Как управлять персоналом

Для того чтобы извлекать как можно больше информации из разговора, нужно запомнить несколько правил активного слушания:

• необходимо постоянно сосредоточиваться на словах собеседника;

• необходимо помнить о собственных интересах;

• необходимо воспринимать речь собеседника в целом.

Необходимо постоянно сосредоточиваться на словах собеседника

Если не следить постоянно за тем, что говорит собеседник, то легко можно отвлечься и упустить нить разговора. Это особенно легко, если приходится долго слушать.

Таким образом можно пропустить важную информацию. Чтобы избежать подобного, нужно постоянно сосредоточиваться на словах собеседника.

Необходимо помнить о собственных интересах

Во время разговора необходимо помнить о преследуемых целях. Естественно, что собеседник будет стараться вовлечь вас в свои проблемы и интересы, однако этого допустить нельзя.

Необходимо воспринимать речь собеседника в целом

Нельзя обращать внимание только на слова собеседника, полностью выхватывая их из контекста. Всегда нужно помнить, о чем идет речь и обращать внимание на то, как говорит собеседник.

3. ТЕХНИКИ СБОРА И СОХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Каждый работник ежедневно получает и передает огромное количество информации, которая имеет тенденцию накапливаться с течением времени.

Для того чтобы извлекать из этого процесса максимальную выгоду, необходимо уметь пользоваться различными средствами сбора и хранения информации.

Переписка

Рабочая переписка доступна всем без исключения, письмо можно прочитать и ответить в любое время. Однако, обилие переписки перегружает рабочее место, требуется время на написание и чтение.

Электронные средства связи

Электронные средства связи (электронная почта, телеконференции) экономят время и бумагу. Но для их осуществления нужны специальные средства, которые не всегда доступны.

Рабочие встречи

Запланированные и незапланированные, формальные и неформальные рабочие встречи являются оптимальным способом получения информации. Их недостаток – в большой потере времени и в неодинаковой важности встречи для отдельных ее участников.

Телефонные разговоры

Телефонные разговоры позволяют быстро решить все вопросы, что-то обсудить. Однако они не сопровождаются записью и зависят от качества связи.

Личные встречи

Личные встречи – это наиболее распространенный способ получения информации, обладающий рядом преимуществ. Общаясь лично, можно контролировать процесс подачи информации, наладить связи для дальнейшей работы. Однако такое общение занимает много времени и может переходить в неформальное, отклоняться от намеченной темы.

4. ТЕХНИКИ ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Каждый сотрудник так или иначе участвует в процессе обмена информацией. Чтобы сделать этот обмен максимально эффективным, его нужно тщательно организовать. В процессе передачи информации участвуют три группы:

• руководители;

• подчиненные;

• прочие группы (коллеги, другие отделы, организации).

Передача информации руководителям

Для успешного осуществления процесса передачи информации необходимо твердо понимать, какую информацию необходимо передать руководителям, каким образом ее необходимо оформлять, а также как часто она требуется.

Передача информации подчиненным

Необходимо понимать, какая именно информация должна быть передана подчиненным, каким образом это должно быть сделано. Не стоит также забывать о делегировании полномочий, может быть, кто-то другой, обладающий этой информацией, может сделать это не менее эффективно.

Передача информации другим группам

Необходимо знать, какие именно группы нуждаются в информации, кроме того, нужно выяснить, кто именно должен эту информацию получать. Важным вопросами также являются время и способ передачи информации.

5. ТЕОРИЯ Х И Y МАК-ГРЕГОРА

Эти две противоположные теории предлагают различные варианты объяснения человеческого поведения. Мак-Грегор исходит из положения о том, что большинство менеджеров действуют, основываясь на собственных предположениях о причинах поведения людей. В зависимости от того, каких взглядов придерживается менеджер, по-разному может протекать деятельность сотрудников.

ТЕОРИЯ X

Основные положения теории X состоит в следующем:

• для человека естественно нежелание работать; при любом удобном случае он стремится уклониться от выполнения заданий;

• для того чтобы в таких условиях работа все-таки выполнялась, необходимо жестко контролировать сотрудников, применять различные угрозы и штрафы. Таким образом можно достичь желаемого результата;

• средний человек не склонен принимать ответственность на себя, он предпочитает, чтобы это сделал руководитель.

ТЕОРИЯ Y

Основные положения теории Y заключаются в следующем:

• нежелание работать человеку не свойственно от природы, работа может вызывать как положительные, так и отрицательные эмоции в зависимости от ее организации:

• люди могут самостоятельно мобилизовать все свои силы, чтобы достичь результата;

• средний человек не боится брать на себя ответственность, наоборот, он стремится действовать самостоятельно, получить больше ответственности, чем ему доступно.

6. ПИРАМИДА ПОТРЕБНОСТЕЙ МАСЛОУ

Согласно теории Маслоу поведение человека обусловлено его потребностями. Каждый стремится удовлетворить их и поступает в соответствии с этим желанием.

Исходя из этого Маслоу предложил пирамиду потребностей.