Проджект-менеджер маминой подруги! Ключевые навыки для успешной карьеры в управлении проектами и менеджменте

Когда роли и зоны ответственности распределены, процессы, подходы, принципы, ритуалы и коммуникация согласованы, то идеальному PM'у нужно обеспечить инфраструктуру и обмен информацией, то есть создать физическую часть системы, с которой команда будет работать. Сюда можно отнести папки в облачном хранилище, доступы, таск-менеджер, финансовую модель, сервисы для совместной работы и т. п. Команда должна быть обеспечена всем, что нужно для работы. Затем надо выстроить взаимодействие с системой и между участниками команды. Круто, когда проект делается и кто-то уходит в отпуск, но работа не останавливается. Потому что в плане отпуск учтён, все знают, где лежат нужные артефакты и куда положить новые. Любой имеет доступ куда нужно, без лишних вопросов в чате. Идеальный PM не строит больших систем, он ищет баланс, чтобы не было сервисов ради сервисов. Также он умело делит систему на части и разделяет ответственность между участниками команды. Все поддерживают работу системы, упрощают и фиксят её, если нужно. У идеального PM'а под плащом есть костяк базовых артефактов и решений для организации работы команды. Он не изобретает каждый раз велосипед, а адаптирует проверенные инструменты.

Фасилитация

В проекте всегда много коммуникации. Идеальный PM не против обсудить домашних питомцев и поговорить на любые темы. Он не душнила, который прерывает смол-ток со словами: «Коллеги, давайте уже говорить по делу». Для каждой встречи у него есть цель, повестка, состав участников и необходимые материалы. Но когда обсуждение начинает удаляться от цели, то он может нетоксично вернуть всех к цели разговора. Такой PM знает, как сделать встречи эффективными. Чтобы не было обсуждений ради обсуждений, а количество неопределённости, задач и вопросов после встречи сокращалось, а не увеличивалось. И если он всё делает правильно, но участники всё равно не разговаривают в нужном направлении, избегают решения и следующие шаги непонятны, то, значит, это сложная тема. Идеальный PM всегда задаст нужные и неудобные вопросы, чтобы по существу говорить стало легче. А идентификация проблем и принятие решений велась в рамках конструктивного обсуждения.

Постановка задач и делегирование

Менеджмент – это искусство делать работу чужими руками. В хорошем смысле. Без постановки задач и делегирования никак. Идеальный PM ставит задачи так, что ни у кого не возникает вопросов про цели задачи и ожидаемый результат. Он убеждается, что задача понята и принята верно, учитывая общий контекст, загрузку и особенности исполнителя. У идеального PM'а не бывает такого, что задача поставлена, делается, а в день дедлайна оказывается, что сделано не то или вообще ничего не сделано. Если нужно делегировать, то PM не борется со страхом и не занимается микроменеджментом. У него есть отлаженный процесс плавного делегирования и мониторинга перехода ответственности. Почему-то для многих проще выгореть, делая всё самому, чем делегировать и выдавать корректирующую обратную связь. Важно учиться разбираться в людях, чтобы понимать, кому вы ставите задачи и делегируете. Когда-нибудь настанет момент, когда придётся просто довериться, а цена ошибки будет высока. Разбираясь в людях, получится лучше оценить риски и не прогореть. И не забывайте о поддержке людей, которым делегируете. Им страшнее, чем вам.

Ресурсы внутри и снаружи

Идеальный PM управляет внутренними и внешними ресурсами, а его праймовая версия всегда знает заранее, когда отпуск у каждого в команде. Он всегда знает фактическую и плановую загрузку команды. Следит за отклонениями от плана, распределяет ресурсы на задачи проекта, учитывает отпуска, ротации и подключение новых специалистов. Важные изменения и планы он транслирует ресурсному менеджеру компании. Не бывает такого, что по его вине команда вдруг резко освободилась или работа продлится на несколько месяцев, но заранее никто не знал об этом. Иначе управление ожиданиями попросту невозможно. Если ресурсов не хватает и подключаются внешние специалисты или сервисы, то их загрузка или затраты также учитываются в проекте. Обычно основные ресурсы – это часы команды и деньги. Они никогда не бывают бесконечными, поэтому идеальный PM контролирует их, чтобы использовать наилучшим образом. Если в компании ресурсы общие, то неизбежны конфликты. Здесь важны коммуникация и желание помогать друг другу, чтобы договориться. Чем лучше PM работает над прогнозируемостью загрузки, тем меньше будет таких конфликтов. Для этого так должен делать каждый PM, а не один.

Обратная связь и мотивация

Фидбэк – очень крутая и полезная штука. Много раз я видел команды, где решили выдавать честный фидбэк. У них же культура, а честность – одна из важнейших ценностей. В итоге полкоманды потрёпаны фидбэком типа «это говно, надо переделать, вы что, нормально не можете сделать, мне за вас делать всё?». Такое модно называть токсичным. У идеального PM'а фидбэк – это часть атмосферы и культуры. У него не бывает токсичного фидбэка. У него честность используется, чтобы установить доверительные отношения, скорректировать поведение, синхронизироваться и помочь вырасти. Он знает, когда и как выдавать фидбэк. Негативный фидбэк выдаёт лично, а хвалит публично. У него нет любимчиков, он отмечает достижения сотрудников и объективно оценивает вклад каждого члена проектной команды в успех проекта. Не зря этот процесс называется «обратная связь». Связь работает в обе стороны. И она должна иметь поддерживающую, корректирующую и развивающую функцию. Это как WD-40 для социальных механизмов в команде. Правильный фидбэк может оказать колоссальное воздействие на самооценку команды, а мотивация будет естественным побочным эффектом. Не нужно искать мотивацию вовне, нужно создавать условия, чтобы она появилась внутри.

Обмен знаниями

Учитывая то, что я наговорил выше, у вас уже будет команда котиков. В этой ситуации обмен знаниями между членами команды неизбежен. Идеальный PM поощряет такие процессы и в конце проекта обязательно обсуждает с командой, кто чему научился. Сам же он профессиональный ментор. Он помогает людям системно прокачивать навыки. Не только байками с полей, но и с помощью плана развития и сопровождения менти. Он может сделать из обычного PM'а идеального в понятный срок, а команду обогатить менеджерскими скиллами, что повысит её зрелость. Такой скилл делает идеального PM'а очень важным для компании, так как он является хранителем и распылителем нужной культуры и знаний в компании. А если в компании есть база знаний, которая всё это сохранит и будет выдавать людям информацию через удобный поиск, то вообще сказка.

Сеанс 5.

Управление финансами

Когда речь заходит про финансы, то многие PM'ы кривятся и переводят стрелки на бухгалтеров, финансистов или процесс под названием «ну я не знаю, я планирую задачи, а там кто-то другой всё считает». Идеальный же PM знает, что он работает не в кружке по интересам. Компания делает бизнес и зарабатывает деньги. Чтобы деньги зарабатывались, нужно, чтобы доходов было больше, чем расходов. Он понимает, что такое выручка, притоки, расходы и рентабельность. Знает, что влияет на эти показатели в проекте и как с ними работать. Все ресурсы и задачи имеют свою стоимость, и их эффективное распределение влияет на успех проекта. Такое понимание финансовых аспектов проекта помогает ему принимать обоснованные решения, чтобы оптимизировать затраты и увеличивать прибыльность. А также не вписываться в заранее провальные или невыполнимые проекты. Общее понимание финансов и управление финансовой моделью проекта помогает лучше ворочать мешки, а не…

Доктор: Понятно, мистер Грегори. Пожалуйста, продолжайте.

Финансовое моделирование

Когда дело доходит до запуска или решения о запуске проекта, то идеальный PM использует финансовые инструменты и программы для создания детальных финансовых моделей. Хоть на салфетке, хоть в Google Таблицах. Он умеет составлять бюджеты, проводить анализ финансовых показателей и прогнозировать будущие доходы и расходы. Финансовая модель проекта описывает параметры проекта в деньгах, позволяет интерпретировать финансовые данные и делать обоснованные выводы. Идеальный PM всегда поддерживает финансовую модель в актуальном состоянии. В любой момент времени он знает, с какой прогнозируемой рентабельностью завершится проект и что будет, если с проекта внезапно снимут разработчика или клиент будет несколько недель согласовывать цвет кнопки с женой. Если из-за специфики проекта финансовая модель тоже становится сложной или нужны индивидуальные расчёты, то PM быстро находит общий язык с финансистами, чтобы сделать удобный для всех инструмент. Так как понятия PL, CF, CM и COST для идеального PM'а – это не сленг из TikTok. Можно сказать, что финансовая модель для PM’a – это как юнит-экономика для продактов. Она даёт понимание, при каких параметрах проект ждёт успех, а при которых даже начинать не стоит и надо менять условия. Финансовая модель фиксирует показатели в начале проекта, всегда показывает плановые цифры, прогноз попадания в план и фактические показатели. PM мониторит отклонения и принимает решения. Руководитель такого PM'а или СEO может даже не общаться с ним, если уверен, что финансовая модель актуальна и цифры не подают тревожных звоночков. Финансовое моделирование делает идеального PM'а предпринимателем в своём проекте, а это совершенно другой уровень мышления и управления.

Денежный поток, или Cash flow

На бумаге или в таблицах всё может быть радужно, но если не получать запланированный кеш (CF), то может случиться кассовый разрыв. Cash flow – это живые деньги, которые падают на счёт компании. Из них платят зарплату и покупают кофе в офис. Каждый месяц, независимо от того, как идут дела в проекте. Когда денег на счету нет, а расходы есть – это неприятно. Хорошо, если недополученные деньги перекроют приходы от других проектов. Но так бывает не всегда. Поэтому идеальный PM обеспечивает своевременное получение денег. С самого начала, от знакомства с клиентом до получения оплат, он строит договорённости и контролирует процесс, чтобы всё было в срок. Поверьте, как только в финансовой модели появляется запланированный приход денег, то финансисты читают это, как «PM [ФИО] подписался кровью, что сумма N будет в число Х. Ничего не может этому помешать, а если помешает, то PM выбьет эти деньги, и мы на них 100% рассчитываем». Они никогда так не скажут, но они думают так. Для идеального PM'а получение денег – отдельный подпроект. С самого начала он изучает процесс оплаты в компании клиента, описывает его и согласовывает. Он знает тайминг и всех задействованных в этом процессе лиц, чтобы мониторить и очень прицельно пинговать кого нужно. Когда нужно, он даже может включить режим «милого коллектора» или эскалировать, когда уже ничего не помогает.

Сеанс 6. Коммуникация

Думаю, не надо объяснять, что эффективное общение является фундаментом успешной работы в проектах. Коммуникация влияет на каждый аспект работы проджект-менеджера. Без эффективной коммуникации взаимодействие со стейкхолдерами становится непредсказуемыми и рискованными. У идеального PM'а заоблачный уровень устной и письменной коммуникации. Для него это не передача информации. Это искусство читать между строк, слушать и слышать, убеждать, мотивировать, устанавливать доверительные отношения, решать конфликты и многое другое. Сильные навыки коммуникации могут компенсировать ошибки и недочёты в проектах, а также разруливать очень сложные проблемы. Идеальный PM – истинный ценитель цифрового этикета, ответственно относится к любой коммуникации и заботится о потребителе информации. Это очень редкий навык, и я очень его ценю в проджект-менеджерах. Я не могу описать все применения коммуникации, но пройдусь по самым важным составляющим идеального PM'а.

Гибкость и эмпатия

Президент компании Ford Ли Якокка говорил: «Есть одна фраза в характеристике любого менеджера, каким бы способным он ни был, которую я не терплю; вот она: „У него не ладятся отношения с людьми“. Я считаю такую характеристику убийственной». Полностью поддерживаю. Если на другой стороне не полный мудак, который сознательно хочет вам навредить, то всегда можно договориться. К сожалению, люди часто навешивают ярлыки, даже не пытаясь понять человека. Проявлять гибкость – не значит прогнуться под чужие интересы, а настроиться с человеком на одну волну, чтобы найти общий язык. Понять общий контекст и эмоциональный отклик, заметить истинный мотив или проблемы, о которых человек не говорит, но они влияют на его решение. Идеальный PM всегда проявляет эмпатию. Он понимает и сопереживает чувствам и мыслям других людей. Вовлекается в эмоциональный опыт других людей и умеет воспринимать их мир из их перспективы. Поэтому он открыт к обсуждению мнений, отличных от его собственного, и под влиянием разумных аргументов готов изменять свою точку зрения. С клиентами и командой он общается не как с «одним из множества», а именно с конкретной личностью. Внимательно и открыто, чтобы была атмосфера взаимопонимания. Такой подход помогает вести конструктивные диалоги, разрешать конфликты и строить коммуникацию на основе взаимного уважения и доверия. Потому что любое недоверие – это вирус для команды и проекта.

Влияние и убеждение

Под влиянием я не подразумеваю никаких манипуляций и принуждений. Влияние проявляется органически от умения убеждать. То есть так выстраивать сторителлинг и аргументацию, чтобы убедительно преподносить идеи, мотивировать команду и преодолевать сопротивление изменениям. Без давления и испорченных отношений. Идеальный PM выстраивает логическую линию аргументов с прозрачными причинно-следственными связями так, что у людей быстро складывается общая картина и сопротивление уменьшается. Он знает всё про когнитивные искажения и ловушки. Поэтому выстраивает аргументацию, которая защищает людей от ошибочных суждений. Ещё бы, ведь на его полке стоят книги Чалдини и Канемана. Не буду повторяться об эффективности коммуникации. Скажу только, что такой навык помогает добиваться согласия и поддержки важных решений быстрее. Бывают ситуации, когда это очень важно. И умение настоять на своём решении спасает проект от провала. Особенное место в сердечке идеального PM'а занимает применение этого навыка в переговорах и защите своих решений перед стейкхолдерами. Потому что часто клиенты отдают деньги профессионалам, чтобы они сделали правильно. Но когда те приступают, клиент резко понимает, что он знает, как правильно, хотя он не профессионал. Поэтому приходится убеждать людей, что вариантов много, а здравый смысл один.

Умение объяснять и краткость

Если бы я был таким же кратким, как идеальный PM, то мы бы справились быстрее. Но пока слушайте. Тем более, думаю, вам выгодны не краткие люди. У вас же почасовая оплата, доктор Майлстоун? Шучу). Согласитесь, чёткое и понятное объяснение позволяет передать информацию эффективно и минимизировать возможность недоразумений. Краткость же позволяет выделить главное, сфокусироваться на сути и избежать перегруженности информацией. Идеальный PM способен сжимать сложные концепции и ключевые сообщения в ясные и лаконичные высказывания. Он выстраивает логичные и последовательные объяснения, использует простой и понятный язык, адаптируется к собеседнику и выдаёт только необходимую информацию. Любым удобным для всех способом. От рисунков на доске до мимического представления. Короче, он не льёт воду и всегда говорит по сути дела, что позволяет сфокусироваться на главных задачах и результате. Это очень повышает качество коммуникации, экономит время и внимание.

Решение конфликтов

С конфликтами интересов или ресурсов понятно. Но конфликты между людьми – это сложнейшая история, так как там замешаны люди. Конфликты могут возникать из-за различия взглядов, интересов и личностных особенностей, их невозможно полностью избежать. Может быть идеальная культура и радужная атмосфера, но рано или поздно иррациональность и эмоции дадут о себе знать. Арт-директор может высказать недовольство дизайнеру, аналитик расстроится, что посмеялись над его игрушкой на столе, а кто-то затаит обиду за необоснованную претензию. Открытый или скрытый конфликт, неважно. Это повлияет на работу. Идеальный PM делает всё, чтобы до конфликта не доходило. Но если конфликт случился, то PM не будет стоять в стороне. Он всегда постарается перевести конфликт в конструктивное русло. Включить на максималку умение слушать и понимать стороны, искать компромиссы, находить взаимовыгодные решения и применять подходы по урегулированию конфликтов. Он всегда будет нейтральным посредником, способным преодолевать эмоциональные преграды и находить конструктивные решения. Особенно в групповых обсуждениях. Идеальный PM – идеальный фасилитатор. Он планирует и структурирует встречи, использует инструменты для стимулирования дискуссии, обмена идеями и совместного принятия решений, а также управляет временем и обеспечивает участие всех членов команды. И всё это в доверительной и поддерживающей атмосфере. Кстати, работа с конфликтами – это не только ворваться за секунду до драки и всё разрулить. Это работа по предотвращению конфликтов и выстраивание культуры конструктивных конфликтов. Ведь ещё Патрик Ленсиони говорил, что «любые длительные взаимоотношения для своего развития требуют конструктивного конфликта. Это относится к браку, партнёрству, дружбе и, конечно, к бизнесу».

Публичная коммуникация

Всё перечисленное выше идеальный PM уверенно использует не только дома перед зеркалом, но и в публичных выступлениях, презентациях и любых групповых коммуникациях. Для него не проблема ясно и убедительно выступать перед аудиторией, представлять проект или защищать решение команды перед клиентом. Он детально планирует и готовится к выступлениям, но если нужно импровизировать, то он будет интересным и харизматичным оратором, который удерживает внимание аудитории и вызывает доверие. Он умело использует сторителлинг и презентационные техники для достижения своих целей. Чем короче выступление и презентация, тем больше времени уходит на подготовку. Выступление идеального PM'а всегда выигрывает у желания слушателя залипнуть в телефон. Это укрепляет его репутацию и отношение к компании, а при правильном применении ещё и прокачивает HR-бренд.

Забота о потребителе информации

Я уже говорил, что идеальный PM – истинный ценитель цифрового этикета. Он – не просто его воплощение, он продукт оунер информации: в письме, в сообщении, в таблицах, документах, комментариях и т. п. В любом канале коммуникации он думает о пользователе и доставляет ему ценность. Заботится о его глазах и мозгах. К оформлению и форматированию текстов идеального PM'а никогда нет вопросов. Потребителям его информации надо сделать минимум действий, чтобы ответить, понять или использовать информацию. Так как он всегда заботится о её внешнем виде, структуре, иерархии, удобстве считывания и дальнейшем сценарии использования. Если коротко, то у идеального PM'а всегда всё чётко, структурно и понятно. Такая цифровая забота создаёт хорошее впечатление, повышает крутость и бренд системности. Потому что это сохраняет чужое время, а оно бесценно.

Сеанс 7. Продажи, бизнес и клиенты

Казалось бы, зачем идеальному PM'у продажи? Есть отдел продаж и аккаунт-менеджеры, которые продают, передают проект PM'у, а он его реализует. Но если проджект-менеджер умеет продавать, то от этого выигрывают все. Во-первых, он закрывает больший блок работы, так как продажник не нужен. Во-вторых, отсутствует процесс передачи от продаж в производство, ведь кто продавал, тот и делает. В-третьих, если начинать с продажи, то это совсем другой уровень осознанности и подхода. Идеальный PM не показывает прайс-лист клиенту, чтобы тот выбрал услугу, а команда сделала по ТЗ. Он работает с целеполаганием клиента и скрупулёзно ищет ответ на вопрос: «Зачем клиенту нужен проект?» Часто бывает, что делать нужно совсем не то, что было озвучено в запросе. Таким образом, с самого начала формируются отношения с клиентом и демонстрируется экспертиза. Так как проджект-менеджер лучше любого продажника знает, как делаются проекты и какие риски есть. А экспертность очень хорошо продаёт. Идеальный PM ничего не впаривает, он пытается помочь и найти решение. Когда проект реализуется, то отношения с клиентом развиваются, а проджект-менеджер всё глубже погружается в бизнес клиента. Это позволяет делать допродажи. Когда в проекте нужно делать правильные дела, а не делать дела правильно, то неизбежно придётся разобраться в бизнесе и мотивации клиента. Эти навыки вместе с коммуникацией делают идеального PM идеальным продажником.

Понимание бизнеса клиента

Идеальный PM не может разбираться во всех бизнесах и иметь все отраслевые экспертизы. Но он знает, как погрузиться в бизнес, чтобы иметь достаточное представление, как бизнес устроен и как он зарабатывает. Перед первой встречей он собирает информацию о клиенте: изучает сферу, рынок, конкурентов, тренды и т. п. По возможности находит все заявления клиента в открытом доступе, чтобы понять вектор развития компании. Затем разбирается в текущей ситуации клиента, его место на рынке, зрелость, сильные и слабые стороны. А самое крутое, что идеальный PM имеет представление о цепочке доставки ценности клиента. Не клиенту, а от клиента его потребителям. Проекты и продукты делаются не для клиента, а для его клиентов же. Он понимает бизнес-модель клиента. Как производится ценность и как доставляется потребителю. Поэтому идеальный PM при первой встрече может говорить про клиента, а не про себя или свой продукт. А это высший пилотаж для формирования доверия и первого впечатления. Когда клиент говорит: «Я ничего в этом не понимаю, вы специалист, сделайте правильно» – и когда команда делает правильно, но клиент не соглашается, то идеальный PM может аргументировать все решения на языке бизнеса.

Позиционирование и знание портфеля услуг

Спросите своих проджект-менеджеров, продажников или любого сотрудника: «Что мы продаём?» В большинстве случаев услышите перечисление списка услуг: дизайн, разработку и т. п. Это равносильно тому, чтобы сказать, что в ресторане продают еду. На огороде и в магазине тоже есть еда. Ещё и дешевле. Почему тогда мы ходим в рестораны? Идеальный PM не просто свободно транслирует позицию компании на рынке и апеллирует услугами, кейсами из портфеля в релевантных ситуациях. Он объясняет ценность услуг для всех уровней на стороне клиента. Объясняет, как услуга поможет холдеру проекта получить повышение, его руководителю – показать нужный результат, а их компании – добиться цели. Он аргументирует, почему именно ваша компания знает, что и как делать. И мастерски достаёт из рукава релевантные услуги по ходу разговора, разъясняя, когда они нужнее всего. Объясняет на языке клиента, как оценивать результат и выбирать подрядчиков, а если понимает, что потребность клиента вне компетенции компании, то придумывает способ, как закрыть потребность коллаборацией с кем-то или подрядом. После разговора про услуги с идеальным PM'ом клиент всегда узнаёт что-то новое и убеждается, что лучше уже никто не сделает. Пока другие перечисляют список услуг и не отвечают на письма по два дня, идеальный PM закрывает сделки.