Основы управления проектами

Метод SMART часто используется для формулировки эффективных целей:

S (Specific) – конкретные;

M (Measurable) – измеримые;

A (Achievable) – достижимые;

R (Relevant) – релевантные;

T (Time-bound) – ограниченные во времени.

Пример формулировки цели по SMART: «Разработать и запустить мобильное приложение для онлайн-заказа продуктов к концу второго квартала, увеличив тем самым объем онлайн-продаж на 20% в течение следующего года.»

1.2. Определение задач проекта

Задачи проекта – это конкретные действия или этапы, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей. Они разбивают общую цель на более мелкие и управляемые компоненты.

Процесс определения задач включает:

• Декомпозицию целей: Разбиение общей цели на подцели и задачи, которые можно распределить между членами команды.

• Определение последовательности выполнения: Установление логической последовательности и взаимозависимостей между задачами.

• Оценка ресурсов: Определение необходимых ресурсов (время, люди, материалы, финансы) для выполнения каждой задачи.

• Установление сроков: Определение временных рамок для выполнения каждой задачи.

• Определение критериев успеха: Установление показателей, по которым будет оцениваться успешность выполнения задач.

Инструменты для определения и управления задачами:

• Work Breakdown Structure (WBS): Иерархическая структура, которая визуально отображает все задачи проекта, их связи и зависимости.

• Диаграммы Ганта: Позволяют визуализировать график выполнения задач во времени.

• Диаграммы сетевого планирования (PERT): Помогают определить последовательность и взаимозависимость задач, а также критический путь проекта.

Важность правильного определения целей и задач:

• Ясное направление: Все участники проекта понимают, что именно нужно достичь и какие шаги для этого предпринять.

• Эффективное управление ресурсами: Позволяет оптимально распределить ресурсы и избежать излишних затрат.

• Контроль и мониторинг: Обеспечивает возможность отслеживать прогресс и своевременно вносить корректировки.

• Мотивация команды: Четкие цели и задачи повышают вовлеченность и ответственность членов команды.

2. Формирование команды и распределение ролей

2.1. Определение потребностей в команде

Шаги по формированию команды проекта:

• Анализ требований проекта: Определение необходимых компетенций и навыков для выполнения задач проекта.

• Определение ролей и обязанностей: Ясное описание каждой роли, ее ответственности и ожидаемых результатов.

• Оценка доступных ресурсов: Анализ доступного персонала внутри организации и возможности привлечения внешних специалистов.

• Подбор членов команды: Выбор людей с соответствующими навыками, опытом и личными качествами.

• Формирование организационной структуры проекта: Определение иерархии и коммуникационных каналов внутри команды.

Основные роли в проектной команде:

• Проджект менеджер: Ответственен за общее управление проектом, планирование, координацию и контроль.

• Бизнес-аналитик: Анализирует бизнес-требования и преобразует их в технические задания.

• Технический лидер: Руководит техническими аспектами проекта, обеспечивает соответствие техническим стандартам.

• Команда исполнителей: Специалисты, выполняющие конкретные задачи проекта (разработчики, дизайнеры, инженеры и т.д.).

• Координатор: Помогает в организации процессов, ведет документацию и коммуникацию между участниками.

• Контролер качества: Обеспечивает соответствие результатов проекта установленным стандартам и требованиям.

• Заказчик/представитель клиента: Предоставляет требования, участвует в принятии ключевых решений и оценивает результаты.

2.2. Распределение ролей и обязанностей

Принципы эффективного распределения ролей:

Соответствие навыков и обязанностей: Учитывать профессиональные компетенции и опыт каждого члена команды при назначении на роль.

Ясность и прозрачность: Четко определить и документировать обязанности и ожидания от каждой роли.

Учет личных качеств: Обращать внимание на личные качества, такие как коммуникабельность, ответственность, способность работать в команде.

Гибкость: Быть готовым корректировать распределение ролей по мере развития проекта и изменения его потребностей.

Сбалансированная нагрузка: Стремиться к равномерному распределению рабочих обязанностей, чтобы избежать перегрузок и повысить эффективность работы.

Инструменты для распределения ролей и обязанностей:

Матрица ответственности (RACI):

R (Responsible): Кто отвечает за выполнение задачи.