Набор инструментов для управления проектами

Функция качества – это инструмент заказчика, который позволяет встроить его требования в проект. Цель этого инструмента – убедиться, что требования заказчика интегрированы в каждую часть проекта, от определения границ проекта через процесс его планирования до процесса контроля и закрытия. Функция качества позволяет выявить требования заказчика и перевести их на язык проекта.

Рис. 4.6. Функция качества

Процесс построения дома качества по этим этапам – очень сложная процедура, особенно в случае крупных проектов. Однако мы считаем, что этот инструмент должен быть легок в использовании: его отличительной особенностью станет быстрое развертывание, формальное или неформальное, удобное во множестве небольших проектов. Вот почему для примера мы возьмем проект продолжительностью несколько месяцев и с трудозатратами в 200 человекочасов. В рамки проекта включается разработка документа по стандартной методологии управления проектами для отдела технологической корпорации.

Подготовка требований заказчика. Требования заказчика – важнейшая информация при построении дома качества. Как правило, это самый сложный этап, поскольку необходимо выяснить наиболее значимые условия заказчика. В идеальном случае для определения требований используются инструменты, о которых мы говорили ранее: сетевой график заказчика, целевой план, выборка и рекомендации для обсуждения. Их задача – помочь получить информацию, касающуюся нужд заказчика. В терминологии дома качества такие требования заказчика принято называть «Whats» (Что), обозначая этим словом пожелания заказчиков (в случае требований, расставленных с учетом приоритетов).

Наш пример определяет пять наиболее важных требований (рис. 4.7). Здесь заказчик – группа из семи управляющих и менеджеров проектов подразделения – потребовал предоставить краткий документ, описывающий культуру компании, понятную конечному пользователю и относящуюся к уровню рабочей группы проекта. Методология также должна была базироваться на корпоративном понятии жизненного цикла проекта.

Пять необходимых условий были выделены при анализе длинного списка требований, которым интервьюируемые уделяли особое внимание. Небольшое количество значимых требований обеспечивают простоту построения дома качества. Большая часть компаний, использующих функции качества, ограничивают список потребностей десятью пунктами. О работе с большим списком рассказывается во врезке «Кошмар 2500-й ячейки».

Определение требований проекта. Заказчик выражает свои требования словами, и их нужно перевести на язык действий, при помощи которого команда планирует и реализует проект. Сформулированные таким образом требования проекта можно измерить, а позже сравнить с поставленными целями. Следует различать два вида требований проекта: условия заказчика и предложения команды для их выполнения.

Рис. 4.7. Функции качества проекта

В примере на рис. 4.7 представлены некоторые требования проекта. После непродолжительного мозгового штурма десять основных требований были отобраны и расставлены с учетом приоритетов, а в функцию качества занесены пять из них:

• ограничить количество страниц в документе методологии;

• проводить интервью с менеджерами проектов и управляющими для анализа их работы и просмотра проектной документации;

• использовать корпоративную терминологию при написании документа;

• писать в четком и понятном стиле;

• рассматривать этапы методологии через этапы жизненного цикла проекта.

КОШМАР 2500-Й ЯЧЕЙКИ

Пат: Что произошло с вашей функцией качества? Такое впечатление, что ей еще далеко до завершения.

Джим: Моя команда ушла, а я отказался от роли менеджера проекта. Потому она и не завершена.

Пат: Но ведь все члены твоей команды пользовались функцией качества раньше? А потом ушли? В чем дело?

Джим: Они перестали приходить на собрание по разработке функции качества. Было множество разнообразных извинений, но я-то знаю: они просто были уверены, что работают впустую.

Пат: Много работы приходится делать впустую.

Джим: Мы уже потратили 16 часов. Возможно, потребуется еще 24. Команда говорит, что наша функция качества слишком большая и на ее составление уходит очень много времени.

Пат: Джим, у тебя матрица 50 ? 50. Откровенно говоря, работать с ней действительно обременительно и невыгодно. Твои подчиненные – занятые люди и не могут потратить целую неделю на построение функции качества. Почему бы вам не уменьшить матрицу?

Джим: Я хотел. Я им говорил. Но они не желают больше обсуждать функцию качества. Вот почему я отказываюсь от роли менеджера.

Это типичный пример ситуации, когда неверное применение функции качества настраивает людей против менеджера проекта. Мораль здесь такова: функция качества является отличным инструментом только в случае ее правильного использования.

Крыша дома качества связывает соответствующие пары требований проекта. Для обозначения связи могут использоваться разные символы: так, для показа положительной связи мы применяем ?, а для показа отрицательной – ?.

Рассмотрим пример. Через проведение интервью и обследований мы изучаем корпоративный язык, который помогает при написании методологии. Вероятно, данная связь является положительной. С другой стороны, при поэтапном описании методологии неизбежны повторения, в частности на каждом этапе потребуется анализ развития. Это увеличит объем методологии, что недопустимо. Очевидно, что два условия противоречат друг другу.

Почему мы анализируем взаимосвязи и строим крышу? Потому что эти отношения показывают столкновение требований и возможность нахождения компромисса между ними. Мы видели это на примере связи требования ограничения объема страниц и проведения интервью. Построение крыши дома качества позволяет увидеть условия проекта в совокупности, а не по отдельности [12].

Связь условий заказчика и требований проекта. Основа дома качества – матрица отношений. Она использует подход, похожий на применяемый при построении крыши, для обозначения связи требований проекта и условий заказчика. При нехватке времени и необходимости упрощения процесса будем ставить крестик для обозначения сильной связи между требованиями (см. рис. 4.7). Например, использование корпоративного языка способствует как отражению корпоративной культуры, так и прозрачности методологии.

Отсутствие сильной связи указывает на то, что условия заказчика не перекрываются требованиями проекта – иными словами, при его выполнении могут возникнуть проблемы. С другой стороны, если проектное требование не поддерживает ни одного требования заказчика, оно считается избыточным. Большая часть функций качества, применяемых в сложных проектах, имеет тенденцию к усложнению видов отношений. Вместо крестика допустимо использовать другие символы, показывающие степень влияния. Их можно измерить и после умножения на степень важности задействовать для оценки значимости каждого требования проекта [1].

Сравнение. На этом этапе решаются две проблемы: каждому требованию заказчика присваивается степень важности и проект сравнивается с другими. В нашем примере мы не оценивали требования заказчика, считая их одинаково важными, – это правомерно в случае мелких проектов с ограниченными ресурсами. Крупные проекты выиграют от введения рангов, помогающих сосредоточиться на наиболее значимых для заказчика требованиях.

Сравнение выявляет сильные и слабые стороны проекта по отношению к другим. Так как наш проект является внутренним для подразделения, он противостоит аналогичным проектам. Менеджер вправе спросить, каким образом наша методология соотносится с методологией подразделения А, которое в компании считается наиболее подготовленным к управлению проектами. Сравнение показывает, что наша методология короче; более того, она лучше отражает корпоративную культуру. В технологической компании высоко ценятся краткая документация и собственная культура – это и станет основным направлением работы по улучшению методологии подразделения А. В чем тогда суть сравнения? В определении возможностей для улучшения. Это, в частности, очень важно при сравнении нового продукта компании с продуктами конкурентов.

Разработка целей. Мы уже говорили о важности измерения требований проекта. Обычно для этого внутри компании проводятся дискуссии, и условия проекта формулируются как конечные цели. В нашем примере (см. рис. 4.7) конечные цели ограничены десятью страницами методологии: мы убеждены в том, что при большем объеме наши занятые менеджеры ею не воспользуются. Кроме того, мы считаем, что опроса семи менеджеров достаточно для получения необходимой информации в сжатые сроки. В случае проведения проекта для внешнего заказчика данный подход позволяет оценить требования конкурирующих проектов и скорректировать конечные цели.

Остановка или продолжение. Многие проекты используют только функции качества: это позволяет встроить требования заказчика в процесс планирования. Забегая вперед, скажем, что в крупных проектах приветствуется уточнение нужд заказчика на протяжении всей работы над проектом. С этой целью стоятся еще три дома качества (рис. 4.8). Здесь требования проекта (как сделать) из первого дома перемещаются на место требований заказчика (что сделать) во втором и т. д. Основная цель данной процедуры – соотнести требования заказчика с последовательными низкоуровневыми сокращениями проектных работ, полностью переведя их на операционный уровень. Логика тут похожа на иерархическую структуру (WBS): нужно дойти до уровня совокупности работ – уровня, на котором работа выполнена. Такой подход гарантирует, что требования заказчика будут встроены в самое основание блоков, образующих проект. По мере построения четырех домов качества их необходимо анализировать и корректировать.

Рис. 4.8. Четыре функции качества

Использование функции качества

Когда использовать. Не будет преувеличением сказать, что любой проект – мелкий или крупный – выиграет от разработки функции качества на начальном этапе при формировании границ и планировании. Данный подход наиболее удобен при построении домов качества, если выполняются следующие условия. Во-первых, рекомендуется использовать небольшие одноуровневые дома качества, так как они являются более эффективными. Во-вторых, к построению домов качества необходимо привлекать всю команду. В-третьих, следует удостовериться, что требования действительно исходят от заказчика. И наконец, придется потратить время на обучение людей методам построения домов качества, чтобы в дальнейшем приобщать их к этому процессу в других проектах. Только таким образом вы сможе– те создать ориентированную на заказчика культуру, использующую функции качества как образ жизни.

Время использования. Время, необходимое для построения дома качества, зависит от его размеров и числа людей, вовлеченных в этот процесс. Небольшой дом (см. рис. 4.7) могут создать три человека в течение 45 минут. Для построения большого (10 ? 10) дома качества потребуются усилия пяти-шести членов команды и пять-шесть часов работы.

Выгоды. Применение домов качества в проекте имеет как стратегическое, так и тактическое значение. В стратегическом плане функции качества позволяют преодолеть традиционное убеждение, что результаты можно оценить только после завершения проекта. Новый подход с домом качества гарантирует, что проектом управляют требования заказчика, а не желания менеджера. С тактической точки зрения функции качества помогают отойти от процесса планирования проекта, когда команда уверена, что знает нужды заказчика, временные рамки превышаются, а цели проекта меняются, чтобы соответствовать действительным потребностям пользователя. Дом качества требует определения желаний заказчика на первом этапе, что и служит точкой старта проекта.

Преимущества и недостатки. Преимущества дома качества таковы:

• концептуальная простота. Функция качества представляет собой легкий для понимания инструмент, так как его постулаты просты, логичны и не выходят за пределы здравого смысла;

• возможности визуализации. С первого взгляда вы можете оценить миссию дома качества, что делает его удобным инструментом для команды проекта.

Основные недостатки дома качества связаны с его неоправданным усложнением, что провоцирует:

• громоздкость. Если у заказчика больше десяти требований, функции качества становятся тяжелыми для восприятия;

• затраты времени. Некоторые члены команды воспринимают работу по созданию дома качества как интерфейсную (Frontend) для проекта.

Вариации. Существует великое множество матриц, предназначенных для встраивания требований заказчика в рамки проекта. Меняются и их названия: от матрицы заказчика до матрицы принятия решений.

Адаптация дома качества. При описании функции качества мы стремились объяснить, как построить и в дальнейшем использовать ее для получения максимальной отдачи от любых проектов. Ниже мы рассмотрим некоторые идеи по возможной настройке инструмента для конкретного проекта.

ПРОВЕРКА ФУНКЦИИ КАЧЕСТВА

Проверьте правильность структуры функций качества. В нее должны входить:

• требования заказчика (что нужно сделать);

• требования проекта (как это нужно сделать);