«Умные» карты для «ленивых» менеджеров. Как решать управленческие задачи без помех и бюрократии

Следующая задача стояла в том, чтобы эта карта «оживлялась» и менялась с помощью членов команд, которые должны быть заинтересованными и вовлеченными.

Для этого нужен был координатор, в функции которого входило приглашение активных членов команды, проведение и визуализация мозгового штурма, наполнение карты нужной информацией.

Почему важна роль координатора

Суть «умных» карт заключается в том, что менеджер начинает правильно структурировать информацию, обеспечивая причинно-следственную связь, усиливая ее аргументами и фактами, делая более ценной.

Для этого менеджер должен обладать не только цифровыми навыками, но и быть коммуникабельным, координируя работу целой команды для достижения общей цели.

Нехватка подобных кадров на рынке – тема для отдельного обсуждения. Обучать всем этим навыкам необходимо буквально со школьной скамьи, ведь подобно знанию математики или физики такая дисциплина как «менеджмент» универсальна и применима в любой сфере. Это как ходить на кружок изобразительного искусства: не обязательно в будущем становиться художником, но легче освоить целый ряд профессий (дизайнер интерьера, маникюрный мастер, фотограф, монтажер).

Сегодня все больше молодых людей проходят сессии профессиональной ориентации, где выявляются у человека склонности к определенному роду профессиональной деятельности. И в качестве путеводителя для тех, кто собирается получить высшее образование либо поменять сферу деятельности иногда выбирают Атлас новых профессий, который представляет собой список востребованных специальностей на ближайшие 15—20 лет от ряда экспертов. При этом авторы опираются на такие факторы как развитие инфокоммуникационных технологий, автоматизации, новых технологий, учитывали смену процессов в отраслях, изменения в социуме.

Хотелось бы выделить несколько наблюдений при изучении данного Атласа.

Во-первых, в качестве перспективной профессии в целом ряде отраслей выделен «Координатор» и «Менеджер по кросс-культурной коммуникации».

Во-вторых, САМЫМ популярным непрофессиональным навыком среди ВСЕХ профессий будущего обозначено «Системное мышление». Другие ценные непрофессиональные качества – «Межотраслевая коммуникация», «Работа с людьми».

Отмечу, что эти наблюдения только подтверждают мнение о том, что специалисты теряют навык взаимодействия друг с другом, а бизнес нуждается в системном подходе. Именно поэтому существует запрос на позицию координатора, задача которого упорядочить процессы, наладить взаимодействие между всеми звеньями цепи, отделить зерна от плевел.

Примечательно, что при этом дисциплины «Координатор» не существует в вузах, да в этом и нет необходимости. В целом актуальность высшего образования оказалась под большим вопросом во всем мире. Появляется все больше сторонников мнения о том, что большинство профессий не требует 4—5 лет очного обучения, а сами студенты спешат устроиться на работу и набраться практического опыта, который ценится выше теории.

Кроме того, в том же Атласе подчеркнуто, что «есть потребность в тех, кто заменит 3—4 специалистов, а то и целое структурное подразделение». Можно полагать, что в ближайшее время на первый план прочно выйдут опыт и реальные навыки, оттеснив дипломы и кубки. Уже сейчас многие знакомые-работодатели признаются, что для них не важно наличие диплома, и они нанимают работников по рекомендациям, портфолио, результатам тестовых заданий или собеседования.

Если говорить о ценности координатора в команде, я бы описал его как специалиста, обладающего комплексом знаний из разных сфер, приправленных прочным навыком коммуникаций. Координатор обязан уметь доносить «выжимку» самой ценной информации, кейсов, контактов, опыта. Он и предприниматель, и психолог, и пиарщик – человек, который способен выявить слабые места в отношениях, процессах, а также помочь устранить их не путем проб и ошибок, а целенаправленно. При этом крайне важно отводить для координатора отдельную вакансию. Это дает ему возможность непредвзято оценивать ситуацию и исключить заинтересованность в том или ином исходе.

Все это означало, что менеджеры от линейного уровня до ответственных сотрудников могут выиграть от правильного применения «умных» карт в своей работе, созданных с помощью программ визуализации, к которым относится MindManager.

Почему MindManager?

В реальном мире очень много «белого шума», отвлекающего нас от нужных и верных данных, качественно влияющих на успешность проекта. Наиболее оптимальный способ отсеять ненужное это визуализация данных, которая помогает сравнить правильное состояние и фактическое.

Учитывая, что сегодня вся информация приходит на электронном носителе необходимо программное обеспечение, которое осуществляло бы сбор, обработку, структурирование и подачу информации в удобном для восприятия и анализа формате.

Мой выбор пал на MindManager и хочу выделить четыре его основных преимущества:

1.Возможность управлять большим потоком информации

MindManager помогает сконцентрироваться на важных деталях с помощью информационных дашбордов, диаграмм связей, визуального представления нашей работы в виде объектов на карте.

2. Возможность принимать осознанные и взвешенные решения

Тезис «Порядок в голове – порядок в делах» помогает в работе над сложными проектами, где решения далеко не всегда очевидны. Так с помощью MindManager вы увидите, что визуализация информации в виде четкой и понятной структуры с понятными приоритетами и связями между объектами сильно упростит нахождение верного решения.

3. Повышение скорости работы

Один взгляд на карту – и вот все члены команды уже знают, как нужно поступить дальше, кто ответственный за следующий шаг, какие риски могут возникнуть на определенном участке работ и соответственно какие меры нужно предпринять для их минимизации.

4. Универсальность

Карты в MindManager подходят под любую задачу. Их используют и отдельные сотрудники, и малый и средний бизнес, и гигантские корпорации. С ними управляют, планируют, ведут отчетность, проводят презентации. При этом в каких бы программах вы ни вели свою отчетность, MindManager гарантированно будет с ней совместима.

Как создавать «умные» карты в MindManager?

Прежде чем начать работать с программой MindManager, необходимо ее установить, скачав с сайта mindmanager.com. Программа работает как на Windows, так и на Mac OS. Для Windows поддерживаются как 32-, так и 64-разрядные системы. Программа без проблем пойдет даже на старом ПК и не потребует много ресурсов для работы в фоновом режиме, пока вы занимаетесь другими своими проектами.

Работать в MindManager очень легко, потому что он имеет интерфейс, который пошагово вам объяснит, что нужно делать. Всего три шага:

Шаг 1. Выбор шаблона

MindManager имеет в своем арсенале готовые диаграммы и шаблоны карт, с которых будет намного проще начать. Для этого определитесь с тем, для чего вам нужны интеллектуальные карты. Выработать бизнес-план? Провести совещание? Определиться с планами на будущее? Разобрать сложный проект на отдельные детали? Назначить работу сотрудникам? Выбрать будущего руководителя подразделения? Создать организационную структуру?

Шаг 2. Ввод данных

Введите необходимую информацию для определенных топиков карты. Напишите текст заданий, разберитесь с проектами, введите имена сотрудников в предназначенные для них поля.

Все просто: вводите текст, меняете цвет или форму объектов, подбираете подходящую иконку, если вам этого хочется. Получается наглядная структура, созданная в соответствии с вашими предпочтениями.

Шаг 3. Синхронизация информации

В созданную вами «умную» карту можно добавить любые файлы, а также гиперссылки, связанные медиафайлы, данные из контактов, сайтов и приложений.

Все происходит внутри самой программы, не требуется никаких разделенных экранов или переключений между окнами. А итоговый продукт получается еще более полезным и читабельным.

И вот перед вами целостная концепция, карта с проектом или планом, которая позволяет как видеть всю картину, так и рассматривать конкретные детали.

При этом она способна динамично меняться в зависимости от новых обстоятельств. Видя всю панораму действий, становится гораздо проще понять, куда следует двигаться дальше и какие перспективы есть у достижения цели.

Часть 2. Как с помощью умных карт решать задачи для бизнеса?

Подготовка к решению задачи

Каждый собственник бизнеса всегда находится на стадии развития своего дела. Даже достигнув определенных успехов, движение вперед должно продолжаться, потому что конкуренция непрерывно растет, вкусы людей варьируются, на смену одним трендам приходят другие.

Однако далеко не каждый предприниматель знает, с чего начать преобразование, как выстроить работу по-новому, не говоря уже об открытии дела с нуля.

Для примера я возьму одну из самых востребованных бизнес задач – это оптимизация деятельности организации. Так, на первом этапе нужно выделить фокус-группы мотивированных сотрудников, которые будут практически полностью освобождены от своих обязанностей и соответственно будут заняты в настройке и моделировании бизнеса.

Непосредственно при визуализации мозгового штурма нужно следовать нескольким правилам.

1. Количество важнее качества

Иными словами, чем больше идей – тем лучше. Никто в компании единолично не может объективно оценить ценность той или иной идеи. Все потому, что один человек не может одинаково хорошо разбираться во всех вопросах деятельности компании. Поэтому самым верным будет формировать стратегию, проанализировав информацию от многочисленных источников (сотрудников) и не упустить то, что может кому-то несправедливо показаться неважным.

2. Никакой критики

Даже самая фантастическая идея может дать импульс масштабной генерации идей. До участников необходимо донести, что во время обсуждения одинаково важен каждый голос, каждая мысль.