Бизнес на каблуках. Советы деловой женщины

Во всей этой истории надо обратить внимание на то, что недочеты у нас были совсем мелкие – отсутствие подписи, точного времени обеда. А что было бы, если бы у меня отсутствовало удостоверение по охране труда или такой серьезный документ, как аттестация рабочих мест (сейчас СОУТ)? Сколько бы тогда составили штрафы?!

Последующие проверки Роспотребнадзора и налоговой инспекции в 2015 году только укрепили меня в мысли относиться к документам серьезно. У инспектора налоговой я поинтересовалась, почему нас заранее не предупредили о проверке.

Он спросил:

– А вы водите машину?

– Ну да, конечно.

– Вот вы за рулем, а вас останавливает инспектор ГИБДД и просит предъявить ему документы. Это нормально?

– Да, нормально.

– Вот и мы, как инспекторы ГИБДД. Имеем право остановить вас в любой момент и проверить ваши документы. Вы стоите у руля своего бизнеса, поэтому отвечаете за всю документацию.

Вопросов больше не возникло.

Вывод по данному длинному пункту напрашивается сам собой – отсутствие необходимой документации может привести к большим штрафам. А они могут оказаться уже настолько большими, что бизнес не сможет подняться с колен. Штрафы разорят бизнес.

2. Вторая ситуация, связанная с документацией, тоже очень интересная. Она касается управления людьми.

Во-первых, документация помогает нам установить необходимую дистанцию с сотрудниками. Дистанция необходима однозначно, и теме сотрудников еще будет посвящено несколько глав. Подписанием документов (ознакомление с приказами, инструкциями и т. д.) мы негласно заявляем: «Я тут главный и я принимаю тебя на работу». Это важный момент. Даже у бездомных кошек во дворе есть иерархия. На брошенную в миску сосиску все коты сразу не бросятся, замечали? К миске подойдет один кот. Сзади, в полуметре, сядет другой кот. Дальше – еще один. Остальные будут сидеть поодаль и наблюдать, как главный ест сосиску. Их доля – понюхать то место, где лежала сосиска.

Не подписывая документы и устанавливая дружескую демократию в своей организации, вы своими руками создаете полную анархию и обезличиваете себя. Вы как бы открыто признаетесь, что «я – никто и звать меня никак». Так что же потом обижаться, когда сотрудник пропускает мимо ушей ваше замечание об опоздании и только с улыбкой отвечает: «Ну да, проспала. Бывает…»

Помимо отсутствия должного и разумного подчинения, следования указаниям руководства, неразбериха с документами приводит еще и к шантажу со стороны сотрудников.

Вот довольно распространенные истории малого бизнеса. Работодатель кое-как трудоустроил сотрудника и не следил за подписями в зарплатных ведомостях. Происходит небольшая ссора с подчиненным, и тот заявляет: «Знаете что? А вы мне зарплату не платили целый год! Я вот пойду и заявлю в трудовую инспекцию. Но если выплатите половину того, что положено, я могу и потерпеть».

Или вот еще. Руководитель детского центра решила расстаться с двумя педагогами. Все документы были подписаны, отпускные выплачены как положено. Но педагоги через неделю вновь явились в клуб: «Знаете, Ольга, мы подумали, что на работу мы будем устраиваться только в сентябре, а этих отпускных нам мало. Платите еще каждой из нас по 50 тысяч рублей или мы завтра идем жаловаться в трудовую инспекцию». Хорошо, что Ольга была со мной на связи. Я быстро провела аудит по подписанным документам прямо по телефону и выяснила, что бояться Ольге нечего. Ее ответ шантажисткам на следующий день был такой: «Идите и пишите. И если я виновата в чем-то, то пусть меня накажут». Ольгу спасло то, что весь документооборот у нее в клубе велся правильно и регулярно. Уволенные педагоги тоже помнили, что ежемесячно ставили свои подписи в зарплатной ведомости, а также подписывали еще кучу каких-то бумаг. В трудовую инспекцию они не пошли.

Я бы назвала документацию броней руководителя бизнеса. Я привела только два примера (штрафы и управление персоналом), когда документация защищает нас и прибавляет сил.

Также удобно иметь различные чек-листы и списки необходимой документации. Например, у меня есть список папок по охране труда.

1. Папка «Локальные акты»

Правила внутреннего трудового распорядка Положение о персональных данных Положение о коммерческой тайне и т. д.

2. Папка «Приказы по основной деятельности»

3. Папка «Электробезопасность»

4. Папка «Приказы по кадрам»

5. Папка «Медицинские книжки»

6. Папка «Трудовые книжки»

7. Папка «Литература по охране труда»

8. Папка «Обучение» (лицензии, аккредитации и т. д.)

9. Папка с журналами

Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал учета выдачи инструкции по охране труда

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

10. Папка с инструкциями и положениями Инструкции по охране труда

Инструкция по охране труда для проведения вводного инструктажа

Должностные инструкции И т. д.

11. Папка «Аттестация рабочих мест»

Договор

Диск

Сами документы

Документы на аттестующую организацию

12. Папка «Уволенные сотрудники»

13. Папка с удостоверениями по охране труда для руководителя клуба (три вида удостоверений)

14. Папка с личными делами сотрудников

15. Папка с расходно-приходной книгой по учету трудовых книжек и вкладышей к ним

Все папки хранятся в кабинете. Папки, в которых периодически надо делать какие-то записи (это, например, журналы), отмечены особым цветом. Цвет для меня является дополнительным напоминанием необходимой деятельности с данными бумагами.

1. Заниматься документацией действительно нудно, а самое главное – ее нельзя сразу перепоручить кому-то другому. Сначала надо хоть немного разобраться самому, а уж потом назначить ответственного и контролировать. Если сами ничего не понимаете в пожарной безопасности, то как вы можете контролировать другого?! Чаще всего, особенно если мы заказываем полный комплект документов у сторонней организации, нас ждет обман. То есть от всех требуемых при проверке документов будет соответствовать норме в лучшем случае половина. Остальных необходимых документов просто не окажется. То есть, заказывая документы, мы должны задавать исполнителю вопросы: «А декларацию сделаете? А насколько подробную? А приказ к ней напечатаете?». Тогда и вы сами поймете, какого уровня исполнитель предлагает вам услуги, и исполнитель поймет, что вы не «лошок».

2. Советую не смешивать документацию с другими делами – лучше заняться ею углубленно. Есть такой метод изучения иностранного языка – погружение, когда в течение нескольких часов вся группа говорит, слушает аудио и смотрит видео только на иностранном языке. Вот такое же погружение на пару-тройку дней полезно и с документацией. Начали читать про требования Роспотребнадзора – несколько дней читайте только об этом и готовьте документы только в этой области. Спустя короткое время вы станете специалистом, поверьте. И знания сами собой, как кирпичики, уложатся стройными рядами в голове. Все станет абсолютно понятно.

3. Заведите ежедневник по документации (неважно, электронный или бумажный) и чек-листы. Например, очень легко сделать чек-лист на принятие сотрудника на работу. Не надо держать в голове, какие заявления он должен написать и в каких журналах расписаться. Нужно просто сверить с чек-листом. То же самое и на увольнение.