услуг, ответственность сторон.

Договор о предоставлении гостиничных услуг – это документ, согласно которому исполнитель обязуется оказывать услуги по размещению, а заказчик обязуется оплатить услуги в размере, сроки и порядке, предусмотренном настоящим договором.

Договор о предоставлении дополнительных услуг – это документ, согласно которому исполнитель обязуется оказывать дополнительные платные услуги, а заказчик обязуется оплатить услуги в размере, сроки и порядке, предусмотренном настоящим договором.

Журнал передачи смены – это документ, в который заносят всю информацию, полученную за день, распоряжения непосредственных руководителей по оперативным вопросам управления, случаи нештатных ситуаций.

Журнал работы с жалобами – это документ, в котором отражаются результаты работы с поступившими жалобами.

Отчет дневного (ночного) аудита – это документ, подтверждающий что гостиница получила оплату за все оказанные ею услуги.

Отчет за смену дежурного администратора о бронировании – это письменный или электронный документ, предназначенный для отображения бронирований, внесенных в заказы. Эффективная система отчетностей по бронированию помогает рассчитать количество свободных номеров и спрогнозировать доход от их бронирования.

Отчет по поступившим за смену жалобам – это документ, в который вносятся все жалобы, поступившие от гостей и персонала за смену администратора.

Внутрикорпоративные документы гостиницы

Акт осмотра зданий и сооружений – это официальный документ, фиксирующий технические параметры зданий и сооружений на день выполнения проверки специальной комиссией из инженеров, строителей, техников.

Акт приемки объектов после ремонта – это документ, который составляется при сдаче отремонтированного, реконструированного или модернизированного объекта.

График отпусков – это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей – это документ, в котором фиксируется факт состоявшейся проверки документальным путем, а также первичное ознакомление руководителя организации с итогами проведенного контроля в отношении предприятия.

Журнал регистрации вводного инструктажа – это документ, который предназначен для внесения информации о работниках, которые прошли инструктаж и руководителях, которые его провели.

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – это документ, который предназначен для внесения информации о работниках, которые прошли инструктаж и руководителях, которые его провели.

Журнал технического состояния оборудования – это книга для посменной записи информации о техническом состоянии оборудования.

Журнал учета инструкций по охране труда для работников – это документ, который используется в целях отражения в реестрах кадровой службы предприятия следующих сведений об инструкциях: даты постановки документа на учет; наименования; даты утверждения руководителем фирмы; планового срока проверки документа; сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Журнал учета несчастных случаев на производстве – это документ, в котором регистрируют информацию о происшествии, признанном несчастным случаем, взятую из материалов расследования.

Инструкция по охране труда – это нормативный акт, устанавливающий требования по охране труда при выполнении работ в производственных помещениях, на территории предприятия, на строительных площадках и в иных местах, где производятся эти работы или выполняются служебные обязанности.

Инструкция по пожарной безопасности – это документ, который устанавливает требования пожарной безопасности в период нахождения работников на территории и в помещениях организации.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – это книга, в которой должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Положение о коммерческой тайне – это локальный нормативно-правовой акт отдельной организации, направленный на регулирование отношений, связанных с режимом коммерческой тайны, то есть с ее сохранением.

Положение о персональных данных – это документ, в котором определяется порядок получения, систематизации, использования, хранения и передачи сведений, составляющие персональные данные работников.

Положение о порядке обеспечения работников смывающими и обезвреживающими средствами – это внутренний правовой акт, устанавливающий правила приобретения, выдачи, применения и организации хранения смывающих и обезвреживающих средств.

Положение о порядке обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ) – это внутренний правовой акт, устанавливающий порядок обеспечения работников санитарной одеждой, специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ), их содержания, эксплуатации и ухода за ними с целью обеспечения условий труда, соответствующих требованиям сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.

Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме организации – это внутренний правовой акт, разработанный в целях обеспечения сохранности материальных ценностей, защиты коммерческой тайны, обеспечения личной безопасности сотрудников и посетителей с использованием контроля и разграничения доступа лиц на территорию и в служебные помещения объекта, а также контроля за перемещением материальных ценностей.

Положение о распределении дивидендов – это документ, который определяет источник, размер сроки выплаты и лица, на которых распределяются дивиденды.

Положение о распределении прибыли – это документ, который определяет порядок распределения чистой прибыли, а также формирование и использование фондов.

Положение о формировании фондов – это документ, который определяет виды фондов и резервов предприятия, источники их образования и цели расходования, компетенцию органов управления предприятия по указанным вопросам, а также порядок контроля за их решением.

Положение об оплате труда – это документ, который предназначен регулировать оплату труда работников организации.

Положение об учетной политике – это документ, необходимый для ведения учетного процесса в организации.