Access 2002: Самоучитель

Проверить, как введены данные, можно, указав их в поле проверки Проба и затем нажав клавишу Enter. После этого, если не последует возражений со стороны мастера, щелкните по кнопке Далее. В следующем окне (см. рис. 3.15) мастер масок предоставит вам еще одну возможность изменить маску для данного шаблона, задав ее значение и вид заполнителя.

Рис. 3.15

Затем мастер поинтересуется, как вы хотите сохранить данные (рис. 3.16). Вы можете сохранить их либо вместе с возможными вспомогательными символами (они указываются во второй части маски, но являются необязательными), либо без них.

Рис. 3.16

Когда вы дадите тот или иной ответ, щелкните по кнопке Готово, и маска будет сформирована. Если на этой стадии работы вы выберете опцию Далее, то сначала появится еще одно окно. В нем мастер масок сообщит вам, что теперь у него есть все необходимое для создания маски.

На рис. 3.17 и 3.18 мы видим, как выглядит изменение маски ввода в окне конструктора и в окончательном виде в таблице Страны.

Рис. 3.17

В нашем примере сформированная мастером маска будет работать с момента ее установки и до следующей корректировки. Все это время Access 2002 будет допускать ввод только тех записей, у которых код страны имеет четыре разряда. На рис. 3.18 показаны записи, введенные согласно заданным условиям.

Рис. 3.18

Сравнивая два способа формирования маски ввода (вручную и с помощью мастера масок), мы пришли к заключению, что первый путь значительно проще, и поэтому именно он рекомендован пользователю.

Свойство Формат

В отличие от установки маски ввода, свойство Формат задается только вручную; мастер отсутствует (возможно, это и к лучшему). Введем значение свойства Формат в текстовое поле Страна. Для этого в позицию Формат поместим символ >, который обозначает перевод текстовых символов в верхний регистр (рис. 3.19).

Рис. 3.19

Если теперь мы включим режим просмотра таблицы, которая была показана на рис. 3.18, то увидим что все строки в поле Страна заполнены прописными буквами (см. рис. 3.20). Кстати, это еще одно отличие свойства Формат от свойства Маска ввода: его установки влияют на все содержимое поля, независимо от времени его (содержимого) ввода.

Рис. 3.20

Создание и использование полей подстановки

В ряде случаев поле может включать лишь определенные значения, которые иногда содержатся в заранее заданном списке, а иногда – в самом поле, вместе с произвольно вводимыми данными. Бывают ситуации, когда ввод данных можно упростить и ускорить за счет использования подстановок – ввода понятий, уже содержащихся в определенных полях, например элементов списков. В качестве таких списков могут служить таблица, запрос в этой же или другой базе данных или список, созданный пользователем для многократного применения.

Рассмотрим создание подстановки на следующем примере. В сформированную перед этим таблицу (см. рис. 3.20) надо ввести новое поле Фирмы. Оно должно заполняться за счет подстановки значений из таблицы Фирмы, которая содержится в той же базе данных.

Для создания подстановок используется мастер подстановок. Запустить его можно:

• в режиме конструктора таблиц;

• в режиме таблицы.

Подстановка в режиме конструктора таблиц

Чтобы запустить мастер подстановок в режиме конструктора таблиц, сначала войдите в него. Затем щелкните по стрелке прокрутки в поле, которое вы хотите заполнить одним из значений (в нашем случае это поле Фирмы). В появившемся списке типов данных выберите мастер подстановок – рис. 3.21.

Рис. 3.21

В результате на экране возникнет первое окно мастера подстановок (см. рис. 3.22). Мастер создает столбец подстановок, то есть список значений, из которых надо выбрать подходящее. В этом окне следует указать, что нужно вывести на экран: список значений из таблицы или список запроса, который пользователь сам будет заполнять по своему усмотрению.

Рис. 3.22

Приняв решение, пользователь выбирает в диалоговом окне соответствующий переключатель, а затем щелкает по кнопке Далее.

Если был выбран первый вариант, мастер подстановок открывает следующее диалоговое окно (см. рис. 3.23). Здесь пользователь определяет таблицу и/или запрос, значениями которых он будет заполнять поле подстановки. Например, на рис. 3.23 показано, что эти значения выбираются из таблицы Фирмы. Теперь снова надо щелкнуть по кнопке Далее. Если вы передумали и хотите что-либо исправить в предыдущем окне, вернитесь к нему с помощью кнопки Назад или вообще отмените все предыдущие действия, щелкнув по кнопке Отмена.

Рис. 3.23

В следующем окне (см. рис. 3.24) вы должны определить объект-источник подстановки и указать те поля в этом объекте, из которых будут выбираться конкретные значения. Сначала пометьте их в левом поле с помощью кнопки с одной стрелкой, указывающей вправо (для каждого значения по отдельности), или с двумя стрелками (для всех сразу). Затем перенесите их в правое поле.

Рис. 3.24

Теперь повторите те же операции с кнопками, что и в предыдущем окне. Если вы выбрали Далее, то в следующем окне мастера подстановок (см. рис. 3.25) к вашим услугам появится столбец. В нем содержится перечень значений, из которых следует выбрать нужное (в нашем случае это названия фирм). В окне есть опция, рекомендующая скрыть ключевые поля (рекомендуется). Мы согласны с разработчиками Access и также советуем поставить в этом поле флажок.

Рис. 3.25

Если вас не устраивает ширина столбца и вы хотите ее изменить, мастер подстановок любезно порекомендует либо передвинуть мышью правую границу столбца, установив его желаемую ширину, либо дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и задать его размер.

Теперь щелкните по кнопке Готово, и процесс будет завершен. На экране появится окно с предложением сохранить созданную таблицу сейчас или позже (рис. 3.26), а на следующем рисунке (см. рис. 3.27) – и сама таблица, где следует нажать на стрелку прокрутки. В результате в поле Фирмы появится столбец значений, в котором можно выбрать нужную строку. Если же щелкнуть по кнопке Далее, то в конечном счете вы выйдете к той же таблице, но через две промежуточных стадии (на рисунках они не представлены). На первом этапе следует назвать таблицу или согласиться с предлагаемым именем (мы уже знаем, что это всегда Таблица с каким-либо номером). На втором этапе Access поинтересуется, хотите ли вы перед выводом на экран итоговой таблицы запомнить исходную.

Рис. 3.26

Рис. 3.27

Подстановка в режиме таблицы

Сначала откройте в режиме просмотра таблицу, в которой надо создать поле подстановки. Для этого в окне базы данных либо воспользуйтесь кнопкой Открыть, либо дважды щелкните по имени нужной таблицы. В качестве исходной при этом рассматривается таблица, показанная на рис. 3.18. Затем в меню Вставка окна базы данных следует отметить пункт Столбец подстановок. В результате на экране появится уже знакомое диалоговое окно мастера подстановок (см. рис. 3.20). После этого дальнейшие операции выполняются так же, как и в предыдущем разделе. Все этапы данного процесса продемонстрированы на рис. 3.20-3.25.

Организация связей между таблицами

Исходные таблицы в Access представляют собой обычные плоские таблицы Конечно, они не позволяют формировать иерархические информационные структуры; для данной цели используется аппарат связей между таблицами. Access 2002 дает возможность организовывать и отображать эти связи двумя способами:

• путем создания непосредственных связей между таблицами;

• путем создания вложенных таблиц данных.

Кроме того, в Access 2002, так же как и в Access предыдущих версий, существует довольно мощный аппарат гиперссылок, который применим для формирования таблиц и форм. Мы обсудим возможности использования гиперссылок на примере работы с географическими картами в главе 4.

Создание связей между таблицами

Когда между двумя таблицами устанавливается связь, это означает, что величины из одной таблицы ставятся в соответствие величинам из другой таблицы.

Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя, поэтому перед началом работы их следует закрыть. Теперь перейдите в окно базы данных (см. рис. 3.1). Такой переход осуществляется двумя способами. Первый вариант: в режиме просмотра любой формы щелкните по кнопке

на панели базы данных. Другой способ: находясь в любом диалоговом окне Access 2002, воспользуйтесь функциональной клавишей F11. Затем щелкните по кнопке

открывающей схему данных, на панели инструментов. Если в базе данных еще не определено никаких связей, на экран будет выведено окно Добавление таблицы (см. рис. 3.28). Если же в открытую на экране схему данных, пример которой показан на рис. 2.1, необходимо добавить таблицы, которых в этой схеме еще нет, щелкните по кнопке

на панели инструментов открытой схемы данных.