Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт

Рис. 1.13. Линейные потоки информации, атакующие офисного сотрудника

При отсутствии необходимых навыков структурирования информация, поступающая в электронном виде, является одним из основных поглотителей времени, и роль способности современного сотрудника быстро обрабатывать электронную информацию, анализировать ее и принимать на ее основе решения является одной из ключевых в повышении эффективности его работы.

Приобрести такие навыки и научиться пользоваться современными технологиями использования огромных ресурсов нашего мозга можно с помощью открытий в области майнд-менеджмента (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Майнд-менеджмент. Управление потоками информации

Майнд-менеджмент – это технология представления информации в максимально наглядном и понятном для всех виде

На примере одного из тренингов по корпоративному тайм-менеджменту

Во время тренингов по тайм-менеджменту нам приходится работать с самыми разными проблемами и задачами.

На одном из тренингов в консалтинговой компании, как раз в начале финансового кризиса, была озвучена очень актуальная проблема – как снизить затраты на время кризиса?

В ходе 10-минутного мозгового штурма и последующего структурирования полученных идей была получена наглядная интеллект-карта с массой интересных работоспособных вариантов (рис. 1.15).

Мы разобрали на адекватность каждый из полученных вариантов, отменив одни, приняв другие и запланировав следующие действия по третьим. По отзывам клиента, через два месяца с помощью конкретных действий по созданной интеллект-карте им удалось снизить затраты более чем на 20 % – вот вам и результат.

Комментарий консультанта

Пугающе огромное количество идей возникает в нашей голове, когда мы начинаем обдумывать такие масштабные задачи и проблемы, как «снижение затрат». Если хвататься за первые попавшиеся идеи и начинать действовать, вряд ли можно добиться желаемого результата. А вот если четко следовать этапам алгоритма майнд-менеджмента и формировать образ проблемы, то результат не заставит себя ждать!

Есть ли резервы снижения затрат в вашей компании? Проведите коллективный мозговой штурм на тему «Как снизить затраты?». О том, как правильно проводить мозговые штурмы, читайте в главе 2.

Рис. 1.15. Интеллект-карта «Как снизить затраты в эпоху кризиса»

• Интеллект-карты изобрел Тони Бьюзен в 70-е гг. прошлого века, после чего они стали привычным инструментом работы многих интеллектуальных работников стран Западной Европы и США.

• Интеллект-карты являются современным инструментом для выполнения эффективной интеллектуальной работы.

• При работе с интеллект-картами задействуется кора правого полушария головного мозга, отвечающая за восприятие наглядных и цветных образов и творческую деятельность. Благодаря этому визуализированная информация воспринимается гораздо быстрее и дольше запоминается.

• Наш мозг воспринимает и обрабатывает информацию ассоциативно, стараясь создать на основе получаемой информации образ, чтобы понять ее. Практически вся информация в головном мозге хранится в виде образов.

• Информация воспринимается легче, если у нас имеется аналогичный опыт или если она представлена в максимально образном виде, позволяющей задействовать максимум объема коры головного мозга.

• Для того чтобы максимально быстро создать готовый интеллектуальный продукт, необходимо пройти пять этапов. рождение идеи; проведение мозгового штурма, создание хаоса мыслей по осуществлению идеи; структурирование полученных идей в виде интеллект-карты, оценка и анализ; действие на основе четкого понимания поставленных задач и будущего результата; получение результата.

• Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для поиска, анализа и понимания.

• Благо даря соблюдению принципов майнд-менеджмента вы можете существенно облегчить выполнение таких интеллектуальных работ, как:

– решение проблем и нестандартных задач;

– быстрое написание простых для понимания текстов;

– эффективное обучение;

– успешные выступления публично;

– принятие решений;

– управление задачами;

– управление проектами;

– стратегическое планирование;

– мониторинг бизнес-процессов;

– управление совещаниями;

– управление корпоративными знаниями;

– организация эффективной командной работы, в том числе удаленно работающих сотрудников;

– другие области интеллектуальной деятельности.

Глава 2. Решайте успешно проблемы и нестандартные задачи

В этой главе вы:

• познакомитесь с основными правилами и этапами решения проблем и нестандартных задач;

• научитесь правильному проведению мозгового штурма;

• узнаете о том, как повысить эффективность проведения мозгового штурма с помощью Mind Manager;

• увидите на реальных примерах, как решать с помощью правильного проведения мозгового штурма разные личные и бизнес-задачи.

Куда пойти учиться? Как выбрать новый офис или арендовать квартиру? Как повысить эффективность своей работы? Какие есть резервы для повышения эффективности бизнеса? Как повысить лояльность клиента? Эти и многие другие нестандартные задачи и проблемы вызывают в нашей голове огромное количество постоянно меняющихся ассоциаций.

«Как вы решаете подобные задачи?» – такой вопрос мы регулярно задаем нашим клиентам в начале работы. «Обдумываем их в свободное время», «Обсуждаем на совещаниях», «Принимаем решение интуитивно». При таких способах решения проблем и нестандартных задач обязательно возникают сложности, связанные с потерями времени и общей эффективности. Сложно уверенно решать проблемы и нестандартные задачи, предварительно не поняв общей картины, то есть не создав образ проблемы или задачи.

Стоит отметить, что в последнее время все более частым ответом на наш вопрос становится: «Мы проводим мозговой штурм». Правда, это не всегда значит, что проведен он действительно качественно.

Мозговой штурм (Brain storm) – самый логичный шаг алгоритма майнд-менеджмента. Когда сформулирована проблема, необходимо генерировать максимальное количество самых разнообразных идей и ассоциаций, которые на этапе структурирования и создания интеллект-карты позволят сформировать правильный образ проблемы или новой задачи.

Мозговой штурм – это метод индивидуального или группового генерирования максимального количества новых идей. Данный метод был разработан в 1930-е годы английским военным инженером Алексом Осборном. Как-то раз он собрал всех на палубе и попросил высказать мнения о том, как защитить корабль от немецких торпед, отдельно попросив воздержаться от критики. «Выстроиться всем у борта и дружно подуть на торпеду», – пошутили матросы. А Осборн запатентовал изобретение, суть которого заключалась в том, что в борт корабля крепится винт, который гонит вдоль борта струю воды, благодаря чему торпеда может изменить курс и пройти мимо. В 1953 году вышла книга Алекса Осборна «Управляемое воображение», в которой он раскрыл основные правила мозгового штурма.

Сейчас этот метод используется в самых разных областях интеллектуальной деятельности – от решения научно-технических, управленческих, творческих задач до поиска вариантов поведения в сложных социальных или личных ситуациях. Суть метода заключается в том, что процесс выдвижения идей отделен от процесса их оценки и отбора. Удивительно, но факт: двухшаговый подход к решению проблем был описан еще Тацитом, исследовавшим быт германцев 2000 лет назад. «На пиршествах они толкуют о примирении, заключении браков, о выдвижении вождей, полагая, что ни в какое время душа не бывает столь расположена к откровенности и никогда так не воспламеняется о помыслах о великом… На следующий день возобновляется обсуждение тех же вопросов. И то, что они в два приема занимаются ими, покоится на разумном основании: они обсуждают их, когда неспособны к притворству, и принимают решение, когда ничто не мешает их здравомыслию».

На данный момент техника мозгового штурма общепризнанно является одним из самых известных и эффективных методов генерации идей. Обычно под мозговым штурмом ошибочно понимают простое обсуждение без критики, раскрепощение ума, отбрасывание рамок и правил. Однако здесь как раз важно соблюдение нескольких четких правил, которые позволяют существенно повысить эффективность проведения штурма.

1. Мозговой штурм проводится как коллективно, так и индивидуально. При групповом исполнении его эффективность выше, так как количество полученных идей будет гарантированно больше. Но здесь важно обеспечить компетентную модерацию. Оптимальное количество участников в группе 4–12 человек. Если участников больше 12, то желательно их разбить на подгруппы, тогда количество идей будет еще больше.

2. В состав группы участников желательно пригласить разных людей, являющихся профессионалами в своих областях, – это позволит резко повысить количество сгенерированных идей, так как каждый участник будет смотреть на обсуждаемую проблему или нестандартную задачу сквозь призму своего опыта.