Как использовать перемены себе во благо

Этап 5. Контроль полученных результатов

После внедрения изменений мы проводим контроль эффективности функционирования новой структуры или системы. Являясь участниками одной команды в изменяющейся рабочей среде, мы не можем не понимать, что реальное развитие процесса преобразований может отклоняться от запланированного и что реакция сотрудников может быть несколько иной, чем ожидалось. Наша задача заключается в том, чтобы установить контрольные точки, с помощью которых мы будем отслеживать, работает ли нововведение и дает ли оно ожидаемые результаты.

Определите способы оценки результатов. Они могут быть количественными или качественными, а в некоторых случаях устанавливаются определенные специфические критерии.

• Ознакомьте сотрудников организации с критериями оценки результатов, что будет способствовать успешному осуществлению процесса изменений. Лучше сделать это в виде письменных инструкций либо памяток, а также путем обучающих тренингов и личной беседы с каждым участником предстоящего процесса. При этом не только члены коллектива, но и все сотрудники организации, которых коснутся нововведения, должны знать и соблюдать установленные критерии. Скоординируйте сбор и оценку полученных результатов.

• Постоянно информируйте основных участников команды о промежуточных результатах процесса изменений, а также о возможных отклонениях от заданного плана и необходимости внесения коррективов в его исполнение.

Если текущий контроль показал, что полученные результаты не соответствуют желаемым и нововведение не работает, необходимо усовершенствовать процесс проведения преобразований. Именно этот этап модели перемен требует доработки, поскольку предыдущие этапы – анализ ситуации и планирование процесса изменений – были нами пройдены, как мы полагаем, без отклонений. В подобной ситуации можно предпринять следующие шаги:

• Определите, где именно и какие результаты не соответствуют запланированным.

• Привлеките сотрудников для разработки необходимых корректирующих мер.

• Сохраняйте открытую позицию во взаимодействии со всеми участниками проекта.

• Внесите коррективы как в процесс проведения изменений, так и в процесс контроля полученных результатов.

Четыре основополагающих принципа составления успешного плана

Наиболее успешные планы обычно базируются на четырех основных принципах.

1. Они просты, то есть написаны ясным, понятным всем языком. Вместо теорий и логических обоснований они содержат практические рекомендации по поводу того, как лучше действовать в тех или иных возможных ситуациях.

2. Они не подавляют креативность сотрудников. Каждая цель изложена ясно и четко, чтобы избежать неправильного толкования. Вместе с тем базовый план не содержит деталей. Стратегия и тактика остаются открытыми для усовершенствования. Это не связывает рабочую группу по рукам и ногам, а позволяет проявить гибкость и творческие способности при детальной разработке плана.

3. Они делают упор на конкретные промежуточные результаты. Несмотря на то что всегда существует долгосрочная стратегия, люди хотят видеть результаты своего труда в ближайшем обозримом будущем. Это вызывает у них доверие и является стимулом к активному участию в процессе преобразований. Достижение промежуточных целей побуждает их двигаться вперед и вперед, от одного этапа к другому.

4. Они подчеркивают выгоды от внедрения изменений. В отличие от традиционного подхода к планированию, основанному на принципах «что», «где» и «как», эффективный план проведения изменений делает упор на принципе «почему». Когда люди понимают, почему планируемый процесс преобразований принесет выгоды им и их компании, это усиливает их готовность к принятию и проведению изменений.

Большинство изменений, которые мы наблюдаем в жизни, в действительности являются следствием позитивного либо негативного их восприятия.

    Роберт Фрост

Творческий подход к процессу изменений

Профессиональный подход к процессу изменений – это прежде всего творческий подход. Поскольку окружающая нас рабочая среда в результате преобразований станет абсолютно другой, нам предоставляется замечательная возможность проявить свои творческие и новаторские способности. Думая и действуя креативно, мы можем сделать процесс изменений более интересным, приобрести ценный профессиональный опыт и достичь более эффективных результатов. Приведенные ниже советы помогут вам лучше раскрыть свой творческий потенциал.

• Сохраняйте ум открытым и восприимчивым. Слишком часто мы сдерживаем свою креативность, зацикливаясь на возможных негативных последствиях планируемого процесса, вместо того чтобы взглянуть на ситуацию с позитивной стороны. Другими словами, мы подавляем свои творческие способности, когда выключаем разум и акцентируем все внимание на трудностях. Даже если поначалу какая-то идея покажется нелепой, сохраняйте ум открытым и позвольте этой идее прорасти и дать свои плоды.

• Учитесь. Нам нет необходимости придумывать решения на пустом месте и строить воздушные замки. Многие организации успешно прошли через процессы преобразований, и на эту тему написаны сотни книг. Нужно просто не полениться и изучить накопленный опыт.

• Общайтесь. Исследования в области организационных изменений показали, что сотрудники зачастую чувствуют себя одинокими в периоды проведения преобразований в их компании. Разговаривайте с людьми, особенно с теми, кто уже прошел через подобные ситуации. Обсуждайте планы, цели и ожидаемые результаты процесса нововведений с его основными участниками.

• Размышляйте. Периоды проведения изменений в рабочей среде являются наиболее подходящим временем для переоценки своих способностей и возможностей. Нужно спросить себя: как мы можем усовершенствовать свои знания и умения в процессе преобразований? Какие новые возможности это открывает перед нами? Где нам следует быть более открытыми и восприимчивыми к изменениям?

• Используйте воображение. Возможно, происходящие перемены – это наш шанс изменить свою жизнь. Почему бы не представить себе, как лучше воспользоваться этим шансом и не упустить его? Например, как достичь нового уровня в своей профессиональной области. Наше воображение не имеет границ, поэтому мы можем представить себе любые результаты креативного преобразования своего рабочего места.

Активизируйте свою жизненную энергию

Одним из побочных эффектов процесса изменений является чувство усталости, поскольку все наши усилия постоянно сосредоточены на выполнении новых задач и обязанностей. Поэтому в период осуществления перемен нам необходимо найти способы сохранения и даже повышения своего жизненного запаса энергии. Для этого можно применить несколько стратегий:

• Создавайте мысленные образы. Ничто так не мотивирует человека изнутри, как реальное видение будущего. Мы должны отчетливо представлять себе успешный результат преобразований и то замечательное будущее, которое нас ожидает.

• Оцените свои возможности, которые открываются перед вами в процессе изменений. Перечислите и запишите все знания и умения, которые можно усовершенствовать, всех влиятельных людей, с которыми можно познакомиться, все профессиональные достижения, которых можно достичь.

• Будьте энергичны. Трудно сделать это в вакууме. Большинство из нас нуждаются во внешнем стимулировании со стороны других людей, в их идеях, мнениях, поощрении и поддержке. Периоды проведения изменений предоставляют возможность расширить круг тех, кто понимает нас, верит в наши силы и готов помочь нам двигаться вперед.

• Наводите мосты. Организационные изменения обычно ведут к установлению новых взаимоотношений. Иногда мы сопротивляемся им, особенно если это связано с новым руководством или потерей каких-то наших полномочий. Между тем знакомство с новыми людьми, имеющими схожие с нашими цели и ценности, и возможность совместного участия в творческих процессах способны придать нам мощный заряд жизненных сил. Поэтому не следует избегать новых контактов, а, наоборот, стремиться их устанавливать и использовать в качестве дополнительного источника созидательной энергии.

Повышайте мотивацию

Людям, столкнувшимся с необходимостью проведения изменений, часто требуется дополнительная самомотивация.

Приведем двенадцать советов, которые могут в этом помочь:

1. Будьте терпеливыми. То, что сейчас кажется вечностью, через несколько лет будет представляться всего лишь вспышкой.

2. Живите в «отсеке» сегодняшнего дня и верьте, что добьетесь всего, что вам действительно необходимо.

3. С готовностью принимайте происходящие перемены. Обсудите новые реалии с друзьями, которые могут вас поддержать.

4. Избавляйтесь от старых привычек, заменяя их новыми подходами и методами.

5. Постарайтесь узнать как можно больше о планируемых переменах.

6. Ищите новые возможности. Ответ на вопрос «Какую пользу я могу извлечь из происходящего процесса изменений?» не всегда лежит на поверхности. Иногда его придется поискать.

7. Контролируйте свое умонастроение. Мы сами делаем свой каждый день настолько ярким, насколько этого хотим.

8. Постарайтесь не думать о внешнем контроле и руководстве. Когда мы просто творим, то даем своей созидательной энергии свободно течь и совершать порой самые невероятные открытия.

9. Подготовьте себя к чему-то новому в собственной жизни. Помните старую пословицу: «Если одна дверь закрывается, где-то обязательно откроется другая».

10. Действуйте наперекор своим страхам. Используйте их как скрытый источник энергии.

11. Доверяйте происходящему процессу. Путь будет открыт. Решения будут найдены.

12. Осознайте, что процесс преобразований зависит от вашего в нем участия. Внесите свой личный вклад в успех общего дела.

Наиболее типичные ошибки при проведении в организации изменений

Можно назвать восемь общих ошибок, которые наиболее часто совершает руководство при проведении организационных изменений. Это сводит на нет все ожидаемые положительные результаты, а также приводит к сопротивлению сотрудников и отсутствию у них заинтересованности в нововведениях. Если нам удастся избежать подобных ошибок, мы сможем успешнее осуществить процесс изменений и вовлечь в него каждого сотрудника своей организации.

1. Слишком много изменений за слишком короткий промежуток времени

За один прием люди в состоянии принять лишь определенную порцию нововведений, не испытывая при этом потрясения и сохраняя хорошую работоспособность. Поэтому необходимо тщательно продумать этапы и сроки внедрения изменений. Спросите себя, какие из них являются самыми насущными и требуют безотлагательного осуществления, а какие можно провести позже. Такой подход позволит не только повысить степень готовности сотрудников к принятию изменений, но и привлечь их к активному участию на всех этапах процесса.