Технологии делового общения. Краткое учебное пособие

Как показывает практика, деятельность персона организаций дает наибольшую отдачу лишь при умении вести деловой разговор, беседу, переговоры, проводить совещания (собрания) и публично выступать, в том числе экспромтом, без предварительной подготовки.

К сожалению, большинство персонала организаций не владеют соответствующими технологиями делового общения. Настоящее учебно – методическое пособие направленно на исправление этого пробела.

В пособии предпринята попытка описать наиболее часто практикующие технологии проведения деловых бесед, различных типов переговоров, проведению совещаний и публичных выступлений. В пособии особое внимание уделяется практическим психологическим аспектам указанных видов делового общения, особенно специфическим методам и приемам активации и управлением вниманием и поведением партнеров по деловому общению.

Материал пособия условно разделен на две части. В первой части даны общие сведения о деловом общении: рассмотрены формы и виды делового общения, его функции. Главы второй части содержат описания технологий проведения деловых бесед, переговоров, совещаний и публичных выступлений. В приложении описаны типы возможных вопросов и техники ответов на них, изложены требования к речевому взаимодействию. Технологии всех форм делового общения рассматриваются в их единстве и взаимосвязи и на общей теоретической базе.

1. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ – ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ОБЩЕНИЕ — сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, взаимодействие субъектов. Это процесс обмена между людьми определенными результатами их психической и духовной деятельности.

Структура общения. Структура общения включает в себя три взаимосвязанных процесса общения: перцептивный, интерактивный и коммуникативный.

– Перцептивный – это процесс восприятия и познания партнерами, а, следовательно, и понимания друг друга и возможность установления на этой основе взаимопонимания.

– Интерактивный – это организации и реализации при практических контактах стратегии и тактики взаимодействия и взаимоотношений между партнерами, исходя из их восприятия понимания взаимных статусно – ролевых позиций в данной ситуации общения.. Кроме того, в зависимости от понимания ситуации и партнера каждый из них, выбирает (с их точки зрения) наиболее оптимальную стратегию общения: кооперацию, сотрудничество, конкуренцию, уклонение или уступку.

– Коммуникативный – это практическая сторона общения, процесс обмена информацией между общающимися индивидами.

Все три стороны общения тесно взаимосвязаны, органически дополняют друг друга и составляют процесс общения в целом.

Употребление этих понятий условно, иногда в аналогичном смысле употребляют и другие понятия – аффективно-коммуникативная, регуляционно – коммуникативная, информационно-коммуникативная функции.

Процедура общения. В процедуре общения выделяют следующие элементы:

– Потребность в общении (необходимо сообщить или узнать информацию, повлиять на собеседника и т.п.) побуждает человека вступить в контакт с другими людьми.

– Ориентировка в целях общения, в ситуации общения.

– Ориентировка в личности собеседника.

– Планирование содержания своего общения: человек представляет себе (обычно бессознательно), что именно скажет.

– Бессознательно (иногда сознательно) человек выбирает конкретные средства, речевые фразы, которыми будет пользоваться, решает, как говорить, как себя вести.

– Восприятие и оценка ответной реакции собеседника, контроль эффективности общения на основе установления обратной связи.

– Корректировка направления, стиля, методов общения.

Если какой-либо из элементов акта общения нарушен, то партнерам не удается добиться ожидаемых результатов общения – оно окажется неэффективным. Реализация каждого из указанных элементов общения требует наличия соответствующих навыков и умений и способность их реализовать в практике общения. Эти качества, умеющих общаться, называют коммуникабельностью.

Этапы общения. Чтобы общение как взаимодействие происходило продуктивно, оно должно состоять из следующих этапов:

– Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку.

– Ориентировка в ситуации общения и личности партнера, осмысление происходящего, выдержка паузы.

– Обсуждение интересующей проблемы (изложение своих точек зрения, нахождение причин расхождения и сходства точек зрения на проблему).

– Совместное решение проблемы.

– Завершение контакта (выход из него).

Кроме того, в общении выделяют: его содержание и средства, цели и функции, формы, методы и виды, стратегии и тактики, стили, барьеры, а также манеры и стереотипы – поведенческие и речевые.

Содержание общения – это информация, которая в межиндивидуальных контактах передается от одного человека другому: образы представления, мысли, суждения, оценки, чувства, переживания, установки и др.

Средства общения – это способы кодирования, передачи, переработки и расшифровки информации, которая передается в процессе общения от одного партнера к другому. Кодирование информации – это способ ее передачи. Информация между людьми может передаваться с помощью органов чувств, речи и других знаковых систем, письменности, технических средств записи и хранения информации. К средствам общения относятся:

– Язык – система слов, выражений и правил их соединения в осмысленные высказывания, используемые для общения. Слова и правила их употребление едины для всех говорящих на данном языке, это и делает возможным общение при помощи языка. Если я говорю «стол», я уверен, что любой мой собеседник соединяет с этим словом то же понятие, что и я, – это объективное социальное значение слова можно назвать знаком языка. Но объективное значение слова преломляется для человека через призму его собственной деятельности и образует уже свой личностный, «субъективный» смысл, поэтому не всегда мы правильно понимаем друг друга.

– Паралингвистические характеристики речи (интонация, громкость, тембр и др.) Так, например, интонация, эмоциональная выразительность речи, способны придавать разный смысл одной и той же фразе.

– Взгляд (выражениеглаз), мимика могут усиливать, дополнять или опровергать смысл фразы.

– Пантомимика (жесты, позы.) как средства общения могут быть как общепринятыми, т.е. иметь закрепленные за ними значения, или экспрессивными, т.е. служить для большей выразительности речи.

– Расстояние (дистанции общения) и взаимное расположение в пространстве, на котором общаются собеседники, зависит от культурных, национальных традиций, от степени доверия к собеседнику.

– Вегетативные проявления (побледнение, покраснение и др.) как внешние жизненные проявления эмоционально – мотивационных реакцийсобеседника на условия общения.

Цели общения

Цель общения – то, ради чего у человека возникает данный вид активности. Различают следующие цели общения:

– побуждение;

– предупреждение;

– передача информации;

– получение информации;

– обучение;

– воспитание;

– согласование действий (намерений) в совместной деятельности;

– установление личных взаимоотношений;

– прояснение личных взаимоотношений;

– установление деловых взаимоотношений (взаимодействий);

– прояснение деловых взаимоотношений (взаимодействий.

Функции общения