Менеджмент

Внутренняя среда организации

В качестве метода изучения организаций используем системный подход, определяющий организацию как открытую систему: ведь все вышеперечисленные ресурсы она получает извне, а результат деятельности выпускает наружу в виде, например, готового продукта, который должен быть продан на рынке, чтобы обеспечить выручку (рис. 2.2.1). Существуют два типа систем – закрытые и открытые. Закрытые системы не взаимодействуют с окружающим миром и имеют отношение больше к точным наукам. Организацию относят к открытым, социотехническим системам (люди, социум – ее основа), характеризующимся взаимозависимостью с внешней средой. Кроме того, открытой системе присуще приспособление к внешним условиям и их изменениям, чтобы продолжать функционировать в этой среде.

Рис. 2.2.1. Внутренняя среда организации

Основные характеристики системы:

? ее элементы действуют как единое целое и связаны упорядоченным образом;

? все элементы находятся под влиянием объединяющей их системы и взаимодействуют друг с другом;

? каждый элемент системы выполняет определенную функцию, но системной цели один элемент достигнуть не в состоянии.

Важным организационным эффектом является синергия – способность организации как системы достигать эффекта, превышающего сумму эффектов, которых могли бы достигнуть элементы порознь.

Элементы организации как системы называют ее внутренней средой. К ним традиционно относят персонал, цели и задачи, структуру и технологию.

Технология организации – это доступный и присущий ей способ трансформации ресурсов в продукт. Технология вовсе не обязательно связана с материальным продуктом. Так, например, в сфере услуг можно конкретизировать технологию обслуживания потребителей, технологию обслуживания объектов собственности потребителей, технологию обработки информации и т. п.

Современные технологии основываются на ряде предпосылок, имеющих эволюционный характер:

? механизация;

? стандартизация;

? конвейеризация;

? автоматизация;

? компьютеризация.

Действительно, в настоящее время, попав в производственный цех какого-либо завода, можно увидеть гигантский зал автономно работающих механизмов, управляемых одним-единственным оператором через компьютер. Стандартизация технологии означает выполнение стандартных, одинаковых, компонентов готового продукта, что значительно сокращает издержки производства. Помимо этого, стандарты как эталоны сравнения помогают обеспечить качество продукта.

В свое время внедрение конвейерной технологии стало прорывом в области повышения производительности труда, и сегодня конвейерные линии используются повсеместно, только чаще вдоль конвейера стоят не люди, а автоматы. Глобальная компьютеризация затрагивает все сферы человеческой жизни и в том числе позволяет дистанционно управлять производственными процессами.

В современной экономике знаний технология организации – это совокупность знаний о том, как должен происходить процесс трансформации ресурсов в продукты. Но знаниями, информацией обладают только люди, без которых любые сложнейшие автоматы и компьютеры не способны ничего произвести.

Совокупность людей как участников, членов организации представляет собой персонал. Каждый участник организации обладает необходимыми качествами, интеллектуальными, деятельностными и личностными, позволяющими ему занять свое место в структуре организации, которая и определяет принципы взаимодействия всех участников друг с другом. Структура организации задается нормами, правилами, которые регламентируют, что разрешено персоналу, а что запрещено. Каждый участник действует в соответствии со своей ролью, определяемой относительно других людей. Но поведение участников организации, которое тоже является составляющей ее структуры, определяется не только нормами, но и ценностями, присущими каждому индивидууму, а также межличностными взаимоотношениями внутри организации. Управление людьми должно учитывать их индивидуальность и мнения, иначе способность организации достигать целей может быть снижена или вовсе утрачена. Три основных аспекта управления людьми, которые будут рассмотрены в других темах:

? поведение индивидуумов;

? групповое поведение и роли;

? поведение руководителя, его стиль руководства.

Построение структуры организации основывается на разделении труда (или специализации), с одной стороны, а с другой – на кооперации и координации деятельности людей и подразделений. Горизонтальная специализация – это разделение рабочих обязанностей между специалистами, теми, кто способен лучше выполнять определенные обязанности. При укрупнении организации целесообразно группировать специалистов по их функциям, так формируется функционал – совокупность подразделений организации. Традиционно к функциональным подразделениям организации относят следующие зоны ответственности:

? финансы и бухгалтерия;

? производство;

? маркетинг и сбыт;

? материально-техническое снабжение;

? управление персоналом;

? НИОКР.

Вертикальная специализация отмеряет объем ответственности руководителей разных уровней. Так, по признаку формальной подчиненности одних людей другим формируется иерархия управления. Одному руководителю может подчиняться много людей, каждый из которых, в свою очередь, может иметь подчиненных, но передается с уровня на уровень и мера ответственности.

Когда работы разделены по вертикальному и горизонтальному принципу, возникает необходимость их координировать, иначе люди не смогут работать совместно, а сосредоточатся на личных целях. Для этого разрабатываются механизмы формальной и неформальной координации, например, соответственно, прямой контроль или согласование (рис. 2.2.2).

Рис. 2.2.2. Переменные структуры организации

Различают вертикальные и горизонтальные организационные структуры. Горизонтальные более характерны для небольших организаций с высокой степенью централизации власти. Полномочия высшего органа управления очень широки, зато потери информации минимальны, информационные потоки короткие (рис. 2.2.3).

С развитием и ростом организации наблюдаем распределение функций в ней, выстраивание иерархии взаимоотношений; структура растет вертикально, поэтому возможны потери информации за счет удлинения информационных потоков (рис. 2.2.4).

Цель организации – это желаемый результат, которого ее участники стараются достичь, работая совместно. Различные типы организаций могут иметь разные цели. Например, организации бизнеса в рыночных условиях главным образом сосредоточены на производстве такого продукта, который удовлетворял бы их клиентов и приносил прибыль. Некоммерческие организации не ставят прибыль как самоцель, что тем не менее не освобождает их от бремени затрат. Современные организации, характеризующиеся высоким уровнем социальной ответственности, могут ставить перед собой и общественно полезные цели помимо коммерческих, удовлетворяя таким образом не только клиентов, но и общество в целом. Все дальнейшие решения управления зависят от целевой ориентации.

Рис. 2.2.3. Горизонтальная оргструктура

Рис. 2.2.4. Вертикальная оргструктура

Для достижения целей организации как системы ее элементы (или подразделения) также должны ставить перед собой цели, подчиненные общим. Например, организация ставит перед собой цель повышения прибыли за счет снижения издержек при неизменном уровне выручки. Для реализации этой цели производственно-технологическое подразделение может поставить цель снижения издержек за счет повышения производительности труда вследствие внедрения автоматизированного производства. Одновременно сбытовое подразделение ставит целью сохранение уровня выручки. Цели подразделений не должны противоречить друг другу, их координация – задача управления.

Генеральную цель организации, ее предназначение называют миссией, но она не ограничена прибыльностью организации. Миссия является отправной точкой для формирования взаимосвязанных и непротиворечивых целей. Она может словесно выражать базовые ценности организации, ее ключевые компетенции и конкурентные преимущества, ее рыночный сегмент и вид удовлетворяемых потребностей. Миссия обращена наружу, и, формулируя ее, организация рассчитывает на поддержку общественности. Миссия обращена внутрь организации и направлена на моральную поддержку и объединение персонала на пути к общей цели.

Достижение целей во многом зависит от их формулировки: правильно сформулированные цели еще называют SMART-цели – «умные цели». Они должны удовлетворять ряду условий (рис. 2.2.5):

? быть конкретными, четко определенными, однозначно разъяснять, чего мы хотим добиться, чтобы не возникал конфликт целей;

? быть измеримы, т. е. иметь количественные параметры их достижения, единицы измерения или эталоны для сравнения;

? быть достижимы, но не просты для достижения. Достаточный уровень их сложности стимулирует работников, но не должен зашкаливать, отбивая желание работать без видимого результата;

? быть актуальны, т. е. необходимо убедиться, что достижение поставленных целей действительно приведет к искомому результату, чтобы не возникло «целеполагание ради лозунгов»;

? быть определены во времени, т. е. должен быть выделен временной промежуток для их достижения.

К примеру, организация желала бы в ближайшее время повысить объемы продаж. Формулировка такой цели может выглядеть так: «повышение объема продаж товара Х на 15 % в III квартале по сравнению со II». А вот каким образом персонал организации будет добиваться этого повышения – через привлечение дополнительных клиентов или с помощью скидок – описывается в задачах.

Задачи организации – это конкретные действия, задания, распределенные между подразделениями, отделами, должностями. Задачи должны содержать перечень работ, способ исполнения, сроки исполнения и ответственное лицо. Если задача каждой должности будет выполнена полностью и в срок, то и вся организация будет функционировать эффективно.

Задачи организации затрагивают три сферы деятельности работника:

? работа с другими людьми;