Склад: логистика, управление, анализ

Контроль соотношения затрат и доходов.

Статистика работ в разрезе моделей и модификаций машин, видов работ и т. д.

Статистика результатов деятельности по установленным критериям.

Повышение квалификации персонала.

Содержание собственного склада запасных частей, сопутствующих товаров, материалов для ремонта и обслуживания, отремонтированных агрегатов. Склад обычно выделяют в отдельную структуру, исполняющую только стандартные операции – разгрузку, приемку, размещение, хранение, учет, комплектацию партий для отгрузок по заказам, подготовку к отгрузке, погрузку, экспедирование, а также вспомогательные операции по обеспечению жизнедеятельности склада – уборку, ремонт оборудования и помещения и т. д.

Компьютеризация

Информационная система – это не только оборудование и программное обеспечение, это, прежде всего, правильная организация бизнеса.

Не отставайте – невыгодно

Современный бизнес чрезвычайно динамичен и вопросы организации логистики товарных, информационных и финансовых потоков меняются в соответствии с потребностями бизнеса. Лишь применение инструментов логистики, возможности которой только начали использоваться, может обеспечить заметное повышение рентабельности деятельности. Сейчас уже никому не нужны программы автоматизации обработки документации, а нужны логистические информационные системы, которые являются помощником, учителем, руководителем и инструментом принуждения выполнения необходимой технологии бизнес – процессов. На рынке ощущается острая потребность в современных готовых гибких специализированных комплексах программ для фирм, действующих в режиме дистрибьюторов.

Заказчики не могут должным образом поставить задачи для разработки подобных систем – они не имеют необходимых знаний. Заказчики не только не могут поставить задачи, но вряд ли смогут в достаточной мере оценить достоинства современной системы, если она будет предложена, поэтому нередко возражают против использования многих функций и параметров, применяемых в современном менеджменте, так как квалифицированных специалистов мало, имеющих опыт современных методов управления в этой отрасли – единицы, а желающих учиться новому не так уж много на каждом предприятии.

На рынке есть готовые интегрированные комплексные системы, разработанные на базе анализа опыта многих потребителей и с учетом требований современного менеджмента. Они отработаны на многих потребителях и выполнены с участием специалистов финансового, производственного и торгового менеджмента, логистики, инжиниринга. Не все они достаточно гибки и адаптируемы к нуждам различных предприятий, так как одни разработчики начинали с автоматизации учета и затем наращивали другие модули, другие начинали с бизнес-инжиниринга и разрабатывали оперативные модули в заданном им ключе. Последний подход более эффективен.

Но даже самые лучшие комплексы не дадут полной отдачи, если их внедрение не поручить специалистам, хорошо разбирающимся в организации управления бизнесом фирмы-заказчика, и если высшее руководство предприятия не будет тесно сотрудничать с этими специалистами.

Реорганизация деятельности наших предприятий чаще всего ограничивается внедрением новых информационных технологий, которые затем не используются и не дают ожидаемого эффекта, так как, сказав “а”, предприятия не делают следующих шагов – не оптимизируют организационно-штатные структуры, товарно-финансовые потоки и связанный с ними документооборот и т. д.

Логистическая информационная система должна обеспечивать возможности:

Создать единую систему управления предприятием.

Оптимизировать размещение товаров в товаропроводящей сети.

Полностью контролировать товародвижение.

Оптимизировать товарные остатки.

Оптимизировать ценовую и товарную политику.

Уменьшить потери от недобросовестной деятельности персонала.

Автоматизировать заказ товара.

Автоматизировать проведение инвентаризации.

Ввести различные схемы скидок.

Ввести дисконтные карты.

Ввести систему продажи и заказа товара через Интернет.

Затраты на компьютерные технологии

Руководителям предприятия кажется, что стоимость компьютеризации – это деньги, отдаваемые за собственно коробку с программой и услуги по ее установке и они не хотят понимать необходимости последующих расходов. Это происходит из-за слишком больших ожиданий в экономии средств и недооценки затрат на внедрение и сопровождение логистических систем. Но при внедрении современных логистических систем успех достигается не за счет видимого сокращения расходов, а путем резкого повышения эффективности работы на интегрированных рабочих местах и, благодаря этому, значительным расширением спектра выполняемых операций или услуг при одновременном повышении качества и оперативности обслуживания клиентов.

Внедрение нового программного обеспечения предполагает переход на более прогрессивные технологии работы. Расходы не растут так, как они росли бы вследствие постоянного увеличения штатов. По оценкам различных исследовательских организаций, стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в корпоративной сети среднего западного предприятия составляет от 3 до 10 тысяч долларов. Это кажется слишком дорого, но если учесть, что средняя заработная плата одного сотрудника составляет в развитых странах от 25 до 35 тысяч долларов в год, а производительность сотрудника, оснащенного компьютерной техникой иногда равна производительности десятка сотрудников, работающих с арифмометром и пишущей машинкой, не говоря уже о качестве, количестве ошибок и невозможности современной аналитики без компьютеров, то придется согласиться, что это совсем дешево.

В нашей стране средняя заработная плата специалистов, о которых идет речь, составляет от 6 до 20 тысяч долларов в год (включая отчисления во внебюджетные фонды) и даже при этом уровне расходы на компьютеризацию выгоднее расходов на “безоружную” рабочую силу, тем более, что средняя стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в сети среднего предприятия составляет от 1 до 3 тысяч долларов.

При оснащении предприятия компьютерной техникой ее стоимость составляет от 20 до 50 % общих издержек, связанных с эксплуатацией оборудования. Остальное приходится на косвенные затраты – установку и обновление программного обеспечения, ремонт и модернизацию, поддержку и обучение пользователей, обслуживание сетей и другие, выливающиеся со временем в немалые суммы. Часть этих расходов относится на бюджет, другая же часть, скрытая, но весьма значительная, уходит на оплату рабочего времени сотрудников, которое расходуется непродуктивно.

Взаимодействие пользователей с компьютером – источник основных расходов. Одна из методик учитывает следующие составные части этой доли расходов[15 - По: Эксперт. 1999. № 23.]:

> время, затрачиваемое администратором сети на решение проблем пользователей;

> время, затрачиваемое пользователями на самообразование и взаимопомощь вместо обращения в службу поддержки;

> время, затрачиваемое пользователями в связи с неоптимальными приемами работы;

> фактор, характеризующий затраты на праздное времяпровождение (игры) и использование компьютера в личных целях;

> расходы, связанные с пропажей критически важных данных из компьютера пользователя (в связи с вирусной атакой, аппаратным или программным сбоем или случайно удаленные пользователем);

> расход времени на запланированные простои (модернизация оборудования, сети, обновление программного обеспечения);

> расход времени на незапланированные простои (по техническим причинам, из-за вирусных атак, в связи с использованием устаревшей техники).

Для анализа фактических расходов необходимо собирать следующую информацию:

> данные о бюджете предприятия (валовый доход, прибыль и т. п.);

> общие данные о рабочих местах (количество, закупочная стоимость, доступные сервисы, такие, как печать, файловый сервер, электронная почта и т. п.);

> данные об оборудовании и программном обеспечении (детальная информация о прямых и косвенных затратах, в том числе по модернизации и ремонту);

> данные о платежах за услуги (каналы связи, аренда оборудования и т. п.);

> данные об управлении информационной инфраструктурой (корпоративной сетью, информационными системами, хранением данных, эксплуатацией);

> данные о разработке программного обеспечения (создание, тестирование, документирование, адаптация и доработка);

> данные о действиях конечных пользователей, влияющих на расходы.

Точное знание затрат необходимо для планирования расходов и может пригодиться, например, при переговорах с фирмой, берущей на себя техническое сопровождение информационной инфраструктуры вашего предприятия. Допустим, вы подсчитали, что содержание одного рабочего места обходится предприятию в 1000 долларов в год. Если вам предлагают платить за поддержку рабочего места больше или меньше, вы можете принимать решение не вслепую, как это часто бывает, а вполне осознанно.

Сопровождение другой фирмой выгодно, так как выгоднее иметь дело не с зарплатами и налогами, а оплачивать услуги, списывая расходы на основное производство, тем самым уменьшая прибыль, минимизируя налоги и т. д.

При принятии решения вести разработку программ самостоятельно, должны быть четко специфицированы сроки, результаты и деньги, ибо в случае неудачи спрашивать будет не с кого.

Не спрашивайте главного бухгалтера