Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

При написании документа вы стремитесь изложить главную идею, которая логически вытекает из групп других. Следовательно, все идеи каждой отдельной группы должны подпадать под одну и ту же логическую категорию. Таким образом, если в группе первая идея представляет собой причину какого-либо явления, то и остальные в этой группе должны отображать причины того же явления. Если первая идея описывает этап какого-либо процесса, то и все остальные идеи группы должны описывать этапы того же процесса. Если в первой идее сформулирована проблема компании, то и в других также должны быть представлены проблемы, и так далее.

Наиболее быстрый способ проверить правильность группировки идей – назвать их одним существительным во множественном числе. То есть определить, что это либо рекомендации, либо причины, либо проблемы, либо изменения, которые необходимо внести. Ограничений по типам группировки не существует, важна только четкая дифференциация. Как удостовериться в том, что группируемые идеи однотипны, более подробно объясняется в главе 6 (#litres_trial_promo) и главе 7 (#litres_trial_promo) этой книги.

3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности. Всего существует четыре вида логических цепочек, в которые можно выстроить идеи одной группы:

• дедуктивный (главная идея, второстепенная идея и заключение);

• хронологический (первый, второй, третий);

• структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон);

• сравнительный (первый по значимости, второй по значимости и т. д.).

Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы использовали при группировке. При дедуктивном рассуждении порядок определен последовательностью аргументов; при описании причинно-следственных связей он будет хронологическим; при описании какой-либо структуры – привязан к последовательности описания; а разбиение на категории потребует перечисления в порядке значимости. Так как эти четыре вида действий – дедуктивное мышление, построение причинно-следственных связей, деление общей структуры на составляющие и разбиение на категории – это единственные аналитические действия, которые может выполнять человеческий ум, то лишь в таких последовательностях он и может выстраивать идеи.

Таким образом, основной принцип ясного написания документов заключается в следующем: прежде чем приступить к письменному изложению мыслей, постройте их в форме пирамиды и проверьте на соответствие указанным правилам. Если хотя бы одно из этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения либо ошибочны, либо недостаточно развиты, либо идут не в той последовательности, которая позволяет читателю сразу уловить основную мысль. Обдумывайте свои идеи до тех пор, пока они не будут подчиняться всем трем правилам. Это избавит вас от необходимости переписывать документ в дальнейшем.

Глава 2. Составляющие пирамиды

Как было показано в первой главе, для грамотного составления документа требуется выполнение ряда строгих правил. Эти правила заключаются в построении между идеями взаимосвязей, которые формируют пирамидальную структуру (взгляните снова на рис. 1 (#ris1)), которая позволяет читающему следить за ходом ваших мыслей, начиная с верхушки пирамиды и спускаясь постепенно к ее основанию.

Если вы четко представляете, что вы хотите сказать, то вам будет несложно следовать этим правилам. Однако большинство людей, принимаясь за написание текста, имеют лишь смутное представление о своих идеях (если вообще имеют). Но это и понятно. Никто не знает точно, что он думает, пока не сформулирует свои мысли – либо высказав их вслух, либо изложив на бумаге. Кроме того, первая формулировка идеи, скорее всего, будет не такой точной, какой она окажется в итоге.

Поэтому не стоит надеяться, что можно сесть и моментально выстроить пирамиду идей. Вначале необходимо их обнаружить. Именно для этого и нужна пирамида: она требует определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих звеньев в рассуждении. К таким составляющим относятся:

• вертикальная связь между пунктами и подпунктами;

• горизонтальная связь внутри группы подпунктов;

• вводная часть в повествовательной форме.

Вначале я постараюсь подробно объяснить суть связей, а затем в главе 3 (#litres_trial_promo) расскажу, как правильно их использовать для обнаружения, отбора и выстраивания идей таким образом, чтобы они были понятны – прежде всего вам как составителю текста, а затем и читателю.

Вертикальная связь

Иногда требуются годы, чтобы додуматься до самых очевидных вещей. Возьмем процесс чтения. В обычной прозе предложения следуют друг за другом, более или менее последовательно. Но при этом они могут относиться к разным уровням абстракции. Любая идея, расположенная после основного утверждения, всегда имеет и вертикальную, и горизонтальную связь с другими идеями документа.

Вертикальная связь позволяет установить «диалог» в форме вопросов и ответов. Это помогает привлечь внимание читателя. Почему? Потому что, прочитав вопрос, он непременно захочет получить ответ.

Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех пор, пока автор не дойдет до утверждения, к которому, на его взгляд, больше не возникнет вопросов. Читатель, конечно, не обязан соглашаться с приведенной аргументацией; главное то, что он четко прослеживает мысль автора. Если автор уверен, что достиг этой цели, то может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить свои объяснения по основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.

Таким образом, способ, позволяющий постоянно удерживать внимание читателя, заключается в том, чтобы раньше времени не поднимать в его голове те вопросы, на которые вы не готовы ответить, и не отвечать на те, которые вы еще не затрагивали. Например, если в документе раздел под заголовком «Наши предположения» представлен до описания основной проблемы, получится, что автор отвечает на вопросы, которые у читателя, возможно, и не возникли. В результате эту информацию придется дублировать в соответствующем пункте диалога.

Пирамидальная структура сама заставит вас давать новую информацию только тогда, когда она будет востребована читателем. Рассмотрим несколько примеров. Первый пример представлен на рис. 2. Это выдержка из юмористической статьи Г. К. Честертона, демонстрирующая, как диалог в форме вопросов-ответов удерживает внимание читателя, при этом не принуждая его задумываться над последовательностью изложения.

Рис. 2

Пирамидальная структура устанавливает диалог в форме вопросов-ответов

* В Южной Англии имеется долина меловых холмов, которые используются для пастбищ. В этой долине была выведена новая порода овец, которые, как известно, являются национальным символом Англии.

** Бук – одно из самых распространенных в Англии деревьев.

Честертон утверждает, что свиньи заслуживают достойного ухода и о них нужно заботиться как о самых любимых животных. Читатель спрашивает: «Почему?» На этот вопрос автор дает два объяснения: «Во-первых, они очень красивы, а во-вторых, можно разводить свиней разных пород».

Читатель: «С каких это пор свиньи стали считаться красивыми?»

Честертон: «Они красивы, потому что необыкновенно толстые и выглядят по-английски».

Читатель: «Что красивого в больших формах?»

Честертон: «Их приятными очертаниями можно залюбоваться. А в своих хозяевах свиньи развивают скромность».

Хотя в этом месте вы и не согласны с доводами автора, но по крайней мере понимаете, о чем идет речь, и у вас не возникает больше никаких вопросов. Следовательно, автор может переходить ко второму ответвлению своего утверждения: свиньи красивы, так как они выглядят по-английски.

Читатель: «Почему то, что выглядит по-английски, считается красивым?»

Честертон: «Свиньи связаны с землей. Эта связь символизирует, что сила может быть совместима с добротой. Такое поведение является настолько типично английским и настолько красивым, что заслуживает того, чтобы стать национальным символом».

Опять же, у вас могут быть определенные доводы против этого утверждения, но вам ясно, почему у автора такая точка зрения. Его рассуждения понятны, так как все идеи группы дают ответ на заданный выше вопрос.

Последнее утверждение автора о различных породах свиней представлено в такой же форме, поэтому оно тоже понятно читателю.

Использование такого приема вы найдете и в более серьезных деловых документах (рис. 3). На рисунке изображена структура служебной записки, состоящей из 20 страниц, в которой речь идет о приобретении интернет-кафе по договору франшизы. В пользу этой сделки приводятся три аргумента, указанные на рисунке. Под ними расположены ответы на вопросы, которые появляются у читателя относительно каждого из трех аргументов. Объяснения изложены настолько понятно, что читателю лишь остается определить, насколько он согласен с мнением автора, и задать возникающие у него вопросы.

Рис. 3

Все документы должны представлять собой диалог в форме вопросов-ответов

Подведем итог вышесказанному. Важное значение пирамидальной структуры заключается в том, что она помогает визуально представить вертикальную связь между излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на который должен следовать уровнем ниже.

Горизонтальная связь

Размышляя над содержанием текста, который последует уровнем ниже, необходимо помнить, что все идеи этого уровня должны не просто отвечать на вопрос, вытекающий из вышестоящего утверждения, но и быть логичными, то есть излагаться в форме либо индуктивной, либо дедуктивной аргументации. Это единственно возможные способы установления логических взаимосвязей между идеями одной группы.

Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Это значит, что первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект[5 - Логический субъект – предмет мысли, о котором выносится суждение.] или предикат[6 - Логический предикат – то, что говорится о субъекте.] первой, а третья – делает вывод, логически следующий из первых двух. Например:

• Все люди смертны.

• Сократ – человек.

• Следовательно, Сократ смертен.

Чтобы подняться на один уровень абстракции и обобщить идеи, сгруппированные дедуктивным методом, следует отталкиваться от последней из них. В результате получаем: «Так как Сократ – человек, он смертен».

Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые, наоборот, не следуют друг из друга, а представлены каждая сама по себе и могут быть объединены одним существительным множественного числа (причины чего-либо, доводы против чего-либо, меры, проблемы и так далее). Например:

• Французские танки стоят у польской границы.