При прибытии клиента, предварительно записанного на обслуживание, оформление заказа клиента осуществлять самостоятельно.
Выдать клиенту бланк “заявки” для самостоятельного его заполнения с обязательным указанием обнаруженных клиентом неисправностей.
Ознакомиться с указанными в “заявке” неисправностями, при необходимости уточнить неясные позиции, согласовать все необходимые вопросы с мастером.
При необходимости использования в ремонте запасных частей, составить их перечень на обратной стороне “заявки”.
Запросить склад о наличии запчастей. Если каких-либо деталей не оказалось, выяснить возможный срок их доставки, согласовать с клиентом срок ремонта, если детали поступят в течение суток и клиент готов оставить машину. Если детали могут поступить позднее, чем через сутки, согласовать дату приезда клиента для сдачи машины в ремонт.
Сообщить клиенту виды ремонта, включаемые в заказ-наряд (например, частично – гарантийный, частично – платный), сроки ремонта, его стоимость.
При оформлении обязательно предлагать дисконтную наклейку.
При оформлении машины в ремонт открывать заказ-наряд.
При прибытии клиента без предварительной записи, сначала выяснить возможность приема у мастера.
При обращении клиента о постановке на гарантийное обслуживание, ознакомить клиента с договором, при необходимости разъясняя непонятные места.
Информировать клиентов о предварительной записи.
При расчете с клиентом использовать ККМ, гася чек и отдавая его клиенту.
При реализации запчастей, а также при их списании делать отметку в накладной.
После окончания работы.
Снять кассу, внести необходимые записи в “Журнал кассира-операциониста”.
Рассортировать документы и подготовить их для отправки в офис.
Сдать выручку с документами согласно инструкции.
Выключить оргтехнику.
Убрать рабочее место.
Перед уходом с работы.
Получить разрешение менеджера покинуть рабочее место.
Обесточить все нагревательные приборы и электронное оборудование.
Сдать сторожу под охрану помещение.
Задачи приемщика
Мастер-приемщик или приемщик-консультант ответственен за приемку автомобилей в ремонт, реализацию услуг, маркетинг, сбор диагностической информации, контроль качества и обработку сервисной информации, отношения с клиентами и отношения с другими службами. Он является “менеджером по удовлетворению клиентов” в сервисном цехе.
Приемщик:
? встречает и приветствует клиентов наиболее любезно и вежливо;
? использует соответствующую технику телефонных переговоров и знает, как отвечать на вопросы клиентов по телефону;
? рекомендует клиентам наиболее экономичные по времени и стоимости виды ремонта;
? советует клиентам, как продлить срок службы и увеличить безопасность их автомобилей;
? побуждает клиентов использовать “руководство по эксплуатации и обслуживанию автомобиля” для предупреждения проблем;
? обладает знаниями систем автомобиля и способностями объяснить системы и необходимость их ремонта клиентам;
? правильно документирует жалобы клиентов на неисправности в заказах на ремонт;
? владеет вопросами гарантийной политики;
? свободно работает с цифрами, вычислениями, большими суммами стоимости;
? оценивает трудоемкость ремонтов в целях эффективного планирования работ;
? составляет графики приемки и назначает клиентам срок приемки машин в ремонт;
? проверяет вместе с клиентами состояние их автомобилей, соответственно готовит заказы на работы.
Ежеквартальные задачи:
? посещает курсы повышения квалификации по указанию сервис-менеджера;
? в беседах с сотрудниками других служб выясняет возможности улучшения качества работы.
Ежемесячные задачи:
? участвует в совещаниях сервисной службы по вопросам повышения качества и привлечения клиентов;
? согласует с техниками виды ремонта, необходимые для каждого заказа.
Еженедельные задачи:
? отслеживает контакты клиента в цехе и его реакцию при выдаче автомобиля, чтобы убедиться в том, что он действительно доволен ремонтом;
? выясняет причины возврата автомобилей из-за некачественного ремонта и урегулирует эти ситуации с клиентами;
? звонит клиентам, предлагая им очередное техническое обслуживание, для которого настало время согласно “истории ремонтов»;
? периодически проверяет с диспетчером ход ремонта автомобилей;
? ведет файлы (картотеку) истории ремонтов по каждому автомобилю.