Успеть всё! 15 секретов управления временем

И тут на помощь приходят отдельные лайфхаки, приемы и хитрости.

Правило девяти дел

Оно также называется "Правило 1-3-5". Это означает, что за один день вы долны сделать не менее девяти дел. Одно их них – очень важное и три менее важных. И ещё пять небольших, но тоже нужных дел. И так каждый день.

Если сразу не получается вместить в рамки продуктивного ня девять дел, правило можно немного "сократить" – например, сделать 1-2-3. В любом случае одно главное и крупное дело в день должно выполняться.

В принципе, можно составить план из любых 9 дел и потом и просто проранжировать по важности и значимости. И при этом, самое важное и значимое постараться выполнить в момент вашей наибольшей деловой и умственной активности, например, первым делом с утра.

Вечернее планирование

Это что-то вроде личного «домашнего задания». Ну, или личной вечерней планёрки. В конце рабочего дня или вечером перед сном вы записываете или как-то по-другому фиксируете свои рабочие и личные задачи на завтра. Я, например, вношу все дела в гугл-календарь – что-то заранее, что-то накануне.

„На следующей неделе не может быть никакого кризиса. Календарь моих встреч уже целиком заполнен.“

Генри Киссинджер американский дипломат

Это очень удобно, потому что так получается оценить свою нагрузку заранее и распределить завтрашние задачи спокойно, без утренней спешки. Вообще очень удобно всё "завтрашнее" готовить вечером накануне – то есть не только план задач и работ, но и рабочую одежду, например, или еду с собой. Это отлично экономит время. И всё, что остается на утро – это встать с хорошим настроением, почистить зубы и выпить утреннюю чашку кофе.

Кайдзен-планирование

Философия управления бизнесом "кайдзен", как очевидно из названия, практикуется в Японии. Само слово означает «изменения к лучшему» и заключается в постоянной модернизации бизнес-процессов. Любой бизнес или активность рассматривается как бесконечный процесс, в котором всё взаимосвязано. И если все элементы этого процесса и бизнес-среды будут непрерывно улучшаться и совершенствоваться, то успех станет постоянным спутником такого дела или компании. Более того, сам бизнес-процесс будет приносить удовольствие и гораздо большее удовлетворение.

Если рассматривать Кайдзен применительно к тайм-менеджменту просто и коротко, то это отрезок времени, который вы выделяете в течение дня (каждого дня!) для того, чтобы проанализировать сделанное, запланировать несделанное и скорректировать то новое, что только предстоит сделать в сторону улучшения (оптимизации) на основании имеющегося опыта или новой информации, плученной после предыдущего сеанса кайдзен. Можно сказать, что это продвинутый уровень планирования, в каком-то смысле граничащий с медитацией.

Кайдзен – это по сути целая философия, и при желании вы найдете о ней много интересной информации в открытых источниках.

Правило №4. Дедлайны

Обожаю крайние сроки. Обожаю свист, с которым они, словно встречный ветер, проносятся мимо.

Дуглас Адамс, английский писатель-фантаст.

Дедлайны прекрасно мотивируют. И хотя в них ключевым аккордом звучит тема страха (стресса), они действительно работают. Приезд комиссии, экзамены, важная встреча, выступление на мероприятии, командировка, выставка, важная дата, к которой всё должно быть готово. Всё это дисциплинирует и заставляет внутренее «сгруппироваться».

В чем эффект дедлайна? Вы ограничены во времени внешними обстоятельствами. Поэтому вы мысленно разбиваете объем работы на составные части (участки, элементы, фазы и т. д.) и распределяете эти части по времени, отведенному для выполнения работы.

Это прекрасный инструмент, который можно использовать даже и тогда, когда нет дедлайна. Хотя, часто отсутствие назначенного извне дедлайна расхолаживает и не даёт запуститься внутреннему механизму обратного отсчета. С этим наверняка сталкивались те, кто пытался "похудеть к лету", но ничего не получалось. Однако этот же человек (который не смог похудеть к лету) может заметно похудеть перед научной конференцией, на которой ему предстоит выступить, или перед свадьбой близких друзей, где ему предстоит быть свидетелем.

"Цели – это мечты с дедлайнами"

Диана Скарф, американская писательница

Похожий случай однажды произошел с моим знакомым артистом. Ему предстояло впервые в жизни выступить на концерте в Кремле. Организатор обронил между делом, что, поскольку будет вестись видеосъемка, ему не помешало бы похудеть на 10 кг, так как его плотная комплекция сделает его на экране не просто толстым, а жирным. Все бывалые артисты знают, что камера "толстит", то есть визуально добавляет килограммов. Так вот, начинающая звезда эстрады похудела за 2 месяца на 16 килограмм (что просто так до этого не удавалось) и на кремлевской сцене выглядела весьма подтянуто и спортивно.

Смертельная линия

Дословно слово "дедлайн" означает "смертельная линия". И первое значение этого слова собственно таким и было, ведь дедлайном называлась "расстрельную линию" по периметру американской тюрьмы.

Впервые слово "дедлайн" было упомянуто в документах к судебному процессу 1865-го года над неким Генри Вирцем, начальником тюрьмы Форт Самтер. Его приговорили к смертной казни за бесчеловечное обращении с заключенными и за незаконные убийства нескольких из них.

Согласно докладу тогдашнего военного министра, господин Вирц установил «мертвую линию» вокруг тюрьмы. Пересечение этой линии означало попытку побега, при которой у охранников был приказ стрелять на поражение. То есть для заключенных пересечение "дедлайна" буквально означало смерть на месте. Вирц велел стрелять в каждого, кто предпримет попытку «прикоснуться к указанной «мертвой линии», упасть на нее, пройти под ней или пересечь ее". За время его руководства тюрьмой таких людей набралось больше десятка.

По сегодняшним меркам, приговор, конечно, неоднозначный и жестокий. Например, в статье 23 (часть 1, пункт 7) федерального российского закона "О полиции" сказано, что сотрудники полиции вправе применять огнестрельное оружие "для пресечения побега из мест содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений или побега из-под конвоя лиц, задержанных по подозрению в совершении преступления"… Наверняка, и в Америке есть аналогичный закон.

Примерно через 50 лет после судебного процесса над начальником тюрьмы слово «дедлайн» стало употребляться в качестве крайнего срока, к которому писатель или журналист должен закончить рассказ или статью для публикации. Прошло еще немного времени, и это слово стало общеупотребительным практически для всех.

Слава Богу, за нарушение делайнов сейчас не расстреливают. Однако для многих их наличие является неким стрессовым фактором, который нервирует и создает негативный эмоциональный фон. Для того, чтобы ослабить это давление, существует пара неплохих приёмов.

Как съесть слона.

Эту технику ещё называют «поеданием салями», потому что сразу всю палку колбасы не съесть, предварительно надо порезать её на кусочки. Точно так же и с работой. Глобальная задача иногда пугает своим объёмом – и особенно пугает, если у нее есть конечная дата готовности, которая совсем близко.

Чтобы приступить к выполнению большой задачи, следует разложить её на небольшие этапы, декомпозировать. Например, вам предстоит длительная командировка в другую страну и руководство ставит задачу за 10 месяцев выйучить иностранный язык с нуля. Звучит нереально, верно? Но если разбить эту задачу на несколько конкретных шагов, она будет выглядеть более выполнимой.

"Разбивка" этой задачи может выглядеть, к примеру, так:

– Выучить язык до уровня А1 за первые 3 месяца с помощью интенсивного способа изучения;

– За два следующих месяца: освоить основы грамматики языка;

– Следующие три месяца посвящаем наращиванию словарного запаса и закреплению грамматических навыков;

– Оставшиеся два месяца занимается интенсивным общением с носителями языка и параллельно закрепляем все остальные навыки.

Да, язык полностью за 10 месяцев не выучить. Но, следуя этой схеме, к концу назначенного срока вы сможете довольно сносно общаться и понимать ранее незнакомую речь.

Адвент-календарь с обратным отсчетом.

Вы наверняка знакомы с адвент-календарями. Их обычно делают к Рождеству или Новому году. Но ничто не мешает нам сделать такой календарь к своему дедлайну (особенно, если дело важное и объемное). Например, когда идет подготовка к важной выставке или конференции, к крупному мероприятию или к защите проекта. Тут у каждого значимого элемента подготовки может быть свой отдельный дедлайн.

В таком календаре можно по убывающей расписать для себя задания на каждый день/неделю. В принципе для этого сгодится даже обычный квартальный настенный календарь, если в клеточках-днях достаточно места для пометок. Попробуйте – это действительно работает.

Вопрос: А если я всё-таки не успел(а) к дедлайну?

Ответ: обычно понимание наступает чуть раньше самого дедлайна, поэтому важно оценить, сколько еще времени нужно для полного выполнения дел и заранее (это очень важно!) принять меры по переносу дедлайна. Например, если вы понимаете, что не успеваете на поезд, лучше сдать билет заблаговременно, а не ждать, пока он умчит в даль, подмигнув вам фонарём.

На работе просто обязательно объяснится с руководителем Не в последний день дедлайна, а хотя бы днем раньше.

Что касается личных дел, сначала нейтрализуйте возможные негативные последствия от вашего замедления, и только потом назначайте себе новый дедлайн.

Правило №5. Эффективное рабочее место

"Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?"

Альберт Энштейн, физик-теоретик, гений.

Если вы не физик-теоретик, не математический гений и не знаменитый модельер, то ни пустой стол, ни, тем более, рабочий беспорядок не пойдут вам на пользу. Максимально удобная и аккуратная организация рабочего места – лучший друг тайм-менеджмента. Ничего лишнего, только то, что нужно для работы. А если ваш стол регулярно «обрастает» стопками бумаг, писем, журналов, рекламных флаеров, фантиков, записочек и прочими мелкими предметами, заведите привычку раз в неделю делать ревизию. И нещадно выбрасывайте всё, что не нужно.