Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Давным-давно Питер Кук появился в сценке про вероятность ядерной войны, где герои говорили о радаре раннего предупреждения, который будет фиксировать приближение вражеских снарядов за четыре минуты до нападения. «Что можно сделать за четыре минуты?» – недоверчиво спросил один из персонажей. «Некоторые люди, – поступил ответ, – за четыре минуты смогут пробежать почти полтора километра!» К сожалению, этого недостаточно для того, чтобы предотвратить уничтожение местности, четыре минуты – это всего лишь четыре минуты, однако понимание того, что даже небольшие промежутки времени могут сыграть значительную роль – это важный принцип управления временем.

Считайте, что вы уже сэкономили эти четыре минуты – вам не пришлось никуда убегать. Легко думать об этом как не о чем-то столь важном. Однако даже если сэкономить четыре минуты за счет повышения эффективности при выполнении небольшой, но регулярной задачи, то на таких регулярных задачах, выполняемых каждый день, мы можем сэкономить более 14 часов в год! Это почти целых два рабочих дня, поэтому есть веский повод задуматься. Что вы могли бы сделать – дополнительно – с двумя свободными рабочими днями?

Столько времени, несомненно, пригодилось бы многим, и при наличии этих двух дополнительных дней у людей получилось бы наконец завершить свои дела. Просто представьте, сколько времени можно сэкономить за эти четыре минуты, просто работая быстрее над какой-либо регулярной задачей или же отказываясь от прокрастинации.

Итак, тайм-менеджментом пренебрегают не в последнюю очередь и из-за того, что люди не ценят возможность экономить свое личное время. Мы недоумеваем, как нам могут помочь какие-то пять минут здесь, пять минут там, ведь на определенные дела нам хотелось бы выделить целый час или даже день без перерывов. Тем не менее это факт – даже короткие промежутки времени имеют значение.

Если мы примем это как должное и будем планировать свою жизнь соответственно, то сможем высвободить значительное количество времени. Более того, часто это можно сделать с минимальными затратами.

Это стоит отметить, поскольку многие потенциальные способы увеличения эффективности имеют свои издержки. Желание приобрести новое оборудование или нанять новых сотрудников требует значительного обоснования, и даже несмотря на это, ваш запрос могут отклонить. Но собственным временем располагаем мы сами. Можно значительно повысить свою продуктивность, вооружившись всего лишь намерением это сделать.

Спекулируйте, чтобы аккумулировать

Прежде чем мы перейдем к индивидуальным действиям, нужно уточнить еще один момент. Вы увидите, что на некоторые способы экономить время или использовать его рациональнее придется тратить время, – но это инвестиции времени. Тратить время с целью сэкономить его – может показаться противоречивым заявлением. Опять же, это может слишком легко стать препятствием для действий. Тем не менее принцип ясен: существует уравнение времени, которое можно и нужно заставить работать, если вы хотите контролировать собственное время. Убедиться в том, что вы правильно им распоряжаетесь, можно по-разному: одни способы занимают всего мгновение, а другие могут затянуться, так как может потребоваться время, чтобы выработать привычку работать определенным образом.

Рассмотрим пример, связанный с делегированием, к которому мы еще вернемся, и известной фразой «это быстрее сделать самому». Конечно, иногда такая мысль приходит в голову, особенно если мы думаем о краткосрочных перспективах. Нам быстрее выполнить задание самим. Но будьте осторожны, такие мысли оправданы, только если происходит что-то срочное. Скажем, кто-то звонит вам с просьбой предоставить определенную информацию, и теперь вам придется эту информацию искать, писать краткое пояснение и передавать ее другому лицу. Это незначительное дело, которое займет у вас три или четыре минуты.

А теперь представьте: чтобы избежать этой задачи, вы просто делегируете ее члену вашей команды. Да, чтобы все объяснить и показать этому сотруднику, и вам, и ему придется потратить 10–15 минут своего времени. Было бы и правда быстрее все сделать самим. Но это не так. Уж точно не так, если мы говорим о регулярно возникающей задаче. Когда такая задача возникает, скажем, 10 раз в неделю, то если вы уделите время, чтобы научить своего сотрудника ее выполнять, в итоге потраченное время окупит себя. Таким образом, каждый раз при необходимости ответить на подобные запросы, вы будете экономить значительное количество своего времени. Это, безусловно, стоит того. Соотношение затраченного и сэкономленного времени работает на вас. И таких примеров еще много как в простых, так и в довольно сложных вопросах, где часы или дни, потраченные, скажем, на реорганизацию системы или процесса, будут приносить плоды в будущем.

Итак, почему так сложно предпринять подобные действия? Почему мир полон людей, которые считают, что самим что-то делать быстрее? Некоторые причины связаны с отношением людей к делегированию (о котором мы поговорим позже); также это в значительной степени привычка, недальновидность – и, возможно, давление момента. Нам кажется, что проще самим ненадолго отвлечься на какое-то срочное дело, чем потратить чуть больше времени, чтобы обучить сотрудников выполнять такие задачи, что в итоге сэкономило бы нам кучу времени. Над этим стоит задуматься. Наберитесь решимости, чтобы не попасться в эту ловушку времени, и тогда вы будете ближе к достижению цели сэкономить свое время.

При наличии правильного намерения и мотивации каждый может научиться управлять собственным временем намного эффективнее. Но не заблуждайтесь, преобразование рабочего процесса еще не закончено. Чтобы по-настоящему стать продуктивным на всю жизнь, просто изучать принципы тайм-менеджмента и применять некоторые приемы будет недостаточно. Обучение может дать толчок процессу, но дальше необходимо выработать правильный образ мышления. Гуру тайм-менеджмента не просто вырабатывали хорошие привычки и благодаря этому теперь ведут свои дела как на автопилоте, они также расценивают тайм-менеджмент как нечто постоянно требующее корректировки. Во всем, что они делают, учитывается измерение времени. Это становится предпосылкой для того, как они работают. И они постоянно стремятся совершенствоваться и дальше: они пробуют новые методы работы, которые помогут им развиваться. Эта корректировка – тоже привычка.

Идеальное время

И последнее вступительное замечание. Тайм-менеджмент – это та сфера, где старая поговорка «Никогда не позволяй лучшему быть врагом хорошего» совершенно уместна. Как бы грамотно вы ни подходили к управлению своим временем, вы никогда не сможете считать его идеальным. Никогда не будет абсолютных гарантий, что вы всегда все будете успевать или что вас не отвлекут в самый ответственный момент. Помните закон подлости: если какая-нибудь неприятность может произойти, она случается. Не факт, что вам больше не придется с сожалением вздыхать, приговаривая: «Было бы у меня больше времени…» И правда, во многих профессиях есть творческий элемент. Вы работаете для того, чтобы вершить дела, вводить новшества, пересматривать и изменять порядок работы и делать это в динамичной среде, где иногда кажется, что все может измениться до неузнаваемости всего за 5 минут. В таких обстоятельствах всегда возникают новые задачи, и, как следствие, вычеркнуть все пункты из списка дел невозможно. Беспокоиться стоит не тогда, когда у вас слишком много дел, а тогда, когда их не хватает.

Идеала не существует, но улучшить свой подход ко времени, безусловно, возможно. Даже небольшая экономия времени, увеличение продуктивности, большое или малое, – показатель вашего стиля работы и эффективности. Любой аспект работы можно улучшить, проанализировав то, как он выполняется, и подумав, как можно рациональнее использовать время. Это означает, что, чтобы обеспечить оптимальную работу и быть действительно эффективным, нужно грамотно организовывать то, что вы делаете и как вы это делаете. Именно этот процесс может помочь в использовании принципов управления временем и правильного отношения. Тщательное выполнение принесет пользу вам и вашей организации. Вы почувствуете эти преимущества довольно быстро.

Примечание. Корпоративная культура становится все более агрессивной, ориентируясь на продуктивность в плане отработанных часов. Хотят люди этого или нет, но они все больше и больше времени проводят на работе. Тем не менее существует множество доказательств того, что дополнительные часы не приводят непосредственно к повышению продуктивности, хотя бы потому, что стресс и усталость снижают эффективность.

Системе сложно противостоять, но не нужно становиться ее рабом. Идеи эффективного тайм-менеджмента применяют в рамках определения «рабочего дня», и для каждого человека они будут разниться. Бездумное увеличение количества часов не приведет к большим результатам. Цель здесь состоит в том, чтобы показать, что изменение привычек и повышение эффективности путем принятия правильного способа работы приносят свои плоды. Если вы сделаете это и достигнете своих целей, то, возможно, давление просто «провести больше времени за задачей» уменьшится. Если вы управляете другими людьми и создаете корпоративную культуру, то над этим стоит задуматься (и вам стоит прочитать мою книгу «Как мотивировать людей» (How to Motivate People), также опубликованную Kogan Page).

Резюме

• Формируйте надлежащее отношение.

• Признайте, насколько хорошее управление временем помогает повысить продуктивность.

• Признайте также, что хорошие привычки облегчат вашу работу и сделают ее продуктивнее. И начните развивать правильные привычки (даже несмотря на первоначальные трудности).

02

Первые шаги к эффективному тайм-менеджменту

Есть много видов деятельности, где целое больше суммы составляющих его частей. Например, жонглирование горящими факелами требует не только определенных движений рук. Чтобы не прожечь дыры в ковре, нужна общая координация, концентрация и правильное выполнение отдельных движений. Также и с тайм-менеджментом. Добиться некого прогресса и сделать работу эффективнее можно и с помощью отдельных методов, идей и фишек, но только целостный подход приведет вас к стабильному применению приемов и гарантирует постоянную эффективность. Если не выработать правильное отношение, то тайм-менеджмент не станет для вас чем-то большим, чем первоначальное восторженное принятие методов, которые затем быстро атрофируются.

Итак, тайм-менеджмент подразумевает не только своевременный разбор кипы бумаг на рабочем столе, но и весь принцип работы, который заложит основу вашим действиям и будет взаимодействовать со всеми аспектами вашей работы. Поэтому мы будем рассматривать не отдельные, а комплексные факторы, которые необходимо применять с учетом особенностей вашей работы и предполагаемых задач. Логично, что сначала необходимо оценить то, как вы работаете сейчас, чтобы у вас была основа для рассмотрения действий и возможных изменений в будущем.

Совмещение рабочих задач

Независимо от того, какую работу вы выполняете, являетесь ли менеджером или администратором, в какой организации и в какой области работаете, – у вас, несомненно, много разных задач; возможно, слишком много. Они различны по своей природе и сложности и подразумевают различные временные рамки на их выполнение. Они варьируют от составления письма или отчета до планирования переезда всей организации в новые офисы или запуска нового продукта. Более того, вам, скорее всего, приходится заниматься кучей дел одновременно, а также разбираться с пересекающимися, возможно, противоречащими друг другу приоритетами. Часто работа напоминает жонглирование факелами, и ваш «охват» – это то, сколько факелов вы можете удерживать одновременно – является важным аспектом вашей эффективности. Если вы превысите свой охват, то, как жонглер, вы рискуете уронить не один факел, а несколько. Рассмотреть эффективное управление нам поможет классификация множества элементов. Конечно, для этого существует много способов, но только четыре категории вносят некоторый порядок в картину.

1. Планирование. Это обязательное условие для всех действий. Многие задачи подразумевают исследования, разработку, анализ и тестирование. Эта область может также включать консультации, в конечном счете передачу планов и, конечно же, является ключом к принятию решений.

2. Реализация. Проще говоря, выполнение дел – любых – будь то нематериальные (из которых ключевым является принятие решений) или материальные дела. Конкретные задачи делятся на два вида:

• во-первых, индивидуальные задания. Они стоят отдельно. Они могут быть объемными или мелкими. Например, письменным заданием может быть как составление двухстрочного электронного письма, так и двадцатистраничного отчета;

• во-вторых, такие задачи, где ряд тесно связанных действий в совокупности способствуют достижению общего результата. Подобные задачи могли бы включать в себя переезд в другой офис, и такие действия лучше наглядно представлять, а не описывать, – например через блок-схемы, которые помогут вам продуктивно поработать и сэкономить время. Задачи в обеих категориях вполне могут быть связаны с планированием деятельности в любом масштабе.

3. Мониторинг и контроль. Проверка вполне может быть необходима, чтобы все делалось наилучшим образом и приносило желаемые результаты. Проверка может быть упрощенной: например, редактирование набросков отчета или загрузка документа в программу проверки орфографии. Или она может быть сложной, как и многие системы финансового контроля.