Эффективное делопроизводство

Электронные документы легко объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Вопрос состоит только в том, насколько сложно изменить традиционную бумажную систему на электронную. С технической точки зрения это довольно просто. Вы сами в состоянии создать электронные документы и организовать их обмен. Однако правовые аспекты электронного документооборота иногда ставят непреодолимые препятствия. Простой пример: для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Идентификация документа тоже затруднена: достаточно скопировать готовый документ, изменить в нем подпись, и никто не сможет доказать, что его автор – не вы. Простота копирования создает серьезную угрозу для секретной информации.

Однако достоинств у электронного документа значительно больше, чем недостатков. Уже никуда не уйти от утвердившихся практик обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel и пакет для презентаций PowerPoint создают электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз данных и даже баз знаний. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и между предприятиями. Программисты также не остаются в стороне и предлагают проработанные в деталях собственные системы. Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок – АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, и многоступенчатые проверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации. Простая и выгодная система электронных документов обрастает аппаратом, существенно ее удорожающим. Однако и в таком виде безбумажное делопроизводство несравнимо удобнее.

Существенные выгоды приносит автоматизация делопроизводства при внедрении в органах государственного управления. Речь в этом случае идет о значительных средствах, поэтому неоднократно проводились различные исследования. Следует обратить внимание на их результаты – на те преимущества, которые, по мнению экспертов, дает электронное делопроизводство системе госуправления, а именно:

• обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов государственной власти: повышение надежности и сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов рассмотрения документов;

• интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности их использования при одновременном снижении расходов на сопровождение;

• создание новой организационной культуры в органах власти, повышение эффективности и значимости работы государственных служащих;

• оптимизация процессов делопроизводства и документационного обеспечения управления;

• повышение эффективности и качества принятия управленческих решений.

Это весомые аргументы, которые могут быть приведены и в пользу электронного документооборота даже небольшой организации.

Электронная подпись

Оборот электронных документов в самом простом виде происходит так же, как и бумажный документооборот. Вышестоящая организация рассылает распоряжения и указания нижестоящим. В ответ получает регулярные отчеты и рапорты об исполнении. В свою очередь нижестоящие организации взаимодействуют между собой, обмениваясь документами, необходимыми для выполняемых ими задач. Контроль и сортировку входящей и исходящей документации, а также передачу получаемых документов для отработки конкретному исполнителю осуществляет ответственный сотрудник. Многие виды документов могут гораздо эффективнее доставляться в электронном виде. Это относится как к нормативным актам (особенно копиям, рассылаемым по списку для ознакомления), так и к формам отчетности. Однако для повсеместного внедрения такой практики необходимо, чтобы пересылаемый документ обладал такой же юридической силой, как и его бумажный аналог. Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронная подпись – это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭЦП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно.

Первыми официально узаконили статус электронных документов и цифровых подписей Италия и ФРГ в 1997 году. Затем директива ЕС от 13 октября 1999 года рекомендовала всем странам Евросоюза принять национальные законы, обеспечивающие электронный документооборот. В 2000 году такие законы вступили в силу в Австрии, Великобритании, Финляндии и Ирландии, а также в США, в 2001 году – во Франции. В мире сложились различные подходы к правовому режиму ЭЦП. Закон США об электронных подписях от 2000 года идентифицирует сторону договора, владельца сертификата, каковыми могут быть корпорации, физические лица, правительственные учреждения – любые хозяйствующие субъекты. Предполагается презумпция полномочности исполнителя, применившего ключ для подписи. По германскому закону 1997 года электронная цифровая подпись идентифицирует конкретное физическое лицо, подписавшее документ. Среди стран СНГ Беларусь первой законодательно определила статус электронного документа. В июле 2000 года в Молдове был принят закон «Об информатизации», содержащий раздел «Электронные документы». В Туркменистане закон «Об электронном документе» был принят в декабре 2000 года. В РФ в начале 2002 года вступил в силу закон «Об электронной цифровой подписи». Украина приняла аналогичный закон в 2003 году, в том же году Республика Казахстан приняла закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

В России документооборот с применением ЭЦП осуществляется уже более 10 лет. Среди стран СНГ она имеет самую большую практику ее применения. Российское законодательство об ЭЦП тяготеет к американскому правовому режиму. Лицо может иметь неограниченное число ключей при условии, что они однозначно идентифицируют принадлежность документа владельцу сертификата. Ответственность за хранение и полномочное применение ключей лежит на стороне, участвующей в переписке. Некоторые ведомства наработали успешную практику издания подзаконных актов, регламентирующих режим применения ЭЦП в своей деятельности.

Основное применение ЭЦП нашла в системе безналичных платежей в банковской сфере, интернет-коммерции, переписке органов налогового, таможенного и валютного контроля. Например, в банковской сфере РФ ЭЦП работает уже более 10 лет, и в настоящий момент действует более 20 приказов, указаний и инструкций Центробанка, в которых затрагиваются вопросы применения ЭЦП в безналичных расчетах и другом электронном документообороте. В них предусмотрен порядок хранения и использования ключей ЭЦП, подготовка и шифрование документов, признаки и последствия компрометации ключа. В результате большинство кредитных организаций с 2002 года перешли на электронную форму отчетности перед Центробанком. В конечном итоге система идентификации документов с помощью электронной подписи станет такой же привычной, как и заверение бумажных документов обычной подписью. В будущем, вероятно, нельзя будет обойтись без услуг электронных нотариусов, которые будут заверять и удостоверять электронную подпись. Предполагается создание единого государственного реестра сертификатов ключей подписей, который будет вести уполномоченный орган исполнительной власти.

Термины электронного делопроизводства

В электронном делопроизводстве приняты следующие термины:

• база данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам на машинных носителях;

• делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами;

• документ – структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами;

• документационное обеспечение управления (ДОУ) – процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления организацией;

• файл – идентифицированная совокупность информации на машинном носителе, поддерживаемая операционной системой, в среде которой осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему;

• файл документа – файл, обеспечивающий передачу содержательной части электронного документа в неструктурированном электронном виде;

• формат файла – способ организации элементов информации в файле;

• электронный конверт – файл формата, предназначенный для передачи электронных документов из одной системы АСДОУ в другую; формат XML (Extensible Markup Language – открытый язык разметки) позволяет системам, использующим разные программные средства обработки и хранения данных, обмениваться структурированной информацией, обеспечивать ее правильное преобразование и представление в любой среде.

Глава 4

Сага о бумаге

Далее вас ожидает довольно скучный рассказ о том, как составляются документы. Позади – тоже немало необходимого, но сухого материала. Самое время сделать лирическое отступление. Речь пойдет о том, без чего немыслим канцелярский труд – о бумаге. Итак, сага о бумаге. Название саги – по традициям кельтских бардов, с внутренним драматизмом.

Лирическое отступление 1: та, что все стерпит

Почти 2000 лет назад, в 105 году по нашему летосчислению, император Поднебесной империи Хэ сидел в зале приемов дворца Ло Янг своей столицы Чанъань на берегу реки Хуанхэ и выслушивал славословия в свой адрес. Это был серый пасмурный день, когда дали открываются до горизонта и каждый человек, даже император, задумывается о вечности. Он могуч и велик, и ему это известно. Его империя Хань, сменившая Циньскую, достигла такого расцвета, какого еще не знала земля Китая. Подданные сыты и довольны, враги повержены или изгнаны далеко за пределы Великой стены Чанчэн. Нет никого, кто сравнился бы с ним в Вечности – так говорят придворные поэты. Однако Хэ мудр! Слушая это, он знает: слова – лишь дуновение ветра, и даже если записать их черной тушью на узких бамбуковых дощечках, их прочтут немногие, а звучание их будет недолгим.

Император Хэ объявил: тот, кто придумает материал, на котором просторно затанцуют и зазвучат иероглифы, великий дар бога Фу Си, получит щедрую награду. В тот день чиновники держали ответ за исполнение поручения. Прошли десятки работников, тащивших полированные каменные плиты, выбеленные кости буйвола, черепашьи панцири, связанные бамбуковые планки и склеенные деревянные доски, неровные глиняные круги, листы бронзы и дорогие свитки шелка. Однако среди этих материалов не было ничего нового, пригодного для письма. Наконец, к императору приблизился скромный чиновник Цай Лунь. Он был без помощников и с пустыми руками. Император шевельнул бровью – снести шутнику голову. Но Цай Лунь извлек из складок одежды несколько прямоугольных желтоватых лепестков и протянул их императору: «Это чжи, ваше величество. На нем можно писать и рисовать. Еще им можно оклеивать окна и фонари».

Так появилась бумага. Это был удобный и дешевый материал, его делали из бамбуковых волокон, древесной коры и обрывков негодных рыбацких сетей. Император сдержал обещание и сделал Цай Луня мандарином (советником). Это была щедрая награда, но император Хэ сразу понял, что любая благодарность не будет слишком большой за это великое изобретение.

Бумажное делопроизводство: едите вы ее, что ли

Спустя 19 веков бумага остается лучшим материалом для хранения информации. Бумажное делопроизводство остается, сколько бы ни говорили об электронном документообороте. Парадоксально, но именно с введением электронного документооборота потребление офисной бумаги резко увеличилось. За последние годы ведущие мировые компании стали использовать в полтора раза больше бумаги.

Для современной офисной техники необходимо использовать специальную качественную бумагу – от этого зависят работоспособность и срок службы техники.

Среднее потребление бумаги на душу населения – один из показателей степени развития общества. В России на каждого гражданина приходится, по разным данным, от 8 до 15 кг бумаги в год, в Польше – 55 кг, а в экономной Германии – более 80 кг.

Средний офис, где работает 5–10 человек, расходует в год около 200 кг бумаги (это около 80 пачек).

Сам по себе расход бумаги ни о чем не говорит, зато расстраивает завхоза, который хочет сэкономить. В результате в офисе появляется дешевая бумага, непригодная для техники, и такая экономия может закончиться плачевно. Пригодность офисной бумаги можно оценить, зная ее характеристики.

Физика, химия и электрика

Качество бумаги определяется десятками параметров – это плотность, белизна, яркость, жесткость, зольность, шероховатость или гладкость, непрозрачность, абразивность, толщина, влажность, кислотность, электропроводность и др. В разных странах параметры подменяют друг друга, что приводит к неразберихе.

Все главные свойства бумаги можно разделить на физические, химические и даже электрические, причем многие из них имеют узкие пределы.

Ориентироваться во всех характеристиках бумаги необходимо только специалистам, основные же полезно знать и рядовому потребителю. Рассмотрим некоторые из них.

Плотность – это важнейший параметр, поэтому о нем следует рассказывать отдельно. Запомните главное: офисная техника лучше всего работает на бумаге плотностью 80–90 граммов на квадратный метр.

Толщина – неуловимый параметр. Она зависит от плотности и спрессованности. Теоретически чем больше толщина, тем выше жесткость. Однако, если производится каландрирование, то есть дополнительное машинное уплотнение бумаги, жесткость увеличивается при уменьшении толщины. Каландрированная бумага широко применяется для цветной лазерной печати.

Белизна (яркость) – это тоже одна из основных характеристик. Она заслуживает более детального описания, что будет сделано далее.

Непрозрачность – это параметр, который особенно важен для двухсторонней печати и копирования. Если бумага слишком прозрачная, текст будет просвечивать с обратной стороны листа и о качестве документа говорить тогда не приходится.

Чем выше плотность, тем выше непрозрачность. Эта зависимость не прямая, так как прозрачность зависит также от состава бумаги, наличия добавок и прочего.

Бумага также имеет характеристику гладкости или шероховатости. При копировании или печати изображение переносится хуже на шероховатую бумагу – оно получается менее четким. Однако, если бумага слишком гладкая, это плохо отразится на работе механизмов подачи листов в офисной технике – бумага будет застревать.

Абразивность – это способность бумаги нарушать при контакте гладкость другого тела, например роликов оргтехники или фоторецептора. Абразивность напрямую не связана с шероховатостью, это свойство является следствием введения в состав бумаги добавок. Абразивная бумага может серьезно повредить технику.

Пористость (воздухопроницаемость) – важна, если в офисной технике используется вакуумный механизм подачи бумаги. При использовании пористой бумаги вакуумный перенос затрудняется и бумага застревает. Кроме того, на пористой бумаге качество изображения будет хуже. Для фрикционного механизма подачи бумаги (это наиболее популярный тип подачи) пористость не имеет значения.