Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

Если же эти действия совершить накладно, можно установить временной промежуток между выдачей займа лизинговой организации и договором лизинга. Чем больше времени пройдет между двумя этими сделками, тем лучше. Это нужно, чтобы инспекторы не догадались, что деньги были выданы под покупку, и не смогли доказать, что деньги занимались именно для последующей лизинговой сделки.

Обезопасить себя от претензий со стороны налоговой инспекции можно также выдав деньги не безвозмездным займом, а под проценты. Сроки возврата займа не должны совпадать с платежами в пользу лизинговой организации ни по времени, ни по сумме.

1.4. Аренда

Эксплуатировать чужое транспортное средство можно двумя способами:

1) выплатить сотруднику компенсацию;

2) заключить договор аренды.

Договор аренды – один из самых распространенных на практике договоров. Взяв в аренду автомобиль, организация-арендатор несет, помимо арендной платы, и иные расходы, связанные с автомобилем, эксплуатационные расходы и расходы на ремонт (текущий или капитальный) и капитальные вложения.

Основным законодательным актом, регулирующим отношения, возникающие в результате заключения и исполнения договора аренды, является гл. 34 «Аренда» ГК РФ. Для аренды транспортного средства нужно использовать положения:

1) общего характера (§ 1 «Общие положения об аренде»);

2) специального характера (§ 3 «Аренда транспортных средств»).

К договору аренды транспортного средства предъявляются следующие требования:

1) заключается в письменной форме;

2) не нужна государственная регистрация, осуществляемая в соответствии с Федеральным законом от 21.07.1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», так как транспортное средство не признается недвижимостью. По этой же причине положения данного Закона, обязывающие проводить государственную регистрацию обременения прав на недвижимое имущество, не распространяются на аренду автомобиля. Арендодателем может быть не любое лицо, а лишь собственник имущества либо лицо, уполномоченное сдавать его в аренду законом или собственником. Вследствие несоблюдения этого требования договор может быть признан недействительным.

Объектом договора являются транспортные средства. В договоре нужно индивидуализировать имущество, чтобы его можно было точно установить. Это требование п. 3 ст. 607 ГК РФ, в котором говорится о том, что при несоблюдении этого критерия условие об объекте аренды признается несогласованным, а договор – незаключенным.

Договор аренды заключается на указанный в нем срок, в противном случае он считается заключенным на неопределенный срок. В последней ситуации любая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив другую сторону за 1 месяц.

Статьей 614 ГК РФ предусмотрены различные виды арендной платы. Для аренды транспортных средств наиболее распространены платежи в твердой сумме, вносимые периодически. Их размер может изменяться сторонами не чаще 1 раза в год. Если стороны хотят учитывать процент инфляции, курс валют, они могут установить поправочный коэффициент, учитывающий эти изменения. В этом случае размер арендной платы может изменяться чаще 1 раза в год, при этом условия договора не будут противоречить ограничению, так как установлен не платеж в твердой сумме, а лишь механизм его расчета.

Например, в договоре может быть указано, кто оплачивает:

1) коммерческую эксплуатацию автомобиля, в том числе ГСМ и иные материалы, используемые при эксплуатации;

2) страхование автомобиля и гражданской ответственности, предусмотренные законом или договором.

Если это не оговорено договором, то по умолчанию эти расходы несет арендатор.

Условия договора имеют большое значение для признания расходов арендатора экономически оправданными. Так, если в нем сказано, что ГСМ оплачивает арендодатель, то арендатор не вправе учесть оплату бензина. Организация-арендатор, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе учесть расходы на содержание арендованных транспортных средств без экипажа и страхование гражданской ответственности их владельцев при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, если договорами аренды обязанность по оплате таких расходов не возложена на иных лиц (письмо УФ НС от 20.11.2006 г. № 18–11/3/102521).

У арендатора должно быть документальное подтверждение того, какие материалы (работы, услуги) были приобретены и для какого транспортного средства. Нужно обосновать необходимость и целесообразность расходов, которые учитываются по оплате.

Транспортное средство передается арендатору и обратно арендодателю по акту приема-передачи, в котором отражаются дата передачи имущества, какое и в каком состоянии передано имущество; акт подписывается сторонами.

Если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи транспортного средства, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и у организаций есть основание для учета сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор). Данные основания возникают у организаций вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги, тем более что требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг в виде аренды ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрено.

Если организация, руководствуясь письмом ФНС РФ от 05.09.2005 г. № 02-1-07/81, не составит акта оказанных услуг, то в этом случае появляется риск, что налоговая инспекция в ходе налоговой проверки признает расходы необоснованными. Если же в договоре не оговорены сроки составления акта оказанных услуг, то акт должен составляться так часто, чтобы можно было признать расходы арендатора обоснованными (ежемесячно).

Рассмотрим ситуации, когда арендатор при несоблюдении арендодателем требований ГК РФ вправе не платить арендную плату. Согласно п. 2 ст. 611 ГК РФ арендодатель должен передать транспортное средство вместе с принадлежностями и документами, например техпаспортом, если иное не указано в договоре. Допустим, документы не были представлены в срок, а без них арендатор не может эксплуатировать автомобиль в соответствии с его назначением или в большой степени лишен того, на что он мог рассчитывать при заключении договора. В этом случае он может потребовать от арендодателя эти принадлежности и документы, расторжения договора и возмещения причиненных убытков.

Президиум ВАС РФ в информационном письме от 11.01.2002 г. № 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой» сделал вывод, которым может воспользоваться арендатор автомобиля: если арендодатель передал арендатору имущество без документов, отсутствие которых исключает эксплуатацию объекта аренды, арендная плата не подлежит взысканию. Иначе арендатор вправе не платить арендную плату до тех пор, пока соответствующие документы не будут представлены арендодателем.

Если же арендодатель не предоставил арендатору в установленный в договоре срок транспортное средство, от него можно потребовать либо имущество, либо расторжения договора, а также в обоих случаях – возмещения убытков. До передачи автомобиля после оговоренного в договоре срока арендатор вправе не платить арендную плату.

При эксплуатации транспортного средства постоянными являются затраты на бензин. Приобретение ГСМ и запасных частей для служебных автомобилей учитывается в составе материальных расходов (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2006 г. № 03-03-04/2/1 «Об учете для целей налогообложения расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебных автомобилей»).

Например, нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива. Также есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт. Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне. Раздел «Движение горючего» заполняется в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм (Разпоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций „Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте“):

1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии;

2) транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы:

3) автобуса, где учитывается снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров;

4) самосвала, где учитывается снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5);

5) транспортная норма в литрах на 100 тонно-километров (л/100 ткм) при проведении транспортной работы грузового автомобиля учитывает дополнительный к базовой норме расход топлива при движении автомобиля с грузом, автопоезда с прицепом или полуприцепом без груза и с грузом или с использованием установленных ранее коэффициентов на каждую тонну перевозимого груза, массы прицепа или полуприцепа – до 1,3 л/100 км и до 2,0 л/100 км для автомобилей, соответственно, с дизельными и бензиновыми двигателями, – или с использованием точных расчетов, выполняемых по специальной программе-методике непосредственно для каждой конкретной марки, модификации и типа АТС.

Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

1) для бензиновых и дизельных автомобилей – в литрах бензина или дизтоплива;

2) для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе (СНГ) – в литрах СНГ;

3) для автомобилей, работающих на сжатом (компримированном) природном газе (СПГ) – в нормальных метрах кубических СПГ;

4) для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в куб. м с одновременным указанием нормы расхода дизтоплива в литрах, их соотношение определяется производителем техники (или в инструкции по эксплуатации).

Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Q

= 0,01 х H

x S x (1 + 0,01 х D),

где Q

– нормативный расход топлива, л;