1С: Управление торговлей 8.2. Понятный самоучитель для начинающих

Завершается ввод и редактирование параметров файла нажатием кнопки Записать и закрыть.

Удаление файлов из списка осуществляется в два этапа: вначале с помощью клавиши Delete нужно пометить объект на удаление, после чего удалить его с помощью функции Удаление помеченных объектов, которая находится в разделе Администрирование.

Справочник календарей

На любом предприятии существует свой рабочий график, которого должны придерживаться все сотрудники. Этим графиком предусмотрены рабочие, выходные и праздничные дни. На большинстве торговых предприятий внутренний график совпадает с общепринятым календарем (пятидневная рабочая неделя, два выходных в неделю – суббота и воскресение, выходные по государственным праздникам), но нередко случаются и отклонения.

Причем различаться могут рабочие графики не только разных организаций, но и разных структурных подразделений внутри одной организации. Например, перед Новым годом и Рождеством продажи возрастают многократно, отделы продаж и прочие торговые службы работают почти без передышки, в том числе и по выходным – но зато после новогодних и рождественских праздников у них какое-то время практически нет работы. А вот у бухгалтеров горячая пора начинается в период сдачи годовых отчетов: работники финансовых и бухгалтерских служб в это время работают и допоздна, и по выходным – в то время как в остальных подразделениях идет самая обычная работа.

В программе «1С Управление торговлей 8.2» предусмотрен механизм, который позволяет учесть подобные нюансы. Вы можете сформировать один или несколько разных календарей, и использовать их по мере необходимости. Программа учитывает то, какой календарь в данный момент используется, и в соответствии с этим тем или иным образом реагирует на действия пользователя. Например, если для какого-то склада календарем предусмотрен выходной посреди недели – этой датой вы не сможете оформить отпуск товаров с данного склада или оприходовать товары на данный склад (программа попросту не проведет соответствующий товарно-сопроводительный документ).

Ввод, редактирование и хранение информации об используемых на предприятии календарях осуществляется в соответствующем справочнике. Чтобы открыть этот справочник, перейдите в раздел Нормативно-справочная информация, и в панели навигации щелкните на ссылке Календари. После этого на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 3.28.

Рис. 3.28. Справочник календарей

Если торговое предприятие использует много разных календарей, то можно организовать их группировку и использовать возможность иерархического представления данных в окне справочника. Другими словами, однотипные календари можно объединять в группы, причем разрешается использовать неограниченное число уровней вложенности.

Если вы намерены использовать механизм группировки, то вначале рекомендуется сформировать структуру групп, после чего приступать к вводу календарей по группам. Именно в таком порядке мы и рассмотрим порядок заполнения справочника календарей. Отметим, что впоследствии вы можете переместить любой календарь из одной группы в другую.

Чтобы сформировать группу календарей, выполните в окне списка (см. рис. 3.28) команду Все действия?Создать группу, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. Также можно воспользоваться кнопкой инструментальной панели Создать новую группу (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования группы, изображенное на рис. 3.29.

Рис. 3.29. Создание группы календарей

Отметим, что в таком же окне осуществляется и редактирование группы календарей – для перехода в данный режим нужно установить курсор на требуемую группу и выполнить команду Все действия?Изменить или выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное название группы календарей (например, Календари департамента поставок). Если эта группа должна входить в состав другой группы из числа созданных ранее – выберите ее из раскрывающегося списка в поле Родитель. В противном случае оставьте данное поле незаполненным. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку Записать и закрыть или комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Вы можете в любой момент переместить любой календарь из одной группы в другую. Для этого в окне списка нужно выделить его курсором и выполнить команду Все действия?Переместить в группу. В результате на экране отобразится список сформированных ранее групп календарей, в котором нужно выбрать подходящую группу и нажать кнопку Выбрать.

Чтобы сформировать новый календарь, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать или клавишу Insert. Также можно воспользоваться командой Все действия?Создать или аналогичной командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.30.

Рис. 3.30. Формирование календаря

Редактирование сформированного ранее календаря производится в таком же окне. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка дважды щелкнуть мышью на нужном календаре или воспользоваться командой Все действия?Изменить.

Первое, что нужно сделать в данном окне – это ввести с клавиатуры произвольное наименование календаря и указать год, на который он составляется.

После этого можно приступать к определению рабочих и выходных (праздничных) дней календаря. Учтите, что все рабочие дни отображаются черным цветом, а все выходные и праздничные даты – красным, причем при создании нового календаря все дни в году по умолчанию считаются выходными. Чтобы изменить рабочий день на выходной и наоборот, дважды щелкните мышью на соответствующей дате.

Чтобы не тратить много времени на ручное формирование календаря, рекомендуется воспользоваться автоматическим режимом. Для этого в меню Все действия имеются команды Заполнить календарь и Заполнить по календарю.

При активизации команды Заполнить календарь все даты в календаре автоматически будут расставлены так: с понедельника по пятницу – рабочие дни, суббота и воскресение – выходные дни. При этом не учитываются государственные праздники (например, если 1 января выпадает на среду – этот день будет считаться рабочим), но заменить несколько дат, согласитесь, намного проще, чем «перещелкивать» мышью весь календарь.

В программе реализована возможность быстрого формирования нового календаря на основании уже имеющегося. Например, если календарь отдела продаж самую малость отличается от календаря отдела поставок – вы можете взять за основу календарь отдела поставок, внести в него требуемые изменения и сохранить как календарь отдела продаж (при этом первоначальный вариант календаря никуда не пропадет, а останется под прежним именем).

Чтобы воспользоваться этой возможностью, выполните в окне ввода календаря команду Все действия?Заполнить по календарю. В результате на экране откроется окно списка сформированных ранее календарей, в котором нужно выбрать календарь-источник. После этого внесите требуемые изменения (не забудьте про название), и нажмите кнопку Записать и закрыть.

Справочник касс

Все наличные денежные средства предприятия в обязательном порядке проводятся через кассу. На предприятии может использоваться несколько касс: для разных валют, для разных торговых точек, и т.д. Как минимум на любом предприятии должна быть хотя бы одна касса, являющаяся местом фактического хранения и движения наличных денежных средств предприятия. Но если компания работает с разными валютами, то для каждой из них необходимо завести отдельную кассу. Если же в состав компании входит несколько организаций, то в каждой из них должны функционировать собственные кассы.

Доступ к справочнику касс осуществляется из раздела Финансы, поскольку именно в этом разделе ведется весь финансовый учет. Чтобы открыть справочник касс предприятия, нужно в панели навигации данного раздела щелкнуть на ссылке Кассы. В результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 3.31.

Рис. 3.31. Кассы торгового предприятия

В этом окне ведется список всех касс торгового предприятия, причем в нем как минимум должна присутствовать хотя бы одна касса. Для каждой кассы показываются следующие сведения:

? название кассы;

? валюта кассы;

? организация, к которой относится касса;

? признак отражения всего движения денежных средств по данной кассе в кассовой книге.

Для добавления в список новой кассы выполните в данном окне команду Все действия?Создать или нажмите клавишу Insert. Для перехода в режим просмотра и редактирования кассы установите на нее курсор и нажмите клавишу F2 или выполните команду Все действия?Изменить. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.32.

Рис. 3.32. Ввод и редактирование данных о кассе торгового предприятия

В данном окне в поле Организация из раскрывающегося списка содержимое которого формируется в справочнике организаций (с этим справочником мы познакомимся позже), нужно выбрать название собственной организации, к которой относится данная касса. Затем точно так же выберите валюту кассы в поле Валюта.

Название кассы, под которым она впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора, вводится с клавиатуры в поле Наименование.

Если в данной кассе учет будет вестись в валюте регламентированного учета (напомним, что валюта регламентированного учета указывается в настройках параметров учета, см. рис. 3.5), то становится доступным для редактирования параметр Исп. в кассовой книге. Если этот параметр включен, то кассовые ордера по данной кассе будут автоматически отражаться в кассовой книге. При отключенном данном параметре кассовая книга по данной кассе вестись не будет.

Параметр Срок инкассации используется для построения платежного календаря. Здесь можно указать срок инкассации, в течение которого денежные средства, выданные из кассы для зачисления на банковский счет предприятия, должны быть оприходованы на этот счет.

Ответственность за сохранность содержимого кассы, а также за достоверность кассового учета возложена на материально-ответственное лицо, которым обычно является кассир. Отметим, что в одной кассе может быть как одно, так и несколько материально-ответственных лиц. Чтобы ввести сведения о материально-ответственных лицах по кассе, щелкните в левой части окна на ссылке Ответственные лица. В результате окно примет вид, как показано на рис. 3.33.

Рис. 3.33. Ответственные лица по кассе предприятия

Чтобы назначить кассе ответственное лицо, нажмите в инструментальной панели кнопку создать или клавишу Insert. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать сведения о назначенном ранее ответственном лице, дважды щелкните мышью на соответствующей позиции списка. Ввод и редактирование данных осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.34.

Рис. 3.34. Ввод и редактирование данных об ответственном лице

В данном окне в поле Период нужно указать дату, начиная с которой назначается ответственное по кассе лицо. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры или выбрать в календаре, который открывается нажатием кнопки выбора.

В поле Структурная единица отображается название кассы, для которой назначается ответственное лицо. Это значение можно перевыбрать, но в данном случае это не имеет смысла.

В поле Тип ответственного лица указывается, к какому типу относится ответственное лицо по кассе. Обычно в данном поле указывается значение Кассир, которое выбирается из раскрывающегося списка.

Сотрудник, который назначается ответственным по кассе, указывается в поле Физическое лицо. Требуемое значение выбирается в окне справочника физических лиц, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите Ctrl+Enter или кнопку Записать и закрыть.

Завершается ввод и редактирование сведений о кассе нажатием кнопки Записать и закрыть (см. рис. 3.32). Чтобы вернуться в окно редактирования кассы из режима работы с ответственными лицами, щелкните мышью на названии кассы, которое отображается слева вверху окна (см. рис. 3.33).

Классификатор банков

В программе предусмотрена возможность хранения информации о банках, в которых открыты счета как у собственных организаций, так и у сторонних субъектов хозяйствования (поставщиков и покупателей, клиентов и партнеров, и т.д.). Для этого предназначен классификатор банков, с которым мы и познакомимся в данном разделе. Необходимость этого классификатора обусловлена тем, что при вводе в программу банковских счетов организаций необходимо указывать, в каком именно банке открыт тот или иной счет, и эти сведения берутся как раз из классификатора банков.