Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Третьим лицам без нотариально заверенной доверенности трудовая книжка работника выдается только в случае его смерти на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы организации, подшиваются в личное дело работника, а в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц строго ограничен. Не позволяйте работникам вашей организации, принятым по основному месту работы, как бы они об этом ни просили, в процессе работы хранить трудовые книжки дома. Это незаконно, и у вас возникнут серьезные проблемы при проверке. Не забывайте, что таким образом вы увеличиваете риск утраты трудовой книжки, а выдавать дубликат и оказывать содействие в восстановлении трудового стажа придется именно вам. Ведь ваша организация является последним местом работы такого сотрудника.

Так что берегите трудовые книжки работников и свои нервы.

Редко, но все же случаются на предприятиях серьезные ЧП, в результате которых все трудовые книжки были утеряны. К кому нам следует обратиться за помощью в восстановлении записей в трудовых книжках? Пенсионный фонд в этом случае вправе отказаться помочь восстановить трудовые книжки.

Да, ситуация неприятная. Но не стоит паниковать – восстановить трудовые книжки можно, для этого существует специальная процедура. В п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках» сказано, что если в результате чрезвычайного происшествия у работодателя произошла массовая утрата трудовых книжек сотрудников, трудовой стаж этих работников может определить комиссия по установлению стажа, которая создается органами исполнительной власти субъекта Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателя, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций. Поэтому советуем вам обратиться в администрацию вашего города с просьбой оказать содействие в сложившейся ситуации и дать необходимые разъяснения.

Комиссия на основании имеющихся у работников документов (справки, профсоюзного билета, расчетной книжки и т. п.) будет устанавливать факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы сотрудников в вашей организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются все восстановленные сведения о трудовой деятельности и стаже работника. На основании этого акта вы должны будете выдать работникам, чьи трудовые книжки утрачены, дубликаты трудовых книжек.

Еще одно распространенное заблуждение – если вы работаете у индивидуального предпринимателя, то он и должен заполнять трудовые книжки. Нет. Согласно ст. 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели не имеют права делать записи в трудовых книжках своих работников. Для подтверждения стажа работы у индивидуального предпринимателя необходимо заключить с работником трудовой договор и зарегистрировать его в органе местного самоуправления.

С недавних пор на кадровых работников возложена обязанность сдавать в Пенсионный фонд отчет о работниках и их общем стаже. Здесь зачастую возникает вопрос: как можно подтвердить стаж при отсутствии трудовой книжки?

Как известно, трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы для назначения государственной пенсии. Что следует делать в том случае, если по каким-то причинам трудовая книжка не сохранилась, либо периоды работы, записанные в трудовой книжке, оформлены ненадлежащим образом и они не учитываются при назначении пенсии, либо документы о работе вообще не сохранились?

Ситуаций, связанных с подтверждением стажа иным порядком, множество. Рассмотрим некоторые из них, чаще всего встречающиеся в практической деятельности.

При отсутствии трудовой книжки, согласно ст. 62 ТК РФ, могут быть приняты во внимание:

1) справки;

2) выписки из приказов;

3) лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;

4) удостоверения;

5) характеристики;

6) письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении;

7) трудовые, послужные и формулярные списки;

8) членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов;

9) иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Справки о периодах работы должны быть подписаны уполномоченными лицами, заверены печатью организации, иметь основание для их выдачи.

П. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках» предусматривает, что когда и перечисленных документов не оказывается в наличии, то доказательством трудового стажа могут быть:

1) расчетные книжки;

2) членские билеты профсоюзов;

3) учетные карточки члена профсоюза.

При этом следует иметь в виду, что расчетные книжки могут подтверждать периоды работы только за то время, за которое есть отметки о выплате заработной платы, а членские билеты профсоюзов либо учетные карточки члена профсоюза – за время, за которое есть отметки об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии.

Пример

Необходимо подтвердить периоды работы с 1972 по 1973 гг. Для подтверждения стажа представлен профсоюзный билет с отметками об уплате взносов. При анализе представленного документа выяснилось, что фактическая уплата взносов осуществлялась лишь в течении 6-и месяцев (в этих месяцах наклеены марки, имеется печать организации), в других месяцах указанных лет таких отметок нет. Следовательно, зачету в стаж подлежат лишь подтвержденные шесть месяцев.

На практике нередки случаи, когда документы о стаже работы за тот или иной период не сохранились в силу различных причин. В таких случаях можно воспользоваться подтверждением стажа работы, воспользовавшись свидетельскими показаниями.

Каковы условия подтверждения стажа работы по свидетельским показаниям? Важным моментом здесь является причина несохранности архива. От этого зависит порядок подтверждения стажа.

В тех случаях, когда документы об имеющемся стаже отсутствуют и нет возможности получить их в связи с военными действиями, стихийными бедствиями (пожаром, наводнением, землетрясением и др.), авариями, катастрофами или другими чрезвычайными ситуациями, стаж работы устанавливается на основании показаний двух и более свидетелей, знающих заявителя по совместной работе в одной организации или одной системе. Стаж работы в таком случае учитывается полностью, без каких-либо ограничений.

Пример

По указанию заявителя необходимо подтвердить стаж работы в колхозе с 1948 по 1960 гг. Документов о стаже не сохранилось в связи с наводнением. Заявитель указывает двух свидетелей. Свидетелей опрашивают специалисты государственных органов, осуществляющих пенсионное обеспечение. Оба свидетеля подтвердили факт совместной работы с заявителем в колхозе с 1948 по 1960 гг. В стаж будет засчитан период работы в колхозе продолжительностью 12 лет.

По свидетельским показаниям стаж может быть подтвержден также при полной ликвидации предприятия.

Продолжительность трудового стажа, установленная на основании свидетельских показаний, в этих случаях не должна превышать половины стажа, требуемого для назначения пенсии.

Для назначения государственной пенсии по старости женщине необходимо иметь 20 лет общего стажа, следовательно, по свидетельским показаниям в стаж может быть засчитано не более 10 лет.

В стаж работы для назначения государственной пенсии, кроме работы в качестве рабочего, служащего, включаются иные периоды деятельности.

Время ухода за ребенком устанавливается по документам, удостоверяющим рождение ребенка на основании свидетельства о рождении, достижение ребенком трехлетнего возраста – на основании выписок из паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о смерти, справок жилищных органов и другим документам.

При обращении за назначением пенсии заявительница сообщила, что с 1981 по 1984 гг. она не работала, а ухаживала за малолетним ребенком (родился 25 декабря 1980 г.). В подтверждение ухода за ребенком была представлена выписка из паспорта ее дочери. С учетом представленного документа в трудовой стаж был засчитан период ухода с 1981 по 1983 гг.

Для многих женщин – жен военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, актуален вопрос, как подтвердить периоды их проживания вместе с мужьями в местностях, где они не могли трудиться по специальности в связи с отсутствием возможности трудоустройства. Это касается и мужчин, если его жена является военнослужащей.

Период проживания подтверждается справками утвержденной формы, выдаваемыми командирами (начальниками) вышестоящих воинских частей, учреждений, военно-учебных (учебных) заведений, предприятий и организаций, в порядке, определяемом Минобороны России.

В том случае, если военнослужащие уволены с действительной военной службы до 1 января 1990 г., вышеуказанные периоды проживания подтверждаются справками, выдаваемыми военными комиссариатами.

Время обучения в высших, средних специальных и профессионально-технических учебных заведениях, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре, в школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации подтверждается дипломами, свидетельствами, удостоверениями, а также справками или иными документами, выданными на основании архивных данных и содержащими сведения о периодах учебы.

Если в документах отсутствуют такие сведения, то доказательством подтверждения времени учебы могут служить справки о продолжительности обучения в данном учебном заведении в соответствующие годы с указанием на имевшее место окончание полного учебного периода или отдельных его этапов.

В соответствии с действующим законодательством (п.4 ч.1 ст.11 федерального закона РФ от 17.12.01 № 173-ФЗ) в стаж работы для назначения пенсии засчитываются периоды, в течение которых безработный получал пособие по безработице, участвовал в оплачиваемых общественных работах, осуществлял переезд по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

Указанные периоды подтверждаются справками, выданными органами государственной службы занятости.

Итак, заполнять трудовые книжки нужно строго по правилам, утвержденным Правительством РФ. Малейшую неточность (например, вместо слова «приказ» в книжке указано «пр.») инспектора вправе классифицировать как нарушение законодательства о труде и об охране труда. Соответственно, будет штраф. Оспорить его вы не сможете. Другое дело, что не все трудовые инспектора ярые формалисты… К мелким недостаткам обычно они относятся снисходительно. Как видите, все зависит от инспектора, который придет с проверкой.

1.4. Штатное расписание: составляем грамотно

В работе кадрового специалиста большое место занимает оформление документов, отражающих жизнь организации. Одним из таких документов, требующих к себе самого серьезного отношения и вызывающих подчас немало вопросов, является штатное расписание.

Штатное расписание – это документ, в котором закрепляются структура и штатная численность предприятия. Оно выполняет множество функций: