Деловой имидж

2. Узнайте собеседника.

В самом начале предстоящего разговора можете задать следующий вопрос собеседнику: «Как я могу к вам обращаться?». Очень важно запомнить, а лучше записать имя собеседника, чтобы не ошибаться в дальнейшей беседе с ним. В разговоре почаще называйте его по имени.

3. Узнайте обстановку.

Согласно этикету, требуется спросить того, кому звоните, удобно ли ему сейчас разговаривать с вами на данную тему или лучше перезвонить в другое время. Полезно, однако, проявить определенную настойчивость, чтобы привлечь внимание собеседника именно к предмету вашего разговора. После согласия собеседника на разговор следует не тянуть и сразу уверенно и энергично начинать обсуждение. Робость, застенчивость и лишние извинения умаляют ваш авторитет и вредят делу.

4. Скажите комплимент.

Быстрее и легче всего расположить к себе собеседника, сказав ему что-нибудь приятное. Комплиментом или благодарностью следует закончить разговор, чтобы оставить о себе наилучшее впечатление: «Рад был с вами познакомиться, всего доброго» или «Благодарю за исчерпывающую информацию», «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «Рад буду увидеть вас», «С наступающим праздником». Говорите естественно и уверенно, избегая заискивающей слащавости и самодовольной агрессивности.

6. Найдите точные слова.

Умейте точно выражать свои мысли, говорите кратко, красиво и убедительно. Сразу после приветствия, представления сообщите цель своего звонка, причем в такой формулировке, которая может больше всего заинтересовать собеседника, правильно назовите фирму, соблюдайте деловое правило «Считай слова!» – не говорите ни одного лишнего слова, будьте точны и лаконичны. Откажитесь от расплывчатых фраз, трудно понимаемых выражений или же неуместных замечаний. Постоянно совершенствуйте свою речь, так как именно речь наиболее точно характеризует человека.

7. Владейте интонацией.

Установлено, что именно интонация голоса передает более 30 % информации. Одни и те же слова, сказанные с разной интонацией, имеют разный смысл и по-разному воспринимаются слушателями. Тон вашего голоса должен быть спокойным, уверенным, дружелюбным и заинтересованным. Другими словами, сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую строгость одновременно.

Установлено также, что сказанное низким тембром голоса вызывает больше доверия и сопереживания, чем сказанное высоким, визгливым. Разнообразьте интонацию, меняйте силу и высоту звучания голоса, не говорите монотонно. Первые слова приветствия никогда не произносите слишком тихо, даже если это ваша обычная манера, поскольку это сильно влияет на желание вашего телефонного партнера дальше с вами разговаривать. Делайте паузы. Они необходимы для обдумывания и придают дополнительную смысловую весомость сказанному.

8. Внимательно слушайте.

Разговор – это диалог, а не монолог. Каждому человеку приятнее и проще говорить самому, чем слушать другого. Внимательно слушающий собеседник становится хозяином данной ситуации, так как активно воспринимает и анализирует важную информацию о предмете разговора и самом говорящем: его настроение, отношение к вам и проблеме, его мотивы и цели, а также предполагаемые средства их достижения. Прийти к согласию можно, лишь находя точки соприкосновения мнений, общие интересы и цели. Способствует взаимопониманию прием повторения ключевых слов собеседника, которые точно соответствуют вашему мнению.

9. Установите контакт и лидируйте.

Если вы примените предыдущие 9 правил, то наверняка сумеете расположить к себе работодателя, создать необходимый доверительный тон делового разговора, получить необходимую информацию и установить тем самым нужный контакт с человеком. Теперь можно управлять ситуацией телефонного разговора, став лидером, направляя ход обсуждения, мысли и чувства собеседника в желаемом для вас направлении. Это искусство, совершенствовать которое придется всю жизнь.

Итак, позвонив работодателю, прежде всего вы должны сказать о себе следующее: возраст, образование, опыт прошлой работы, уровень квалификации и опыт работы в требуемой должности, владение необходимыми знаниями и навыками, выдающиеся достижения. По просьбе работодателя вы можете рассказать о своем месте жительства, семейном положении и состоянии здоровья.

Очень хороший способ привлечь к себе внимание, если у вас уже есть на примете фирма, в которой вы хотели бы работать, послать туда письмо с просьбой о приеме на работу. Основная цель такого письма – заинтересовать работодателя собой как специалистом и пробудить желание познакомиться поближе.

В грамотно и правильно составленном вашем письме работодатель должен прочитать следующее.

1. Точное название его фирмы и адрес (не допускайте ошибок, так как они будут свидетельствовать о вашей невнимательности и низкой заинтересованности).

2. Обращение к представителю фирмы-работодателю по имени и краткое объяснение, почему именно ему (по рекомендации кого-либо, по объявлению об имеющихся вакансиях, в соответствии с его должностью или его решающим словом в этом вопросе) вы адресовали свое письмо.

3. Комплимент фирме, например, «Слышал о вас много хорошего», «Ваш профессионализм и объективность широко известны», «Высокий профессиональный уровень вашей фирмы, заслуженно обеспечивший ей репутацию новатора в развитии отрасли, побуждает меня просить о возможности применения моих знаний и опыта в вашем творческом коллективе».

4. Самые необходимые и краткие сведения о вас, дающие вам право претендовать на данную должность (не указывайте второстепенные или стандартные достоинства, например спортивные успехи, увлечения в свободное время, аккуратность, добросовестность и тому подобные качества. Это будет указывать лишь на то, что более весомых преимуществ вы не имеете).

5. Письмо должно быть оформлено аккуратно и грамотно на хорошей бумаге без ошибок и помарок, по всем правилам, содержать всю необходимую информацию. Реквизит адресата должен быть оформлен с 32-го удара машинописной строки.

Для того чтобы вам легче было ориентироваться в написании такого письма, мы хотим вам дать его образец.

Руководителю АО «Бридж»

Москва, ул. М. Горького, 6

г-ну Петрову И.А.

4 декабря 2000 г.

Уважаемый Иван Андреевич, прошу рассмотреть мою кандидатуру на должность секретаря-референта.

Мне 25 лет, имею высшее образование, знаю делопроизводство, оргтехнику, деловой этикет, деловой английский язык, владею навыками работы на компьютере (Windows, Exel, Power Point, data bases), печатаю со скоростью 180 зн./мин.

Закончила экономический факультет МАИ, курсы секретарей-референтов, курсы английского языка.

Была бы рада получить приглашение на собеседование, чтобы при личной встрече обосновать свои возможности приносить фирме значительную пользу благодаря своей квалификации и высокой заинтересованности в работе.

Приложение: резюме на русском и английском языках (на 2 листа каждое).

Искренне Ваша

Е.Е. Иванова

(подпись)

Адрес: Москва, 123232,

ул. Тверская, д. 7. кв. 9

Телефон: (095) 456-75-56.

Вместе с письмом вы можете отправить работодателю и резюме, это будет не просто жестом хорошего тона, но покажет работодателю, что вы человек деловой и аккуратный, умеющий ценить чужое время.

Резюме – это самохарактеристика, CV (cirriculum vitae – жизнеописание) – одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, вы резко повышаете свои шансы на успех. Цель резюме – привлечь внимание работодателя к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить фирму пригласить вас на личную встречу. Если внимание привлечь не удалось, значит резюме не сработало.

На основании этого документа формируется первое и очень устойчивое мнение, как о деловом человеке, которое, однако, субъективно и зависит от стереотипов и восприятия людей. Вы можете принести с собой резюме на собеседование и попросить ознакомиться с ним до разговора. Это позволит работодателю быстро узнать главное о вас и сформулировать возникшие вопросы, что повышает эффективность собеседования.

Резюме могут быть краткими и подробными, если вы претендуете на высокие руководящие должности или направляете их в агентства по трудоустройству. Чаще составляют резюме хронологические и реже функциональные. Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке. Функциональные резюме описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.

Специалисты, работающие на рынке труда, считают наиболее универсальной следующую структуру резюме.

Заголовок – РЕЗЮМЕ

Фамилия, имя, отчество.

Основные личные данные – адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение.

Цель обращения – на какую работу, в какой должности и на каких условиях претендует кандидат, с дальнейшим обоснованием своих претензий.

Образование – даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания.

Опыт работы – даты мест работы, занимаемых должностей, выполняемых функций и профессиональных достижений (эта часть резюме является главной, однако непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна).