12 шагов построения эффективных бизнес-процессов. Руководство

Ситуация осложнялась тем, что все запросы прописывали в электронной почте. Отследить их в общем числе входящих писем было проблематично.

Решение

Для решения задачи собрали рабочую группу участников процесса. Входом в процесс определили запрос на снижение стоимости проекта от Дилера. Выходом обозначили расчет стоимости проекта с возможными сниженными ценами для Дилера.

В ходе встречи выяснили, что кроме менеджера и коммерческого директора требуется конструктор, который «выгружает» из базы данных 1С в программу Excel для расчета стоимости спецификацию с комплектующими. Задействовали и отдел закупок, который сообщал себестоимость покупных изделий. Технолог был необходим для расчета трудоемкости. Экономисту нужно было сводить исходные данные и выдавать себестоимость изделия, сравнивая с требуемой ценой для проекта. И только после проделанной работы смежных подразделений коммерческий директор мог оценить экономическую эффективность и маржинальность.

Стало ясно, что действия служб должны быть видны в одном документе. Приняли решение: создать отчет «Расчет себестоимости проекта» в учетной системе 1С для оперативного анализа маржинальности проекта. Проблему с поиском писем по согласованию специальных цен под проект устранили с помощью шаблона письма (рис. 1).

После создания отчета и шаблона для электронных писем приняли решение автоматизировать процесс.

Рис. 1. Пример электронного письма: запрос специальных цен под проект.

Результат

Процесс согласования специальных цен для Дилера под проект полностью автоматизировали и привязали к CRM-системе[8 - CRM-система – специальное программное обеспечение для организации работы с клиентами.]. В настоящее время для получения дополнительной скидки достаточно внести спецификацию со стандартными ценами для Клиента, указать процент требуемой скидки. После нажатия нескольких кнопок менеджер получает ответ от руководителя коммерческой службы с возможными ценами под проект (рис. 2).

Рис. 2. Вид проекта с согласованными ценами из БД 1С.

Домашнее задание

1. Выберите один проблемный процесс (из выявленных вами в домашнем задании к главе 1).

2. Соберите рабочую группу, включающую участников процесса.

3. Определите вход и выход бизнес-процесса.

4. Запишите последовательные шаги с обозначением ответственных за действия.

Важно!

Встреча не должна длиться более часа, иначе вы перейдете к спорам и повторам. Прежде всего набросайте крупными мазками общую структуру, с которой придется работать, а на следующем собрании детально разберите каждый шаг и зафиксируйте ответственных.

Глава 3. Как выстроить архитектуру процессов в броуновском движении?

Вечер среды. Почти семь, выхожу из офиса. Нужно выполнить намеченные задачи: личные, бытовые, снова рабочие. На улице +30, и тополиный пух попадает в глаза, уши, нос. Дышать становится невозможно. «Прям броуновское движение[9 - Бро?уновское движе?ние (бра?уновское движе?ние) – беспорядочное движение микроскопических видимых взвешенных частиц твердого вещества в жидкости или газе, вызываемое тепловым движением частиц жидкости или газа. В 1827 г. открыл ботаник, морфолог Роберт Броун.] каких-то белесых частиц, – недовольно размышляю. – Почти как мои мысли, они хаотично ищут пристанище».

Почему появляется хаос в голове? В первую очередь размытость ситуации возникает от нечетко заданных условий. Эти размышления приводят к простейшей математике. Получается, что должно быть условие задачи с известными параметрами. Нужна ясность в понимании, к чему движемся. Тогда найдется решение. Однако за рабочий день «прилетает» множество незначимых «пуховых частиц», которые легко могут вывести из равновесия. Выходит, необходимо отсечь ненужное и расставить приоритеты.

И вот возникает вопрос: как расставить приоритеты в задачах, которые валятся, как тополиный пух? Действуем в размеренном темпе и каждой задаче или вопросу присваиваем степень важности.

Иногда наши мысли превращаются в броуновское движение: мечутся от одной проблемы к другой. Тогда берем лист бумаги и ручку. Фиксируем мысли: они уже не потеряются и обязательно будут выполнены. А дальше расставляем записи по срочности – и вуаля! Наши мысли превращаются в шкафчики с книгами, стоящими по удобной схеме. Теперь берем каждую книгу по очереди и решаем тот или иной вопрос.

Все-таки здорово, что в школе знакомят с математикой и физикой. Благодаря точным наукам любой вопрос можно переложить в алгоритм действий или создать систему правил поведения в определенной ситуации. Мне, как математику по образованию, подобные схемы-образы даются проще и нагляднее. Осложнить ситуацию может только реальный тополиный пух, а остальные проблемы нетрудно решить с помощью науки и здравого смысла.

Я не просто так привожу ассоциацию с несвязным движением частиц. Дело в том, что в любой компании без четко разработанной модели сотрудничества между отделами и подразделениями не будет порядка. Иначе говоря, появится хаотичность, похожая на бесконечное броуновское движение. Теперь возникает резонный вопрос: как этого избежать? Думаю, многие догадались, что нужно придумать и зафиксировать схему взаимодействия между людьми.

Определения

Схема бизнес-процесса – описание действий, которые нужно совершить для достижения результата. Выглядит как цепочка или блоки, следующие друг за другом. Схема бизнес-процесса:

• дает полную визуальную картину процесса;

• определяет и фиксирует место каждого ответственного за шаги в процессе;

• отражает последовательность действий;

• систематизирует описание шагов.

После определения входа, выхода и краткой фиксации шагов участникам группы по бизнес-моделированию рекомендуется договориться об архитектуре процесса. Важно, чтобы все описываемые процессы были зафиксированы по одной схеме или одной нотации.

Архитектура бизнес-процессов – совокупность всех взаимосвязанных процессов в компании.

Нотация – это система символов, графических элементов, логических связей между ними, позволяющая описать бизнес-процессы в компании на понятном для всех участников языке. Это алгоритм или блок-схема, которую моделируют на производстве, чтобы сделать процессы прозрачными.

В этой главе и далее я буду ссылаться на сайт разработчика системы по моделированию бизнес-процессов Business Studio[10 - Business Studio – система для описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов в компании, построения корпоративной архитектуры. Информация взята: Business Studio. Проектирование организации: [портал]. URL: https://www.businessstudio.ru/products]. Считаю, что нет смысла искать новые определения сущностей бизнес-моделирования. Эти понятия давно описаны известными авторами и разработчиками.

Знание различных нотаций позволит вам, как собственнику бизнеса или нанятому разработчику, выбрать модели, подходящие именно для вашей компании.

Нотации моделирования бизнес-процессов

Нотация IDEF0

Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT[11 - Методология SADT подробно представлена в монографии Марка Д. и МакГоуэна К. «Методология структурного анализа и проектирования SADT», Москва, 1993.]. Методология IDEF0 – это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции (рис. 3). Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой.

Особенности нотации:

• возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и строить иерархические модели бизнес-процессов;

• выделение четырех типов стрелок: вход, управление, механизм (позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе с целью последующего анализа) и выход.

Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотации Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.

Рис. 3. Нотация IDEF0.

Нотация Процесс

(Basic Flowchart в Visio)

Нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow[12 - Workflow – это система обеспечения выполнения задач, поставленных перед исполнителями в рамках процессного управления, то есть система, координирующая выполнение операций, составляющих бизнес-процессы.]). Применяются графические элементы: событие, процесс, решение, два типа стрелок – стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов».

Нотация Процесс поддерживает декомпозицию на подпроцессы (рис. 4). Нотацию можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Рис. 4. Нотация Процесс.

Нотация Процедура

(Cross-Functional Flowchart в Visio)