Ключевые идеи книги: 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место. Томас Фабрицио, Дон Тэппинг

Кто такой лидер проекта. Лидер необходим проекту, чтобы постоянно следить за его исполнением. Это человек, который вправе привлекать ресурсы организации для проекта и несет ответственность за его реализацию. Он начинает работу команды, знает, на каком этапе она находится в каждый момент, проверяет результаты и устраняет препятствия на ее пути. Часто лидером становится тот, кто инициирует проект и привлекает руководство.

На заводе Northrop Gumman процедура приобретения инструментов была выгодно изменена благодаря инженеру проекта. Он увидел преимущества внедрения системы канбан для закупки и убедил руководство позволить ему собрать команду для этого и привлечь консультанта.

Лидер может быть и просто назначен руководством. Но в любом случае важны два принципа:

? Руководство принимает его как лидера проекта, а не считает формальным звеном.

? Руководство и лидер взаимодействуют по принципу игры в мяч.

«Игра в мяч» выполняет три задачи:

? Обменяться идеями, которые возникают у разных людей, команд и подразделений, совершенствовать их и прийти к согласию.

? Получить отдачу от всех, от кого нужно.

? Создать атмосферу полной вовлеченности персонала.

Менеджеры создают видение проекта, заявляют предполагаемые цели и «бросают» их команде, которая будет заниматься внедрением. Та уточняет и генерирует новые данные и «перебрасывает» их обратно менеджерам в виде устава команды. И такие «броски» продолжаются, пока не будет утвержден устав. При этом первый «бросок» вполне может быть и со стороны команды.

Требования, которым должен отвечать лидер проекта:

? Владеть системой 5S.

? Ответственно относиться к предложениям об улучшениях.

? Быть способным реализовывать перемены.

? Обладать полномочиями распоряжаться ресурсами.

? Иметь возможность докладывать напрямую высшему руководству.

? Поддерживать процесс постоянных улучшений.

Будьте готовы переделать предложение по проекту. В некоторых компаниях предложение по проекту может быть принято сразу. В других это будет долго и местами мучительно. Но не важно, как стартует проект, кто его начнет и сколько раз предложение вернется. Главное – выполнить все задачи и вовлечь тех, кто необходим.

Шаг 2. Определить целевые зоны

Шаг 2 стоит выполнять вместе с шагом 1 и использовать при составлении предложения по проекту.

Сроки: максимум неделя.

Цель: выбрать зоны в офисе, в которых будет применяться 5S.

Задачи:

? Определить офисные зоны на всем предприятии.

? Сформулировать основные функции для каждой зоны.

? Присвоить уровень приоритетности каждой зоне для внедрения 5S.

? Объяснить мотивы выбора приоритетности.

? Выбрать целевую зону для запуска 5S.

Зачем нужны целевые зоны. Если внедрять 5S одновременно во всех офисах, работа просто встанет, поскольку работников придется оторвать от их рабочих мест на длительное время. Даже на самых маленьких предприятиях слишком много офисных пространств, так что не стоит есть слона целиком. Важно спланировать действия так, чтобы постепенно изменились все офисы, и понять, откуда лучше начать.

Первая целевая зона станет примером, поэтому стоит выбрать ту, которая имеет наибольшие шансы на успех: люди, работающие там, не только согласны, но и мотивированы на улучшения, а помещение не слишком большое.