Финансовый контроль для собственника. как гарантированно повысить прибыль бизнеса и выгодно вложить свободные деньги

Компьютеры всегда будут лучше людей складывать тысячи цифр. Сейчас и компьютеры, и программы для финансового учета стоят дёшево и работают очень быстро. А роль финансистов и бухгалтеров – уже не в том, чтобы долбить цифры с утра до вечера. Наша задача – правильно настраивать компьютерные системы, а потом следить за их работой.

Поэтому у всех клиентов я в первую очередь переношу все цифры в единую базу данных. Только после этого я начинаю анализировать, что происходит в бизнесе. Это самый быстрый и надежный способ отловить ошибки в учете.

Почему нужно смотреть несколько финансовых отчетов одновременно

Проблема

Мы познакомились с Сергеем через моего друга. Сергею принадлежала компания, делавшая «авторское» пиво. Ему становилось все сложнее контролировать деньги в бизнесе, и он попросил меня навести порядок в финансах.

Я начал с проверки продаж компании, потому что хотел убедиться, что они реальны. Для этого я посмотрел, как быстро покупатели оплачивают отгруженное им пиво.

Я заметил, что один покупатель (назовем его ООО «Мутное») давно ничего не платил. У него была отсрочка платежа 30 дней, а его долг висел уже полгода.

Сергей не знал об этом. Он следил только за тем, чтобы его менеджеры по продажам выполняли план. А поскольку продажей считалась не оплата пива, а отгрузка, долги покупателей никто не контролировал.

Я стал выяснять, что происходило с ООО «Мутное». Оказалось, что оно – банкрот, а его владелец уехал жить в Испанию. Получить с этой компании долг в 9 миллионов рублей так и не удалось. Поэтому реальная прибыль Сергея оказалась на 9 миллионов меньше, чем в его управленческой отчетности.

Решение

Как я узнал, что у Сергея была проблема с ООО «Мутное»? Я смотрел не только отчет о прибыли (где отражались продажи компании), но и другой финансовый отчет – баланс. В нем указывалось всё, что принадлежало компании Сергея, включая долги за пиво.

Всем покупателям Сергей давал отсрочку платежа 30 дней. В то же время, продажи Сергея за предыдущий месяц были 36 миллионов. Если бы все покупатели платили вовремя, то их долги примерно равнялись бы этой сумме. Ведь за пиво, отгруженное ещё раньше, они уже должны были рассчитаться.

А долги покупателей составляли 50 миллионов. Это значило, что кто-то из них платил с большим опозданием и мог не заплатить вообще. Так и получилось с ООО «Мутное».

Чтобы предотвратить такие проблемы в будущем, я запрограммировал в бухгалтерской программе Сергея отчет. Он показывал долг на начало месяца, продажи, оплаты и долг на конец месяца по каждому покупателю. Если у покупателя за месяц были отгрузки и оплаты, значит, он был «живой». Если же он ничего не платил, то с ним могли быть проблемы.

С помощью этого отчета через несколько месяцев мы вычислили ещё одного проблемного покупателя (назовем его ООО «Кидалово»). Как только отчет показал, что покупатель не платит уже месяц, мы стали выяснять, в чем проблема. Оказалось, что это мошенническая контора, и поэтому мы сразу подключили коллекторов. Поскольку долг был свежим, коллекторы смогли получить три миллиона рублей из пяти. Учитывая, что обычно в таких случаях удается получить копейки (или вообще ничего), это был неплохой результат.

Теперь Сергей был уверен, что цифры продаж близки к реальности, и что долги его покупателей под контролем.

Почему это работает

Баланс — очень полезный финансовый отчет для собственника. В нем видно то, чего не заметишь в отчете о прибыли. Он помогает собственнику задать правильные вопросы, один из которых «Все ли должники заплатят мне?» Именно он и заставил меня разбираться с ООО «Мутное».

Баланс позволяет сделать это, потому что бухгалтерский учет основан на двойной записи. Представьте, что у Сергея в компании есть два «бухгалтера» – Дебет и Кредит. Они записывают все операции в бизнесе Сергея, но каждый – на своем языке. Благодаря этому собственник всегда может посмотреть на происходящее в его компании с двух точек зрения.

Например, когда Сергей отгрузил пиво ООО «Мутное», Дебет записал у себя, «Теперь ООО „Мутное“ должно нам 9 миллионов рублей». Работа Дебета – знать, сколько каждый покупатель должен Сергею.

А Кредит написал, «Мы продали ООО „Мутное“ пива на 9 миллионов рублей». Работа Кредита – знать продажи каждому покупателю.

Благодаря Дебету и Кредиту я мог посмотреть на любую операцию в компании Сергея с двух точек зрения и оценить, насколько она реальна.

Когда я проверял продажи пива, то сначала просмотрел записи Кредита и увидел, что ООО «Мутное» купило пива на 9 миллионов.

Затем я посмотрел цифры Дебета, у которого стоял долг 9 миллионов. Это было подозрительно, ведь пиво было отгружено полгода назад и клиент уже давно должен был оплатить его. Так я обнаружил, что продажи и прибыль в управленческой отчетности Сергея завышены на 9 миллионов рублей.

Почему нужно иметь не только фактические цифры, но и план

Проблема

Мы познакомились с Татьяной на семинаре по инвестициям, который я вел в Высшей школе экономики. После этого мы иногда созванивались – бизнес Татьяны (студии йоги в Москве) быстро рос и когда у нее возникали финансовые вопросы, я подсказывал ей, что делать.

Однажды Татьяна решила купить квартиру в Москве в строящемся доме. Квартира продавалась по выгодной цене, и к тому же девелопер давал рассрочку оплаты на год. Но была проблема – Татьяна не знала, сколько денег принесет её компания в ближайший год и хватит ли их, чтобы расплатиться за квартиру. Поэтому она попросила меня составить финансовый план её бизнеса.

Решение

Чтобы составить финансовый план на год вперед, мне нужно было понять, сколько прибыли приносила компания.

У Татьяны был главный бухгалтер, которая считала прибыль по каждой из семи студий йоги в экселевских файлах. Я собрал эту информацию в единую базу данных и сделал отчетность за предыдущий год. На её основании я затем сделал финансовый план на следующий год. Получалось, что бизнес будет приносить от 2 до 4 миллионов рублей в месяц. Этих денег было достаточно, чтобы расплатиться за квартиру, поэтому Татьяна купила её.

Заодно я нашел несколько больших ошибок в цифрах главбуха. Поэтому Татьяна попросила меня каждый месяц перепроверять управленческую отчетность её компании.

Мне было легко сделать это, потому что в финансовом плане у меня уже были доходы и расходы на каждый месяц. И чтобы проверить управленческую отчетность, мне не нужно было копаться в тысячах цифр. Мне было достаточно сравнить финансовый план с отчетностью. Когда я находил большие отличия плана от факта, обычно оказывалось, что главный бухгалтер забыла включить какие-то расходы.

Главный бухгалтер удивлялась, что я так быстро находил ошибки. Секрет был прост – я использовал финансовый план, а она – нет. Поэтому она зарывалась в копейках и не видела ошибок на миллионы. А у меня был взгляд финансиста, а не бухгалтера. Я знал, что главное – проконтролировать миллионы, а копейки сами о себе позаботятся.

Опыт научил меня, что бухгалтер скорее забудет вставить в отчетность зарплату на 3 миллиона, чем ошибётся в почтовых расходах на 278 рублей. И финансовый план помогал мне проследить, что все миллионы попали в отчетность.

Благодаря этому Татьяна каждый месяц знала реальную прибыль своей компании.

Почему это работает

Финансовый план в бизнесе напоминает навигатор в машине. Если водитель сворачивает не туда, навигатор сразу начинает что-то говорить. Так же и с ошибками в управленческой отчетности – если доходы или расходы неправильные, то их сравнение с плановыми цифрами сразу покажет косяки.

Финансовый план составляется не так, как управленческая отчетность. Он делается на основе разумных предположений о доходах и расходах, которые будут у бизнеса в будущем. А управленческая отчетность делается на основе документов, показывающих, что произошло в прошлом.

Если документ затерялся, то цифра из него не попадет в отчетность. Однако эта цифра (примерно) будет в финансовом плане, потому что для его составления нужны не документы, а умение логически рассуждать и считать.

Например, Татьяна планировала открыть новую студию йоги. Поэтому я включил в финансовый план продажи и расходы новой студии с момента, когда она начнёт работать.

А главный бухгалтер просто забыла о ней, потому что студия была оформлена на новое юрлицо. И в её управленческую отчетность не попали ни продажи, ни расходы новой студии в первый месяц работы. В результате, главбух не показала убыток в миллион рублей. Когда я сравнивал финансовый план с цифрами из управленческой отчетности, то увидел, что восьмой студии там нет. Так за несколько минут я обнаружил этот косяк.

А если бы у меня не было финансового плана, то как бы я узнал, что прибыль завышена на миллион? Мне пришлось бы несколько дней копаться в документах, а это – «тупой» метод финансового контроля. Умный способ найти ошибки в отчетности – это сравнить фактические доходы и расходы с плановыми и понять причины отклонений.

Вот почему финансовый план необходим для расчета реальной прибыли – он помогает быстро найти и исправить ошибки бухгалтеров. Поэтому я делаю финансовые планы у всех моих клиентов.

Проблема вторая: как повысить прибыль своей компании

Как проще всего повысить прибыль вашего бизнеса

Свои первый деньги я заработал в 14 лет, когда проводил лето у дедушки и бабушки в Краснодарском крае. У местного колхоза не хватало людей, чтобы собирать абрикосы, и поэтому они нанимали народ со стороны. В 6 утра меня забирал автобус и вёз в сады, где я работал до двух часов дня. Когда я выполнял норму, то набирал и свою зарплату – два ведра абрикосов.

Одно ведро я продавал за 10 рублей на рынке, а второе приносил домой. Это были хорошие деньги за день работы, учитывая, что тогда средняя зарплата в СССР была 120 рублей в месяц.

Через три года я поступил в институт и нас отправили в подмосковный колхоз «на картошку». Там всё было по-другому. Плана не было, а оплата была не натурой, а деньгами после возвращения в Москву (мне пообещали, что «не обидят»).

Я понимал, что получу за работу копейки, и не напрягался. Остальные студенты думали так же, и поэтому большая часть картошки осталась лежать на поле. В итоге все оказались в проигрыше – и мы (потерявшие неделю своего времени), и колхоз (у которого сгнил урожай). Когда «всё общее», как было в СССР, то хороших результатов не будет.