5S. Организация рабочих мест

Если команда вместе с рабочим начинает проходить каждый шаг, например, анализировать нужные и ненужные предметы, то степень "замыленности глаз" работника уменьшается. То есть понятно, если спросить работника, зачем ему 3 ключа на 20, он скажет, что они все нужны потому, что один он может потерять, второй его личный, а третий в карточке записан, на учете. Команда здесь может привести такие аргументы, что рациональнее пользоваться одним ключом. Такой простой пример, но тем не менее командная работа – это первый и самый главный залог успешного применения методики 5S, поэтому подумайте, кого можно подключить. Подумайте, как вовлечь и мотивировать работника. Решите, какие знания дать команде и работнику, чтобы «подстегнуть» их к организации рабочих мест.

Используйте внутренние потребности человека быть причастным к изменениям и коллективу, делающему что-то новое. Можно использовать внутренние потребности человека к творчеству.

Например, предложите работнику помощь в реализации его идей по преобразованию рабочего места, тогда работник может с большей долей вероятности вовлечься.

Очень способствует эффективной организации рабочих мест, когда персоналу демонстрируется заинтересованность руководства. Когда руководителю важно, как обстоят дела по рациональной организации рабочих мест, у его подчиненных создается впечатление, что это не разовая кампания, а что-то действительно стоящее для организации. Поощряйте работников, предлагающих меры по совершенствованию существующих стандартов, сокращению времени и трудоемкости работ. Если работник вам говорит, что можно сделать по-другому, более рационально, то любая идея, пусть даже она не реализуется сразу, должна поощряться. Это необязательно должно быть денежное поощрение, простого "спасибо", хлопка по плечу или пожатия руки будет достаточно.

Кроме этого, объясняйте важность предстоящих изменений. Система 5S, как вы знаете, не требует существенных затрат. Ее успех целиком зависит от общего понимания персоналом возможности проводимых изменений. Если человек понимает свои выгоды, важность тех изменений, которые будут проводиться на рабочих местах с точки зрения его организации и выполнения его операций, вовлекаться ему будет проще. Такой работник будет способствовать изменениям и помогать организации.

Если человек понимает, что он будет меньше ходить и искать инструмент, перекладывать какие-то предметы, за это время он может произвести больше продукции. Соответственно, сможет получить большую зарплату и пораньше уйти домой, либо у него будет время на какую-то рационализаторскую деятельность. Если он будет меньше спотыкаться, соответственно, уменьшится риск получения травм. Вовлеченных работников по организации рабочих мест на каждом предприятии можно найти достаточно много, главное всех собрать, систематизировать при обучении до того, как вы ворветесь на рабочее место работника выкидывать все лишнее. Вот это надо до него донести и дать время, чтобы работник переварил информацию.

5S применяют там, где работают люди, это система организации рабочих мест: постоянных и временных, стационарных и передвижных. Не рекомендую начинать с тех мест, где люди не работают, такие тоже часто бывают. Встречаются, например, в энергетике, объекты, где совершается обход. Начинать нужно с тех мест, где именно сейчас работают люди и где они проводят большую часть рабочего времени.

Не требуйте от работников того, чего сами не можете выполнить.

Не оставляйте работника один на один с его рабочим местом, о чем говорилось выше.

Есть еще несколько моментов, о которых следует помнить. Во-первых, убедитесь, что рабочие места выбраны правильно. Это еще одно условие для правильного начала организации рабочих мест. О выборе пилотного участка подробно рассказывается в одном из следующих разделов. Помните, что внедрение 5S должно устранять потери и улучшать условия труда. Если вы видите чистое рабочее место с минимальным количеством потерь, не начинайте организовывать работу только для того, чтобы подписать карандаш или оконтурить степлер. Включайте голову. Рабочее место должно обладать потенциалом, чтобы потом нельзя было сказать, что трудовые и временные ресурсы были потрачены зря. Прежде чем выбирать рабочее место, изучите раздел, где описываются нюансы по выбору пилотного участка.

Применяйте пропаганду в объяснении важности предстоящей кампании. Обучите персонал, в том числе и руководителей нижнего звена управления, объясните им важность кампании, преимущества, которые затрагивают лично их. Например, снижение бесполезного времени, скорейшее выполнение плана, удобство в работе, гигиена труда, снижение риска получения травмы и так далее. Это очень важно – чтобы люди понимали свою выгоду от организации рабочих мест.

Худший вариант реализации любого улучшения – это когда люди сопротивляются, лучший – когда люди способствуют, помогают, и вам надо стремиться к лучшему. Применение пропаганды, объяснение важности предстоящей кампании способно склонить чашу весов в нужную вам сторону.

Запланируйте ресурсы. Для начала кампании необходимо в первую очередь время на уборку, сортировку, упорядочение и так далее, отсутствие времени приведет к авралам, потере эффективности, демотивации, возможному провалу кампании в целом. Зарезервируйте определенное время, например, в конце смены, на проведение кампании.

Например, выделили пол часа в конце смены и занимаетесь организацией рабочих мест. Собрались, провели сортировку, например, в первый день, второй день – провели упорядочение и так далее. Это также относится к руководителям и к каждому члену команды. Кроме того, продумайте материальные ресурсы: средства уборки. Например, устранение источника загрязнения, средства разработки стандартов или метод визуального контроля. Как правило, работа в команде, привлечение дополнительных людей в команду помогает существенно сэкономить время.

Например, при разработке стандартов и элементов визуального контроля. Элементарный компьютер с принтером, где можно напечатать какой-то перечень, список, подпись какого-то стеллажа, шкафчика и так далее. Член команды, который возьмет на себя эти функции, окажет вам существенную поддержку.

Дополнительно к материальным ресурсам относятся те, которые направлены на устранение источников загрязнения, уборку и так далее. На практике встречается много рабочих мест, в которых переломным моментом при организации рабочих мест является либо замена старого стола, либо покраска оборудования. При планировании стоит подумать о тех ресурсах, которые вы можете перераспределить. Не рекомендую тратить материальные ресурсы, особенно в начале кампании.

Заинтересованность руководителей показывает важность и неизбежность предстоящих изменений. Объявите о кампании, интересуйтесь успешностью хода работ. Если вы – исполнитель, стимулируйте вашего руководителя периодически выходить на рабочее место, показывайте результаты работы. Когда руководитель заинтересован, люди видят, что организация рабочих мест важна в масштабе всей организации, что эти изменения – не разовая акция. Это действительно важная работа, которая продлится достаточно долгое время.

Условия применения 5S на самом деле очень просты. В двух словах – планирование и вовлечение. Используйте это перед началом кампании и ваши шансы на успех увеличатся многократно. Планируйте ваши улучшения, продумывайте ресурсы: временные и материальные. Продумайте участников команды и то, как можно вовлечь каждого участника, в частности, рабочего. Подумайте, как заинтересовать руководителя или как помочь руководителю показать заинтересованность. Эти основные условия способны склонить чашу весов в сторону максимально быстрой организации рабочих мест.

Эффект от применения 5S

Несмотря на то, что 5S – это достаточно простой метод, применяющийся как базовый при работе в направлении бережливого производства, он способен дать реальный эффект. Иногда даже очень большой эффект. В настоящем разделе мы покажем, какой эффект может дать внедрение 5S, как его можно оценить и посчитать.

Для начала определим, какие преимущества есть у каждого шага метода 5S.

На первом шаге уменьшаются затраты времени на поиск необходимого. Если мы меньше ищем и перекладываем предметы, когда мы знаем, где они лежат, когда у нас нет лишнего мусора, который мешает, отвлекает наше внимание – соответственно, уже здесь, на первом шаге, уменьшается время на поиск необходимых предметов.

На втором шаге происходит уменьшение затрат времени на поиск необходимого, сокращаются ошибки из-за применения не того, что нужно. Мы избавились от всего, что нам не нужно и оставили только то, что нужно и в том количестве, которое необходимо, в тех местах, где вещи удобно брать, искать и так далее. Соответственно, мы сокращаем количество ошибок из-за того, что применили что-то неподходящее случаю: материал с истекшим сроком годности, неисправный инструмент и так далее. Также здесь исключаются любые другие несоответствия, например, лишние движения.

На третьем шаге сокращается простой оборудования и количество поломок. Операторы лучше знают оборудование, становится меньше несоответствий и поломок, связанных с грязью и мусором. Третий шаг – это наведение чистоты на рабочем месте. Мы можем увидеть источники загрязнения, в том числе и на оборудовании, если рабочее место там расположено. Таким образом снижается возможность простоя.

На четвертом шаге происходит улучшение контролируемости порядка, а в качестве бонуса – высокий уровень командного духа и производственной культуры. Когда первые три шага реализованы, чтобы закрепить результат, вырабатываются стандарты. Стандартизация позволяет более качественно осуществлять контроль и обнаруживать отклонения от нормального состояния намного быстрее.

Пятый шаг – совершенствование. Улучшение организации рабочего места, повышение ответственности персонала – все преимущества, которые перечислены ранее. Это постоянное повторение первых четырех шагов и выработка привычки.

Основными критериями правильного применения 5S могут являться обеспечение безопасности труда, повышение производительности, улучшение качества продукции, уменьшение простоев оборудования, чистота, порядок на рабочем месте, отсутствие любых предметов, которые не относятся к текущей работе, когда визуально заметны любые отклонения в состоянии рабочего места. Еще один из критериев – это скорость нахождения необходимых предметов и эффективное использование в целом рабочего пространства.

Давайте попробуем оцифровать эти преимущества, для чего решим следующую задачу:

Представьте операцию, и после организации рабочего места время выполнения этой операции уменьшилось, скажем, на минуту. Операция вымышлена, этот пример нужен для того, чтобы вы оценили масштаб небольших улучшений. Операция выполнялась за 10 минут, а стала выполняться за 9. Допустим, мы исключили какие-то сортировки, какие-то движения и транспортировки, человек стал меньше ходить за инструментом, искать что-то, время сократилось на одну минуту. Не так много, но тем не менее.

Представим, что за смену операция выполняется 35 раз (происходит 35 циклов), примерное время смены – 350 минут.

В месяц 22 рабочих дня, в год – 12 рабочих месяцев.

Попробуйте посчитать, насколько эффективным в масштабе года стало это улучшение. Что мы получим в масштабах месяца, в масштабе года, что мы получим в плане экономии времени?

Мы экономим за один цикл одну минуту – вместо 10 цикл занимает 9 минут. Если за операцию высвобождается одна минута – а мы повторяем ее 35 раз – соответственно, в смену освободилось 35 минут.

Что это означает для нас? Мы можем отпустить работника раньше с работы, мы можем найти время для какой-то дополнительной работы, например, по уборке и обслуживанию оборудования или организации рабочих мест, либо можно в это время произвести больше продукции, если это необходимо.

Если 35 минут эти поделить на 9, это будет 3,8 дополнительных циклов. Например, если за каждый цикл выполнения работы сотрудник производил одну единицу продукта, то, соответственно, теперь за смену он сможет произвести на 3 единицы больше. Вроде бы сократили 1 минуту, но на 3,8 штук больше.

Давайте посмотрим в масштабе месяца. 22 рабочих смены, умножаем на 35 минут, получается 770 минут мы высвободили простыми улучшениями организации рабочих мест, сокращая время выполнения операции всего лишь на 1 минуту. 770 минут – это 2,4 смены.

770 разделить на 9 будет 85,5 циклов, то есть на 85 единиц продукта в месяц больше. Либо можно производить больше продукции, либо работать на 2,4 смены больше. Если вы до этого работали сверхурочно, например, то теперь работать сверхурочно необязательно.

Если посмотреть в масштабе года, то 770 минут в месяц умножаем на 12 месяцев, получается 9240 минут экономии. Если это количество минут разделить на 9 – мы получаем 1026,6 циклов, или 29,3 рабочих смен. Если 29,3 разделить на количество дней работы – получается 1,3 месяца мы экономим. При тех же планах, той же загрузке, тех же ритмах работы.

Понятно, что этот пример очень условный и есть много моментов, которые можно оспорить, но тем не менее основная цель этого примера была показать взаимосвязь между маленькими сокращениями потерь на рабочем месте и результатом в масштабе года.

Если учитывать мелкие потери времени на рабочих местах, в масштабе года они способны показать достаточно большие затраты. Если их считать, то вы просто удивитесь, какая экономия может быть. Эта экономия часто не используется при организации рабочих мест: кампания проходит, рабочие места становятся красивее и чище. Но эта экономия, которая получается от этой условной минуты (секунды, метра, километра и т.д.), как правило, не используется.

Если бы вы видели, что с помощью рациональной организации рабочих мест вы высвобождаете такое количество рабочих смен в год, наверняка вы бы перераспределили либо загрузку, либо трудовые ресурсы, либо произвели какие-то улучшения в масштабе года. Здесь, имея такую экономию, вы можете либо производить больше продукта. Например, завершать выполнение месячного плана раньше и переводить людей на какую-то другую работу. Вы можете работать ритмично и загрузить ваших людей выполнением каких-то дополнительных функций, например, связанных с улучшениями рабочих мест, обслуживанием оборудования, уборкой и так далее. Либо вы можете сократить, например, штатную единицу либо уменьшить сверхурочные работы. Здесь вам надо смотреть, что делать с этими цифрами применительно к конкретной организации, к ее специфике.

1 минута, сэкономленная на операции в данном примере, отразилась в 29 смен за год или в 1000 единиц продукции.

Подведем небольшой итог.

Необходимо считать все потери. Когда вы занимаетесь любыми улучшениями, считайте все потери: все перемещения, ожидание. Все, что вы сокращаете и улучшаете надо считать, а потери в натуральном выражении переводить в масштабе года. Для этого необязательно иметь экономическое образование. Это может сделать каждый, если показать пример и объяснить логику расчетов. Что делать с этими цифрами, руководитель нижнего звена управления решения не понимает, однако, имея эти данные, управлять процессом уже гораздо проще.

Потери в масштабе года становятся более видимыми и актуальными, потому что если никто не обратит внимание на 1 минуту в масштабе операций, то все обратят внимание на 29 смен в масштабе года. Это совершенно разные цифры, но, тем не менее, математически они одинаковые. Эффект как раз содержится в мелких потерях. Вы можете искать какие-то крупные возможности для улучшения, использовать сложные аналитические методы и инструменты, но несколько небольших потерь, сокращенных сейчас на рабочем месте, через полгода уже могут дать достаточно большой эффект в плане оздоровления организации. Делайте выводы, что делать конкретно с теми цифрами, которые вы получаете. С ними что-то надо делать, потому что если сэкономленная минута во времени цикла выполнения операции не будет востребована, то впоследствии она просто растворится, и улучшенная операция снова будет выполняться за 10 минут. Улучшение может быть утеряно, если с ним ничего не делать.

Таким образом, считайте потери, не пренебрегайте даже малейшим их сокращением. Организация рабочего места способна высвободить огромные резервы, иногда даже достаточные для того, чтобы существенно поднять производительность, причем всей организации. И учтите, что это все без особых материальных затрат.

Считайте потери.

Переводите потери в масштаб года.

Думайте, что делать с ними дальше.

Эффект от организации рабочих мест есть, его надо только увидеть и посчитать.