Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации

4) специальные бланки и проверочные листы;

5) перечни замечаний, протоколы или акты.

Служба внутреннего аудита организации самостоятельно разрабатывает методики, порядок изучения и оценки финансово-экономической системы. По результатам такого изучения и оценки финансово-экономической системы планируют процедуры проверки.

В ходе аудиторской проверки могут быть выявлены серьезные недостатки системы внутреннего контроля. Эти недостатки так же, как и рекомендации по их устранению, следует отражать в письменном отчете аудитора руководству проверяемого экономического субъекта.

Эффективная работа системы внутреннего аудита характеризуется достижением предприятием следующих целей: 1) хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства;

2) все операции отражаются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на соответствующих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом субъекте учетной политикой и обеспечивают возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

3) доступ к активам разрешен только с согласия руководства;

4) при обнаружении расхождений в ходе проведения инвентаризации руководство организации предпринимает соответствующие меры.

При обнаружении действия, которое вызывает подозрение, аудитор дополнительно проводит процедуры подтверждения, чтобы рассеять свои сомнения или подтвердить факт нарушения.

В обязательном порядке аудитор проверяет причину нарушений, а также выясняет возможные последствия этих нарушений. Прежде всего проверяются операции, отраженные в документах. Это позволяет обнаружить факты нарушений правил отпуска материалов другим организациям и частным лицам, передачи ТМЦ другому материально ответственному лицу без проведения инвентаризации, бестоварные операции при перемещении материала с одного объекта на другой, нарушение сроков сдачи отчетов и др.

Затраты на проведение аудиторской проверки относят на себестоимость посреднических услуг на основании положения о составе затрат. К возмещаемым расходам будут относиться счета-фактуры, поступающие посреднику.

При проверке системы бухгалтерского учета и хозяйственных операций аудитор должен проверить законность составления документов. Проверку можно дополнить экспертной оценкой и другими приемами. Служба внутреннего аудита при проверке экономического субъекта не может дать полной гарантии выявления всех отклонений и нарушений. Аудитором могут быть допущены ошибки. Ошибки могут произойти по разным причинам, таким как невнимательность, проверка не всех подряд документов, разночтение нормативных актов и т. д.

Решая, каким способом проводить внутренний контроль, руководитель организации должен определить его роль и место в данной организации. Так, например, при использовании ревизионной комиссии для проведения внутрихозяйственного контроля руководство организации может отказать аудитору в получении необходимой информации или специально дать ложные сведения в финансовой отчетности. Другое дело, когда внутрихозяйственным контролем в организации занимается специальный отдел – служба внутреннего аудита. Служба внутреннего аудита является самостоятельным подразделением и создается с целью обеспечения эффективности деятельности всех служб по защите законных имущественных интересов собственников.

Для определения эффективности работы внутрихозяйственного контроля большое значение имеют следующие вопросы:

1) насколько четко и точно выполняются все запланированные работы по отношению к отдельным объектам контроля во времени;

2) какие использованы процедуры проверки и насколько они были эффективны;

3) можно ли доверять надежности информации по результатам внутрихозяйственного контроля.

Наиболее выгодным для организации является организация службы внутреннего аудита, которая будет осуществлять постоянную проверку достоверности финансовой работы экономических служб.

Глава 3. Система внутреннего аудита и контроля как основа функционирования предприятия

3.1. Бухгалтерские, налоговые и организационно-правовые аспекты взаимоотношений головной организации и филиала

Активизация и расширение деятельности любого коммерческого предприятия напрямую связаны с созданием таких структур, которые бы представляли и защищали его интересы вне основного его местонахождения. Эти задачи выполняют обособленные структурные подразделения, которые современные предприятия открывают в регионах России.

Для того чтобы деятельность на новом месте развивалась успешно, очень важно создать систему производственно-финансовых взаимоотношений головной организации со своими структурными подразделениями. Прежде всего необходимо определить правовой статус подразделения. Согласно ГК РФ их всего два вида: филиал и представительство.

Статья 55 ГК РФ дает такое определение представительствам и филиалам: «Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства».

В той же статье ГК РФ указано, что филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Их деятельность осуществляется согласно положению, утвержденному головной организацией. В зависимости от организационно-правовой формы головной организации положение о статусе филиала разрабатывается с учетом основополагающих принципов, содержащихся в соответствующих федеральных законах. Для акционерных обществ это ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», а для обществ с ограниченной ответственностью – ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Головная организация – юридическое лицо, создавшее филиал или представительство, – должна указать их в своих учредительных документах. Для выполнения филиалами возложенных на них задач и функций головная организация назначает руководителей филиалов. Чтобы руководители могли действовать от имени головной организации как юридического лица, им выдается доверенность в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

В п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 01.07.1996 г. № 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» определено, что наличие у руководителя филиала или представительства доверенности необходимо даже в том случае, когда его полномочия определены учредительными документами создавшего их юридического лица.

Некоторые виды хозяйственной деятельности юридических лиц могут осуществляться только на основании лицензии, т. е. разрешения на право занятия определенной деятельностью при обязательном соблюдении лицензионных требований и условий. Лицензирование осуществляется на основании Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности». Лицензии выдаются юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям, что вытекает из ст. 7 данного Закона.

Порядок выдачи лицензий определен постановлением Правительства РФ от 26.01.2006 г. № 45 «Об организации лицензирования отдельных видов деятельности». Этим постановлением установлены перечни видов деятельности, лицензирование которых осуществляется соответственно федеральными и региональными органами власти.

Согласно п. 3 вышеназванного постановления в любом регионе РФ действительна лицензия, выданная федеральным органом исполнительной власти. Если же головная организация получила лицензию от лицензирующего органа субъекта Федерации, то она становится действительной на территории другого региона только в том случае, если об этом будет уведомлен лицензирующий орган данного региона.

Перечень сведений, которые необходимо включить в уведомление, указан в постановлении «Об организации лицензирования отдельных видов деятельности». К уведомлению должна быть приложена копия лицензии. При выдаче лицензии юридическому лицу, имеющему обособленные подразделения, вместе с лицензией выдаются ее заверенные копии. При этом указывается местонахождение каждого подразделения. Регистрация копий лицензий осуществляется отдельным органом.

Согласно п. 5 ст. 36 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (АПК РФ) иск к юридическому лицу, вытекающий из деятельности филиала, предъявляется головной организации по местонахождению филиала.

В соответствии со ст. 55 ГК РФ головная организация передает филиалам имущество, необходимое для осуществления их функций. Этот факт она обязательно фиксирует в своих учредительных документах.

Организация бухгалтерского учета в компаниях, имеющих филиалы или другие обособленные подразделения, должна обеспечивать возможность осуществления контроля всех финансовых операций в каждом отдельном филиале и в целом по организации. Как в головной организации, так и в филиалах бухгалтерский учет ведется в соответствии с единой учетной политикой организации, которая утверждается в установленном порядке приказом руководителя. Даже если филиал имеет самостоятельный баланс, он не может иметь своей учетной политики, отличной от учетной политики головной организации. На это прямо указывает п. 10 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» (утв. приказом Минфина России от 09.12.1998 г. № 60н). Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ бухгалтерская отчетность головной организации должна включать показатели деятельности филиалов и других структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы. Поэтому в учетной политике головной организации должен быть определен порядок ведения бухгалтерского учета в филиалах, сроки подачи ими документов и отчетов в головную организацию.

Когда компания создает филиал или представительство, она как юридическое лицо должна определить, выделять ли его на самостоятельный баланс. Отдельный баланс – это перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, отражающих ее имущественное и финансовое положение на отчетную дату, необходимый для нужд управления организацией.

Филиалы, ведущие самостоятельную финансово-хозяйственную деятельность, обычно выделяются на самостоятельный баланс. Если же обособленное подразделение небольшое и создано в основном для выполнения представительских функций, то, очевидно, не имеет смысла выделять его на отдельный баланс. Обязанности такого подразделения в рамках бухгалтерского учета заключаются лишь в оформлении первичных бухгалтерских документов и передаче их в бухгалтерию головной организации для выполнения соответствующих бухгалтерских проводок и ведения бухгалтерского учета всех хозяйственных операций. Иногда для этих целей в подразделении вводится должность бухгалтера.

Если подразделение выделяется на отдельный баланс, то головная организация должна определить перечень передаваемого ему имущества. Это является важным моментом прежде всего потому, что таким способом определяется налоговая база по налогу на имущество, который уплачивается по местонахождению филиала.

Все хозяйственные операции и имущество, переданное головной организацией или приобретенное самим подразделением, учитываются в таком случае на его отдельном балансе. В таком подразделении должна быть создана собственная бухгалтерия, обязанности которой по ведению бухгалтерского учета должны быть четко разграничены с обязанностями головной бухгалтерии. Бухгалтерия филиала представляет в бухгалтерию головной организации отчетность по формам и в сроки, установленные головной организацией. Порядок формирования баланса определяется учетной политикой организации.

Таким образом, филиалы, выделенные на отдельный баланс, должны быть отражены в учетной политике головной организации, ее учредительных документах и положении о филиале.

Учетная политика головной организации может также устанавливать разработанную в организации систему внутренней отчетности, включающую формы отчетов и других бухгалтерских документов, представляемых в головную организацию, и сроки их представления. Независимо от местонахождения обособленного подразделения способы ведения бухгалтерского учета (начисление амортизации по основным средствам и нематериальным активам, способы оценки материально-производственных запасов и др.), рабочий план счетов и иные стандарты бухгалтерского учета, принятые головной организацией и утвержденные в учетной политике, должны применяться всеми без исключения филиалами и представительствами.

Головной офис и обособленные подразделения (в том числе и состоящие на отдельном балансе) не могут являться по отношению друг к другу поставщиками и покупателями, поскольку представляют собой единое юридическое лицо.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета для обобщения информации обо всех видах расчетов головной организации с филиалами и другими обособленными подразделениями применяется счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». К счету 79 открываются субсчета:

1 – для отражения расчетов по выделенному имуществу;

2 – для учета расчетов по текущим операциям.

По каждому подразделению ведется аналитический учет.

Для удобства ведения бухгалтерского учета головная организация может открывать отдельные субсчета к синтетическим счетам по отдельным обособленным структурным подразделениям.

Для составления сводной бухгалтерской отчетности все подразделения, находящиеся на отдельном балансе, должны представлять в головную организацию отчеты по формам и в сроки, утвержденные приказом об учетной политике головной организации.

Теперь о налоговых аспектах взаимоотношений головной организации и ее филиалов (представительств). Согласно ст. 19 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) филиалы и представительства российских организаций не являются самостоятельными налогоплательщиками. Они лишь выполняют обязанности головной организации, которая их создала, по уплате налогов и сборов на той территории, на которой эти филиалы выполняют назначенные им функции. Статья 27 НК РФ фактически определила налоговый статус филиалов и представительств как законного представителя налогоплательщика-организации. Ими признаются лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании закона или ее учредительных документов. Исходя из этого определения руководители филиалов российских организаций в отношениях с налоговыми органами также обладают статусом законного представителя головной организации, являющейся налогоплательщиком.

Организация, имеющая филиалы и другие обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, должна встать на учет в налоговом органе по местонахождению этих филиалов. Данное положение предусматривается ч. 1 ст. 83 НК РФ. При этом заявление о постановке на учет головная организация должна подать в соответствующий налоговый орган в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения. Если же в данном муниципальном образовании головная организация уже состоит на налоговом учете, то заявление подавать не нужно. Достаточно представить в налоговый орган письменное уведомление о вновь созданном обособленном подразделении в тот же срок.

Налоговые органы имеют право проводить в рамках выездных налоговых проверок головной организации проверку деятельности филиалов, а также проводить самостоятельные выездные налоговые проверки филиалов по вопросам правильности начисления и уплаты региональных и местных налогов (ст. 89 НК РФ). В течение одного календарного года налоговый орган может проводить не более одной выездной проверки по одному и тому же налогу и не более двух проверок в целом по филиалу.

Каким образом должны выполнять свои обязанности по уплате конкретных налогов и сборов филиалы и представительства, устанавливает часть вторая НК РФ в соответствующих главах и статьях.