Большая энциклопедия прямых продаж 5i8

Если Вы ищите помещение, то помните о том, что главная составляющая принципов в поиске помещения – это его цена и готовность арендодателей включать в счёт аренды Ваши изменения этого помещения. Если цена аренды достаточно низкая, и арендодатели готовы зачесть средства, вложенные Вами в помещение, то часть изложенных ниже пожеланий к поиску помещения можно сделать самостоятельно.

1. Местонахождение

Помещение должно находиться рядом с транспортными развязками, чтобы люди, приехавшие к Вам на собеседование, не плутали в поисках Вашего офиса. Помните, что неудобное расположение помещения значительно увеличивает сроки и трудности быстрого набора сотрудников.

Близость к транспортной развязке позволит пешим дистрибьюторам быстрее добираться до клиентов. Если Вы планируете набирать сотрудников с наличием легкового автомобиля, то рядом с Вашим помещением должна быть оборудована парковка для 15—20 машин.

Если Вы предполагаете работать с товарным направлением, то на прилегающей территории должно быть место для погрузочно-разгрузочных работ.

2. Площадь помещения и количество комнат

Размеры выбираемого помещения не должны быть менее 80 квадратных метров, иначе процесс получения и сдачи товара, а также проведения импектов и собраний будет очень затруднительным.

Желательно, чтобы в помещении было от 3 до 5 комнат.

Меньшее количество комнат не позволит Вам нормально организовать процесс работы офисных сотрудников в то время, когда в помещении будут находиться дистрибьюторы. Большее количество комнат может привести к процессу образования «профсоюзов» и «клубов по интересам» среди тех сотрудников, которые негативно могут влиять на весь бизнес-процесс.

Если в помещении будет более 5 комнат, то Вы не сможете вовремя увидеть и остановить возникшие негативные процессы. Все сотрудники должны быть на виду.

Если у Вас много подчиненных, то помимо кабинета директора Вам понадобятся еще 2 закрытые комнаты для того, чтобы разбивать людей на команды и мотивировать их отдельно друг от друга.

Если Вы работаете в товарном направлении, то самую сухую и «глухую» комнату отведите под склад. Будет очень хорошо, если в складском помещении не будет окон. Это благоприятно скажется на сохранности товара. Если Вы не сможете выделить под склад «глухую» комнату, то закройте окна плотными шторами или заклейте их бумагой.

Остальные комнаты распределите по своему усмотрению. Отведите места для call-центра, секретаря, руководителя и проведения импектов. Обустройте рабочие места сотрудников, работающих в офисе, так, чтобы им было удобно работать. Проведите все необходимые телекоммуникации к рабочим местам сотрудников.

Для секретаря отведите открытое пространство. Это может быть холл или какая-нибудь большая комната, где будут проводиться семинары и тренинги. Здесь же люди могут упаковывать товар в свои сумки.

Справка для сведения: на 25 квадратных метрах спокойно могут упаковываться до 25 человек.

Выбрав помещение, организуйте регулярную уборку этого помещения, а также узнайте об организационном процессе вывоза накапливаемого мусора.

Интерьер не обязан быть дорогим и престижным. Если Вы сможете грамотно объяснить соискателям, почему у Вас в офисе нет ремонта, то они спокойно воспримут любую обстановку.

3. Телефонизация

При выборе и поиске помещения убедитесь в том, что там есть хотя бы одна городская телефонная линия. Желательно, чтобы при необходимости была возможность подключения ещё нескольких прямых городских телефонных линий.

Убедитесь, что в помещении хорошо работает сотовая связь максимального количества сотовых операторов. Особенно обратите внимание на тех сотовых операторов, которые предоставляют услуги безлимитного исходящего трафика.

4. Безопасность

Безопасность помещения заключается в максимальном исключении всех возможных форм несанкционированного проникновения (взлома, воровства).

Если помещение не защищено, то в обязательном порядке просчитайте весь комплекс мер по обеспечению безопасности (железная дверь, сигнализация, охрана), а затем оцените эти затраты. Также безопасность помещения включает в себя минимальные риски от протечек воды, пожара или каких-либо других бедствий.

Склад

Для бизнеса прямых продаж склад – это святая святых, где хранится товар, без которого невозможен сам бизнес.

От правильной организации работы склада зависит уровень Вашего дохода. Чем чаще Вы контролируете работу на складе, тем успешнее идёт Ваш бизнес.

Желательно, чтобы полная проверка склада проводилась еженедельно, а ежедневно проводился частичный осмотр. В обязательном порядке сохраняйте акты проверок для дальнейшего анализа недостающего или излишнего товара.

Во время приёма товара рассортируйте всё по позициям и уложите так, чтобы в нужное время товар можно было легко пересчитать. Помните, что в первую очередь склад связан с правильным умением считать. Если какой-то товар не соответствует нормам, значит, отложите его в сторону и составьте акт с указанием конкретных повреждений.

Если во время приёма товара Вы обнаружите недостачу, то тут же составьте акт недостачи и свяжитесь с поставщиком. Если на Ваш склад приходит товар из центрального офиса Вашей компании, то после его получения свяжитесь с ответственным лицом и доложите о приходе товара в офис.

В течение трёх дней осмотрите весь пришедший товар и в случае выявления недостачи или повреждений составьте акт и свяжитесь с поставщиком или центральным офисом.

Испорченный и бракованный товар складируйте отдельно. Примите все возможные меры, которые помогут отремонтировать данный товар или привести его в потребительский вид. Отремонтированный товар реализуйте по сниженной цене.

Обустраивая склад, поставьте у входа стол выдачи товаров таким образом, чтобы на склад мог пройти одновременно только один человек. Стол должен быть гладким и ровным, в противном случае Вы не сможете избежать порчи товара. На столе или рядом со столом установите компьютер так, чтобы кладовщику было удобно принимать или выдавать товар, а также вносить в компьютер данные.

Весь товар на складе уложите на поддоны и расставьте так, чтобы между рядами можно было спокойно проходить. Товар укладывайте стопками по принципу кирпичной кладки. Тот товар, который Вы не будете массово пускать в «поле» в ближайшее время, поставьте в самый дальний угол. По мере необходимости Вы можете переставить товар, учитывая все нюансы.

Охрана и безопасность

Безопасность Вашего бизнеса всегда будет зависеть только от принятых Вами мер, направленных на обеспечение этой безопасности. Пренебрежительное отношение к данному вопросу нередко заканчивается очень плачевно. Никогда не забывайте о том, что, не обеспечив безопасность, в лучшем случае Вы можете лишиться бизнеса, а в худшем – своей жизни.

Если в здании, где Вы арендовали помещение, есть охрана или сторож, то в обязательном порядке узнайте о возможном заключении договора с охраняемой стороной. Если такой службы не существует, то самостоятельно найдите тех, кто обеспечит Вам сохранность помещения в нерабочее время.

После того как Вы въедете в новое помещение, сходите в местное отделение полиции и познакомьтесь с сотрудниками, которые отвечают за общественный порядок в Вашем районе. По возможности предложите им посильную помощь в покупке канцелярских товаров для их отделения взамен на оказание помощи при необходимости.

Очень важную роль в безопасности играет кадровая политика. Если Вы видите, что человек может быть социально опасным, и Вы не можете противостоять этому, то не принимайте его на работу. Уделяйте особое внимание заключению договоров с сотрудниками, а также тщательно проверяйте их персональные данные до заключения договоров.

Никогда не занимайтесь подсчётом денег при сотрудниках. В моменты работы с наличностью двери Вашего помещения должны быть закрыты. Никогда не рассказывайте кому-либо о том, где находится банк, с которым Вы работаете, и время его посещения. Также не афишируйте пути своего передвижения по городу и место хранения наличных денег в офисе.

Со всей наличностью в офисе работайте только лично!

Делопроизводство

Документация и документооборот в офисе – это одна из составляющих Вашей безопасности. Чем более аккуратно и правильно Вы будете заполнять документы и безопасно хранить их в офисе, тем проще Вам будет не только найти их в случае возникновения какой-либо проблемы, но и воспользоваться ими, как щитом.

Много документов не бывает! От лишних документов всегда меньше вреда, чем от тех, которые отсутствуют в нужный момент.

Все офисные документы заполняйте в строго назначенное время. Если Ваш сотрудник не заполнил какой-то документ вовремя, а Вы не проконтролировали и не проверили внесение определённых данных, то это ЧП!

Анкеты сотрудников очень важны, так как в них содержится вся информация о сотруднике. И Ваш секретарь должен об этом знать.

Анкеты бывают двух видов: краткая и полная. Краткую анкету сотрудник заполняет при первом собеседовании, а полную только в том случае, если после обзорного дня Вы решили продолжить с ним сотрудничество.

При устройстве на работу анкету должны заполнять абсолютно все сотрудники в офисе, а не только дистрибьюторы. К каждой анкете обязательно приложите копии паспорта сотрудника, ИНН, СНИЛС, водительского удостоверения (при необходимости).

Все краткие анкеты храните в офисе, а полные унесите домой или какое-то другое место, известное только Вам.

Тест – это документ, показывающий Вам результат качества проведённого обзорного дня, а также профессиональную пригодность сотрудника. Данный документ не несёт в себе какой-либо юридической силы.

Договоры с сотрудниками бывают двух видов: