Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Назначение запросов

Создание запроса можно сравнить с формулированием вопроса к базе данных, а выполнение запроса – с получением ответа.

Запрос – объект базы данных, предназначенный

• для извлечения из разных таблиц нужных сведений и отображения их на экране различными способами (например, в виде таблицы, формы или отчета);

• выполнения расчетов;

• для создания новой базовой таблицы на основе существующих таблиц базы данных;

• для добавления, изменения и удаления записей из базовых таблиц.

Запросы, используемые для извлечения данных из таблиц и выполнения расчетов, называют запросами на выборку. Это пользовательский тип запросов.

Запросы, применяемые для создания и изменения содержания базовых таблиц, называют запросами на изменение. Эти запросы предназначены, прежде всего, для администратора базы данных, т.к. направлены на актуализацию данных и управление данными. Поэтому такие запросы называют также управляющими запросами.

На первый взгляд запросы на выборку схожи с сортировкой и фильтрацией. Однако это не совсем так. Запросы являются более мощным и гибким инструментом, чем простое сочетание сортировки и фильтра. Основные отличия между этими подходами:

• достоинство команд сортировки и фильтрации в том, что они просты в применении и выполняются быстрее, чем запросы;

• первый недостаток сортировки и фильтрации: сохранить можно только последнюю установленную сортировку и последний использованный фильтр. Все другие сортировки и фильтры придется всякий раз определять заново. Исключение составляет расширенный фильтр, который, по сути, является запросом. Между тем любой запрос можно сохранить и многократно исполнять по мере необходимости;

• другой недостаток сортировки и фильтрации: работа только с одной открытой таблицей. Запрос же может извлекать данные из нескольких таблиц и запросов, и при этом не требует, чтобы они были открыты.

Запрос и базовая таблица, из которой он извлекает данные, связаны между собой. Если меняются данные в таблице, то модифицируется соответствующим образом результат выполнения запроса. И, наоборот, при корректировке данных в результатах запроса записи в базовой таблице также меняются.

? Примечание. Следует знать, что в базе данных хранятся не результаты выполнения запросов, а лишь предписания описывающие, какую информацию надо извлечь из таблиц и какие вычисления необходимо осуществить. Запросы следует воспринимать как виртуальные таблицы базы данных. Чтобы подчеркнуть различие таблиц и запросов, применительно к обычным таблицам базы данных применяют термин «базовая таблица».

Основные типы запросов

В Access существуют следующие типы запросов на выборку:

• однотабличный запрос. Выбор подмножества данных из одной таблицы (выбор полей и выбор записей, удовлетворяющих заданным условиям);

• многотабличный запрос. Выбор данных из нескольких связанных между собой таблиц;

• запрос с параметром. Выбор записей по заданному значению некоторого поля (параметра). Это значение запрашивается с экрана у пользователя. Параметров может быть насколько;

• итоговый запрос. В таком запросе выполняются статистические расчеты;

• запрос с вычислениями. Это запрос, в котором определены поля, значения которых вычисляются на основе значений других полей таблиц;

• перекрестный запрос. Используется для просмотра, но не изменения данных. Результаты представляются в формате, подобном электронной таблице, что упрощает сравнение и анализ данных;

• запрос на выборку повторяющихся записей. Отбор записей-дубликатов в таблице;

• запрос на выборку записей без подчиненных. Выбор записей таблицы, которые не связаны с другой таблицей.

? Примечание. В запросах на выборку данные могут извлекаться не только из базовых таблиц, но и из других запросов. Другими словами, источником записей запроса могут выступать как базовые, так и виртуальные таблицы базы данных.

В Access возможны такие типы запросов на изменение:

• запрос на создание таблицы. Создает новую базовую таблицу, в которую копируются записи существующей таблицы;

• запрос на обновление. Разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями (несколько условий отбора и изменение записей сразу в одной, двух и более таблицах);

• запрос на добавление. Позволяет добавить набор записей из одной или нескольких таблиц в одну или несколько результирующих таблиц;

• запрос на удаление. Удаление набора записей целиком из одной или нескольких таблиц.

Средства создания запроса

Существуют три инструмента создания запроса: Мастер запросов, Конструктор запросов, программирование на SQL. Любой запрос, построенный с помощью Мастера запросов, может быть доработан в Конструкторе запросов и с помощью SQL. Возможен переход из Конструктора запросов в окно SQL и наоборот.

Мастер запросов позволяет быстро построить определенные типы запросов:

• простой запрос (однотабличный или многотабличный запрос, в котором осуществляется вычисление статистических функций);

• перекрестный запрос;

• запрос на выборку повторяющихся записей;

• запрос на выборку записей без подчиненных.

Чтобы создать запрос при помощи Мастера запросов нужно поступить так.

1. Открыть базу данных.

2. Перейти на вкладку Создание и в ней на группу команд Другие.

3. Щелкнуть команду Мастер запросов. Откроется диалоговое окно Новый запрос.

4. Выбрать тип запроса и следовать указаниям мастера.

5. Задать имя запроса, под которым следует его сохранить.

Универсальным средством создания и модификации запросов в Access является Конструктор запросов. Конструктор запросов позволяет создавать все типы запросов. Запросы в нем формулируются на языке QBE – языке запросов по образцу.

? Примечание. QBE (Quere By Example) – непроцедурный язык манипулирования данными, с помощью которого пользователь указывает, какие данные необходимо отобразить на экране, не уточняя процедуру их формирования. Был разработан отделением IBM Research в 1977 году и задуман как средство, облегчающее работу неспециалистов. В настоящее время реализован практически во всех реляционных СУБД. В Access всякий QBE-запрос автоматически преобразуется в предложения структурированного языка запросов SQL (Structured Query Language). Язык SQL является также непроцедурным языком манипулирования данными, но уровнем ниже, чем QBE. Первый стандарт языка SQL вышел в 1987 году. Автором SQL считается математик Э. Кодд – сотрудник фирмы IBM.

Для вызова Конструктора запросов следует осуществить следующие шаги.

1. Открыть базу данных.

2. Найти вкладку Создание и в ней группу команд Другие.

3. Щелкнуть команду Конструктор запросов. Откроется бланк конструктора и диалоговое окно Добавление таблицы.