Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

Специальные права и обязанности работника, представляемые ему в связи с выполнением какой-либо работы, следует указывать непосредственно в трудовом договоре, так как ТК РФ содержит общие права и обязанности работников, распространяющие свое действие на все их категории. Специальные права и обязанности работников урегулированы специальными нормативными актами, например Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Основные права и обязанности работника и работодателя урегулированы соответственно ст. 21 и 22 ТК РФ.

Надо заметить, что указанные в ст. 22 ТК РФ обязанности работодателя носят обязательный характер, они не могут быть изменены по соглашению сторон в сторону их сокращения.

В трудовом договоре необходимо прописать те условия труда, о которых стороны пришли к соглашению в связи с будущим характером работы, которую принимаемому на работу лицу предстоит выполнять. Обязательно надо оговорить условия труда, если они являются тяжелыми или вредными, а также предусмотреть компенсации и льготы работнику за выполнение такой работы.

Режим труда и отдыха (гл. 16 ТК РФ) должен быть конкретизирован только в случае, если в отношении данного работника режим его труда и отдыха отличается от общих правил, установленных правилами организации. Данные условия трудового договора могут определяться правилами трудового распорядка.

В условия оплаты труда могут включаться размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, периодичность выплат и т. д. Рекомендуется обязательно указывать в трудовом договоре условия выплат надбавок и премий, так как в противном случае придется заключать впоследствии дополнительное соглашение о данных выплатах.

Поскольку условия оплаты труда работника – это всегда величины конкретные и порой сугубо индивидуальные, то их необходимо прописывать в трудовом договоре как можно подробнее.

Обеспечение медицинского и социального страхования работника также является существенным условием трудового договора. В отдельных случаях условия социального страхования будут определяться в зависимости от характера выполняемой работы. Виды и условия медицинского и социального страхования устанавливаются соответственно Законом РФ от 28 июня 1991 г. № 1499-I «О медицинском страховании граждан в РФ» (в ред. от 23 декабря 2003 г.) и Федеральным законом от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» (в ред. от 5 марта 2004 г.).

Особенности регулирования труда – нормы, частично ограничивающие применение общих правил по тем же вопросам либо предусматривающие для отдельных категорий работников дополнительные правила (ст. 251 ТК РФ). Поэтому для отдельных категорий работников перечень существенных условий трудового договора может быть расширен специальными нормами. Например, при заключении трудового договора с надомником к числу существенных условий такого договора относятся условия о порядке и сроках обеспечения надомника сырьем, материалами и полуфабрикатами, расчетов за изготовленную продукцию, возмещения стоимости материалов, принадлежащих надомнику, о порядке и сроках вывоза готовой продукции (ст. 310 ТК РФ; Положение об условиях труда надомников, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 г. № 275/17-99). Предусмотрены особенности определения существенных условий трудовых договоров для случаев, когда работодателем является физическое лицо. При заключении трудового договора с индивидуальным предпринимателем в такой договор включаются все условия, существенные для работника и для работодателя (п. 2 ст. 303 ТК РФ). Для данного типа трудового договора существенными следует считать не только те условия, которые прямо перечислены в п. 2 ст. 57 ТК РФ, но и те, которые в указанных случаях сочтут для себя существенными работодатель и работник.

В п. 3 ст. 57 ТК РФ приводится примерный перечень дополнительных (факультативных) условий, которые могут отражаться в содержании трудового договора. По соглашению между работодателем и работником этот перечень может быть расширен или наоборот, ни одно из условий, перечисленных в данной норме, не будет включено в трудовой договор.

Трудовой договор не может содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Согласно ст. 70 ТК РФ трудовым договором может быть обусловлено испытание работника с целью проверки его соответствия поручаемой работе. Отсутствие в договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания. Данное условие не является существенным.

Необходимо также указать продолжительность испытательного срока в приказе о приеме работника на работу. Испытание устанавливается работнику только один раз при приеме на работу. Его срок не может быть увеличен по инициативе работодателя, например приказом директора, с последующим внесением изменений в заключенный трудовой договор.

Надо помнить, что при переводе работника из другой организации в вашу организацию (п. 5 ст. 77 ТК РФ) испытательный срок вы ему назначить не имеете права. Однако на практике установление испытательного срока в данном случае встречается.

Срок испытания указывается в трудовом договоре. Он не должен превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций – шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

В период испытания на работника распространяются положения ТК РФ, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения.

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

1) лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

2) беременных женщин;

3) лиц, не достигших возраста 18 лет;

4) лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

5) лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

6) лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

7) в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором. Это необходимо запомнить, чтобы не допустить ошибку и не назначить испытательный срок, например, беременной женщине.

С работником, который будет иметь доступ к государственной или коммерческой тайне, в обязательном порядке заключается отдельный договор об оформлении допуска. Этот договор должен являться приложением к трудовому договору.

Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Отношения, связанные с государственной тайной, регулируются Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22 августа 2004 г.) и другими нормативными правовыми актами. Виды сведений, составляющих государственную тайну, определяются Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 (в ред. от 3 марта 2005 г.), который содержит сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности государства, распространение которых может нанести ущерб безопасности России, а также наименования федеральных органов исполнительной власти и других организаций, наделенных полномочиями по распоряжению этими сведениями.

Процедура оформления права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, а организации – на проведение работ с использованием таких сведений осуществляется в соответствии с Законом РФ «О государственной тайне», а также Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан РФ к государственной тайне, утвержденной постановлением Правительства РФ от 28 октября 1995 г. № 1050 (в ред. от 15 ноября 2004 г.). Этим же постановлением Правительства РФ утвержден Типовой договор об оформлении допуска к государственной тайне (Приложение 4), являющийся приложением к трудовому договору.

Субъекты гражданского права могут в своих интересах ограничивать доступ других лиц к известной им информации. Поэтому в отличие от государственной тайны состав сведений, которые составляют служебную или коммерческую тайну, определяется не нормативными актами, а самими обладателями информации.

Перечень сведений, содержащих коммерческую тайну организации, определяется руководителем организации, разрабатывается и оформляется юридической службой совместно со службой безопасности и отделом кадров. Этот внутренний нормативный акт предприятия, а также Положение о служебной, коммерческой тайне организации обязательно утверждаются руководителем предприятия. Работник знакомится с ними под расписку на первом экземпляре этих документов с указанием даты ознакомления. Согласно ст. 5 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Доказать вину конкретного работника в разглашении коммерческой тайны в процессе судебного разбирательства достаточно сложно. С работниками, которые по роду деятельности могут иметь доступ к государственной тайне, трудовой договор заключается только после оформления соответствующей формы допуска (Приложение 4-а), которая является приложением к трудовому договору. При приеме на работу сотрудника следует поставить его в известность о данной процедуре, так как значительный период оформления допуска может иметь для данного сотрудника, который уже уволился с прежней работы, неприятные последствия, такие как, например, перерыв в трудовом стаже, непрерывность которого влияет на начисление пособия по временной нетрудоспособности.

Хотелось бы напомнить, что работник также может быть материально ответственным лицом, и это нельзя забывать. В этом случае с ним заключается письменный договор о полной материальной ответственности работника.

Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 утвержден новый перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества. Этим же постановлением утверждена типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение 4-б).

В соответствии с п. 1 ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности , т. е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (п. 2 ст. 244 ТК РФ) (постановление Правительства РФ от 14 ноября 2002 г. № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).

При рассмотрении споров, возникающих в связи с применением мер дисциплинарного взыскания к работникам, отказавшимся от заключения договора о полной материальной ответственности за сохранность материальных ценностей, суды должны исходить из условий трудового договора. Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей составляет для работника его основную трудовую функцию, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности, отказ от заключения такого договора без уважительных причин необходимо рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями.

В случае отказа работника от заключения договора по уважительным причинам администрация должна предложить ему другую работу. При отсутствии такой работы или отказе работника от перевода на другую работу трудовой договор с ним может быть расторгнут в соответствии с подп. 1, 2 п. 1 ст. 81 ТК РФ.

Положения трудового договора не являются постоянными и могут подвергнуться корректировки в связи с существенными изменениями условий труда, каковым являются: повышение зарплаты, предложение другой должности, технические изменения. И это значит, что положения принятого трудового договора требуют поправок.

В этом случае составляется дополнительное соглашение к трудовому договору (Приложение 15). Надо помнить, что при изменении положений трудового договора необходимо согласие и работодателя, и работника.

В случае заключения срочного трудового договора в нем обязательно указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения такого договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (п. 5 ст. 57 ТК РФ). При заключении срочного трудового договора кадровикам необходимо обратить особое внимание на ст. 59 ТК РФ. Только для срочных договоров указывается дата начала и окончания договора. Для договоров, заключенных на неопределенный срок, в разделе «окончание работы» необходимо указывать не дату, а вид договора – «на неопределенный срок» или «без срока».