HR #digital #бренд #аналитика #маркетинг

? Подготовка технического задания.

? Поиск команды-исполнителя для разработки отдельных модулей системы.

Этап III: реализация.

? Проектирование интерфейса системы.

? Прописывание всех бизнес-процессов для гибкой настройки системы под процессы каждого подразделения.

? Загрузка данных в систему.

? Интеграция с корпоративными сервисами компании.

? Разработка программы очного тренинга, настольной игры и дистанционного курса. Очный тренинг длится 8 часов и состоит из настольной бизнес-симуляции управления биотехнологической компанией, теории KANBAN, группового упражнения, теста и консультации по использованию системы в работе.

Этап IV: внедрение.

? Обучение сотрудников компании правилам пользования системой:

? однодневный 8-часовой тренинг «KANBAN. Переход к вытягивающим системам». Тренинг начинается с элемента геймификации – настольный игры KANBAN; команда победителей

? в рамках тренинга получала 1000 баллов, которые можно было обменять на деньги и призы;

? дистанционный курс «Философия KANBAN» на сайте корпоративного университета CUB;

? обучающий блог о нововведениях системы на корпоративном портале.

? Разработка и принятие политики по контролю выполнения задач в электронной системе REPKA.

? Внутреннее продвижение в компании: статьи в корпоративном журнале, проведение интервью с создателями системы, запуск блога, подготовка рассылок, подготовка роликов о преимуществах системы на корпоративном ТВ.

? Разработка принципов нематериальной мотивации сотрудников: конкурс на самого активного пользователя системы [8 - Оценка активности по количеству поставленных и выполненных задач.]; победителям начислялось 100 «пряников» в разделе «Геймификация» на портале «Пряничная лавка».[9 - «Пряники» – корпоративная валюта, на которую сотрудники могут купить книги по саморазвитию, сувенирную продукцию, сертификаты на разные активности.]

Результаты

Как правило, системы, базирующиеся на философии KANBAN, активно используются ИТ-компаниями. BIOCAD удалость разработать систему, которая удовлетворяет запросы абсолютно всех подразделений, в том числе ученых и исследователей из R&D-департамента.

Поставленная задача № 1: создать единую систему управления проектами.

Достигнутые результаты

? Перевод всех проектов в REPKA: сегодня[10 - Здесь и далее по проекту: данные на октябрь 2018 года.] в системе 308 562 задачи (на ноябрь 2017 года – 39 139 задач).

? Все проекты и задачи, над которыми работают сотрудники, переведены в систему управления проектами REPKA.

Поставленная задача № 2: развить комбинированную систему управления персоналом и инновационной среды.

Достигнутые результаты

? Выявление 253 неформальных лидеров и менторов.

Система помогает идентифицировать новых лидеров, задействованных во многих кросс-функциональных проектах. Официально количество руководителей в компании – 220 человек. В системе на данный момент выделено 473 лидера. Соответственно, 253 человека – сотрудники, являющиеся ключевыми звеньями стратегических проектов.

? Улучшение кросс-функционального взаимодействия.

В системе отсутствует категория «подразделение», есть только команды, которые работают над общими проектами. На данный момент система насчитывает 130 168 кросс-функциональных взаимодействий. Эти задачи не поднимаются на уровень высшего руководства, а решаются в рамках работы кросс-функциональных групп.

Поставленная задача № 3: обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Достигнутый результат: выгрузка аналитики происходит в режиме реального времени. Метрики, связанные со временем выполнения задач, используемым оборудованием, трудозатратами, задействованными подразделениями/сотрудниками, можно выгрузить из системы в режиме реального времени. Данная опция доступна всем сотрудникам компании.

Поставленная задача № 4: наладить взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, сократить срок выполнения проектов.

Достигнутые результаты

? В среднем по компании сроки выполнения проектов снизились в 5 раз.[11 - Сравнивали данные при старте запуска REPKA, когда все сотрудники перенесли текущие результаты работы, с данными на октябрь 2018 года.]

? На 30 % сокращено время вывода на рынок новых препаратов в будущем.

Разработка и вывод нового препарата на рынок занимает порядка 5 лет. Системе REPKA 2 года. Основание для таких прогнозов дает статистика по сокращению сроков выполнения задач в R&D-подразделении. Так, наработка белка (необходимый процесс при разработке препарата, проводится 25 раз в месяц) за 1 месяц теперь занимает 340 рабочих часов. Полгода назад на этот процесс тратилось 680 рабочих часов. Время на проведение синтеза олигонуклеотидов сократилось в течение года на 45 %.

Подобная динамика наблюдается по всем ключевым процессам, необходимым при разработке препарата.

? Сокращение фонда оплаты труда R&D-подразделения на 10 %.

Данный результат был достигнут благодаря повышению эффективности реализации проектов за счет вытягивающей системы планирования и методологии just-in-time, когда не расходуется лишнего сырья и материалов, а также не делается лишней работы.

? Повышение уровня взаимодействия по всей компании на 2 %.

В ежегодном опросе вовлеченности персонала оценка уровня взаимодействия по сравнению с прошлым годом поднялась на 2 п. п. Данный показатель был достигнут за счет внедрения системы и обеспечения эффективной коммуникации.

Поставленная задача № 5: создать единое пространство для построения рабочих процессов и коммуникации, стандартизировать задачи и операции для дальнейшего масштабирования в международные офисы компании.

Достигнутый результат: система собирает информацию об основных свойствах процессов, типизирует деятельность подразделений.[12 - У всех подразделений есть типовые задачи, к которым сотрудники относят свои проекты.] В ней хранится вся нормативная документация и собрана статистика по всем процессам.

На данный момент бизнес-процессы таких ключевых для компании подразделений, как R&D, производство, HR и ИТ, определены максимально четко и могут быть масштабируемы во все филиалы компании.

Поставленная задача № 6: обеспечить понимание сотрудниками своего места в достижении стратегических целей компании, повысить вовлеченность, мотивацию и личную заинтересованность в достижении бизнес-целей.

Достигнутые результаты

? Положительная динамика после проведения опроса вовлеченности.

По результатам исследования вовлеченности сотрудников, наибольший рост по сравнению с 2016 годом произошел по факторам «Содержание работы», «Вовлеченность», «Взаимодействие». Уровень удовлетворенности сотрудников по этим показателям повысился на 3 %. В открытых комментариях сотрудники отметили, что внедрение системы REPKA принесло больше определенности и дало понимание, на достижение каких целей компании направлена их работа.

? Отслеживание личной эффективности и сравнение с коллегами.

График достижений сотрудника показывает динамику его работы по неделям/месяцам. В системе можно посмотреть, над какими проектами работают коллеги из одного отдела. Данная прозрачность мотивирует сотрудников показывать более высокий результат и позволяет видеть весь процесс в целом, не концентрируясь только на своих задачах.