Тайм-менеджмент в два счета

Глава 3

Устройство человеческого сознания

В этой главе три маленьких блока. Три важных фактора, которые следует учитывать в управлении временем. Если мы хотим все успеть, без этой главы не обойтись. Если вы уже все успеваете, то читая этот материал, найдете ответы, как вы это делаете. Что лежит в основе вашей способности успевать все. Первое – это правило семи, основа нашего сознания. Второе – это степень автоматизации действий или выработки привычек, автоматизмов, облегчающие нашу жизнь. Третий фактор – наведение порядка в голове и делах, формализация действий. Когда есть четкая структура: цель, задача, действия – работа управляема, проста и делегируема.

Магическое число 7

Правило семи позволяет структурировать хаос.

Все в этой жизни сводится к правилу семи.

    Филипп Ярославцев, г. Москва

Человеческий два полушария. Левое и правое. Это известно нам со школы. А как из этого знания извлекать пользу? Это то, чему нас в школе явно не учили. Нарисуем схематично мозг.

В левом полушарии действует правило семи: сознание может оперировать 7±2 объектами. И неважен размер каждого из объектов. Будь то семь слов, букв или семь страниц. Здесь важно именно количество элементов. 7±2 объекта – объем оперативной памяти человека. Одновременно держать в голове более 5–9 дел человек не в состоянии.

Правило семи: Разгрузи мозг – загрузи компьютер! (Маргарита Киселева, г. Москва)

Наверняка каждый из нас попадал в ситуации, когда утром в голове сформировывал план на день.

Рисунок полушарий

1. Найти в Интернете телефон курьерской службы.

2. Решить вопрос с Камилем Григорьевичем.

3. Прочитать 50 страниц книги М. Портера.

4. Написать претензию авиакомпании и т. д.

И пока вы идете на работу, все хорошо, в голове все помещается. Но вот, переступив порог офиса, у вас разрывается сотовый телефон, и там на вас вываливается поток информации и срочных дел. Коллеги спрашивают о важных проблемах, которые им нужно срочно разрешить. начался обычный рабочий день. Вы, как белка в колесе, «в мыле» до вечера. Наконец, пора домой, и когда двери офиса уже далеко позади, хлопаете себя по лбу: забыл! Это, это и это не сделал! Как я мог забыть? Ведь это так важно! Легко, наша память так устроена, что удержать более 5–9 вещей нереально. Поэтому умудренные опытом управленцы завели органайзеры, чтобы записывать все необходимое на день.

АВС – уникальная возможность принимать решения за долю секунды: выполнить, запланировать, отказаться! (Татьяна Кожух, Нижний Новгород)

Потому условимся, что возможности нашего сознания – 5–9 параметров единовременно. Если хотите через сознание провести массу дел, то нужно выстраивать их в коридор не более 7. Тогда вы можете легко справиться с несколькими десятками дел в течение рабочего дня. Только они обязательно должны быть записаны, чтобы не забылись. Получается, 7±2 объекта – объем разового восприятия сознания, ширина информационного коридора.

Не укладываешься в правило семи – наводи порядок. Группируй, распределяй, конкретизируй и, если мир не стал проще, начни сначала. (Диана Турчина, г. Москва)

В лингвистике это называется числом Ингве-Миллера. Максимальное количество слов в устном предложении, чтобы речь была понятна. Ведь когда мы воспринимаем на слух, нам приходится выкладывать в голове все слова в единое целое – чтобы получился смысл. Поле этой выкладки ограничено по площади: только 5–9 элементов. И только потом мозг переходит к пониманию следующего предложения.

Чтобы управляться с массой дел, следует их логически группировать, используя правило семи. Для быстрого доступа к любой информации она также должна быть упакована согласно этому правилу. Если вы обратите внимание, в программных продуктах каждый пункт меню содержит не более 9 элементов. Если же их количество больше – используются разделительные полоски – чтобы графически делить на группы. Это правило хорошего тона. Такая структура меню позволяет глазу быстро выбирать нужный пункт и отдавать команду руке «кликать мышку».

Переходим к рассмотрению правого полушария. Здесь у нас расположено подсознание. Следует отметить, что производительность его на порядок больше. Если скорость сознания – 5–7 операций в секунду, то возможности подсознания на порядки больше. Можно обозначить это значком бесконечность. Здесь расположены навыки и привычки, интуиция, эмоции и энергетика. Тот самый котел, о котором писал Зигмунд Фрейд. При принятии управленческих решений руководитель оценивает более 300 параметров! Сознанию это не под силу. А вот подсознание с таким объемом работ справляется легко, за несколько секунд. Логично предположить, что необходимо как можно больше операций автоматизировать – передать подсознанию. В этом случае ваша голова будет светлой, и ее можно нагрузить задачами другого порядка.

Структурировать гардероб по правилу семи – женщины, это сила! (Алевтина Калюжная, г. Самара)

Следующая глава расскажет нам, как происходит упаковка информации в нашей голове, как следует добиваться автоматизации рутинных операций, чтобы освободить голову для серьезных задач.

Пирамида «степени автоматизации действий»

Привычка – помощник. Привычки освобождают время на творчество.

    Александр Гомонов, г. Коломна

При обучении чему-либо человек проходит следующие уровни. Вначале есть некие знания (З), которые мы усваиваем. После отработки в практикумах эти знания переходят на уровень умений (У). То есть когда я не только могу рассказать и ответить на вопросы, а умею применять полученные знания при решении практических задач. Когда мы несколько раз решили практические задачи, то умения могут перейти в навыки. Навыки (Н) – более высокий уровень автоматизации, и они находятся уже в подсознании. Что такое навык? Когда вы можете выполнить задание «не задумываясь», то есть быстро и легко.

Хорошая привычка – двигатель к успеху и деньгам. (Елена Березовская, г. Москва)

Критерий, разделяющий умения и навыки, – скорость выполнения и легкость выполнения. Если, решая задачу, вы делаете ее качественно и быстро и при этом не испытываете «головной боли», то у вас однозначно выполнение этой задачи происходит на уровне навыков.

Вершина пирамиды – привычки (П). Наш максимум. Привычка – когда вы уже не осознаете, почему это делаете и как делаете. Вы просто ТАК ДЕЛАЕТЕ.

Хорошую метафору привел один из участников тренинга. Если навык – это «могу копать, могу не копать», то привычка – «не могу не копать».

Что такое обучение? Это повышение степени автоматизации действий. Правило семи применительно к обучению гласит следующее: максимум нужно 5–9 раз повторить, чтобы с одного уровня перейти на следующий. То есть 5–9 раз ответили на один и тот же вопрос – есть гарантия, что появились в голове знания. 5–9 раз применили полученные знания на практике – выработались умения. 5–9 раз выполнили задачу быстро – переходим на уровень НАВЫКОВ.

Чем больше привычек, тем больше мозг отдыхает. (Сергей Аскеров, г. Москва)

Степень автоматизации действий

Только здесь есть одно «но». Чтобы выработались навыки, следует минимум одну календарную неделю хотя бы один раз в день успешно применять умения на практике. Навыки вырабатываются минимум за календарную неделю. Как фасоль, завернутая в мокрую марлю, спустя несколько дней пускает росток, так и умения переходят на уровень навыков. Теперь их нужно высадить в плодородную почву – тогда есть вероятность получить хороший урожай. Получив навыки, применяйте их – и будет результат. А ведь многие просто кидают семена на асфальт в надежде, что они дадут ростки. У многих, посетивших семинар или тренинг, до практики руки не доходят. Все, что освоили, так и остается в «непророщенном» виде на уровне знаний-умений.

За три месяца можно сформировать привычку, которая будет кормить всю оставшуюся жизнь. (Александр Щиголь, г. Тюмень)

Иногда у «особо одаренных» людей на выработку навыков уходит 2–4 недели. Это нормально, скорость развития индивидуальна. А вот если речь заходит о привычках, то здесь требуется уже 3 календарных месяца. Приведенные данные следует учитывать при нововведениях в своей жизни и жизни компании. Решили что-то поменять – в течение 3-х месяцев держите заданный курс, несмотря ни на какие сопротивления. С каждым днем они будут ослабевать и к концу срока исчезнут вовсе – знак того, что действия достигли максимума, уровня привычек.

Профессионал – тот, у кого много привычек. Качественных, полезных привычек. Работа профессионала со стороны выглядит как игра. Мастер делает работу легко, играючи и быстро. Профессионал не устает, потому что использует привычки. Тяжело работать тем, у кого умения. Не могут быстро работать те, у кого есть только знания. Поэтому, чтобы называться Мастером, следует отрабатывать привычки, профессиональные привычки.

Понимая процесс автоматизации действий, мы можем им управлять. Первое правило: упражняйтесь и многократно повторяйте простые движения. Отрабатывайте то, что узнали, пробуйте на практике. Ценными знаниями являются только те, которые полезны в практическом применении. Практика позволит быстрее выработать навыки – а только они действительно экономят наше время.

Привычки работают на уровне подсознания, экономят ресурсы. (Анастасия Зуева, г. Магнитогорск)

ЗУН[1 - ЗУН – знания, умения, навыки.]-привычки – работа на автопилоте. Цель – как можно больше знаний перекачать в привычки. (Игорь Синепальников, г. Москва) Два принципа – правило семи и степень автоматизации действий – проходят красной нитью на протяжении всей нашей жизни. Это вещи, на которых базируются все описанные ниже правила и рекомендации. Следует хорошо понять и максимально использовать их. Неслучайно эта глава называется «Устройство человеческого сознания» – мы воспринимаем мир через мозг. А эти два правила просто и наглядно демонстрируют, как устроен наш мозг. С пониманием отнеситесь к тому, что это упрощенная модель. Главное в ней – наглядное описание протекающих процессов внутри нашего черного ящика. Практическая модель. Применяя ее, человек быстро осваивает управление своими делами и самим собой. Остается изучить третий важный пункт нашего сознания. Это принцип пирамиды ЦЗД (цель, задача, действия).

Правильная оценка своих привычек может конструктивно влиять на стратегии поведения людей. (Дмитрий Грязных, г. Можайск)

Степень формализации действий

Разбивка цели на задачи и действия – простой и понятный план, который легко контролировать.

    Валерий Гут, г. Тюмень

Любую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий. Рассмотрим степень формализации на примере работы с документами.

Цель: подготовить пакет документов. Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт. Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д.

Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача раскладывается на 3–9 действий. Почему минимум 3? Три штучки – одна кучка. Если вы разбили цель на две задачи – это мало. Скорее всего, у вас просто две цели. В данном случае часть/целое соотносятся как 1/3. Ну а почему максимум 9 понятно – ограничивает правило семи.