Профессия – помощник руководителя. Приемы «высшего пилотажа»

В вашем случае это не пройдет. Руководителю нужен человек, реагирующий мгновенно. Не заставляйте его дергать вас вопросами: «Ну что, сделали?», «Ну как там мое поручение? Доложите, что происходит». Вы должны опередить его в этом, быстро выполнив все, что необходимо, учитывая срочность и приоритетность, и доложить о результатах.

А ведь бывает так: вы могли сделать дело сразу, но оставили на потом, решив: «Мелочь, успею!» А потом у вас в доме вдруг вырубается электричество или отключают Интернет за неуплату… И вы не успеваете.

Поэтому:

1. Выполняйте поручение сразу. Не дожидайтесь окончания отведенного времени.

2. Помните о том, что вы – помощник руководителя, а не руководитель – ваш помощник. Сами следите за данными вам поручениями и своевременно докладывайте об их выполнении.

Пятый принцип

Вы должны быть неравнодушны к тому, что происходит с вашим руководителем. Хотя обратная ситуация – полнейшее равнодушие – довольно типична. Вам дается поручение сделать нечто и к определенному сроку. Вы начинаете делать, сталкиваетесь с препятствием, откладываете выполнение, но не сообщаете об этом начальству.

Например, вам поручили сделать шенгенскую визу. Вы готовите документы в посольство, но оказывается, что в справке с места работы начальника указана маленькая зарплата. Вы обращаетесь в бухгалтерию, но бухгалтер отказывается написать в справке большую сумму, потому что его за это «посадят в тюрьму». И вы подаете документы в посольство, не сообщив руководителю о том, что столкнулись с проблемой. Ему отказывают в визе. Вам все равно. Вы не взяли на себя ответственность, а ответить в результате можете своей головой. Но ведь ваша голова никому не нужна! Нужна виза. То есть вы вызываете справедливое раздражение начальства.

Если вы не можете решить вопрос своими силами – найдите того, кто вам поможет. Например, можно представить справку из банка о состоянии счета, и проблема будет решена. Не забывайте, что должность секретаря или помощника – это, помимо всего прочего, ступенька в вашей карьере. Как сейчас принято говорить: «Включайте мозг!»

Главное качество хорошего помощника – умение креативно мыслить. Например, вам нужны билеты на самолет и их можно заказать по телефону. А можно подойти к делу творчески – найти и предложить различные варианты. Спросить, какие существуют тарифы, каким можно сделать маршрут, чтобы резко снизить цену, в какие сроки купить билет, чтобы цена не поднялась и бронь не слетела.

Вот пример случая, когда синергетический эффект возник на стыке креатива и чистой случайности. Я долго вынашивал идею о том, что для Ирины было бы очень неплохо поучаствовать в каком-то проекте с Аллой Пугачевой. Это было бы здорово с точки зрения PR да и вообще! Одним словом, очень хотелось это сделать. Я знал, что и Алла Борисовна приглашала Ирину на «Рождественские встречи», но Ирина отказалась петь, так как считала, что не имеет достаточных голосовых данных. И вот в 2005 году Ирина выпустила книгу «Sex в большой политике» – о нравах, царящих в коридорах власти. Отличный материал для Максима Галкина, с «живыми» сценами и с Ельциным, и с Черномырдиным, и с Жириновским. Я предложил подарить эту книгу Алле Борисовне на день рождения. В общем-то без всякой задней мысли, правда! Но все-таки я чувствовал, что будет продолжение, хотя не мог представить какое…

В день рождения Пугачевой, 15 апреля, мы должны были улетать в командировку, поэтому подарок пришлось дарить 14-го. Я приехал к Алле Борисовне, и охрана тут же разболтала, что «Она одна», то есть «делать нечего», и передала подарок и цветы. Ну, раз делать нечего, надеюсь, подарок откроет, подумал я. И забыл про это. А через полгода Ирину пригласили в программу «Субботний вечер с Максимом Галкиным», целый блок в которой был отведен под общение Максима и Ирины на тему вышедшей книги. Получилось 15 минут бесплатной рекламы книги по Первому каналу, в новогодней программе с зашкаливающим рейтингом, в которой участвовали Алла Пугачева и Пьер Ришар!

Подведем итоги:

1. Если вы столкнулись с проблемой, из-за которой никоим образом не можете выполнить поручение, – сообщите об этом руководителю. Но прежде все-таки перепробуйте все возможности.

2. Попытайтесь решить задачу разными способами. Со временем вы должны добиться того, чтобы руководитель знал: раз вы обратились к нему, значит, уже использовали все возможности решить вопрос самостоятельно.

3. Не бойтесь делать нестандартные вещи.

4. Если почувствуете, что «это будет круто», – у вас появился кураж, и значит, так и будет!

Шестой принцип

Будьте профессиональны. Профессионализм означает, что, потратив немного времени, вы будете готовы к любой ситуации. Например, вы летите в командировку и вроде бы все в порядке. Но вы могли бы на всякий случай посмотреть, какие самолеты, кроме вашего, летят в нужный вам город. Вдруг так сложится, что вы попадете в пробку и опоздаете на рейс? А отменить поездку никак нельзя, так как у руководителя выступление и его ждут люди! Заглянув на сайт с расписанием самолетов, вы будете знать, что через пару часов из другого терминала летит следующий рейс. Так, потратив одну минуту, вы, в случае чего, спасете весь визит.

Я люблю Москву, с детства мечтал оказаться здесь, учиться, жить. Но в последние годы чувствую, что любовь становится «странной»: со своими пробками, общая длина которых может достигать 3000 км, Москва превратилась в город-монстр. Командировки становятся для меня уже не просто работой, но и возможностью вырваться отсюда хотя бы на денек, чтобы переключиться. Но, чтобы вырваться, надо добраться до аэропорта. Вот здесь вы и должны знать все возможности.

Еду на собственной машине по делам, до самолета еще пять часов. Погода снежная, мы договорились выехать заранее, с запасом. Регистрацию я оформил по Интернету заранее, чтобы не терять времени на очереди в аэропорту. Слушаю какое-то радио, вещающее о пробках в режиме онлайн. И понимаю, что к Ирине я уже не успеваю. Разворачиваюсь в аэропорт. И снова все встало. По радио сообщают, что впереди пробка 9 км, до самой кольцевой дороги. Получается, что и она не сможет проехать в аэропорт на машине. Я звоню Ирине и безапелляционно заявляю, что остается только один вариант – электропоезд «Аэроэкспресс». Бросаю машину, прыгаю в метро, звоню помощнице, прошу купить по Интернету два билета бизнес-класса на этот поезд и скинуть мне их на мобильник в электронном виде (чтобы опять же не стоять в очереди в кассу). Все успели, но минута в минуту!

Эта история – только один из множества примеров, но он показателен. Ведь самолет ждать не стал бы, а у нас была намечена напряженная программа в нескольких городах. Масштабы бедствия в случае, если бы мы опоздали, можете оценить сами: три массовых выступления в трех городах по 500 человек, купивших билеты, в каждом, и все это было бы отменено с большими убытками для организаторов и с имиджевыми потерями как для них, так и для нас.

Все эти детали, которые помогли нам успеть (варианты проезда, как избежать очередей в аэропорту, как купить или зарегистрировать билет с помощью современных технологий и т. д.), нужно изучать и брать на вооружение, чтобы в экстренной ситуации вы могли бы легко ими оперировать.

Итак:

1. Потратьте минуту – спасите проект!

2. Окружите себя потоками информации.

3. Иногда полезно представить, что вы руководите страной: это вас как следует испугает.

Седьмой принцип

Важен результат, а не процесс. Если продолжать предыдущий пример, то для вас результатом является своевременная «доставка» руководителя на мероприятие в другой город. Каким образом разрабатывалась программа его визита, кто – вы или водитель – неверно рассчитал время на дорогу до аэропорта, – все эти мелочи никого волновать не будут. Разбирайтесь с собой и своей командой сами. У руководителей существует правило: если есть возможность, чтобы конфликт разруливали подчиненные, – они и будут разруливать.

Берите ответственность на себя. Не загружайте руководителя ненужными и ничего не значащими подробностями. Не звените в ушах! Неважно, каким образом вам НЕ удалось достичь нужного результата, важен результат – а его НЕТ. А нужно, чтобы БЫЛ. Каким образом его достичь – об этом вы узнаете в том числе и из моей книги.

Ответственность – главное качество лидера. Если вы помощник бизнесмена, логично, если вы хотите стать лидером в бизнесе. Если вы пресс-секретарь судьи, логично ваше желание стать судьей. Если вы руководитель администрации президента, логично, если вы хотите стать президентом. Так будьте лидером!

Восьмой принцип

Автономность. Разобравшись в процессе, в требованиях руководителя к вашей работе, в критериях эффективности и в оценках, вы становитесь все более и более самостоятельны. Вы сами знаете о своих обязанностях и сами инициируете и выполняете поручения. Если руководитель подает налоговую декларацию каждый год, то вы, не дожидаясь его поручения, в начале года начинаете сбор необходимой информации и бухгалтерских справок, готовите декларацию и сдаете ее. Вы понимаете, что сами должны заботиться о работоспособности его мобильного телефона, а значит, следить за балансом средств. И тому подобное.

Высший пилотаж – это когда вы можете самостоятельно и объективно оценивать себя. Вы знаете, где не доработали, где выкрутились, где нанесли ущерб, а где принесли бонус. Самостоятельно поддерживаете баланс: сами себя милуете, сами себя казните.

Как «влиять» на руководителя

На одном из моих мастер-классов кто-то из слушателей задал мне такой вопрос: «Хакамада проиграла все дебаты у Соловьева, а поскольку, как известно, шея вертит головой, какое у вас есть право считать себя успешным и читать этот мастер-класс?»

Время все рассудит. Я работаю с Ириной уже 13 лет и никогда не претендовал на «влияние». К тому же обвинения несправедливы. Из дюжины выступлений в дебатах у Соловьева Ирина проиграла всего два раза, и то не на всей территории России (голосование идет отдельно в разных орбитах вещания по стране). Так вот, руководитель делает свою работу, а вы – свою. Это и есть ключ к вашему успеху. И наоборот: будете пытаться «вертеть головой» – умный человек вас вычислит и выгонит. Ваша задача – дать расклад, предложить варианты, продемонстрировать плюсы и минусы, а решение принимает руководитель.

Ключ к успеху: каждый делает свое дело.

Решение принимает руководитель.

Будьте уверены в себе.

Да, конечно, если какое-либо решение для вас предпочтительнее, можно его «правильно» преподнести. Это у нас национальный вид спорта. Можно показать очевидную выгоду, но при этом надо честно доложить и обо всех недостатках варианта. Эти недостатки не должны входить в противоречие с интересами руководителя. Если вы хотите, чтобы вас в этом никогда не заподозрили, относитесь к такой ситуации как к рулетке. Честно дайте всю информацию – все возможные варианты, все возможные последствия и все ваши сомнения. А дальше считайте, что вам повезло, если решение совпало с вашим желанием. Не напрашивайтесь на церемонию «Мисс Россия», если руководителя пригласили туда с супругом или супругой. Но если уж так хотите туда попасть, спросите, не считает ли он, что вы можете понадобиться в целях организации его участия в мероприятии. Вполне возможно, что и понадобитесь. Работа там всегда найдется: нужно и встретить, и проводить, и показать место в зале, и заказать кофе, и дать возможность пообщаться, и вовремя позвать на сцену.

Помощники зачастую уверены в своей незаменимости. Да, безусловно, для начальника ваше увольнение будет большой потерей, особенно если вы профессиональны и проработали с ним достаточно долго. Но никто не станет вас держать на этой должности даже несмотря на очевидный ущерб от вашего ухода, если своим поведением вы вызываете недоверие.

Я наблюдал вертикали, где «влияние» на руководителя носит тотальный характер: он не может принять ни одного решения, если его не пропустят все советники. Хуже того! Его решение может быть саботировано, если оно принято в обход аппарата. Ты общаешься с ним один на один, и он ставит на твоих бумагах резолюции, а потом ты узнаешь, что ни одно поручение не ушло дальше его помощников! Но об этом поговорим чуть позже.

Конечно, трудно понять людей, которые изначально стремятся обойти аппарат, чтобы пробить свое решение. Некоторые из них для порядка сначала обращаются к помощнику, но, получив отказ, тут же бегут решать вопрос напрямую, особенно если их связывает с вашим руководителем общий бизнес. Именно эти люди склонны подозревать вас в ревности. Вы сделаете ошибку, если начнете препятствовать таким персонажам. Они могут обвинить вас еще и в вымогательстве. Отойдите в сторону. Откройте им дверь в кабинет начальника. Вы удивитесь скорости, с которой они через некоторое время оттуда вылетят!

Как пробить «броню» аппарата

Прежде чем предложить некоторые инструменты для достижения ваших коварных целей, которые могут быть спорными или даже провокационными, позволю себе обратить ваше внимание на то, чего делать не надо.

Однажды мне позвонила журналистка из региональной желтой газеты, чтобы договориться об интервью с Ириной. Звонок раздался буквально за пару дней до визита Ирины в этот город, так что программа ее пребывания там была давно уже рассчитана по минутам. Дама была явно взвинчена. Похоже, подумал я, она уже попыталась добиться этого интервью через принимающую сторону. Оказалось, что так и было. Это выяснилось, когда я спросил, почему она звонит так поздно. Журналистка назвала моих коллег неадекватными, так как предложенные ими условия информационной поддержки визита ее явно не устраивали. Поскольку я имею возможность организовывать интервью в обход кого бы то ни было, я пообещал ей, что переговорю с Ириной, одновременно дав понять, что смягчу условия. Договорились созвониться через пару часов.

После этого я позвонил своим коллегам в регион. Оказалось, что журналистка говорила даже не с одним организатором, но при этом каждому последующему она жаловалась на то, что предыдущий собеседник был неадекватен. Таким образом она умудрилась испортить отношение к себе целой команды людей, имеющих отношение к организации визита.

Без лишних подробностей я вынес решение вопроса на суд самой Ирины, не сообщая ничего о тлеющем конфликте, а лишь сообщив название газеты, ее специфику, тираж, места распространения. Ирина приняла решение дать интервью и назначила время. Но журналистка больше не позвонила.

Итак, если вы хотите угробить любое дело: