Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее

1. Тайм-менеджмент и эффективность.

2. Ведение расписания руководителя.

3. Документирование ведомостей руководителя и документооборот в целом.

4. Имидж современного личного помощника.

5. Стрессоустойчивость.

6. Организация поездок и командировок.

7. Деловой этикет.

8. Создание полезного окружения.

9. Умение правильно уволиться с работы.

Теперь спросите себя, какие ваши качества и навыки нуждаются в дополнительном развитии. Признайтесь честно, как много оценок ниже 4 вы можете поставить. Тогда вы узнаете, над чем придется поработать. Если готовы выделить время на совершенствование тех или иных качеств, то вперед. Я в вас верю. У вас все получится!

Кстати, хочу открыть секрет: уверенность в себе поначалу необязательна. Спросите почему? Потому что в ходе работы вы приобретаете ее автоматически. Уверенность в себе должна на чем-то базироваться. Опираться можно на собственные результаты, которые достигаются исключительно на практике. Вспомните сейчас, чего вы хотите на самом деле и какая работа для вас самая подходящая. Ответьте на вопрос, зачем вам работа ассистентом. А теперь рассмотрим, как можно получить нужные навыки в сжатые сроки.

Истории учеников

В этом разделе я хочу привести истории моих знакомых, высококлассных ассистентов, которые сделали успешную карьеру.

Александра Соломеина

До того как стать бизнес-ассистентом, работала в салоне МТС. Ей не нравилась нагрузка от начальника, которому платили больше, чем ей. Она чувствовала себя птенцом, который может летать, но боится и пока не знает, на что способен. После освоения азов работы бизнес-ассистентом ей удалось набраться смелости, уволиться и начать искать работу, которая бы действительно радовала. Главный вывод: если знаешь, что будешь жалеть о чем-то, чего не попробовал, то обязательно стоит делать это. Находить время, деньги, связи, ресурсы, и тогда не придется жалеть.

Екатерина Смирнова

За время пребывания в Академии бизнес-ассистентов проработала 18 тем, выполнила более 70 практических заданий, которые пригодились даже в личной жизни. Самое главное, чему она научилась за полтора месяца, – это умение нести ответственность за свою жизнь. Не говоря уже о навыках планирования, в котором она чувствует себя настоящим асом.

Дарья Красовицкая

Только начинала работу ассистентом удаленно (да, это возможно), когда ее руководитель предложил принять участие в курсе обучения. Она получила четкое представление о работе бизнес-ассистента, что позволило ей с уверенностью и легкостью решать любые задачи своего руководителя. Сейчас она рекомендует курс всем начинающим специалистам, ведь он дает фундаментальные знания.

Галина Козлова

Когда прошла курс, обнаружила, что это настоящий кладезь знаний и инструментов для успешной жизни. Ее радовал профессионализм всех, кто был причастен к этому проекту.

Глава 2. Как успешно пройти собеседование

Резюме. Именно по нему сложится первое впечатление о вас. Как правильно составить профессиональное резюме? На что обращают внимание рекрутеры? Обычно на то, чтобы просмотреть резюме, выделяют примерно 20 секунд. Поэтому важно, чтобы оно было не громоздким, но читабельным и информативным. Укажите ФИО (большими буквами), контактные данные, общую информацию (дату рождения, семейное положение, наличие детей и их возраст). Укажите опыт работы: период (месяц и год начала и окончания работы), полное название компании и сферу ее деятельности, вашу должность (перечисляйте компании по принципу от последнего места работы – к первому). Если все еще работаете – не указываете период окончания. Опишите ключевые задачи, которые выполняли в этой компании (но не слишком многословно). Приведите информацию о своих достижениях (например, увеличили оборот фирмы, освободили 40 % времени руководителя). Напишите, какие навыки получили, но тоже сжато и информативно. Обязательно укажите информацию об образовании (годы обучения, название учебного заведения, факультет, специальность, квалификацию), приведите данные сертификатов о прохождении курсов, если они имеют отношение к работе, перечислите полученные знания и навыки. Перечислите личные качества (например, стрессоустойчивость, внимательность, нацеленность на результат; слишком много писать в этой графе тоже не стоит). Укажите, есть ли у вас водительское удостоверение и личный автомобиль. Фотографию можно прикрепить отдельно или вставить в резюме. На фото вы должны быть в одежде делового стиля, без избыточного макияжа. Резюме не обязательно делать в Word, на специализированных сайтах есть удобные конструкторы.

Рекрутеры реагируют на стилистику резюме, а также на данные о последнем месте работы и опыте (если в этом фрагменте есть ответы на все интересующие их вопросы – далее могут не читать). Графа «Опыт» должна быть достаточно информативной и не слишком перегруженной. Если ключевых навыков не видно, то рекрутер может просто потерять интерес. HR часто сам выходит на ваше предыдущее место работы и узнает характеристики, но неплохо иметь хорошую рекомендацию от бывшего руководителя.

Сопроводительное письмо не стоит писать шаблонно, как и перегружать его.

Итак, вы разместили резюме в поисковике, работодатель нашел его, заинтересовался и пригласил на собеседование. Первое взаимодействие с потенциальным работодателем происходит при телефонном разговоре. Обязательно уточните, на какую должность вас приглашают, задайте вопросы по условиям работы (но не слишком много, подробности лучше отложить до личной встречи). Если позиция не подходит – вежливо и аргументированно откажитесь. Нужно оставить после себя хорошее впечатление. Обязательно запишите имя и фамилию сотрудника, а также контактный телефон, по которому вы сможете с ним связаться. Если у вас не получится прийти на собеседование по той или иной причине – предупредите звонившего об этом.

Уместно попросить выслать письмо-подтверждение, в котором указаны время собеседования и адрес его проведения. Не опаздывайте на встречу. Руководители очень этого не любят и могут отказать в прохождении собеседования. Спланируйте время заранее, с запасом.

На собеседование важно взять резюме в двух экземплярах, паспорт (для прохождения через пункт охраны), можно взять диплом об образовании (интересуются нечасто), сертификаты о прохождении любых тренингов и обучения, связанных с работой. Не стоит брать документы, не имеющие отношения к должности (например, сертификат тренера по йоге и т. д.).

Важно знать ключевую информацию о компании: вы сможете продемонстрировать серьезность намерений. Вы должны понимать специфику компании, сферу занятий. Узнайте о работодателе заранее. Слишком много фактов заучивать не нужно, достаточно базовых (дата создания, основатель, род занятий). Своей осведомленностью вы сможете приятно удивить работодателя, и это добавит вам плюсов.

Внешний вид. Обдумайте заранее, в чем вы отправитесь на собеседование. Одежда должна соответствовать должности, на которую вы претендуете. Приветствуется опрятная одежда в деловом стиле или smart casual, строгий костюм. Прическа должна быть опрятной, а руки – чистыми, как и обувь (если на улице грязно, то, прежде чем войти в офис, протрите обувь губкой). Неприемлемы хозяйственные сумки, пакеты, рюкзаки! Нужно выглядеть максимально аккуратно, даже если проходите собеседование на должность грузчика.

Прохождение собеседования. Приходите раньше назначенного срока на 10–15 минут, не более. Это необязательно, но служит признаком хорошего тона. Прийти раньше лучше, чем опоздать даже на одну минуту. Обязательно поздоровайтесь, представьтесь. Можете отметить, что в офисе уютная атмосфера. Нужно быть максимально вежливыми. Можете здороваться со всеми, кого встречаете в офисе, – это признак хорошего тона. Отключите свой телефон, звонок на собеседовании недопустим. Необходимо сесть так, чтобы ваше лицо было обращено непосредственно к собеседнику. Вам должно быть максимально удобно, чтобы ничто не отвлекало от процесса. Руки на столе, ни в коем случае не скрещивайте их: это закрытая поза и она подсознательно отталкивает. Поза должна быть максимально открытой и расслабленной. Не перебивайте собеседника! Убедитесь, что он закончил вопрос, возьмите небольшую паузу (две-три секунды) и вдумчиво отвечайте. Если вы не расслышали вопрос или он не совсем понятен, то извинитесь и попросите повторить. Не отвлекайтесь (не разглядывайте часы, маникюр), смотрите на собеседника и слушайте максимально внимательно. Отвечая на вопрос, не приводите ненужные подробности, говорите две-три минуты максимум, если вопрос емкий и вам есть что рассказать. Избегайте односложных ответов вроде «да», «нет». Старайтесь высказать свою точку зрения более подробно и развернуто.

Заранее продумайте ответы на вопросы работодателя. Есть много стандартных вопросов, которые часто задают HR. Нужно говорить максимальную правду, сглаживая острые и неприятные углы. Никогда не отзывайтесь негативно о коллегах и руководителе! Лучше ограничиться нейтральными высказываниями (например, на прошлой работе не было карьерного роста, неудобный график, далеко от дома).

Ниже представлены наиболее распространенные вопросы и информация о том, как на них лучше отвечать.

• «Почему вы хотите работать именно в нашей компании?» Вы должны заверить собеседника, что хотите работать именно у них и компания выиграет, получив такого специалиста, как вы. При этом нужно хорошо понимать род занятий компании. Не бойтесь взять паузу и обдумать ответ. Но лучше приготовиться заранее, этот вопрос очень важен.

• «Назовите три плохих качества вашего бывшего руководителя». Лучше уйти от разговора о работе, можно сослаться на личностные качества (не сошлись характерами).

• «Какую пользу ваша деятельность может принести компании?» Подумайте, чем вы можете помочь руководителю. Ассистентов часто нанимают, чтобы освободить его от повседневных мелких задач и позволить работать над более глобальными. От вас хотят услышать именно о такой пользе.

• «Назовите свои самые большие достоинства и слабости» или «Назовите три своих недостатка». Не нужно засыпать работодателя слишком большим количеством достоинств. Достаточно трех-пяти комплиментов самому себе, не больше. Что касается слабостей, то нельзя говорить, что их нет. Выберите самые некритичные недостатки и озвучьте. Хороший пример слабостей – история из личного опыта, когда вы смогли вовремя исправить ошибку и на результат работы она не повлияла. Работодатель оценит это.

• «Ваши самые большие достижения как специалиста. Ваши самые большие неудачи». Специалисты, работающие в сфере продаж, приводят примеры о том, какой процент рынка они завоевали; юристы сообщают о заключении сложных сделок, выигранных процессах. Главное – не называть слишком много пунктов в каждом вопросе. Важна умеренность. Одно-два достижения, одна неудача.

Неотъемлемая часть большинства собеседований – тесты или практические задания. Большинство из них относятся непосредственно к работе, но бывают и психологические, чтобы можно было определить ваш психотип или темперамент. В них нет ничего страшного или особенно сложного. В ряде серьезных компаний есть служба безопасности, сотрудники которой могут проверять кандидатов на полиграфе.

Ваши вопросы. После того как вы прошли тесты и ответили на вопросы, вам предложат задать свои вопросы. Какими они могут быть? Любой пустяк может оказаться важным. Работа должна вас устраивать. Можете уточнить график работы, пол руководителя, функциональные обязанности (им нужно уделить много внимания, выясните, есть ли нестандартные). Можно задать вопрос относительно зарплаты, мотивационной части. Вы должны понимать, за какие деньги будете работать. Узнайте о соцпакете компании, чтобы не расспрашивать о бесплатных обедах и спортзале. Так будет проще, и вы не покажетесь мелочным человеком. Спрашивая о графике работы, объясните, что вы не против переработок (если это так), но вам нужно выстроить свой график. Важно быть максимально честным.

Рассказ о себе. В этом случае не рекомендуется слишком сильно углубляться в биографию. Расскажите об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и качествах. Рассказывайте то, что имеет отношение к вашей должности. Можно рассказать о своем хобби, но не вдаваясь в подробности.

Завершение собеседования. Поблагодарите интервьюера. Уйти нужно вежливо и красиво, будьте максимально учтивыми.

Иногда компании проводят стресс-интервью (HR ругается, задает некорректные вопросы). Абстрагируйтесь, вычлените из вопросов ценную информацию и спокойно отвечайте.

Глава 3. Каким должен быть идеальный помощник

Кто такой бизнес-ассистент? Это многорукий многоног; джинн, который может выполнить любое желание; солдатик, в режиме 24/7 находящийся на страже времени руководителя, готовый полностью отдавать ему свои время и силы, посвятить ему свою жизнь. Это всемогущий и незаменимый человек, всегда знающий, что делать, для которого нет ничего невозможного. Его задача – все успевать и быть готовым в любое время решать любые задачи.

Ассистент должен понимать, ради чего работает. Он постоянно служит своему руководителю. Но это не значит, что помощник – раб. Служение и рабство – два разных понятия. Если вы готовы долгие годы служить своему руководителю, это послужит вам во благо и выльется в благодарность. Я считаю, что пока нет 20-летнего опыта работы, ассистента можно считать молодым, поскольку, общаясь с бизнес-помощниками высокого ранга, понимаю, что даже я не дотягиваю до их уровня. Но они говорят, что работают с 16 лет и все это время развиваются. Эти ассистенты подолгу сотрудничают с одним руководителем. Их больше уважают, доверяют. За хорошую выручку или экономию им могут дать премию и 300, и 400, и 500 тысяч. Я желаю каждому из вас найти самого лучшего руководителя, с которым вы будете развиваться и ни о чем не жалеть, который по достоинству оценит вашу работу. Вообще не просите через пять лет работы денежных премий, вас в любом случае поощрят. Благодарность руководителя помимо премий может выражаться и не в денежном эквиваленте (например, доля в компании). Я знаю очень много случаев, когда бизнес-ассистенты становились гендиректорами, но до этой должности нужно дорасти. Но все ассистенты растут именно в сфере управления, поскольку знают нюансы работы руководителя. Когда ассистент проходит через все этапы сам, он очень быстро и легко вырастает.

Кроме того, ассистенты могут работать ради получения таких благ, как связи, имя. Работать с руководителем престижно. Выбирайте перспективных людей, постоянно развивающихся, на которых вы хотите равняться. И это приведет вас к лучшим результатам.

Ниже приведен перечень важных аспектов работы бизнес-ассистента.

1. Папка «РУКОВОДИТЕЛЬ». Каждому из вас сразу после начала работы необходимо завести папку «РУКОВОДИТЕЛЬ». В ней должны храниться все ваши заметки, документы, копии страниц паспорта (в том числе заграничного), визы. В папке нужно хранить всю информацию, которая касается детей, супруга(и), любовниц руководителя, его предпочтений. Папка всегда должна быть при вас. В случае увольнения вы сможете спокойно ее передать преемнику, поскольку, вероятно, у вас будет уже другой руководитель и эта папка станет для вас неактуальной.

2. Связь 24/7. Проследите, чтобы с вами можно было связаться в любой момент.