Управление заводом в стиле Кайдзен. Как снизить затраты и повысить прибыль

Систему 5S можно внедрять по отношению как к одному рабочему месту, так и к целому производственному помещению, складу, всей территории завода или офиса.

Причины беспорядка

5S – это способ улучшить организацию и условия труда. Почему вообще возникла необходимость обсуждать и так детально описывать процесс наведения и поддержания порядка? Потому что поддерживать порядок не так-то просто, как может показаться на первый взгляд.

Давайте разберемся, почему вообще на рабочем месте скапливаются разные предметы.

Первая причина – инструменты от разных работ. В процессе производства, чтобы быстрее выполнить работу, сотрудники раскладывают вокруг себя разные приспособления и инструменты. Часть из них нужна для выполнения этой работы, а часть – остается от предыдущей. Если рабочее место вовремя не убрать, то может получиться, что постепенно будут накапливаться разные инструменты от разных работ и через какое-то время рабочее место уже может напоминать свалку.

Вторая причина – на всякий случай. Большинство людей бережливы, в смысле – не очень любят выбрасывать вещи. Это можно заметить по тому, сколько вещей обычно скапливается на балконе или в гараже «на всякий случай». На производстве происходит то же самое. Рабочие и мастера откладывают различные инструменты, приспособления и запчасти на всякий случай. Бывает, что такой случай наступает, а бывает – и нет. Как же в таком случае навести порядок, как разобраться в том, что нужно, а что нет? Ведь если выбросить полезную вещь, которая может пригодиться, то в будущем могут возникнуть проблемы! Для решения этой задачи и используется 5S.

Третья причина – ошибки. Мне понравилось следующее определение склада. Склад – это место, где люди хранят свои ошибки. Речь идет о неликвидах. Часто они хранятся на складах в изрядном количестве. Люди допускают ошибки. Их могут допустить продавцы, производственники, снабженцы. Первые могут запланировать продажу того, что не пользуется спросом, другие – произвести продукцию с дефектами, а третьи могут неправильно купить сырье. Никто не любит ошибаться, поэтому каждая служба может объяснить, почему так произошло и кто на самом деле виноват.

Например, продавцы могут сказать, что спрос непредсказуем, покупатели требуют поставку немедленно, а цех медленно производит продукцию, поэтому нужно заранее произвести все по максимуму и забить склад всевозможной продукцией.

Производственники могут сказать, что дефекты в процессе производства происходят, потому что снабженцы закупают некачественное сырье, а ремонтные подразделения проводят некачественный ремонт оборудования, поэтому появляется дефектная продукция, которая длительное время лежит на складе без движения.

Снабженцы могут сказать, что они закупают по заявкам. Что им заказали (наименование, количество, стандарт), то они и закупили. К тому же есть бюджетные ограничения, и если то, что было заказано, превышало бюджет, то было подобрано что-то аналогичное подешевле.

Финансовый отдел может объяснить, что можно потратить не больше, чем заработано. Поэтому, чтобы осуществлять большие траты, необходимо больше продавать. На что, как мы знаем, продавцы ответят, что нужно еще расширить склад и снизить цены. Круг замкнулся.

Итак, на все есть определенные причины. 5S, разумеется, не решит всех проблем, для этого есть TQC, TPM, JIT. Тем не менее 5S расчищает территорию и создает условия для внедрения и развития остальных систем кайдзен.

Теперь, когда ясны три основные причины беспорядка, можно начать внедрение 5S. При этом мы не будем винить людей, потому что знаем, что такая ситуация сложилась из добрых побуждений. Люди стремились сделать хорошо в тех условиях, в которых они оказались!

Давайте рассмотрим процесс проведения 5S на примере офиса, производственного цеха и склада.

5S в офисе

Я пришел к выводу, что начинать процесс внедрения 5S нужно именно с офиса, а не с производственного цеха, потому что руководители должны испытать систему сначала на себе, а уже потом на других. В этой ситуации руководители будут с чистой совестью требовать внедрения системы, так как на собственном примере почувствуют все ее плюсы.

Существуют определенные правила для внедрения системы. Необходимо составить приказ о внедрении системы 5S в офисе, в котором должно быть предусмотрено время на изучение системы 5S, осуществление действий 5S и указаны ключевые моменты. Нужно посвятить один день чтению литературы и обсуждению вопроса, а затем усовершенствовать одно рабочее место, которое станет примером для остальных. После этого другие рабочие места этого подразделения должны стать такими же организованными. А затем и остальные подразделения внедрят все эти изменения.

То есть изменения, связанные с системой 5S, начинаются с одного рабочего места, ведь «лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать». Затем изменения распространяются на одно подразделение полностью, а потом резко – на все остальные подразделения. На все потребуется меньше одного месяца.

В процессе внедрения нужно обязательно:

1. Подписать ящики столов («текущие документы», «канцтовары», «личное»).

2. Предусмотреть и подписать место для входящей и исходящей документации.

3. Подписать все места нахождения вещей, которые остаются в конце дня на столе.

4. Подписать все шкафы.

5. Определить место для хранения макулатуры и архива.

Часть бумаг может остаться от предыдущих хозяев шкафов и кабинетов, с ними можно расстаться безболезненно. Другая часть бумаг на рабочих местах хранится на всякий случай, например служебные записки, письма и другая корреспонденция, отчеты за предыдущие периоды, которые могут пригодиться.

После сортировки бумаг окажется, что многие из них не требуются для ежедневной работы и могут быть удалены в архив, потому что могут потребоваться когда-то в отдаленном будущем. Это могут быть бухгалтерские документы, документы отдела кадров, которые должны храниться какое-то время. У каждого подразделения должно быть место на полке архива, где хранятся бумажные документы, которые редко используются. А рабочие места будут при этом очищены.

После такой генеральной уборки необходимо поддерживать 5S при помощи политики чистых столов в конце дня и периодических обходов помещений подразделений.

Для внедрения системы 5S был издан приказ о ее внедрении сначала в бухгалтерии – там порядок в бумагах важнее всего. Проведение 5S помогло выявить излишки канцтоваров, ненужные предметы, лежащие годами невостребованными (Рисунок 2.1а и Рисунок 2.2б). Был вывезен целый грузовик макулатуры. Чем меньше лишнего, тем комфортнее себя чувствуешь, тем больше места.

Рисунок 2.1а. 5S в архиве (до)

Рисунок 2.1б. 5S в архиве (после)

Потом весь состав РСС (руководители, специалисты, служащие) прочитал главу из книги «Гемба кайдзен», где рассказывалось о 5S. После того как сотрудники обсудили содержание главы с непосредственными руководителями и увидели образцовый порядок в бухгалтерии, все засучили рукава и также привели свои рабочие места в идеальный порядок (Рисунок 2.2а и Рисунок 2.2б).

Рисунок 2.2а. 5S в шкафу (до)

Рисунок 2.2б. 5S в шкафу (после)

Лишние бумаги и журналы были отданы в макулатуру, лишние канцтовары переданы на хранение, ящики столов и шкафов проверены и подписаны. Папки с документами ровно выставлены в шкафах с проведенной косой чертой, чтобы отсутствие любой из них стало легко заметно (Рисунок 2.3а и Рисунок 2.3б).

Рисунок 2.3а. 5S в офисе

Рисунок 2.3б. 5S в офисе

Для удобной работы на рабочем месте нужны степлер, калькулятор, канцтовары. Места их нахождения на столе были подписаны, и в конце рабочего дня они возвращались на место, чтобы не тратить время на их поиск в случае необходимости (Рисунок 2.4а и Рисунок 2.4б). Все лишние документы были вывезены в архив.

Рисунок 2.4а. 5S на столе

Рисунок 2.4б. 5S на столе

5S в цехе

После успешного внедрения 5S в офисе можно внедрять систему и на производстве – в цехе. Вместо бумаг и отчетов, которые хранятся на всякий случай в офисе, в цехе хранятся различные детали, также на всякий случай.

С чего начинать 5S в помещении цеха? На эту тему есть притча. Преподаватель взял банку, заполнил ее большими камнями и спросил студентов: «Полна ли банка?». Получив ответ: «Да», он добавил туда мелкую гальку и опять спросил у студентов: «Полна ли банка?». Получив ответ: «Да», он насыпал в банку песок и спросил то же самое. Опять получив ответ: «Да», он налил туда еще воды.

5S нужно проводить так же, как в притче. Сначала убрать большие камни, затем разобраться с галькой, потом с песком и уже потом с водой. «Крупные камни» видно невооруженным глазом – это брак, сломанные предметы, бесхозные детали. «Галька» – это то, что находится вдоль стен. Если вы хотите увидеть реальность, то нужно отойти с прямых парадных цеховых дорожек и сделать обход по периметру цеха. Рядом со стенами стоят разные интересные детали. Они уже слились с пейзажем, покрылись слоем пыли и замаскировались под окружающую среду… или среда под них. «Песочек» – это мелкий инструмент, который должен быть возвращен на места хранения. А «вода» – это элементарная грязь и пыль.

В основном дело придется иметь с тремя причинами беспорядка, то есть с инструментами и оснасткой, деталями «на всякий случай» и «ошибками». К каждой из них требуется свой подход.

Для сортировки инструментов и оснастки нужна их ревизия: оценка их состояния и необходимости для работы. Косвенно об их состоянии может свидетельствовать слой пыли на них. Чем толще слой пыли, тем реже они используются, то есть либо нет необходимости в производстве определенных номенклатур с их помощью, либо они сломаны. Решения болезненны, потому что оснастка стоит дорого, но очевидны. Если оснастка не используется, то ее необходимо сдать в металлолом, а если поломана, но необходима, то ее нужно передать в ремонт.

В качестве оснастки для производства использовались оправки и штампы, матрицы и пуансоны, толкатели и замки. Их было достаточно много, и они занимали существенную площадь цехового склада. В связи с тем что часть оснастки лежала навалом, только большой профи мог определить, что где находится, и выяснить пригодность ее для работы.

Мы провели инвентаризацию и сортировку – выбраковку ненужной оснастки. Осуществили рациональное расположение оснастки в цехе, определили места хранения. Для штампов нарисовали парковочные места, как для машин на улице, а на полу подписали диаметр штампа (Рисунок 2.5а и Рисунок 2.5б). Когда его не было на месте, то это сразу бросалось в глаза, как место выпавшего зуба. Оправки (рогообразные сердечники) разложили на елочки и подписали (Рисунок 2.6а). Для мелкой оснастки сделали кассеты, как для CD-дисков, – у каждой свое место (Рисунок 2.6б). Толкатели разложили в кармане (Рисунок 2.7а и Рисунок 2.7б).

Рисунок 2.5а. 5S на местах хранения штампов

Рисунок 2.5б. 5S на местах хранения штампов

Рисунок 2.6а. 5S на местах хранения оправок