Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего, ретроспективного использования документной информации.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации. Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

– письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

– жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

– обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

– максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

– фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

– проведение систематических проверок наличия документов;

– разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

– жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

– регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

– персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации – предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

Лекция 2. Меры по обеспечению защиты коммерческой тайны

Меры по обеспечению защиты коммерческой тайны условно можно классифицировать на внутренние и внешние, которые в свою очередь делятся на правовые, организационные, технические и психологические. Некоторые источники выделяют еще одну – страховую, т. е. страхование коммерческой тайны от ее разглашения. Однако в наших условиях такой метод защиты представляется нам малореальным. Кроме того, очень тяжело определить реальную стоимость принадлежащей предприятию коммерческой тайны. Меры по обеспечению защиты коммерческой тайны предприятия показаны на рисунке 1.

Рис. 1

Действие внутренних мер по обеспечению конфиденциальности в основном направлено на рабочий персонал вашего предприятия. Работники хозяйствующего субъекта, имеющие доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязуются:

– сохранять коммерческую тайну, которая станет им известна по работе, и не разглашать ее без разрешения, выданного в установленном порядке, при условии, что сведения, составляющие коммерческую тайну, не были известны им ранее либо не были получены ими от третьего лица без обязательства соблюдать в отношении их конфиденциальность;

– выполнять требования инструкций, положений, приказов по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

– в случае попытки посторонних лиц получить от них сведения, составляющие коммерческую тайну, немедленно сообщить об этом соответствующему должностному лицу или в соответствующее подразделение хозяйствующего субъекта;

– сохранять коммерческую тайну хозяйствующих субъектов, с которыми имеются деловые отношения;

– не использовать знание коммерческой тайны для занятий деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб хозяйствующему субъекту;

– в случае увольнения передать все носители информации, составляющие коммерческую тайну (рукописи, черновики, документы, чертежи, диски, «флешки», дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фотопленки, модели, материалы и др.), которые находились в их распоряжении, соответствующему должностному лицу или в соответствующее подразделение хозяйствующего субъекта.

Данные обязательства даются в письменной форме при заключении трудового или иного договора либо в процессе его исполнения.

Внешние меры по обеспечению конфиденциальности коммерческой тайны необходимы при осуществлении вами торгово-экономических, научно-технических, валютно-финансовых и других деловых связей, в том числе с иностранными партнерами. Для этого договаривающиеся стороны специально оговаривают характер, состав сведений, составляющих коммерческую тайну, а так же взаимные обязательства по обеспечению её сохранности в соответствии с законодательством. Однако нужно помнить, что при заключении договора с иностранными партнерами условия конфиденциальности деятельности должны соответствовать законодательству страны, где заключается договор, если иное не предусмотрено межгосударственными соглашениями. В данном случае применяется принцип, сформулированный еще в римском праве – «locus regit actum».

Locus regit actum (место руководит актом) – начало частного международного права, в силу которого внешние формы и обряды совершения актов (договоров, завещаний, браков) определяются законами факультативно того места, где они совершены.

Правовые меры обеспечения сохранности коммерческой тайны являются первоочередными, т. к. они призваны обеспечить эффективное функционирование остальных мер обеспечения конфиденциальности информации. С этой точки зрения правовые меры являются первичными по отношению к остальным мерам.

Первым шагом по реализации правовых мер является принятие на предприятии Положения (Инструкции) по обеспечению сохранности коммерческой тайны, в которых определяются:

– состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну;

– порядок присвоения грифа «Секрет предприятия» сведениям, работам и изделиям и его снятия;

– процедура допуска работников хозяйствующего субъекта, а также лиц, привлекаемых к его деятельности, к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

– порядок использования, учета, хранения и маркировки документов и иных носителей информации, изделий, сведения о которых составляют коммерческую тайну;

– организация контроля за порядком использования сведений, составляющих коммерческую тайну;

– процедура принятия взаимных обязательств хозяйствующими субъектами по сохранению коммерческой тайны при заключении договоров о проведении каких-либо совместных действий;

– порядок применения предусмотренных законодательством мер дисциплинарного и материального воздействия на работников, разгласивших коммерческую тайну;

– возложение ответственности за обеспечение сохранности коммерческой тайны на должностное лицо хозяйствующего субъекта.

После принятия Положения можно приступать к разработке организационных мер обеспечения конфиденциальности вашей коммерческой тайны.

Одним из наиболее важнейших вопросов, требующих разрешения является вопрос, кто будет осуществлять все перечисленные меры по защите. Естественно, исполнение этих обязанностей должно быть поручено специалистам, обладающим необходимыми теоретическими и практическими знаниями. Не рекомендуется использование для этих целей услуг частных охранных и детективных агентств, так как: во-первых, перед ними стоят несколько иные задачи (физическая охрана и техническая безопасность объекта), а, во-вторых, вряд ли здравомыслящий бизнесмен разрешит доступ к своей коммерческой тайне посторонним лицам, пусть даже представляющим охранное агентство.

Для обеспечения защиты коммерческой тайны на крупных хозяйствующих объектах могут создаваться специальные режимно-секретные подразделения, функции, полномочия которых отражаются в соответствующих инструкциях, положениях, приказах.

Такие подразделения должны быть созданы не только на крупных объектах, но и на всех остальных, занимающихся коммерческой деятельностью. На любом предприятии имеются сведения, подлежащие защите, разница только в объеме мер защиты. Если на крупных хозяйствующих объектах, таких как банки, финансовые корпорации, заводы, специализированное подразделение представлено в виде разветвленной, отлично материально и технически оснащенной структуры, в которой может работать несколько десятков сотрудников, то на средних и малых предприятиях такое подразделение может быть представлено в виде нескольких ответственных сотрудников. В крайнем случае, если предприятие не может себе позволить содержать таких сотрудников в своем штате, то следует прибегнуть к услугам консультантов по вопросам безопасности и защиты информации. Они помогут разработать необходимую систему защиты, а также решить возникающие в ходе практической деятельности вопросы.

Лекция 3. Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.