Бизнес-анализ от а до я: гид для начинающих

Мы регулярно проверяли прогресс моих задач – иногда один-два раза в день, но обязательно на следующий день. Это важный принцип, который я по-прежнему использую в своей работе: никогда не ждать финального результата задачи для проверки качества. Обязательно нужно проводить промежуточные проверки, чтобы своевременно определить отклонения от ожидаемого результата, обсудить их и внести коррективы. Чем позже обнаруживается отклонение, тем дороже обходится его исправление – 'дороже' в любом смысле: в деньгах, времени, ресурсах.

После проверки выполненной работы, мой наставник давал мне комментарии и указания, что именно нужно исправить и почему. Например, он показывал уже готовый и подписанный клиентом артефакт и объяснял, почему такой способ документирования является наиболее эффективным. Теперь давайте рассмотрим, чем именно я занимался в первые дни и недели и как выглядел мой обычный рабочий день новичка в роли бизнес-аналитика

Мой рабочий день был разделен на две основные активности: коммуникация с ведущим БА и работа с требованиями. Также была третья дополнительная активность – изучение систем и стандартов компании и продукта, которой я занимался лишь эпизодически, и в основном в контексте текущих проектных задач. Я последовательно придерживаюсь одного подхода на протяжении последних десяти лет – приоритет отдаю реальным задачам, переходя к изучению нового только после того, как уверен в выполнении всех своих обязанностей в срок.

В течение первых четырех недель моя работа состояла в документировании описания и дизайна небольших частей функциональных требований системы. Упоминание «небольших частей» не случайно – моя задача заключалась в описании ограниченного объема функциональности системы, что было оптимальным решением, учитывая мой начальный уровень опыта. Это позволяло эффективно сотрудничать с моим ведущим БА, который предварительно набрасывал и обсуждал со мной основные элементы функции. Он также объяснял, какие бизнес- и функциональные требования у нас есть на входе и что ожидается на выходе, включая дизайн требований и ожидаемый уровень детализации.

Давайте подробно опишу распорядок одного из моих рабочих дней в этот период. В последующих историях я также покажу, как изменились мои рабочие дни с постепенным профессиональным ростом, а какие аспекты остались неизменными.

Я прихожу на работу обычно между 9 и 11 утра. Эта гибкость в выборе времени начала рабочего дня – один из замечательных плюсов работы в ИТ-компании, в отличие от традиционного бизнеса, где часто требуется быть в офисе строго к определенному времени, даже если нет срочных дел или совещаний. В первые недели такая свобода была для меня необычной, но я быстро оценил это как серьезный мотивирующий фактор для эффективной работы – важно использовать рабочее время для выполнения задач в установленные сроки.

Первым делом я всегда проверяю свой ежедневник, где перечислены все текущие задачи и их статусы. Мониторинг и планирование задач – это ключевой инструмент эффективной работы и управления временем. Я осматриваю задачи, требующие внимания, и определяю, какой из них я займусь в первую очередь. Проверяю наличие потенциальных препятствий или блокеров для выбранной задачи, которые могут требовать вмешательства других лиц. Если такие препятствия существуют, я стараюсь запланировать обсуждение с моим БА в удобное для него время. Я делаю это сразу, не откладывая до тех пор, пока не столкнусь с трудностями из-за блокирующих задач. Эффективное планирование звонков и ключевых активностей занимает всего 5-15 минут, но позволяет мне спокойно работать дальше, зная, что важное совещание уже запланировано

Вторая задача или активность в моем рабочем дне – это звонок с моим ведущим БА-ментором, который может быть утром или вечером. Как я уже упоминал, на начальных этапах карьеры крайне важно синхронизировать формат, план, процесс и ожидания от своих активностей с ответственным за весь проект. Мы обсуждаем мои достижения за предыдущий день, возникшие вопросы и планы на текущий день. Получив отзывы от БА, я приступаю к своим ежедневным задачам.

Особенно важно, по моему опыту, проводить звонки и совещания в первой половине дня, желательно утром, чтобы максимально эффективно усвоить полученную информацию. За мои 10 лет работы у меня сложилось понимание, подтвержденное исследованиями, что сложные мыслительные процессы наиболее эффективно выполняются в ранние часы. Чем дольше человек находится в рабочем процессе, тем труднее ему воспринимать сложную информацию и выполнять сложные задачи. Существует даже выражение «обсудим на свежую голову», подчеркивающее, что вечером обсуждение важных вопросов может быть неэффективным.

В контексте моих основных задач – звонков с ведущим БА и документирования дизайна – я стараюсь придерживаться этого подхода. Проведение звонков утром помогает мне максимально эффективно решать все вопросы и затем спокойно заниматься документированием. Если вечером мозг уже устал, завершить документацию становится гораздо проще, чем проводить активное обсуждение. Важно планировать так, чтобы на митинги и встречи приходить максимально собранным и эффективным. Это же правило применимо и к тем, кто работает с обеда до поздней ночи – принципы остаются теми же.

Затем я приступаю к документированию дизайна функционального требования, используя шаблон, который был обсужден с моим ведущим БА. Важно отметить, что наличие нескольких бизнес-аналитиков в проекте является значительным преимуществом. Это способствует созданию совместного подхода в работе, что, в свою очередь, снижает количество ошибок и повышает качество конечных артефактов через внутренние обсуждения и договоренности по различным темам, например, по выбору формата шаблона для документирования.

Перед тем как подробно описать, что такое 'документирование дизайна функционального требования', я кратко определю, что такое функциональное требование. Не углубляясь в технические детали, которые будут подробно разобраны в конце этого раздела, функциональное требование – это определенное свойство системы, позволяющее удовлетворять запросы пользователя. В большинстве случаев под 'пользователем' мы подразумеваем живого человека, который взаимодействует с нашей системой. Существуют, конечно, специфические технические проекты, где 'пользователем' может быть другая система или модуль системы, использующий функции другой системы, но эти сценарии мы пока рассматривать не будем. Когда пользователь взаимодействует с системой, она реагирует на его запросы и действия определённым образом. Ожидания от реакции системы на использование определённой функции и называются функциональным требованием. Поскольку сначала создаётся система, а затем пользователь начинает пользоваться её функциями, мы называем это функциональным требованием. Это требование к тому, как должна работать функция системы, иначе система не будет нужна пользователю, если она не соответствует его функциональным требованиям.

Теперь перейдём к документированию дизайна функционального требования. Для начала уточню, что я подразумеваю под 'дизайном': это описание, спецификация или план, который демонстрирует, как должна работать или выполняться функция, чтобы соответствовать функциональному требованию. Интересный факт: если вы зададите вопрос в англоязычной поисковой системе о том, что значит слово 'design', то вам покажут определения, упоминающие 'план' или 'спецификацию' и 'функцию', даже не связанную с ИТ-сферой.

Почему акцент на документировании дизайна? Всё просто. Основная цель бизнес-аналитика почти всегда заключается в подготовке документа или артефакта для команды разработчиков, чтобы они могли создать систему именно так, как её планирует использовать пользователь. Наличие только функционального требования без дизайна не даст разработчикам необходимой информации о том, что именно нужно создать. В моей 10-летней практике я не встречал случаев, когда было бы иначе. Хотя в интернете можно найти мнения, что в рамках некоторых 'гибких' методологий разработки, продукты создаются именно так – разработчикам передаётся только требование, и они каким-то образом создают то, что нужно.

Процесс документирования дизайна может занимать различное время и объем работы. Одно требование может быть оформлено на полстраницы формата А4 и занять 30 минут для написания. Другое требование может распространяться на 10 страниц и требовать неделю работы. Существуют различные форматы и подходы к дизайну, выбор которых зависит от множества факторов и контекста проекта. В эти дни и недели такая активность занимает примерно 80 процентов моего рабочего времени.

Я документировал дизайн простым и надежным способом – в обычном текстовом документе (MS Word). Никаких специальных дополнительных программ не требовалось. Этот документ был доступен онлайн для моего ментора, который проверял мои дизайны и оставлял комментарии прямо в файле, на которые я затем делал правки. Это был непрерывный процесс документирования, комментирования от ментора и соответствующих обновлений с моей стороны.

Одно из наиболее приятных ощущений в этом процессе – наблюдать, как с течением времени количество комментариев уменьшалось, что отражало прямую зависимость улучшения качества моей работы. Хочу еще раз подчеркнуть важность работы в команде, особенно с опытными коллегами на начальном этапе карьеры: доверие к профессионализму вашего наставника позволяет легко определить и отслеживать улучшение собственных показателей качества, без необходимости изучения сотен страниц литературы по ключевым показателям продуктивности.

Скучно ли это – создавать дизайн требований с утра до вечера, неделями? Для меня это было чрезвычайно интересно, так как а) я создавал! Это один из главных двигателей моей удовлетворенности от работы, и я буду часто это повторять на протяжении книги. Ощущение, что ты что-то создаешь, невероятно приятно. Важно прослеживать, даже если только в своем воображении, как твоя деятельность влияет на финальный итог. Допустим, я описал обычную кнопку, которая активирует функцию в системе. Я представляю, как после разработки и тестирования, эту систему предоставят клиенту, который в свою очередь сделает её доступной своим пользователям. Пользователи, например, продавцы в магазине, будут использовать функцию, созданную по моему дизайну, для обслуживания клиентов. Хоть это и ИТ система, программа, но в 99% случаев они нужны для внедрения в бизнес-процессы, а это значит, что я упрощаю повседневную жизнь кого-то.

б) Наличие ментора и работы в команде позволяет мне совершенствовать своё мастерство каждый день. Люди по своей природе стремятся найти причину и дать полезный комментарий к любой активности другого, когда их об этом просят – конечно, если им не лень и они заинтересованы в процессе. Людей, которые равнодушны к своим обязанностям, лучше не выбирать в качестве менторов. Так в чем суть? Работа каждого дня над дизайном требований не может быть монотонной, когда вы получаете комментарии и предложения по улучшению. Комментарии не всегда могут быть приятными – на самом деле, они почти всегда вызывают дискомфорт. Однако одна из ключевых компетенций хорошего бизнес-аналитика – это умение эффективно воспринимать критику. Под 'эффективно' я подразумеваю следующий процесс: сначала внимательно слушать, затем анализировать, применять полученные замечания к своей ситуации и, наконец, принимать решение – улучшит ли предложение качество работы.

На основе своего опыта могу сказать, что 70-80% рекомендаций, которые я получал, действительно помогли мне улучшить качество выполнения задач. Интересно, что даже если комментарии напрямую не влияли на улучшение, их анализ и применение к текущей ситуации помогали выявлять другие 'пробелы' в создаваемом решении, на которые я бы, возможно, никогда не обратил внимание без этих замечаний. Например, создавая описание реакции системы на нажатие кнопки пользователем, коллега предложил, что 'выполнение открытия дополнительного поля по нажатию на кнопку должно быть описано отдельным сценарием'. Хотя функциональность кнопки была минимальна и я изначально считал, что разделять описание не нужно, проверка моего текста выявила важный 'пробел' – я не описал поведение кнопки при её повторном нажатии. В итоге, отзыв оказался чрезвычайно полезным. в) В любой деятельности всегда существует возможность для улучшений, и эти улучшения можно придумывать бесконечно, даже в самой, казалось бы, простой работе. Улучшения эти могут фактически изменять кажущуюся однообразность рабочих дней. Один из самых простых и эффективных мотиваторов к улучшениям, который я использую на протяжении всей своей карьеры, очень прост: следуйте главному принципу любого развития – личностного, физического, профессионального. Заканчивая день, спросите себя: «Что я сегодня сделал лучше или эффективнее, чем вчера?» Если есть ответ, значит, вы развиваетесь.

Конечно, ежедневно вносить улучшения может быть сложно, поэтому периоды для сравнения могут варьироваться. Но если вы не сравниваете результаты своего труда с предыдущими, как можно понять, улучшилась ли ваша экспертиза или, возможно, даже ухудшилась? Одним из аспектов этого мотиватора, который я особенно ценю, является его психологическое влияние на общее состояние после проверки улучшений. Если вы завершаете задачу, день или неделю, видя, что создали артефакт следующего уровня качества, пусть даже немного лучше предыдущего, это придает позитивный настрой и энергию на весь оставшийся день или начало следующего периода. По крайней мере, у меня это так работает – может быть, я чрезмерно оптимистичен.

Я кратко описал свои рабочие будни, и, возможно, у некоторых читателей возник вопрос во время прочтения: «А что насчет самих требований? Вы много рассказали про дизайн, но про требования – ничего». Я выбрал хронологический порядок изложения, так как именно так все происходило на начальном этапе моей работы, где акцент делался в первую очередь на изучение и получение опыта в дизайне требований.

Теперь давайте подробнее рассмотрим, как я работал с требованиями. Занимался я этим как дополнительной активностью, изучая, что такое требования и как они формируются. Изначально требования ко мне поступали уже в готовом виде в формате списка от моего ведущего БА. Я анализировал документ с требованиями, который затем проверял и подписывал клиент, и, возможно, мой ведущий БА дополнительно разделял их на более мелкие части.

Мы классифицировали требования на два основных типа: функциональные и бизнес. Это разделение до сих пор кажется мне самым простым, логичным и последовательным подходом.

Сначала формируются бизнес требования к системе, которые обычно разрабатываются бизнес-аналитиками в тесном взаимодействии с клиентом. Эти требования устанавливают границы желаемого решения со стороны клиента и, как правило, представляют интересы бизнеса. Однако важно понимать, что хотя это и бизнес-требования, они все же касаются системы, а не бизнес-процессов или конкретной деятельности клиента. Обычно каждое бизнес-требование формулируется одним предложением, написанным языком, понятным для бизнес-клиента, и в то же время определяет ожидания от системы. Например, 'Система должна иметь возможность хранения информации о клиентах' или 'Оплата заказа в системе должна поддерживать оплату пластиковыми картами и с банковского счета'. Здесь мы видим формулировку желаний бизнеса без углубления в детали реализации – это важно для клиента, поэтому длинный список таких требований создается и подписывается, чтобы клиент мог быть уверен в их выполнении.

Все остальные детали описываются в функциональных требованиях, которые являются декомпозицией бизнес-требований. Они необходимы для того, чтобы с необходимой точностью и детализацией определить, какие именно функции должна поддерживать система. Функциональные требования, которые я изучал, обычно формулируются одним, максимум двумя предложениями, что обеспечивает их лаконичность и целенаправленность.

Например, для бизнеса требование о возможности управления информацией о клиентах может включать от 100 до 200 функциональных требований. Одно из них может формулироваться как «Система должна предоставлять пользователю возможность создать профиль клиента», другое – «Система должна поддерживать в профиле клиента следующие 10 параметров:…» и так далее. Из таких требований четко становится понятно, какая функция системы ожидается, например, функция создания профиля пользователя. Это функциональное требование также обсуждается с клиентом и подписывается им.

Затем такое требование попадает ко мне, и я разрабатываю дизайн, описывающий, как будет реализовано создание профиля клиента. Важно отметить, что все бизнес-требования и функциональные требования связаны между собой в специальном документе, который называется матрицей прослеживаемости (Traceability Matrix). Этот документ помогает быть уверенным в том, что все созданные функциональные требования необходимы и связаны с бизнес-требованием, и наоборот, что все бизнес-требования имеют функциональную реализацию.

В проектах по созданию крупных систем для поддержки бизнеса телекоммуникационных компаний, например, для одного модуля «система управления клиентами», может быть разработано 400-500 функциональных требований. При таких объемах информации создание документа, который хранит все связи между требованиями, становится абсолютно необходимым. Были случаи, когда именно благодаря этому документу удавалось находить несоответствия в связях и избавляться от ненужной работы, например, когда обнаруживалось функциональное требование, которое фактически не было связано ни с одним бизнес-требованием и, соответственно, уже не было актуальным, или когда бизнес-требование изменялось или удалялось после недавних обсуждений с клиентом.

По мере работы я начал самостоятельно формулировать функциональные требования к новым бизнес-требованиям, освоив процесс за 3-4 недели. Я уже мог понимать, как из бизнес-требования формируется функциональное требование и впоследствии превращается в дизайн.

Ранее я кратко упомянул о своих рабочих активностях в течение дня. Теперь я хочу рассмотреть их под другим углом и поделиться процессом создания конкретных артефактов на примере, как я разрабатывал функциональное требование и документировал дизайн для него. Эти примеры вымышлены и созданы мной для наглядности; они не содержат коммерческой информации.

Сейчас мои личные ощущения таковы, что процесс создания функционального требования и дизайна к нему по своей структуре не сильно изменился со временем. Изменились инструменты, формат и терминология стали более современными, но подход и акцент остались прежними. Если бы я сейчас вернулся к работе над проектом с аналогичным контекстом, методологией и условиями, скорее всего, я бы использовал тот же подход к созданию и написанию требований/дизайна, что и десять лет назад.

Сейчас, спустя полтора-два месяца работы в качестве бизнес-аналитика в моей первой ИТ-компании, я начинаю создавать функциональные требования для новых компонентов системы. Под 'новыми' я имею в виду, что теперь я несу ответственность за разработку требований на основе заранее подготовленных и утвержденных с клиентом бизнес-требований для всех новых компонентов. Моя задача состоит в том, чтобы создать функциональное требование и разработать дизайн к нему.

Создание требований

Рассмотрим бизнес-требование: «Профиль компании должен содержать информацию о кредитоспособности компании». Это требование от бизнеса и клиента ясно формулирует необходимость проверки платежеспособности компании-покупателя перед совершением коммерческих операций с предоставлением товаров в рассрочку.

На основе этого бизнес-требования я разработал функциональное требование: «ФТ-СУК-КР-1. Система должна предоставлять на главной странице профиля компании обобщенную информацию о кредитном статусе клиента, включая кредитный статус, кредитный рейтинг и текущие кредитные условия».

Давайте разберём идентификатор этого требования: «ФТ-СУК-КР-1». «ФТ» означает «Функциональное Требование». «СУК» указывает на систему, к которой относится требование – Система Управления Клиентами. «КР» обозначает конкретный модуль или компонент системы – Кредитный модуль. Номер требования – 1. Правила создания таких идентификаторов позволяют легко определить, о чем идет речь в требовании. Текст требования может быть изменен, но идентификатор остается неизменным и играет ключевую роль в матрице связей/отслеживания и в любых других документах, связанных с этим требованием. Функциональное требование включает в себя несколько важных пунктов, каждый из которых имеет ключевое значение:

«Система» – это кажущееся простое слово подтверждает, что именно наша система должна реализовать указанную функциональность. Это утверждение дает 100% гарантию включения функции в систему.

«должна» – ключевое слово, указывающее на обязательность поддержки функциональности системой, в отличие от формулировок «может» или «будет». Такая точность важна, так как любая неоднозначность может стоить значительных сумм, а разные трактовки могут использоваться как заказчиком, так и исполнителем.

«на главной странице…» – указывает на конкретное местоположение и содержание функции, что помогает точно определить, где именно будет реализована функция в интерфейсе.

«информацию о:…» – здесь конкретно перечисляются параметры, которые должна отображать система. Это может включать параметры, которые обязательно будут реализованы, а также те, которые могут быть добавлены позже, если это будет возможно в рамках проекта.

Таким образом, мы подробно описываем каждый аспект требования, обеспечивая его полную прозрачность и предотвращая возможные недоразумения в будущем. Так формируется функциональное требование.

Возможно, у вас возник вопрос: «Как, исходя из краткого и общего бизнес-требования, вы сформулировали такое детализированное функциональное требование? Откуда взялись детали о месте и содержании информации?». Часть ответа заключается в моем доменном опыте, о котором я упоминал ранее. Многолетняя работа в бизнесе и опыт использования различных бизнес-систем, которые обычно содержат похожий набор параметров и функций, позволяют мне предложить наиболее подходящий подход к информации о платежеспособности клиента для нашей системы.

Вторая часть ответа касается процессов, связанных с документированием требований. Помимо написания самого документа, в процесс включены коммуникационные действия, такие как обсуждение требований, их обновление и подписание. Написанное мной функциональное требование не будет сразу же переведено в дизайн. Сначала оно пройдет внутреннее обсуждение с моим ведущим бизнес-аналитиком, в ходе которого могут быть внесены правки. Затем следует обсуждение с клиентом, возможные дополнительные изменения и окончательное подписание требования. Только после всех этих этапов начнется документирование дизайна для этого функционального требования.

Дизайн требования

Получив подписанное функциональное требование, я приступаю к разработке дизайна, который описывается в документе, называемом "Спецификация по функциональному дизайну" (Functional Design Specification). Стоит отметить, что подходы, описываемые здесь, адаптированы под конкретный проект и могут отличаться в зависимости от контекста.

Как начинается процесс? Сначала я создаю уникальный идентификатор для дизайна, например, ФД-СУК-КР-1. "ФД" здесь обозначает "Функциональный Дизайн". Затем формируется короткое название дизайна, которое будет использоваться как заголовок документа, например, "Просмотр кредитной информации на главной странице компании". Функциональное требование может соотноситься как с одним, так и с несколькими дизайнами.

Описание дизайна:

"Описание: Данный дизайн позволяет пользователю видеть основные кредитные показатели компании-клиента на главной странице профиля. Эта информация помогает в принятии решений."

Входные условия: