Бизнес – это глаголы и существительные, которые заканчиваются цифрами

На доставляемый товар следует устанавливать штрих-кодирование: палетное штрих-кодирование, упаковочное штрих-кодирование и единичное штрих-кодирование, которое устанавливают сами поставщики.

Со складским персоналом необходимо проводить беседы по правовым вопросам, разъяснять ответственность. В обязательном порядке – входной контроль, который должен производиться как сотрудниками службы безопасности и контрольно-ревизионного отдела, так и наставниками на точках.

Совет

Многие предприниматели совмещают зону склада и магазина с точки зрения потерь. Этого делать не следует. Зоны, где происходит хранение и реализация товара, должны быть разделены. Источник потерь разный, поэтому и учитываться они должны по отдельности.

Уязвимые места общепита и продуктовой розницы

Речь пойдет о сотрудниках общепита, которые работают на внешнем контуре и общаются с клиентами. К сожалению, вынос продуктов происходит регулярно. Он происходит по сговору или с использованием различных технических ухищрений. Люди надевают на себя несколько слоев одежды (в том числе и летом), нашивают внутрь карманы. Это профессиональные воры, которых надо увольнять и возбуждать уголовные дела, потому что такие люди должны сидеть.

Люди, которые разгружают товар (обычно это происходит на дебаркадере столовых), частенько не доносят товар до склада и выкладки. Поэтому, если есть возможность, обязательно нужно устанавливать RFID-датчики, которые позволяют, по крайней мере, отслеживать тарные упаковки. В обязательном порядке должна быть полная материальная ответственность как сотрудников привлекаемого охранного предприятия, так и ваших сотрудников везде, где они связаны с материальными ценностями.

При сложных товародвижениях возникает проблема, которую обсуждают везде и всюду, – так называемый откат. Повторюсь: не существует абсолютно честных или бесчестных людей. Есть система, позволяющая или не позволяющая воровать. Система, позволяющая воровать, – это когда владелец компании передает все в коммерческий отдел и забывает об этом как о страшном сне.

Я рекомендую разбивать принятие решения о вводе товара на три части. О вводе товара ходатайствует отдел формирования ассортимента. Он решает, какой ассортимент должен быть поставлен, кому, по какой цене, в какие сроки. После этого готовое решение передается исполнителю, в отдел закупок, который уже не влияет на ввод или вывод тех или иных наименований, его задача – получить наиболее выгодные условия по цене, маркетингу, продвижению, то есть он работает только с поставщиком. За оплату никто из этих двоих не отвечает, за нее отвечает финансовый департамент. Для потенциального коррупционера усложняется схема ввода товара, его оплата, а если заговорщиков больше двух, кто-то кого-то да сдаст.

Наиболее эффективные меры – когда товар меняет свой статус, меняется приемка товара, товар переходит из собственности одного юридического лица к другому юридическому лицу. Это уменьшает вероятность сговора товароведа или человека, отвечающего за приемку товара на дебаркадере столовой или магазина, с водителем поставщика.

Не следует исключать и такой момент, когда сотрудники съедают продукцию и запаковывают банки, фантики, упаковки. Это относится как к предприятиям общепита и ритейла, так и к производству, где есть пищевая продукция. Мерой против такого «угощения» является материальная ответственность и возможность для сотрудников купить товар со скидкой. Их родственники также должны иметь скидочные карты. К слову: я все меньше рекомендую использовать пластиковые карты – лучше, чтобы идентификация клиента происходила по телефону.

На предприятиях, изготавливающих продукты питания, воровство имеет массовый характер. Поэтому в обязательном порядке надо отслеживать рецептуру. Система коммуникаций, сервосистема, которая контролирует рецептуру, должна быть настроена на доли грамма. Казалось бы, доли грамма – это немного. Однако на специях можно существенно подсесть. По системе видеонаблюдения должно отслеживаться поведение сотрудников. Люди часто едят полуфабрикаты, а на мясном производстве нередки случаи употребления в пищу сырого мяса. В обязательном порядке – контроль на входе и выходе, проверка мусорных контейнеров – с мусором нередко выносятся полуфабрикаты и готовые изделия. Если происходят кражи, нужно следить, где находятся ключи.

Совет

Предотвращение воровства должно стоить дешевле, чем само воровство. Поэтому взвешивайте и просчитывайте все меры, которые вы применяете. Особенно это касается малых предприятий.

Несунов нужно задерживать и выдворять. Мириться с воровством не надо – это развращает трудовой коллектив. Воровство должно наказываться жестко – увольнением, без вторых, третьих шансов. Если вы создадите на предприятии климат, не принимающий воровство, воровства не будет.

Многие спрашивают меня, принимать ли доносы от сотрудников. Да, принимать. Если у вас большой коллектив, внедрение внутренних оперативных агентов – абсолютно нормальная практика. На промышленных предприятиях оперативные агенты просто обязательны и должны быть прописаны в бизнес-процессах. Когда мы запускали Барнаульский шинный завод, мы внедряли агентов, и эти сотрудники останавливали воровство.

Воровство топ-менеджмента

Достаточно большой процент воровства – это воровство высшего персонала. Высший персонал ворует иначе: он не выносит товар, а занимается финансовыми махинациями. В первую очередь это откаты. Метод борьбы с ними – полная материальная ответственность.

Согласно ст. № 243 Трудового кодекса, материальная ответственность за ущерб возложена на работника в полном размере. Материальная ответственность должна устанавливаться трудовым договором, заключаемым сотрудником с руководителем организации. В договоре в обязательном порядке должны быть прописаны следующие моменты: 1) недостача ценностей, вверенных на основании специального письменного договора или полученных по разовому документу; 2) умышленное причинение ущерба; 3) причинение ущерба в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

При заключении договора важно следующее. Работа, выполняемая сотрудником, должна быть указана в соответствии с перечнем должностей и работ, исполняемых или замещаемых работником, с которым работодатель может заключать письменный договор о полной индивидуальной ответственности за недостачу вверенного имущества (постановление Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002). Сотрудники должны быть совершеннолетними, и на них должно значиться непосредственное обслуживание или использование товарных ценностей и иного имущества (ст. № 244). В договоре с сотрудником должны быть обозначены условия работы, прописано, что работа связана с обслуживанием материальных ценностей, и указано, что материальная ответственность полная.

Немаловажным моментом является работа с контрагентами. Особенно это тяжело в сетях общепита и на производстве. Основные проблемы – воровство при разгрузке-погрузке товара, фальсификация документов, пересортица, неполная поставка, возврат товара.

Пересортица – это когда привозят не тот сорт товара. Это может относиться, например, к металлам, щепе.

При возврате товара (в соответствии с новым законом о торговле, возврат товара производится по сути дела обратным выкупом) может быть дважды поставлен один и тот же товар, а деньги за него уже получены обратно.

Лазейкой для финансовых махинаций может быть поставка с отсрочкой платежа, поставка клиенту, который существует только на бумаге. Сейчас службы финансового мониторинга стараются проверять эти данные, но полностью исключить воровство невозможно. В моей практике было несколько случаев, когда компания выкупала товар, потом просила отсрочку (по всем критериям она формально проходила) и после этого исчезала. Исчезала, разумеется, не сразу, а на 3–4-й раз.

Таковы основные моменты, по которым прописываются цели компании.

Лучшим проверщиком, правильно ли вы прописали цели и задачи, является десятилетний ребенок. Если он в целом понимает написанное и как приблизительно это исполнять, вы все написали правильно.

Глава 3

Изучите собственный бизнес. Успех приходит, когда появляется осознанность

Следующий важный шаг – прописание бизнес-процессов. Бизнес-процессы прописываются вместе с целями и в контексте целей.

Прописанные бизнес-процессы у наших предпринимателей, к сожалению, – редкость. Приведу забавный, но очень характерный пример.

Сравним два фильма – американский «Стражи галактики» и наш «Защитники» (или «Люди Х» и «Защитники», которые с него срисованы). Я никогда не считал Marvel и компанию, которая все это рисует, людьми, имеющими серьезную подготовку с точки зрения проработки персонажей и всего остального. Однако, посмотрев наших «Защитников», я понял, что Marvel гений, что это серьезнейшая работа, а не просто жвачка для мозга.

Хочу обратить внимание предпринимателей, как начинающих, так и тех, кто имеет опыт в бизнесе, насколько детально описано поведение персонажей. Если наши персонажи – это грубое, неотесанное полено, и не очень понятно, откуда возникает диалог и куда уходит, то диалоги и переживания «Людей Х» и «Стражей галактики» проработаны настолько детально, что видны архетипы, к которым каждый из аудитории может себя причислить. Аналогичная ситуация у нас при описании бизнес-процессов. Предприниматели боятся, что, если они пропишут все детально и сделают не «Защитников», а «Людей Х», им придется перестраивать всю бизнес-модель, потому что она окажется несоответствующей изначальной «гениальной» идее.

Каковы последствия отсутствия прописанных бизнес-процессов? Безобразное обслуживание во всех сферах торговли и услуг. Лестницы, по которым и здоровый человек едва может подняться. Двери, в которые зимой тепло одетому человеку не протиснуться. А когда приходят федералы или китайцы, начинаются жалобы на падение продаж и переваливание собственных грехов на внешнего врага – Обаму, Путина, государство, которого нет, москалей, которые все захватили (нужное подчеркнуть).

На старте говорить о точном прописании бизнес-процессов иллюзорно. Старт-ап обычно делается на каком-то посыле, задоре. Тем не менее вчерне бизнес-процессы должны быть прописаны, чтобы впоследствии не прийти туда, куда вы не хотели бы попасть.

Совет

Не стоит прописывать в уставе такие вещи, как распределение долей и прибыли. С точки зрения налогового учета прибыль должна быть минимальной, а на первоначальном этапе, в ближайшие 3–4 года, ее вообще не может быть, потому что вы должны вернуть инвестиции. Соответственно, зашивать в устав, сколько кому процентов принадлежит, без толку. Более того, в соответствии с законодательством РФ, если вам принадлежит в компании менее 51 % в ООО, вы никто, так как эти проценты легко «размыть» до нуля.

Должны быть прописаны роли участников компании и цели, которых вы хотите достичь в первой итерации. Любые договоренности между партнерами должны документироваться в самом начале, иначе они будут нарушаться. Необязательно составлять официальные документы. Важно, чтобы была письменная, а не устная договоренность.

Касаемо ролей важно понимать, что в предпринимательстве существуют три роли – управление, владение и инвестирование. Инвестирование и владение – роли разные. Хотя они и пересекаются, каждый из партнеров, принявший на себя ту или иную роль, не вмешивается в другую. Иначе возникают серьезные проблемы в системе управления. Управление каждым из перечисленных ранее микропредприятий должно быть взято конкретным человеком на себя. В другие процессы этот человек вмешиваться не должен. Человек должен заниматься тем, в чем он силен. Кто-то силен в финансах, кто-то – в операционном управлении. Совмещение ролей в конечном итоге приведет к развалу компании.

В бизнес-процессе должно быть 4 главных составляющих.

1. Владелец конкретного бизнес-процесса – человек, отвечающий за данный бизнес-процесс. Например, владельцем бизнес-процесса, связанного со сдачей налоговой отчетности, условно говоря, является главный бухгалтер, которому подчиняется в том числе и владелец компании.

2. Стоимость бизнес-процесса, куда входят как временные факторы, так и факторы, которые определяются конкретной заработной платой конкретного сотрудника. Все это должно быть сложено и приведено к цифрам.

3. Документ, который получается в результате каждого конкретного бизнес-процесса.

4. Срок документа.

Нужно прописать бизнес-процессы по каждому микропредприятию. Поначалу бизнес-процессов будет пугающе много. Когда мы планировали первый магазин, их вышло порядка трехсот. Сейчас число сократилось до ста.

Многие искренне считают, что проблему прописания бизнес-процессов решает правильно подобранный программный продукт. Ничего подобного. Хаос невозможно автоматизировать. Автоматизация хаоса приводит к еще большему хаосу. Если вам хочется облагодетельствовать кого-то из производителей программного обеспечения – пожалуйста. Но есть маленькое «но»: прежде чем вы купите софт, вы должны на листочках прописать, как будут проходить документы на вашем предприятии. Если нет технического задания, никакая, даже самая ультрасовременная программа не поможет его создать. Поэтому большинство предпринимателей приобретенным софтом недовольны – они считают, что техническое задание – задача разработчика программы. Подробно и нудно прописанные бизнес-процессы – 99,9 % успеха компании. Все остальное – CRM-система, система управления складами, 1С-8 и прочее – вторично.

Совет

Систему учета обычно покупают по блокам – 1С-производство, 1С-торговля, 1С-склад и т. д. Это неэффективно. CRM и маркетинговый анализ (оценка лояльности покупателей, отслеживание состояния заказов, контроль оплаты и поставки, АBC-привлекательность продаж, XYZ-привлекательность контрагентов), управленческий и регламентированный учет по отделам и компании в целом, оперативное управление деятельностью (планирование закупок, производства, продаж, учет продуктов по срокам хранения и сезонности, оценка МПЗ по методу ЛИФО, учет дополнительных расходов) – все это должно вестись в одной базе данных. Программное обеспечение необязательно, базой данных может быть обычная тетрадь.

Наем консультанта также не является волшебной пилюлей. Никто, кроме владельца компании, не может правильно определить и точно прописать бизнес-процессы. Только владелец компании представляет, что делает каждый конкретный боец на конкретном участке пути. «Стратегические просчеты невозможно компенсировать тактическими успехами». Фраза эта взята из трактата о войне и принадлежит прусскому офицеру, Карлу фон Клаузевицу. Бизнес – это тоже своего рода война, с потерями и приобретениями.

Совет

Если вы решили нанять бизнес-консультанта, задайте ему три вопроса.