Разработка архитектуры бизнес-процессов компании в Business Studio

Диаграмма, которую вы увидите, будет разительно отличаться от схемы орг. структуры, представленной на рис. 10. Необходимо ее доработать в части:

• расположения названий внутри пиктограмм субъектов (подразделения, должности);

• цветов;

• расположения объектов на диаграмме.

Для того, чтобы схема орг. структуры (автоматически сформированная Business Studio) уместилась на лист формата А4, пришлось существенно изменить ее вручную, передвигая объекты.

Вы можете ознакомиться подробнее с функционалом формирования и настройки орг. диаграмм, внимательно изучив «Справку» Business Studio (меню «Помощь/Вызов справки»). Детальное рассмотрение функционала Business Studio выходит за рамки этой книги.

Кстати, верхняя «Лента вкладок» была свернута для экономии места. Это легко сделать самостоятельно.

3.3. Рекомендации по именованию подразделений и должностей

При формировании справочника организационной и ролевой структуры («Субъекты») в Business Studio необходимо придерживаться определенных правил:

• моделирование организационной структуры всегда начинается с субъекта типа «Подразделение». Далее субъекты типов «Подразделение» и «Должность» чередуются в иерархическом порядке;

• допускается показывать в справочнике должность подчиненного сразу под должностью руководителя, если в подразделении не определены нижестоящие структурные подразделения (пример: для «Начальник отдела…» подчиненный объект модели – субъект «Специалист…»);

• требования к формулировке названий подразделений:

– название подразделения указывается с заглавной буквы без точки в конце;

– в названии не должны повторяться названия подразделений вышестоящего уровня (например, «Отдел… Управления… Департамента»);

– сокращения не допускаются;

• требования к формулировке названий должностей:

– название должности указывается с заглавной буквы без точки в конце;

– в названии руководящей должности должно быть указано название управляемого подразделения со строчной буквы (например, «Руководитель департамента по продажам»);

– для должности, не являющейся руководящей, использование названия подразделения в названии должности не допускается;

– сокращения не допускаются.

3.4. Рекомендации по созданию и именованию ролей

Роли создаются отдельно от иерархического списка подразделений и должностей в справочнике «Субъекты» и группируются по папкам. Названия папок должны соответствовать названиям категорий бизнес-процессов (или сквозных процессов).

Внутри папок для группировки ролей возможно создание папок нижележащего уровня. В этом случае названия папок должны соответствовать названиям процессов следующего уровня (процессные группы, процессы). Для бизнес-процессов ниже уровня «Процессы» группировка ролей по папкам не выполняется.

Присваивание ролей для должности осуществляется через вкладку «Роли субъекта» для субъекта типа «Должность». Одна должность может быть связана с несколькими ролями и на одну роль могут быть назначены разные должности.

При создании ролей в Business Studio необходимо придерживаться определенных правил:

• в названии роли допускается использование оборотов «Менеджер по…» (в случае, если такое название отсутствует в штатном расписании) и «Сотрудник, ответственный за…»;

• название роли должно отражать основную функцию роли в процессе (Пример: «Менеджер по регистрации претензий по качеству готовой продукции…»);

• если две роли имеют похожие формулировки, но относятся к разным бизнес-процессам, то название каждой роли должно подчеркивать принадлежность к конкретному бизнес-процессу (пример: «Регистратор приказов по персоналу» и «Регистратор приказов по основной деятельности»);

• название роли должно иметь следующую структуру: существительное + «конкретизирующее дополнение»;

• количество слов в названии роли не должно превышать 8 слов, не включая предлоги, союзы и междометия (пример: «Регистратор приказов по основной деятельности»);

• исключениями из предыдущих пунктов являются устоявшиеся названия, принятые в бизнес-среде (пример: «Системный администратор»);

• в названиях ролей допускаются только общепринятые сокращения информационных систем (например, 1С) и сокращения из глоссария Business Studio.

4. Формирование реестров функциональных бизнес-процессов подразделений и основных справочников

4.1. Формирование реестров функциональных бизнес-процессов

После формирования модели орг. структуры можно приступить к анализу деятельности функциональных подразделений компании. Участники ВРГ (временной рабочей группы) должны ознакомиться с нормативно-методическими документами, регламентирующими деятельность подразделений. Затем проводятся интервью с руководителями подразделений, цель которых – собрать информацию и сформировать реестры бизнес-процессов функциональных подразделений. Функциональные бизнес-процессы можно заносить сразу в Business Studio следующим образом – см. рис. 11.

Обратите внимание на следующее:

1. В справочнике «Процессы» создана папка «Функциональные бизнес-процессы».

2. В этой папке созданы папки следующего уровня в соответствии с организационной структурой – указаны названия Департаментов и отделов.

3. В папке отдела (в данном примере – это нижний уровень) создана модель в нотации IDEF0, диаграмма А-0 названа «Контекст», диаграмма А0 названа «Процессы отдела…»;

4. Определены функциональные бизнес-процессы отделов.

Обратите внимание на следующие особенности используемого метода:

• папки с названием должностей сотрудников не создаются и функциональные процессы уровня сотрудников в этих папках не определяются;

• для формализации процессов, выполняемых руководителями (целеполагание, планирование, организация, контроль, принятие решений и проч.), созданы специальные папки с соответствующими названиями.

Кстати индексы А1 и т.п., которые вы видите, автоматически созданы системой Business Studio с учетом принятых правил использования нотации IDEF0. При желании, эти индексы можно изменить или вообще отключить.