Рестораны. Массовый подбор персонала

Автоматизация – денежные средства закладываем на начало года, и соответственно сразу всю сумму оплачиваем за год, так как это намного выгоднее, чем оплачивать помесячно. Конечно, с любой компанией можно договориться о помесячной рассрочке по оплате, но не забывайте, что в компании в любой момент может, что то произойти и в какой-то момент Вам перестанут согласовывать ежемесячную оплату данных счетов. А так Вы не будете зависеть от форс-мажорных обстоятельств. А поверьте, моему опыту такие случаи бывают.

Чат-бот – здесь мы закладываем оплату помесячно, так как в случае низкой потребности в персонале нам может не понадобиться данный инструмент, и мы временно от него можем отказаться, так как будем справляться своими силами.

Если в Вашей компании пока не внедрена автоматизация подбора персонала, и Вы еще не пользуетесь услугами чат-бота, то соответственно данных статей расхода у Вас не будет в бюджете. А если Вы планируете, это внедрение в своей компании, то данные суммы заложите лучше на март или апрель, ведь у Вас займет некоторое время на проведение тендера по выбору компании, согласованию договору с выбранными компаниями. В крупных компаниях этот процесс не быстрый, и иногда занимает очень много времени.

Когда Вы запланируете данное внедрение, как обоснование просчитайте:

1. трудозатраты одного сотрудника на определенные действия;

2. трудозатраты директора ресторана по действиям, связанным с подбором;

3. через какое время Вы сможете сократить количество сотрудников в отделе подбора персонала и т.д.

Командировки – всегда закладываю одну поезду в квартал, и в основном это как мера «тушение пожара». Сейчас информационные технологии развиты, и контролировать дистанционно своих сотрудников в других городах стало на много проще. Многие компании любят направлять чуть ли не каждую неделю своих сотрудников в командировки, я же против данной меры, и рассматриваю только редкое посещение других городов. Если Вы правильно простроите контроль Ваших сотрудников дистанционно, то смысл в командировках у Вас отпадет.

На август, как Вы заметили, заложена больше сумма на командировку, чем в другие месяцы, связано это только с тем, что это более дальняя поездка по расстоянию, чем предыдущие.

Если у Вас небольшая компания, то соответственно данной статьи расходов у Вас не будет в бюджете. В данном случае Вы можете заложить в статью оплаты проезда по ресторанам с целью проверки качества проведения собеседований директорами ресторанами, а так проверки исполнения регламента по адаптации персонала.

Телефония – сумма в данной статье расхода всегда одинакова, и зависит только от выбранного Вами тарифа сотовой связи, закладывайте лучше безлимитную связь, так как Вы ни когда не сможете просчитать, какую сумму Вы потратите в тот или иной месяц. А сами знаете о том, что бывают месяца, когда звонков совершается на много больше, чем, допустим, в январе или декабре.

Реферальные программы, тайный соискатель. Реферальные программы (акция приведи друга) на данный момент имеются в каждой компании, при этом суммы в каждой компании различные. Статистика по выплатам в любой компании ведется, поэтому можно примерно просчитать какую сумму Вы потратите на данную программу.

Суммы затрат на программу тайный соискатель/тайный стажер зависят от того, каким образом Вы проводите проверки (своими силами, силами фрилансеров, или специализированной компанией). Данные проверки ни когда не провожу в декабре. И всегда их провожу месяц, через месяц. О данной программе более подробно поговорим чуть позднее.

Итак, мы с Вами рассмотрели основные принципы составления бюджета отдела подбора персонала, занимающимся массовым подбором в ресторанной сфере. В каждой компании существуют свои правила составления бюджета, здесь я показала те принципы при составлении бюджета, которые использую сама.

Также отмечу, что статью расходов «источники персонала» из расчета 30% от общего годового бюджета я распределяю и на отдел офисного подбора, так как они пользуются нашими источниками, пусть не всеми, но пользуются.

Стоимость кандидата

Как мы уже рассмотрели выше, в каждой компании на подбор, и привлечение сотрудников выделяются огромные суммы. Многие организации пытаются снизить затраты на подбор персонала. Но как бы они не пытались это сделать, сумма с каждым годом возрастает, и это связано также с тем, что бывшие бесплатные источники подбора персонала становятся платными, а те источники, которые ранее стоили немного, после раскрутки поднимают стоимость своих тарифов.

В массовом подборе персонала стоимость привлечения одного сотрудника, постоянно запрашивают ТОП-менеджеры, а так же в некоторых компаниях бюджет отдела подбора персонала рассчитывается в зависимости от необходимого количества, привлеченного персонала умноженного на стоимость одного кандидата. Все чаще руководители отделов подбора персонала сталкиваются в бюджетах с графой «стоимость одного привлеченного кандидата». Связано это еще с тем, что экономическая ситуация в стране не всегда стабильна. Да и компании стали просчитывать рентабельность всех отделов, а не только рентабельность отдела подбора персонала.

Так же при оценке работы отдела подбора персонала данный показатель стал учитываться, а где-то его стали считать одним из главных показателей эффективности работы отдела персонала.

В связи с этим руководителям отдела подбора персонала необходимо просчитывать данный показатель, не только с точки зрения самой стоимости, но и прослеживать ежемесячно линию тренда по этому показателю. Таким образом, Вы сможет оценить работу отдела, а так же сможете оценить, насколько правильно Вы подобрали и используете источники подбора персонала.

В разных компаниях стоимость кандидатов рассчитывается по-разному, единой принятой формулы расчета стоимости кандидата нет. Каким именно способом расчета пользоваться Вам зависит от компании в которой Вы работаете, а так же от того какой способ расчета Вам больше всего нравится.

Давайте рассмотрим два способа расчета стоимости одного привлеченного кандидата. Названия я им дала следующие:

1. Простой способ расчета. Данный способ в основном используется во всех компаниях, где происходит массовый подбор персонала. В своей практике данный способ расчета я встречала в ресторанах быстрого питания. Формула расчета:

По такой же формуле определяется и стоимость одного привлеченного сотрудника с конкретного ресурса. Если у Вас есть автоматизированная система подбора персонала, то просчитать стоимость, таким образом, не составит труда, она будет рассчитываться автоматически, если же у Вас нет автоматизированной системы подбора персонала, то в excel не составит труда прописать эту формулу, и в конце каждого месяца Вы сможете учитывать промежуточные данные.

Если Вы считаете данные раз в месяц, а за источник Вы заплатили сразу за год, или за полгода, то не делайте ошибку, которую многие допускают. Например, в январе Вы включили всю сумму, потраченную на данный источник подбора, а в остальные указываете, что на данный источник подбора не потратили ни чего, и таким образом в январе стоимость будет большой за одного привлеченного сотрудника, а в другие месяца она будет равно нулю. Лучше разбейте данную сумму на число месяцев, за которые Вы уже внесли данную сумму.

При таком расчете стоимость одного привлеченного сотрудника не должна превышать 2000 рублей за одного сотрудника. В примере указана сумма, превышающая данный показатель, в связи с этим необходимо разбирать воронки сотрудников отдела подбора персонала и искать причины на каком этапе воронки идет провал показателей. Другой причиной завышенной стоимости является неверно выбранные источники подбора персонала. В данном примере мы видим, что стоимость привлечения кандидатов из одного из источника слишком высокая, и понимаем, что данный источник подбора персонала в нашем случае не рентабелен. Здесь надо разбираться более глубоко, так как есть несколько причин, почему стоимость привлечения кандидатов из данного источника высока, например:

– не правильно публикуются, или не публикуются вакансии на данном источнике;

– сотрудники подбора персонала не заходят на данный источник или совсем им не пользуются;

– при разговоре с соискателем не правильно фиксируется источник подбора.

2. Полный расчет стоимости. Его еще называют ROI. За все время своей работы в массовом подборе данный расчет я встретила один раз и как раз в ресторанном бизнесе, а именно в ресторанах полного цикла. В данный расчет включаются все затраты на поиск персонала, как прямые, так и косвенные затраты. Формула расчета:

Стоимость при таком расчете не должна превышать 6000 рублей, если же показатель превышен, то, скорее всего у Вас превышен штат сотрудников отдела подбора персонала. Либо, как было указано выше, Вам необходимо провести ряд мероприятий, чтобы понять, на каком этапе воронки подбора персонала происходит понижение показателей, и в связи с этим стоимость одного кандидата завышена.

Какую формулу расчета использовать Вам – зависит от принятой в Вашей организации финансовой политики. Данные формулы, как мы видим, можно использовать и внедрять. Нет правильного, или не правильного способа расчета стоимости одного кандидата.

Мотивация сотрудников отдела подбора персонала

В данной главе мы разберем различные способы мотивации для ресторанов полного цикла и для ресторанов быстрого обслуживания. Мотивацию сотрудников отдела подбора персонала прописываем в зависимости от основной задачи, которую ставит бизнес перед отделом подбора персонала.

Согласитесь, это очень сложный всегда вопрос, который всегда стоит перед нами. Мы всегда думаем о том, как правильно прописать мотивацию сотрудников отдела подбора персонала, да так, что бы она действительно работала, и сотрудники добивались ее выполнения. Плоха та мотивация, которая прописана в документе, а ее ни разу не выполнил, ни один сотрудник отдела подбора персонала, либо выполняли, но очень редко. Сотрудники должны видеть, что их мотивация достижима и выполнима.

В ресторанном бизнесе нельзя в мотивацию сотрудников включать такие показатели, как:

– количество дошедших соискателей на собеседование в рестораны;

– количество вышедших на стажировку кандидатов;

– количество оформленных сотрудников (без привязки к другому показателю).

Окладная часть сотрудников отдела подбора персонала должна составлять максимум 70% от всего общего его возможного дохода. Например, возможный доход Вашего сотрудника отдела подбора составляет 40 000 рублей. При этом окладная часть должна составлять максимально 28 000 рублей, а остальные 30%, то есть 12 000 рублей – это его мотивационная часть, которую он может заработать при выполнении своих показателей. Мне, конечно, больше нравится формула расчета дохода сотрудника 50/50, но если мы пришли в компанию, где уже принята определенная мотивация, мы отталкиваемся от той системы, которая принята, а в дальнейшем уже постепенно ее меняем.

Часто в ресторанном бизнесе сотрудники отдела подбора персонала не привязаны, к какой либо мотивации и получают только свой оклад. Для меня это плохо, так как замотивировать действующих сотрудников на выполнение и перевыполнение своих показателей уже становится сложнее, и тогда необходимо разработать не материальную мотивацию сотрудников.

Если компания гибкая к изменениям, то лучше разработать, защитить перед директором по персоналу новую мотивацию сотрудников отдела персонала. При этом внедрение ее будет пошаговым, вначале я им показываю на их примере, сколько они могут получать при новом расчете заработной плате (соответственно новая мотивация должна немного превышать привычный оклад), и сколько они бы они получали без внедрения, то есть сопоставляю данные суммы с их привычным окладом. Таким образом, при внедрении новой системы мотивации первый месяц мы не рассчитываем по новой системе мотивации, а на примере выполненных показателей сотрудников за данный месяц, показываем, как теперь будет рассчитываться их заработная плата. А вот уже со второго месяца заработную плату рассчитываем полностью по новой системе. Через несколько месяцев, обычно я делаю это раз в квартал, мотивацию пересматриваем и по аналогичной схеме, опять ее внедряем. Это делается для того, что бы сотрудники ни привыкали к выполнению текущей, а всегда стремились перевыполнить свои показатели.

Не забываем, чтобы выполнить любую мотивацию, сотрудники отдела подбора персонала должны обязательно выполнять свою воронку подбора, а Вы, как руководитель, обязаны ее отслеживать и направлять сотрудников на точное выполнение всех показателей, помогать и подсказывать, как лучше делать.

Нельзя просто внедрить мотивацию и сидеть ждать, когда же мы выйдем на показатели, которые хочет видеть от нас бизнес. Вы должны постоянно отслеживать все показатели и быстро реагировать на изменения, проводить сразу необходимые для улучшения показателей мероприятия.

Давайте теперь на примерах разберем возможные мотивации, которые я внедряла в ресторанном бизнесе.

Мотивация сотрудников отдела подбора персонала, работающих в ресторанах быстрого питания

Для начала разберем мотивацию в отрасли ресторанного бизнеса. Для данной отрасли характерно, что клиенты хотят быстрого обслуживания, а соответственно персонал в необходимом количестве всегда должен присутствовать на точке. Так же бизнес ставил задачу не только перед отделом подбора персонала, но и перед директорами ресторанов – уменьшение текучести персонала.

Соответственно, мы понимаем, что два основных показателя в мотивации сотрудников будут:

1. Укомплектованность ресторанов в течение месяца.

Данный показатель мы обсудили с руководителями групп ресторанов и договорились, что идеальным показателем будет 90% средней укомплектованности в течение месяца. Данный показатель позволяет не терять клиентов ресторанов, а так же быстро обслуживать посетителей. Расчет данного показателя производился следующим образом: