PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Пересмотрите кадровую стратегию, расширьте поиск талантов в сфере закупок. Начните с обучения существующих закупочных команд, запустите ротацию талантливых сотрудников из других подразделений и партнерство с образовательными учреждениями.

Привлекайте внешних экспертов для решения конкретных задач и передачи опыта.

Вызов 5. Неэффективность закупочных процессов

Казалось бы, после внедрения утвержденной стратегии закупок должен наступить быстрый эффект. Однако это распространенное заблуждение. Без надлежащей разработки процедур и внимания к рабочим процессам (регламентация одобрения заявок и заказов, четко прописанный алгоритм действий в случае возникновения непредвиденных обстоятельств) закупки могут выглядеть неэффективными. Вспомните хаотичность действий многих компаний в сфере закупок. Всего лишь одна закупочная заявка, выполненная без соответствующего последовательного одобрения, способна привести в беспорядок общий график закупок, нивелировать пользу от дополнительных скидок и ухудшить отношения с поставщиками. Как следствие, велика вероятность увеличения сроков выдачи готовой продукции на производстве ввиду изменений графика поставок. Что делать в этом случае?

Станьте надежным партнером для внутренних заказчиков. Лишь 20 % руководителей по закупкам в российских компаниях считают себя надежными партнерами для коллег из других бизнес-подразделений. Очевидно, необходимо укреплять отношения с ключевыми работниками, повышать информированность о политике закупок и расширять свое влияние для обеспечения устойчивого взаимодействия.

Автоматизируйте все операционные процессы. Это освободит закупщиков от трудоемких задач и позволит сосредоточиться на более важных стратегических направлениях. Влияние пресловутого человеческого фактора уменьшается, а скорость выполнения операций увеличивается, что способствует существенному повышению производительности в закупочной деятельности.

Вызов 6. Применение передовых технологий

В последние годы применение передовых технологий в сфере закупок значительно возросло. Тем не менее уровень использования инноваций компаниями различается. Есть компании, которые автоматизировали некоторые внутренние процессы, но отказались от глубокой цифровой трансформации ввиду финансовых ограничений и специфики бизнеса. Однако появились организации, для которых внедрение прорывных технологий – это и вызов, и возможность стать лидером отрасли. Отделы закупок таких организаций ориентируются на возможности искусственного интеллекта, прогнозную аналитику и роботизированную автоматизацию процессов. Например, централизованное облачное управление данными, интегрированное с закупками, продажами, производством, финансами и маркетингом, означает, что все воспроизводимые данные заранее записываются и мгновенно доступны для анализа расходов, расширенной финансовой отчетности и планирования. Такие компании оперативно справляются с возникающими проблемами и существенно увеличивают ценность закупочного блока. Однако, несмотря на явное конкурентное преимущество высоких технологий, существует риск стать заложником цифровой революции. Что делать в этом случае?

Определите уровень сложности применения технологий и уровень квалификации персонала. В случае необходимости внедряйте параллельное обучение.

Нанимайте только проверенных и надежных консультантов по внедрению цифровизации и автоматизации.

Проверьте, будут ли готовые закупочные цифровые решения соответствовать местному законодательству и бухгалтерским требованиям. Как показывает практика, часто цифровые решения в сфере документооборота не соответствуют нормативным актам и налоговым требованиям страны, что влечет за собой не только увеличение операционной нагрузки, но и рост корпоративной бюрократии.

В условиях постоянно возникающих глобальных экономических кризисов, влияющих на деятельность коммерческих организаций, нельзя опираться только на свои текущие финансовые возможности и на активную роль отдела продаж. Устремите свой взгляд в сферу закупок, которая давно оправдала свое существование и приобрела стратегическое значение благодаря опыту и гибкости в условиях мировой неопределенности. А способность закупок отвечать вызовам времени не только оказывает положительное воздействие на операционную прибыль и движение денежных средств, но и вносит огромный вклад в общеэкономические показатели компании. Кроме того, применяя свои знания и компетенции для надлежащего контроля за расходами, закупщики-профессионалы могут значительно повлиять на затраты, например путем снижения совокупной стоимости владения. В разгар экономического кризиса этот вопрос еще более актуален. А оптимизация соотношения между используемыми ресурсами и экономией средств часто является главным критерием измерения эффективности закупочной команды.

04 Роль и значение отдела закупок

Выручка и ликвидность компании зависят от того, насколько эффективно и слаженно функционирует отдел закупок.

В современном мире практически в каждой компании в том или ином виде функционирует отдел закупок. В нашей стране отдел закупок зачастую называют службой снабжения или отделом материально-технического обеспечения.

Отдел закупок – подразделение компании, отвечающее за приобретение товаров и услуг, которые необходимы для бесперебойной работы бизнеса. В отдельно взятой компании данное отделение может оказать огромное влияние на ее способность достигать операционных и стратегических целей. Эффективные службы снабжения способствуют увеличению прибыли и снижению расходов предприятия, за счет управления отношениями с поставщиками они повышают качество поставляемых товаров и снижают риски в бизнес-процессах.

Хотя объем ответственности отделов закупок может варьироваться в зависимости от размера и отрасли деятельности компании, они помогают контролировать всю цепочку поставок и поддерживать эффективность операций на должном уровне. В успешных компаниях отдел закупок – стратегически важная часть бизнеса, поскольку именно он устанавливает закупочные политики и процедуры, разрабатывает закупочную стратегию и процессы, управляет поставщиками и осуществляет комплексную закупочную деятельность в соответствии с общими корпоративными целями. Иными словами, снабжение вышло далеко за рамки традиционных обязанностей, ограничивающихся закупкой товаров и услуг по запросу других бизнес-подразделений. В настоящее время функционал специалистов отдела закупок тесно связан с рентабельностью и производительностью компании. Выручка и ликвидность коммерческих организаций также зависят от того, насколько эффективно функционирует отдел закупок.

Как вы смогли убедиться, отдел закупок отвечает за процесс закупок, подразумевающий поставку товаров, производственных материалов и оборудования для обеспечения непрерывности производственных цепочек в компании. Для решения этой задачи товары и услуги должны закупаться в нужное время и в необходимом объеме.

Говоря о возросшей роли отдела закупок в обеспечении финансового благополучия компании, следует отметить, что в зависимости от зрелости закупочного блока коммерческой организации выделяют два уровня закупок.

Уровень 1. Стратегические закупки

Отдел закупок определяет общее направление закупок на основе потребностей и целей компании, оценивает поставщиков и развивает долгосрочные отношения по всей цепочке поставок. На стратегическом уровне высококвалифицированный штат сотрудников принимает взвешенные решения, опираясь на глубокий анализ рисков и рыночную конъюнктуру. Своевременная оценка возможных рисков защищает компанию от ошибок и провалов. Именно эта способность во многом отличает стратегические закупки от операционных.

Уровень 2. Операционные закупки

На данном уровне закупки играют вспомогательную роль, фокусируясь в основном на размещении заявок и заказов, оплате счетов. Такой отдел закупок часто похож на административно-хозяйственный отдел, к задачам которого относятся: обработка запросов, обеспечение документооборота и оперативное выполнение поручений от смежных отделов. Операционные закупки не занимаются анализом рынка, не ведут переговоров с поставщиками и производителями, они не разрабатывают технологий закупок и не прилагают усилий, нацеленных на минимизацию издержек.

Как показывает практика последних лет, ведущие российские компании идут по пути создания двух параллельных отделов в рамках общей структуры управления закупками. Закупщики стратегического направления сосредоточивают свое внимание на стратегических задачах, принимая управленческие решения, оказывающие влияние на развитие компании в долгосрочной перспективе. Закупщики операционного направления обеспечивают выполнение текущих задач и транзакций. Эффективность принятых решений на уровне стратегических закупок обычно апробируется операционными закупщиками, и на основе полученных результатов определяется дальнейший план развития закупочной деятельности.

Несмотря на разную степень зрелости и развития, которая присуща системе снабжения, не стоит забывать, что современный отдел закупок решает самые разнообразные задачи. Рассмотрим некоторые из них.

Задача 1. Приобретение товаров и услуг по привлекательной цене

Традиционно непосредственная задача отдела закупок – приобретение товаров и услуг по привлекательным для компании ценам. Закупщики ведут поиск доступных способов снабжения для своей организации, изучают поставщиков, сравнивают полученные коммерческие предложения и оценивают технические характеристики материалов и оборудования. Для опытного специалиста закупка товара по выгодной цене предполагает наличие баланса между ценой и качеством, поскольку максимальная прибыль для компании осуществляется через эффективное приобретение качественных материалов.

Задача 2. Управление поставщиками

Как правило, отделы закупок поддерживают отношения с поставщиками, оценивают и анализируют их работу, участвуют в выборе того или иного подходящего партнера для компании. Отдел закупок принимает решение, с какими компаниями продлевать контракты, а с какими поставщиками следует прекратить сотрудничество. Выстраивание прочных отношений с поставщиками и подрядчиками – неотъемлемая часть долгосрочного успеха компании, поскольку качественные материалы, низкая стоимость товаров и своевременная доставка являются конкурентными преимуществами для любой компании.

Задача 3. Ведение переговоров

Службе закупок в компании отведена важная роль – вести переговоры от лица организации с поставщиками и подрядчиками, чтобы обеспечить лучшие условия той или иной коммерческой сделки. Навык ведения переговоров способен творить чудеса, поскольку затраты на закупку во многих компаниях действительно высоки. Это означает, что получение скидок отделами закупок в ходе переговорного процесса может оказать существенное влияние на итоговую прибыль компании.

Задача 4. Непрерывный поиск (сорсинг)

Взаимодействие с внешней средой входит в прямую обязанность отдела закупок. Закупщики активно занимаются так называемым сорсингом – целенаправленным процессом поиска и отбора поставщиков и подрядчиков, которые играют жизненно важную роль в общей бизнес-стратегии компании. Сорсинг включает в себя анализ рынка, сбор и мониторинг данных о поставщиках, предварительную квалификацию поставщиков, ведение переговоров и оценку коммерческих предложений. Надежные поставщики отбираются при помощи комплексной оценки их операционной деятельности, факторов риска и соблюдения деловой этики. Такой подход гарантирует отделу закупок, что его сотрудники смогут приобретать необходимые товары и услуги хорошего качества в нужном количестве у надежных поставщиков и в строго определенный срок.

Задача 5. Взаимодействие с другими бизнес-подразделениями

Постоянное и эффективное взаимодействие с другими бизнес-подразделениями имеет большое значение для бесперебойной операционной деятельности компании. Как правило, все отделы организации взаимосвязаны, поскольку конкретная задача зачастую выполняется с вовлечением нескольких заинтересованных сторон. Например, сотрудник отдела закупок, принимая обоснованное решение о потенциальном поставщике, должен совместно с финансовым отделом оценить бюджетные ограничения и финансовые требования своей компании, проверить прозрачность контрагента с юридическим отделом, определить текущий уровень товарных запасов со складом, а также обсудить технические характеристики компонентов с производственным отделом. Успешная коммуникация со стороны отдела закупок с коллегами ведет к существенному снижению рисков.

Задача 6. Управление бюджетом

Несмотря на то что цель бюджетирования состоит в обеспечении эффективной работы организации при сохранении низких затрат, не все отделы закупок вовлечены в управление бюджетом. Тем не менее мои наблюдения свидетельствуют, что даже незначительное участие отдела закупок в управлении денежными средствами компании для закупочной деятельности позволяет оптимизировать предстоящие расходы и своевременно гарантировать платежи поставщикам. Ничто так не укрепляет доверие в деловой среде, как выполненные в срок договорные обязательства.

Задача 7. Размещение заказов и мониторинг товарных запасов

Есть организации, в которых отдел закупок отвечает за размещение заказов и одновременно следит за уровнем товарных запасов. Это зависит от размера компании и степени зрелости закупочной функции. На операционном уровне для производственных и торговых компаний важно иметь нужное количество сырья на складе или приемлемый объем товаров на полке. Отсутствие конкретного товара может повлечь за собой потерю клиента и, как следствие, выручки. А чрезмерное затоваривание предполагает дополнительные расходы на хранение и возможное устаревание товара. Высококвалифицированный отдел закупок решает стратегически важную задачу – размещает заказы после тщательного анализа товарных запасов и изучения рыночной конъюнктуры. Такая синхронность считается возможной в отделах закупок, в которых имеются глубокая экспертиза, эффективно выстроенная коммуникация, разработанная закупочная отчетность и, самое главное, система снабжения – централизованная структура, которая является единственным элементом бизнес-структуры с закупочными полномочиями.

Задача 8. Разработка регламентов и соблюдение бизнес-процессов

В ведущих компаниях именно отдел закупок является разработчиком основополагающих регламентов, процедур и процессов в сфере закупок. Закупочная команда сотрудничает с руководителями и заинтересованными лицами компании для понимания производственных потребностей и корпоративных требований. В результате тесного взаимодействия отдел закупок формирует и согласовывает пакет документов, обязательный к исполнению после официального утверждения топ-менеджментом организации в соответствии с общей корпоративной стратегией. В компаниях, где отсутствует отдел внутреннего контроля и аудита, именно ответственный сотрудник отдела снабжения следит за соблюдением закупочных бизнес-процессов и пресекает попытки нарушить утвержденные закупочные процедуры со стороны внутренних клиентов.

Задача 9. Повышение качества закупаемых товаров

Рост компании неизбежно приводит к увеличению базы поставщиков и расширению закупаемой номенклатуры. Это, в свою очередь, означает, что отдел закупок может столкнуться с проблемой качества при постоянно растущем и часто неконтролируемом потоке товаров, компонентов и материалов. Задача отдела закупок заключается в постоянном улучшении качества получаемой продукции, гарантирующем компании повышение лояльности конечных заказчиков и выгодоприобретателей.

Задача 10. Организация и проведение конкурентных торгов

Обеспечение прозрачности и эффективности закупочной деятельности должно рассматриваться через призму открытости и доступности. Для этого отдел закупок в соответствии со своими утвержденными нормативными актами и закупочной политикой организовывает и проводит конкурентные торги, по итогам которых заключаются контракты с компаниями, предоставившими наилучшие условия для сотрудничества.

Когда указанные выше задачи выполняются отделом закупок успешно, компания получает серьезные преимущества, положительный эффект которых трудно переоценить. Вспоминая свой опыт в закупках, хотел бы выделить плюсы, которые современный отдел закупок может зафиксировать.

Во-первых, это оптимизация затрат

Самое большое преимущество грамотно управляемого отдела закупок – быстрая экономия для компании за счет выстраивания закупочных процессов и соблюдения процедур. Отдел закупок приобретает товары у разных поставщиков, обеспечивая себя скидками, хорошими гарантийными условиями и высоким качеством приобретаемых товаров и услуг.

Во-вторых, это повышение качества бизнеса

Взаимодействуя с надежными поставщиками, отдел закупок может косвенно улучшить качество производственного процесса компании. А успешная реализация закупочной стратегии оказывает положительное влияние на производительность других бизнес-подразделений, внося значительный вклад в финансовое благополучие компании.